Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Tevens houd de kwaliteitsfunctionaris zich bezig met een project dat zal starten in mei
2010. Het project betreft een verdere digitalisering van de afdeling Pathologie.
7.6 Systeembeheer
In deze paragraaf zullen we dieper ingaan op het systeembeheer van de afdeling Pathologie.
Daarnaast besteden we meer aandacht aan het al eerder genoemde formulier
“Consult Pathologie UMCG”. Wij zullen ons in deze paragraaf vooral richten op de externe
aanvrager van onderzoeken.
Onderzoeken in LMS worden automatisch gecodeerd met drie letters. Zo zijn er voor
externe aanvragers de volgende codes bekend:
CTI: externe aanvrager is niet declarabel. Er worden coupes ter inzage gestuurd.
CTC: externe patholoog is wel declarabel. Externe patholoog vraagt aan UMCG
om te kijken naar coupes/materiaal.
RES: wordt ook gezien als extern maar is een intern project en kan daarom niet
in rekening worden gebracht.
Pathologen krijgen bij elk onderzoek een “Consult Pathologie UMCG” declaratieformulier.
Hier moet de patholoog op aangeven wat voor onderzoek het is en of een bepaald onderzoek
declarabel is of niet. Dit is belangrijk omdat naar aanleiding van dit formulier een
verrichtingscode wordt gekozen met een daarbij horend declaratienummer. Op het formulier
staan ook de patiëntgegevens inclusief patiëntnummer. Zodra dit formulier niet
wordt ingevuld of kwijtraakt kan er niet gedeclareerd worden. De gegevens kunnen ook
niet doorgeschoten worden naar TOREN. Hier is verder geen controle op.
De patholoog brengt dit formulier naar het secretariaat of de administratie en zij scannen
het formulier in. Het formulier wordt in het LMS bij de patiëntgegevens gevoegd. Vervolgens
worden de formulieren in mappen gedaan die systeembeheer later weer zal ophalen
voor verdere verwerking.
Systeembeheer voert regelmatig testruns uit om bijvoorbeeld foutieve gegevens te
onderscheppen. Deze testruns worden gedaan voor zowel LMS als PALGA op alle
gegevens. Onder deze foutmeldingen kunnen worden verstaan meldingen in de trant
van “ziekenhuis niet gevonden”. Aan de hand van deze testruns kunnen gegevens
gecorrigeerd worden. Omdat de foutmeldingen geprogrammeerd zijn is het direct duidelijk
om welke foutieve gegevens het gaan. Iedere dag worden deze lijsten uitgeprint en
voor correctie naar het secretariaat gebracht.
Het declaratieproces verloopt in LMS. In het LMS kan systeembeheer declaratieregels
aanmaken. Deze regels worden aangeboden aan TOREN. Deze declaratieregels worden in
een apart bestand gezet. Gegevens die goed zijn, krijgen vervolgens een verzendnummer.
Op deze manier is er goed onderscheid te maken tussen verzonden gegevens
en niet verzonden gegevens.
De gegevens die verzonden zijn voor TOREN komen terecht in Cloverleaf. Dit is een
tussenstation voor de vertaling van gegevens voor TOREN. Van Cloverleaf krijgt
systeembeheer een ontvangstbericht met de mededeling of alle gegevens wel of niet
zijn ontvangen. Zodra Cloverleaf bepaalde gegevens niet kan ontvangen of verwerken
krijgt systeembeheer een e-mail met de betreffende gegevens. Deze zullen moeten
worden gecorrigeerd en opnieuw voor verwerking moeten worden aangeboden. Hierbij
krijgt systeembeheer vaak de melding van Cloverleaf dat de afdelingscode niet klopt.
Systeembeheer heeft contact met Cloverleaf, maar krijgt geen terugkoppeling van
TOREN of alle gegevens die zijn verstuurd ook daadwerkelijk zijn ontvangen.
Systeembeheer haalt de declaratieformulieren op bij het secretariaat zodat de juiste
CBV-code en declaratiecode aan de betreffende handeling kan worden gekoppeld. Hierbij
42