Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

zetten van de PDW nog niet geheel risico vrij is. Op deze manier wordt er altijd
gedeclareerd via de NZa-code tenzij het PDW bewust op nul is gezet.
b. Geen duidelijke richtlijnen voor de Thesaurus 5 code
In het verleden waren er duidelijke richtlijnen voor de Thesaurus 5 code, deze waren
duidelijk beschreven op papier. Op dit moment zijn er geen richtlijnen op papier en de in
het verleden gebruikte documenten zijn zoek. De richtlijnen worden in grote lijnen nog
steeds gevolgd maar staan niet meer op papier of in een bestand. Hierdoor worden
richtlijnen door een persoon zelf geïnterpreteerd en wellicht verkeerd geïnterpreteerd.
De Thesaurus 5 code is een belangrijke code, hiermee wordt de aanvrager geïdentificeerd.
Bovenstaand feit in combinatie met externe aanvragers is een belangrijk element
voor de overige zorginkomsten. Het is belangrijk om te weten naar welke aanvrager de
factuur moet worden toegezonden. Zodra richtlijnen onduidelijk zijn of verkeerd worden
geïnterpreteerd kunnen fouten ontstaan waardoor de Thesaurus 5 code onjuist of
verkeerd wordt gebruikt met als gevolg dat TOREN deze niet kan lezen of wellicht de
factuur naar een verkeerde aanvrager stuurt. Bovenstaand risico heeft betrekking op de
volledigheid van de opbrengsten.
Een concreet voorbeeld bij bovenstaand risico heeft betrekking op de spoedaanvragen
van een Thesaurus 5 code. Er wordt hierbij afgeweken van de algemene richtlijnen die
men volgt. Er wordt geen gebruik gemaakt van een aanvraagformulier met als gevolg dat
er geen naslagwerk is. Doordat het een spoedaanvraag is, zou door de urgentie sneller
fouten kunnen worden gemaakt. Vooral omdat er geen richtlijnen van op papier zijn.
Wij adviseren om vooralsnog deze richtlijnen op papier te zetten. Dit zou het proces voor
bijvoorbeeld nieuwe werknemers en invallers vergemakkelijken. Bij fouten of onduidelijkheden
kan worden gewezen op deze beschreven werkbeschrijvingen. Werknemers
kunnen precies zien wat er mis of fout gaat en hierop worden gewezen of aangesproken.
Wij raden aan om de richtlijnen in de vorm van de al bekende SOP te formuleren en
beschikbaar te stellen binnen de afdeling.
Er wordt reeds gebruik gemaakt van een modern aanvraagformulier en wij adviseren dit
ook nog steeds te doen. Graag zien we voor de spoedaanvragen meer vastleggingen
zoals het aanvraagformulier. Wij adviseren om ook bij spoedaanvragen gebruik te maken
van het betreffende aanvraagformulier. Het aanvraagformulier is digitaal beschikbaar en
kan daarom ook digitaal in behandeling worden genomen. Om nadruk te leggen op de
spoedaanvraag kan er een telefoontje door de betreffende afdeling gepleegd worden met
de mededeling dat er een aanvraagformulier per e-mail is verzonden en dat deze zo
spoedig mogelijk in behandeling dient te worden genomen.
Als bovenstaand advies wordt uitgevoerd is het risico tot een minimum gereduceerd.
Daarnaast adviseren wij om van alle aanvragen een goede naslag bij de te houden in de
vorm van een administratie. Ook is hierbij het onderhoud op de Thesaurus 5 tabellen van
belang. Onderhoud dient zorgvuldig en regelmatig te worden gepleegd door de
desbetreffende persoon. Oude Thesaurus 5 codes dienen op non-actief te worden
gesteld. Hierop moet accuraat gecontroleerd worden om te voorkomen dat afdelingen
deze nog kunnen gebruiken. Tevens raden wij aan om de oude codes in verband met het
vol raken van de tabel her te gebruiken. Nu is dat op dit moment niet mogelijk omdat
hier nader onderzoek voor nodig is. Een ICT-projectgroep of studenten kunnen nader
onderzoek verrichten en wellicht een passende oplossing vinden voor de overvolle
Thesaurus 5 code tabel.
Naast bovenstaand advies willen wij ook adviseren om voor de afdelingen een procedure
te maken voor het aanvragen van een Thesaurus 5 code. Door medewerkers goed in te
lichten en door middel van een procedure op de hoogte te houden zal het proces van
aanvragen correcter en eventueel sneller verlopen. Bij eventuele fouten of misverstanden
kunnen verantwoordelijke personen op basis van de procedure worden aangesproken.
Ook zorgt een procedure voor het aanvragen van een Thesaurus 5 code voor eenheid. De
70