Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

De juistheid van de opbrengsten komt hier in het geding. TOREN herkent oude CBVcodes
niet altijd. De informatie zal daarom niet altijd geaccep-teerd worden. Dit kan niet
met zekerheid gezegd worden. De niet geaccepteerde CBV-codes komen eventueel op de
harde of zachte foutenlijst. Zodra de CBV-codes wel wor-den geaccepteerd wordt er
verkeerd gedeclareerd in verband met oude declaratiecodes. Dit risico heeft betrekking
op de juistheid en volledigheid van de opbrengsten.
Om bovenstaand risico te reduceren zal er een extra controle en/of onderhoud moeten
worden uitgevoerd naar de oude CBV-codes. CBV-codes die niet meer in gebruik zijn,
moeten bekend worden gemaakt aan Functioneel gegevensbeheer zodat men deze CBVcodes
kan blokkeren en eventueel kan verwijderen. Het bekend maken van oude CBVcodes
moet worden gedaan door de afdeling. Zij zijn hiervoor verantwoordelijk. Het is
belangrijk dat TOREN “schoon” blijft, hier valt het onderhoud van CBV-codes ook onder.
Er kan eventueel iemand voor worden aangesteld. Daarnaast is het raadzaam om hier
een werkbeschrijving van te maken zodat het precies duidelijk is hoe het onderhoud
moet worden uitgevoerd met betrekking tot het blokkeren of verwij-deren van CBVcodes.
m. Factuur komt niet bij juiste aanvrager door oude Thesaurus 5 code
Naar aanleiding van het beheer van de Thesaurus 5 code kan worden geconcludeerd dat
er nog Thesaurus 5 codes actief zijn die eigenlijk geblokkeerd hadden moeten worden.
Zodoende kan een afdeling nog steeds gebruik maken van deze Thesaurus 5 code.
De Thesaurus 5 code is een belangrijke code hierin zijn de afdelingen, specialismen en
kostenplaatsen vastgelegd. Mochten er nog oude codes gebruikt worden dan kan het zo
zijn dat er een verkeerde kostenplaats wordt gebruikt, er wordt doorberekend aan een
verkeerd specialisme et cetera. Door het niet blokkeren of het niet op tijd blokkeren van
deze Thesaurus 5 codes brengt dit het risico met zich mee dat de volledigheid van de
opbrengsten niet gewaarborgd kan worden.
Naar aanleiding van bovenstaand risico kunnen wij adviseren dat goed onderhoud
moeten worden gepleegd op de Thesaurus 5 tabel. Het is belangrijk dat oude Thesaurus
5 codes geblokkeerd worden. Onderhoud zal periodiek moeten plaatsvinden door een
medewerker van de Thesaurus 5 commissie. Er zal een werkbeschrijving moeten komen
zodat de Thesaurus 5 commissie precies weet hoe en wanneer het onderhoud moet
worden uitgevoerd. Door accuraat met het onderhoud om te gaan blijft de Thesaurus 5
tabel “schoon” en wordt het risico met betrekking tot de volledigheid van de opbrengsten
gereduceerd.
n. Het handmatig invoeren van gegevens in TOREN
Op dit moment worden op alle onderzochte afdelingen nog handmatig gegevens ingevoerd
door verschillende medewerkers zoals analisten en managers bedrijfsvoering.
Handmatige invoering brengt het risico tot typefouten met zich mee. Daarnaast kan de
tijdigheid van informatie niet worden gegarandeerd, aangezien handmatige invoeringen
soms eens per maand plaats vinden. Tevens zijn er geen procedures of richtlijnen voor
het handmatig invoeren van gegevens in TOREN is hier sprake van een risico met
betrekking tot de volledigheid en juistheid van de opbrengsten.
Ons advies met betrekking tot handmatige invoering van gegevens in TOREN is om voor
deze handeling duidelijke richtlijnen en procedures op te stellen, hierin zal de tijdigheid
van informatie gewaarborgd moeten worden. Ook raden wij aan om de ingevoerde
gegevens voordat ze definitief naar TOREN toe gaan te laten controleren door een
tweede persoon door middel van een invoercontrole. Door richtlijnen, procedures en
invoercontrole kan het risico met betrekking tot de volledigheid en juistheid van de
opbrengsten gereduceerd worden. Wij adviseren handmatige invoering zoveel mogelijk te
beperken en alleen te gebruiken als het invoeren van gegevens niet anders kan.
76