Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

waarborgen. Deze toegangsbeveiliging heeft betrekking op gebruik van andermans
inlognaam en wachtwoord in LABZIS. Hierdoor is logging niet meer zinvol en hebben
sommige medewerkers meer bevoegdheden dan nodig is. De achterliggende gedachte
hiervoor is dat medewerkers gemiddeld meer dan één computer nodig hebben om hun
werk te kunnen uitvoeren. Er kan maar één keer ingelogd worden per gebruikersnaam.
Wij adviseren om het systeem zodanig in te stellen dat het mogelijk is meerdere malen
in te loggen met dezelfde gebruikersnaam op verschillende computers. Een andere
mogelijkheid zou zijn om voor elke medewerker een extra inlognaam en wachtwoord te
maken die het inloggen en werken op een tweede computer mogelijk maakt. Logging is
hierdoor weer zinvol.
Onze laatste constatering heeft direct betrekking op één van de oorzaken van een
onjuiste omzet. Het zijn de onjuiste bedragen die worden gefactureerd vanuit
Laboratoriumgeneeskunde. Deze hebben betrekking op onjuiste instellingen in het
bronsysteem LABZIS. Deze constatering heeft de afdeling zelf gedaan en is men ook zelf
aan het oplossen. Er is een projectgroep gestart die onderhoud zal plegen op de
instellingen van LABZIS, dat moet zorgdragen voor een juiste facturatie. De projectgroep
zal in januari 2010 klaar moeten zijn. Vanaf dan kan de juistheid nadat deze getest is
aan het einde van het project worden vastgesteld en een bijdrage leveren aan de
juistheid van de opbrengsten.
Pathologie
Op de afdeling Pathologie is het grootste gedeelte van de vastlegging geheel digitaal en
geautomatiseerd. Door de afdeling zoveel mogelijk digitaal en geautomatiseerd te laten
verlopen kunnen de risico´s met betrekking tot de juistheid en volledigheid van de opbrengsten
gereduceerd worden. Naar aanleiding van onze procesbeschrijving zijn enkele
risico‟s te onderscheiden die gereduceerd kunnen worden.
De afdeling Pathologie ondervindt moeilijkheden met de declaratieformulieren die moeten
worden ingevuld door de patholoog. De declaratieformulieren worden soms niet ingevuld
of raken zoek. Tevens worden ongeveer 40% van de ingevulde declaratieformulieren niet
goed ingevuld. Hierdoor worden sommige verrichtingen niet gedeclareerd. Het systeembeheer
Pathologie heeft dit risico geïdentificeerd en geanalyseerd en bouwt op dit
moment een controle in, zodat digitaal het declaratieformulier ingevuld kan worden door
middel van een pop-up. De patholoog is verplicht deze in te vullen voordat hij verder
kan. Deze digitale toevoeging zal in februari 2010 klaar zijn en geeft een bijdrage aan de
volledigheid en juistheid van de opbrengsten.
Daarnaast hebben we een risico gevonden met betrekking tot het foutcodesysteem van
de afdeling Pathologie. Het systeem werkt op zich prima maar er moet meer controle op
plaatsvinden om ervoor te zorgen dat het foutcodesysteem up-to-date blijft en zodoende
ook optimaal functioneert. Het aantal fouten in PALGA en LMS kan gereduceerd worden
en blijven. Dit heeft direct betrekking op de volledigheid en juistheid van de opbrengsten.
Pathologie ondervindt ook problemen met betrekking tot veranderende Thesaurus 5
codes. Veranderingen worden niet doorgegeven aan de afdeling, waardoor de afdeling
werkt moet oude foute codes. Foute en oude Thesaurus 5 codes kunnen zorgen voor
foutieve factuurbedragen en foutieve debiteuren. Hierdoor kan de volledigheid en juistheid
van de opbrengsten niet worden gewaarborgd. Er zal door de Thesaurus 5 commissie
meer gecommuniceerd moeten worden naar de afdelingen met betrekking tot
veranderende Thesaurus 5 codes. Dit kan in de vorm van een automatische mailing bij
veranderingen. Op deze manier zijn afdelingen constant op de hoogte van de laatste
veranderingen en nieuwe Thesaurus 5 codes. Advies met betrekking tot de communicatie
komt verder aan de orde in de samenvatting over TOREN en het bijbehorende hoofdstuk.
Net als bij de afdeling Medische Microbiologie kan er niet gegarandeerd worden dat alle
gegevens met betrekking tot de overige zorginkomsten worden verwerkt in TOREN.
80