Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Medische Microbiologie
Op de afdeling Medische Microbiologie zijn we enkele risico‟s tegen gekomen die gereduceerd
kunnen worden om de juistheid en de volledigheid van de opbrengsten te
waarborgen.
Op de afdeling Medische Microbiologie wordt geen vergelijking gemaakt tussen record-
en foutmeldingslijsten. Hierdoor kan niet gegarandeerd worden dat alle gegevens die
worden doorgeschoten naar TOREN daar ook aankomen. TOREN genereert wel controlelijsten
zoals de recordlijst 1061 en de foutmeldingslijst TOREN-7. Hier wordt door de
afdelingen geen gebruik van gemaakt. BACZIS, het aanleverende systeemdeel zou om
dit probleem op te lossen ook een lijst moeten genereren. Op deze controlelijst zou het
aantal verzonden gegevens moeten staan die door BACZIS zijn doorgeschoten naar
TOREN. Op deze manier kan de controlelijst van BACZIS vergeleken worden met
bijvoorbeeld recordlijst 1061. Er kan vergeleken worden of alles in TOREN is aangekomen,
zo niet moet dit uitgezocht en gecorrigeerd worden door Functioneel beheer
van de afdeling Medische Microbiologie.
Ook is er op de afdeling Medische Microbiologie kans op type- en schrijffouten. Hierdoor
worden gegevens mogelijk verkeerd geïnterpreteerd. Zodoende kunnen gegevens fout
of onvolledig in het systeem staan en worden verkeerd aangeleverd aan TOREN.
De juistheid en volledigheid van de opbrengsten is hier in het geding. Wij raden aan om
de afdeling meer te digitaliseren. Door bijvoorbeeld handscanners te gebruiken in combinatie
met barcodes in plaats van handgeschreven werkformulieren. Tevens zijn er
mogelijkheden om aanvraagformulieren digitaal te laten komen via het management
ordersysteem of via een ander toepasbaar digitaal systeem. Dit systeem zou ook de
doorlopend genummerde barcodes kunnen genereren. Door meer te automatiseren en te
digitaliseren is de kans op type- en schrijffouten te reduceren.
Onze laatste bevinding met betrekking tot Medische Micro biologie heeft betrekking op
een verkeerde gegevensverwerking door een mogelijk foutieve interpretatietabel in
BACZIS. BACZIS past soms zelf gegevens aan als deze niet passen binnen het normale
proces. Er is geen controle op juistheid en volledigheid van deze automatische
aanpassingen. Hierdoor bestaat de kans dat gegevens onjuist worden gecorrigeerd.
Dit kan gebeuren als het systeem niet up-to-date is. Dit risico heeft betrekking op de
juistheid en volledigheid van de opbrengsten. Om het risico te reduceren moet er voor
het up-to-date houden van interpretatietabellen van BACZIS een verantwoordelijke
werknemer worden aangesteld. Hierdoor is de juistheid van automatische correcties door
BACZIS meer gewaarborgd. Tevens raden wij aan om steekproefsgewijs de automatische
correcties te controleren op juistheid aan de hand van een uitdraai “automatische
correcties BACZIS”.
Laboratoriumgeneeskunde
Op de afdeling laboratoriumgeneeskunde hebben we verschillende risico‟s gedefinieerd
naar aanleiding van de procesbeschrijving. We zullen ze samengevat weergeven.
Net als op de afdeling Medische Microbiologie worden veel gegevens nog met de
handgeschreven en overgetypt in het systeem. Hier speelt het risico op type- en
schrijffouten een rol. Het risico kan betrekking hebben op de juistheid en volledigheid
van de opbrengsten. Ook hier raden wij aan om het proces zoveel mogelijk te automatiseren
en te digitaliseren. Interne aanvragen komen al digitaal binnen via het
management ordersysteem. Dit zou eventueel met een apart systeem ook voor externen
kunnen. Tevens raden we aan om werkformulieren digitaal te maken. Dit kan op dezelfde
manier als bij Medische Microbiologie, door het scannen van barcodes en te werken in
een digitaal werkformulier in LABZIS.
Ook zal de toegangsbeveiliging van computers op de afdeling Laboratoriumgeneeskunde
moeten worden aangescherpt om juistheid en volledigheid van de opbrengsten te kunnen
79