Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

aanvragen zullen allen op zoveel mogelijk dezelfde manier verlopen. Dit is niet alleen
prettig voor de medewerkers van de afdeling maar ook voor de medewerkers van de
Thesaurus 5 commissie. De aanvraagprocedure zal voor minder fouten en onduidelijkheid
in het systeem zorgen. Dit heeft indirect een positief effect op de volledigheid en
juistheid van de opbrengsten.
c. Voortelling tussen aanleverend systeemdeel en TOREN worden niet gebruikt
Er wordt niet consequent gebruik gemaakt van het controlemiddel voortellingen in het
aanleverende systeemdeel en het overzicht waarop staat vermeld wat er is ingevoerd in
Thesaurus 504 vanuit TOREN. Het risico hierbij is onvolledigheid van de opbrengsten.
Er wordt niet achterhaald welke gegevens niet worden doorgeschoten naar TOREN.
Hierdoor kunnen gegevens in het desbetreffende aanleverende systeemdeel blijven
hangen zonder dat hier iets mee gebeurt of iemand van op de hoogte is.
Het is bekend dat bovenstaand controlemiddel bestaat. Er moet alleen wel gebruik van
worden gemaakt. Om het risico te reduceren raden wij aan om een vast persoon per
afdeling hiervoor verantwoordelijk te stellen. Deze persoon zal de controle uitvoeren
en de daaruit vloeiende uitkomsten analyseren. Omdat het hier gaat om aantallen en niet
om gegevens kunnen eventuele fouten niet achterhaald worden. Wij raden aan om hier
tussen een koppeling te maken of ervoor zorgdragen dat eventueel het aanleverende
systeemdeel zelf een uitdraai maakt van de niet aan te kunnen leveren gegevens. Een
goed voorbeeld hiervan is het proces van de LVC-lijsten van de afdeling Bloedtransfusie
Laboratoriumgeneeskunde. De LVC-lijsten genereren gegevens die niet door TOREN
worden geaccepteerd. De gegevens worden vervolgens op de afdeling zelf gecorrigeerd
zodat de gegevens alsnog worden aangenomen door TOREN. Er kan door de ICT
geanalyseerd worden of dit toepasbaar is voor de overige aanleverende systeemdelen.
Tevens levert dit het voordeel op dat de afdeling zelf de fouten kan inzien zodat hier
aandacht aan kan worden besteed onder het personeel. Door de fouten zelf te corrigeren
zullen er in de toekomst ook minder fouten gemaakt worden door accuraat te werken.
d. Geen vergelijking tussen de te factureren posten en de gefactureerde posten
Er wordt geen vergelijking uitgevoerd tussen de te factureren posten (Thesaurus 97)
en de gefactureerde posten (TOREN-9). Door deze controle kan snel gezien worden of er
posten niet gefactureerd zijn die wel gefactureerd hadden moeten worden. Het risico van
het niet uitvoeren van deze controle heeft betrekking op de volledigheid van de
opbrengsten.
Wij adviseren naar aanleiding van bovenstaand risico het beschreven controlemiddel door
een betreffende persoon te laten uitvoeren. Dit kan het beste gedaan worden op de
afdeling Facturatie. Wellicht kan deze vergelijking door een computersysteem en/of
programma worden gedaan, zodat er een verschillenlijst wordt gegenereerd die kan
worden onderzocht door de Facturatie. Wij raden aan om dit niet door TOREN te laten
doen maar door een ander modern systeem, waarbij scannen of overzetten van
gegevens niet moeilijk hoeft te zijn.
Door duidelijk in kaart te brengen welke posten niet gefactureerd zijn maar wel hadden
moeten worden, kunnen deze worden gecorrigeerd door de fout te achterhalen en alsnog
te factureren. Dit zal direct betrekking hebben op de volledigheid van de opbrengsten
waardoor deze meer gewaarborgd zullen worden.
e. Geen procedure voor de import van NZa-tarieven
Op de import van NZa-tarieven vindt controle plaats van juistheid en volledigheid door
Functioneel gegevensbeheer. Deze controle is niet vastgelegd. Hierbij komen we terug op
de verschillende vormen van interpretatie van werkzaamheden en controles. Om
onduidelijkheden, fouten en nalatigheid te voorkomen zou deze controle moeten worden
71