Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

. Foutcodesysteem
Op de afdeling Pathologie wordt gebruik gemaakt van een foutcodesysteem. Het kan
voorkomen dat het foutcodesysteem een bepaalde fout niet herkent en registreert. Door
deze situatie sluipen er ongemerkt fouten in het systeem. Dit kan resulteren in een
verkeerde output. Het systeem kan eventueel een verkeerde prijs hanteren, of een
verkeerde verrichtingscode hanteren et cetera. Deze ongemerkte fouten kunnen
uiteindelijk leiden tot onvolledigheid en onjuistheid van de opbrengsten.
Om dit risico te reduceren moeten er periodiek door wijzigingsbeheer controles uitgevoerd
worden om eventuele fouten op te sporen. Dit kan steekproefsgewijs gebeuren.
Bij nieuw ontdekte fouten moeten deze in het foutcodesysteem opgenomen worden.
Op deze manier wordt het aantal fouten direct opgemerkt en verbeterd. Het is daarom
belangrijk dat het foutcodesysteem up-to-date blijft. Er kan een eventuele procedure
opgesteld worden, waarin beschreven wordt hoe er gehandeld moet worden bij het
ontdekken van eventuele fouten. Tevens moeten er richtlijnen en procedures zijn voor
de periodieke controle op eventuele fouten. De urgentie van het verbeteren van deze
fouten is namelijk hoog, in verband met de juistheid en volledigheid van de opbrengsten.
De fouten worden handmatig gecorrigeerd door analisten of een verantwoordelijk
persoon. De gecorrigeerde gegevens moeten weer door het foutcodesysteem gecontroleerd
worden op andere fouten. Op deze manier is het risico voor de volledigheid en
juistheid van de opbrengsten gereduceerd.
c. Veranderende Thesaurus 5 codes
De afdeling Pathologie wordt niet op de hoogte gehouden van veranderingen met
betrekking tot afdelingcodes van de Thesaurus 5 code hierdoor kan redundantie optreden.
Dit leidt bij verandering tot veel onbegrijpelijke fouten in Cloverleaf en TOREN die
grondig moeten worden uitgezocht voordat systeembeheer de oorzaak weet en deze kan
corrigeren. Hierin kan veel tijd zitten. Tevens kan TOREN en Cloverleaf de foutieve codes
ook accepteren, omdat in deze systemen de oude Thesaurus 5 code nog op actief staan.
Hierdoor kan er verkeerd worden gefactureerd. De volledigheid van de opbrengsten is
hier in het geding.
Om bovenstaand risico te reduceren moeten er bij wijzigingen met betrekking tot de
Thesaurus 5 code een digitale berichtgeving in gang worden gezet door de wijzigende
persoon of afdeling. Afdelingen moeten elkaar goed op de hoogte houden als het gaat om
wijzigingen of nieuwe codes. Op deze manier kan systeembeheer direct de nieuwe codes
ter beschikkingstellen en in het eigen systeem toepassen. Zo kan de volledigheid van de
opbrengsten meer gewaarborgd worden omdat TOREN en Cloverleaf direct de goede
code ontvangen. Natuurlijk moeten de beheerders van TOREN en Cloverleaf ook spoedig
eventuele wijzigingen doorvoeren om het proces optimaal te laten verlopen.
d. Sommige gegevens worden niet verwerkt in TOREN
Er kan niet gegarandeerd worden dat alle aangeleverde gegevens met betrekking tot de
overige zorginkomsten verwerkt worden in TOREN. Dit houdt in dat men op de afdeling
Pathologie er niet zeker van kan zijn dat alle gegevens die worden aangeleverd met
betrekking tot overige zorginkomsten ook daadwerkelijk worden gefactureerd. Dit gaat
ten koste van de volledigheid van de opbrengsten.
We hebben hierbij de mogelijkheden met betrekking tot extra controles onderzocht. We
hebben geconstateerd dat het op de afdeling Pathologie mogelijk is om in het systeem
een query in te bouwen. Deze query heeft betrekking op het selecteren van bepaalde
debiteuren en de gedeclareerde bedragen daarvan. Zo kan er geselecteerd worden op
externe partijen waar sowieso aan wordt gefactureerd. In de query kan gezocht worden
binnen een bepaald datumbereik, deze kan worden afgesteld aan de periodieke toevoegingen
van de TOREN-50 lijst, de omzet. Door de dotatie van de TOREN-50 lijst bij te
46