Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Functioneel gegevensbeheer
Functioneel gegevensbeheer is voor veel aspecten met betrekking tot TOREN
verantwoordelijk dit heeft u kunnen lezen in het hoofdstuk over TOREN. Functioneel
gegevensbeheer is verantwoordelijk voor de instellingen op het gebied van tarieven,
codes, bitjes et cetera. Naast de normale verantwoordelijkheden zijn nog enkele nieuwe
en bijzondere die kunnen worden toebedeeld aan Functioneel gegevensbeheer.
Er zal terugkoppeling moeten plaatsvinden over geïmporteerde gegevens, zoals
hierboven reeds beschreven in een eerder advies. Er zal meer gecommuniceerd moeten
worden over bepaalde overzichten die afdelingen kunnen gebruiken om zichzelf te
verbeteren, om output van bronsystemen voor afdelingen duidelijker te maken en fouten
inzichtelijk te maken. Functioneel gegevensbeheer heeft een verantwoordelijke functie
met betrekking tot het vertalen van TOREN-lijsten, tabellen, schema´s et cetera naar de
afdeling toe als hier om wordt gevraagd. Ons lijkt het verstandig om relevante TORENlijsten
en bestanden die van toegevoegde waarde kunnen zijn voor de afdeling met
elkaar te bespreken en ter beschikking te stellen.
PatiëntenGegevensVerwerking
Op dit moment is PGV verantwoordelijk voor het verbeteren van harde en zachte fouten
die gemaakt zijn door de afdeling.
Wij vinden persoonlijk dat de afdelingen verantwoordelijk moeten worden gesteld voor de
gemaakte fouten en hierop gewezen moeten worden wanneer deze structureel zijn.
Het komt voor dat medewerkers van een betreffende afdeling niets aan gegevens
invullen omdat men denkt dat dit automatisch gebeurt door het systeem, terwijl dit
helemaal niet zo is. Deze foutieve handelingen worden gecorrigeerd door PGV. Hieruit
blijkt duidelijk dat sommige afdeling te weinig kennis bezitten over de systemen
waarmee gewerkt wordt. De afdeling zal meer betrokken moeten worden bij de invoer
van gegevens en de fouten die daarmee samenhangen. Ook een algemene indruk over
de werking van systemen waarmee zij direct of indirect mee in verbinding staan is
belangrijk. Het gegevensverwerkingproces zal hierdoor meer begrepen worden waardoor
er minder fouten worden gemaakt. Tevens zal er meer respect onderling zijn en voor
elkaars werk. Wij hopen hiermee een stukje cultuur te kunnen veranderen. De cultuurverandering
zal doorwerken in een verbetering van het proces van gegevensverwerking
onder andere in TOREN.
Facturatie
De Facturatie is naast de al eerder genoemde verantwoordelijkheden in TOREN ook
verantwoordelijk voor enkel genoemde controles die we hierboven in onze adviezen
hebben benoemd onder andere de controle met de lijsten TOREN-9 oftewel de
gefactureerde posten en Thesaurus 97 met de te factureren posten. Omdat er geen
uitgebreid onderzoek is gedaan naar de afdeling Facturatie zullen wij niet verder ingaan
op de overige verantwoordelijkheden van de afdeling Facturatie.
i. Medewerkers bezitten oude ZIS-bevoegheden
Het komt binnen het UMCG nog voor dat medewerkers sinds de reorganisatie nog hun
oude ZIS-bevoegdheden bezitten. Meestal zijn bevoegdheden binnen een systeem
afgestemd op iemands kundigheid en functie. Door in het bezit te zijn van oude ZISbevoegdheden
kunnen medewerkers vaak meer dan eigenlijk gepast is binnen de
betreffende functie. Onbevoegden kunnen gegevens, autoriseren, muteren, verwijderen
et cetera. Deze situatie brengt het risico met zich mee dat zowel juistheid als volledigheid
van de opbrengsten niet gewaarborgd kunnen worden.
Wij adviseren om de ZIS-bevoegdheden te controleren of deze juist zijn ingesteld. Deze
grootschalige controle kan worden uitgevoerd in de vorm van een project. Op de afdeling
Bloedtransfusie is deze controle reeds uitgevoerd. Wij raden aan om dit ook voor de
overige afdelingen van het UMCG te doen. De systemen zullen hierdoor veiliger en
74