Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Bij de nieuwe wet- en regelgeving zal er een extra kritische controle moeten zijn op de
ingestelde bitjes voor deze nieuwe eigen bijdrage. Wellicht veranderd de hoeveelheid
eigen bijdrage of moet er een nieuwe eigen bijdrage worden ingesteld. Wij adviseren om
periodiek een controle te laten uitvoeren op de ingestelde bitjes en een extra kritische
controle bij wijzigingen met betrekking tot de wet- en regelgeving. Deze controle
inclusief bevindingen zal worden vastgelegd door FGB in de vorm van een kleine
administratie.
h. Geen duidelijke omschrijving van de verantwoordelijkheden per functie
Onduidelijkheden met betrekking tot de verantwoordelijkheden bij de bijbehorende
functie kan problemen opleveren. Zaken die belangrijk zijn blijven hierdoor liggen,
worden niet gecontroleerd of worden vergeten. Dit gebeurd omdat medewerkers zich
voor bepaalde zaken niet verantwoordelijk voelen. Dit risico heeft zowel betrekking
op de juistheid van de opbrengsten als de volledigheid ervan. Bovenstaande kan
gebeuren door nalatigheid wegens een gebrek aan verantwoordelijkheidsgevoel. Vaak
worden verantwoordelijkheden over en weer geschoven oftewel er heerst een afschuifcultuur.
Bovenstaand risico heeft betrekking op de organisatiecultuur. Het heeft betrekking
op het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers met elkaar en met de organisatie.
Veranderingen in een organisatiecultuur zijn er niet zomaar. Het kost tijd en heeft
mogelijk weerstand. Maar om bovenstaand probleem redelijk te reduceren kan er over
gesproken worden met elkaar en de mogelijke verantwoordelijke personen. Op dit
moment is er geen duidelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot het overdragen
van gegevens van brondocumentatie naar TOREN en van TOREN naar de afdeling
Facturatie. Wij raden aan om naast een normale functie- en werkbeschrijving van
medewerkers deze verantwoordelijkheid op te nemen. Hierdoor kunnen mensen op hun
verantwoordelijkheden worden aangesproken wanneer dit nodig is. Het voorkomt
problemen, onenigheid onderling en zal de afschuifcultuur reduceren. Nu spreken al heel
veel verantwoordelijkheden voor zich zoals we ook al eerder in ons onderzoeksverslag
hebben besproken. Wij zullen daarom alleen ingaan op de gebieden waarin onduidelijk
heerst over de verantwoordelijkheden. Wij raden aan om de volgende verantwoordelijkheidsstructuur
toe te passen met betrekking tot de onduidelijke verantwoordelijkheden:
Manager bedrijfsvoering
Manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het juist en volledig opstellen van
UMCG-tarieven, controleren, autoriseren en het aanleveren daarvan. De controle op
juiste import en het bijhouden van een kleine administratie kan eventueel door het
secretariaat worden gedaan maar valt onder de verantwoordelijkheid van de manager
bedrijfsvoering. Tevens is de manager bedrijfsvoering verantwoordelijk voor zijn afdeling
en de invoeringen van gegevens. Deze gegevens moeten juist en volledig zijn. De hierbij
horende controles op juistheid en volledigheid, zoals in onze adviezen beschreven vallen
hier ook onder. Als de gegevens juist en volledig zijn kunnen zij worden doorgeschoten
naar TOREN.
Beheer Cloverleaf
Zoals we al eerder in ons onderzoeksverslag hebben beschreven is Cloverleaf alleen van
toepassing op het door ons onderzochte laboratorium Pathologie.
Het Beheer van Cloverleaf is verantwoordelijk voor de omzetting van gegevens via de
HL-7 koppeling naar TOREN. Tevens is het beheer van Cloverleaf verantwoordelijk voor
de terugkoppeling van gegevens die niet en wel zijn geaccepteerd door TOREN. Daarbij
moet het beheer aangeven waarom bepaalde gegevens niet konden worden omgezet via
de HL-7 koppeling of konden worden geaccepteerd door TOREN. De afdeling Pathologie
kan na deze terugkoppeling de gegevens verbeteren en is na de terugkoppeling hier zelf
verantwoordelijk voor. Zo is Pathologie ook zelf verantwoordelijk voor het opnieuw
aanleveren van deze gegevens.
73