Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

etrouwbaarder zijn. Door de uitvoering van deze controle zullen de bevoegdheden
correct staan en is de volledigheid en de juistheid van de opbrengsten meer
gewaarborgd.
j. Medewerkers kunnen onterecht het PDW-nummer op nul zetten
Zoals u in de TOREN-beschrijving heeft kunnen lezen kan er voor een bepaalde declaratie
een PDW-nummer worden ingesteld. PDW staat voor Primaire Declaratie Waarde, de
waarde die wordt gefactureerd. Als het PDW-nummer door Functioneel gegevensbeheer
op nul wordt gezet, kan de declaratie niet meer worden gefactureerd. Het risico kan zijn
dat er ten onrecht een PDW-nummer op nul is gezet. Dit risico heeft betrekking op de
volledigheid van de opbrengsten.
Wij adviseren naar aanleiding van bovenstaand geformuleerd risico een controle te laten
uitvoeren op de PDW-nummers. Bij de invoer van een wijziging met betrekking tot het
PDW-nummer zal er een extra invoercontrole moeten zijn. Deze zal moeten worden uitgevoerd
door een mede collega van de afdeling Functioneel gegevensbeheer die hiervoor
geautoriseerd moet worden. Deze medewerker zal de invoer controleren op juistheid en
volledigheid. Deze controle kan gedaan worden aan de hand van de aanvragen die worden
gedaan door de afdelingen en overige aanvragers om het PDW-nummer op nul te
laten zetten. Bij een juiste invoering worden de aanvragen geparafeerd. Door deze controle
uit te voeren is het risico met betrekking tot de volledigheid van de opbrengsten
gereduceerd.
k. Nieuwe instellingen kunnen oude instellingen beïnvloeden en andersom
Zodra nieuwe instellingen in TOREN worden ingevoerd weet Functioneel gegevensbeheer
niet hoe de andere oude instellingen hierop reageren. Er is door Functioneel gegevensbeheer
geconstateerd dat dit wel degelijk voorkomt. Nieuwe instellingen worden altijd
eerst getest, deze test is gebaseerd op de werking van de instelling en niet op de gevolgen
met betrekking tot de omgeving. Het zou kunnen zijn dat nieuwe instellingen
oude instellingen beïnvloeden en andersom. Hierdoor kunnen de instellingen niet meer
optimaal functioneren zoals ze deden. Dit kan niet worden getest met testprogramma´s
omdat men niet weet welke instellingen zijn beïnvloed door de nieuwe invoer. Het risico
is dat de volledigheid en de juistheid van de omzet hierdoor niet gewaarborgd kunnen
worden.
Bovenstaand risico is lastig te reduceren. TOREN heeft namelijk veel verschillende instellingen,
bestanden, velden et cetera. Deze kunnen moeilijk allemaal nauw in de gaten
worden gehouden. We raden aan om naast TOREN een schaduwsysteem aan te houden.
Hierop zou FGB de belangrijkste, of veel voorkomende verrichtingen op kunnen testen
en een eventuele steekproef op de overige verrichtingen. Hierbij moet worden vermeld
dat op deze manier nooit het hele risico verdwijnt. Het risico zal hier altijd aanwezig
blijven.
Daarnaast moeten nieuwe instellingen en veranderingen in het systeem worden bijgehouden
in een administratie. Zo kan worden bijgehouden wat er precies veranderd is.
Eventueel kunnen hier bevindingen naar aanleiding van deze nieuwe instelling genoteerd
worden. Door deze administratie kan er meer inzicht worden verschaft in bovenstaand
risico en wellicht kan het hierdoor worden gereduceerd.
l. Verkeerde tarieven kunnen gebruikt worden door oude registratiecodes
Registratiecodes die niet meer gebruikt worden moeten op non-actief worden gezet.
Onder registratiecode kan worden verstaan de bekende CBV-code. Een afdeling zou geen
gebruik meer moeten maken van oude CBV-codes. Op dit moment kunnen oude CBVcodes
nog gebruikt worden door de afdelingen terwijl dit niet de bedoeling is. Een oude
CBV-codes levert misschien minder of meer geld op dan de correcte CBV-codes.
75