Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG
Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG
gestart door een onafhankelijk persoon. Dit heeft geen betrekking tot ons onderzoek daarom zullen wij dit niet verder toelichten. In mei 2010 wil Pathologie graag overgaan naar het digitale ordermanagement systeem oftewel OMAF zodat geen papieren aanvraagformulieren meer hoeven te worden gebruikt. Dit geldt niet voor de externe aanvragen. Zij hebben geen toegang tot het ordermanagement systeem en zullen ook niet hierin worden verwerkt. Het management ordersysteem levert namelijk alleen de interne aanvragen aan. 7.4 Verantwoordelijkheden op het gebied van AO/IB In deze paragraaf zetten we de verantwoordelijkheden met betrekking tot bovenstaand beschreven proces kort uiteen. Zoals we in vorige hoofdstukken al hebben kunnen concluderen zijn verantwoordelijkheden van cruciaal belang om het administratieve proces en de interne beheersing goed te laten verlopen. Verantwoordelijkheden zijn hier belegd per functie. De overdrachtsmomenten op het gebied van informatie zijn niet vastgelegd maar vinden wel plaats. Er wordt daarom ook niet gecontroleerd of deze overdrachtsmomenten goed verlopen. Op dit moment verloopt dit op de afdeling Pathologie goed, er zijn hierbij geen bijzonderheden naar voren gekomen. We onderscheiden de volgende functies en hun verantwoordelijkheden: Analist ontvangstruimte: verantwoordelijk voor het in ontvangst nemen van materiaal en de controle op volledigheid en juistheid van patiëntgegevens. Tevens is de analist verantwoordelijk voor het juist coderen van materiaal en het inscannen van het aanvraagformulier. Administratie is verantwoordelijk voor: - Het invoeren van de harde aanvraagformulieren. - Ervoor zorgen dat de patiënt bekend is binnen de afdeling Pathologie. - De controle van de macroverslagen van de analisten en deze na goedkeuring in PALGA zetten. - Het versturen van de uiteindelijke diagnose naar de aanvragende arts en stelt de uitslag beschikbaar in het ZIS. - Het terugsturen van materiaal. De administratie moet ervoor zorgdragen dat het materiaal weer wordt terug gestuurd als het onderzoek is gesloten. Analist uitsnijkamer: verantwoordelijk voor het juist scannen van handelingen. Ook moet de analist ervoor zorgen dat cassettes juist en volledig worden afgeleverd aan de afdeling Paraffine. Tevens is de analist verantwoordelijk voor het afleveren van de bijbehorende coupes. De laatste verantwoordelijkheid is het archiveren van overgebleven materiaal van de patiënt. Analist Paraffinelab: verantwoordelijk voor het snijden van coupes en voor het zorgen dat de juiste cassette op de juiste coupe komt. Ook is de analist verantwoordelijk om aan het einde van de dag alle cassettes en coupes te archiveren. Arts-assistent: verantwoordelijk voor de handeling dat alle coupes bij de juiste patholoog in het postvakje komt inclusief het aanvraagformulier. Patholoog is verantwoordelijk voor: - het ophalen en het bestuderen van coupes; - het autoriseren van het microverslag; - het controleren van de uitslag en zorgen dat de uitslag in PALGA beschikbaar komt; - het invullen van “Consult Pathologie UMCG” formulier, oftewel het declaratieformulier; - het afmelden van het onderzoek in het LMS. Uit bovenstaande verantwoordelijkheden kan worden geconcludeerd dat de administratie en de patholoog de meeste verantwoordelijkheden hebben op het gebied van de AO/IB. 40
Zij moeten er voor zorgdragen dat gegevens juist en volledig zijn en dat er uiteindelijk gefactureerd kan worden. Een cruciaal punt is het declaratieformulier. Hier komen we later op terug in paragraaf zes systeembeheer, dit in verband met de declaratie van overige zorginkomsten. In figuur 7.1 een organogram opgenomen van de afdeling Pathologie. De administratie is hierin niet opgenomen omdat we ons hierbij alleen richten op de activiteiten met betrekking tot het primaire proces. Cytologie Moleculaire diagnostiek Systeembeheer/ICT Projectbeheer Figuur 7.1 Organogram van de afdeling Histologie Manager bedrijfsvoering en afdelingshoofd Uitsnijkamer Histologie en Obductie Kwaliteitsfunctionaris Secretariaat Research Moleculaire research 7.5 Kwaliteitssysteem In deze paragraaf leest u dat kwaliteit een belangrijk aspect is voor de afdeling Pathologie. We zetten uiteen de globale taken van de kwaliteitsfunctionaris en gaan in op de nog verdere digitalisering van de afdeling Pathologie. De afdeling Pathologie heeft in tegenstelling tot andere onderzochte afdelingen een kwaliteitsfunctionaris. De kwaliteitsfunctionaris houdt continue in de gaten of de veiligheid, norm, patiëntgevoeligheid et cetera in orde is. De kwaliteitsfunctionaris onderhoud het kwaliteitssysteem. Naar aanleiding van dit kwaliteitssysteem is de afdeling Pathologie ISO gecertificeerd. De ISO certificering houdt in dat Pathologie volgens de wet aan bepaalde kwaliteitseisen voldoet. Dit vormt een extra toegevoegde waarde voor de handelingen die worden uitgevoerd op de afdeling Pathologie. De kwaliteitsfunctionaris doorloopt periodiek het proces. Hierover wordt een managementreview geschreven en wordt melding gedaan van eventuele kwaliteitsaspecten. Ook komen hier eventuele verbeteringen aan bod. De kwaliteitsfunctionaris doet dit niet alleen voor de afdeling Pathologie ook andere laboratoriums zijn hierbij betrokken. Het valt op dat de afdeling Pathologie verder is gedigitaliseerd en geautomatiseerd dan menig andere afdeling. Er wordt veel waarde gehecht aan de kwaliteit op de afdeling op alle gebieden. Hierdoor zullen de risico‟s gereduceerd worden door de verschillende controle mogelijkheden. Op basis van bovenstaand beschreven proces concluderen wij dat er op het proces gesteund kan worden omdat er voldoende controles zijn ingebouwd. 41
- Page 2 and 3: Marjolein Benes Marjolijn van Wette
- Page 4 and 5: Voorwoord Wij zijn Marjolein Benes
- Page 6 and 7: Deel D TOREN 49 9 Beschrijving TORE
- Page 8 and 9: 1 Universitair Medisch Centrum Gron
- Page 10 and 11: Artsen vragen labbepalingen aan voo
- Page 12 and 13: 3) Welke eventuele verbeteringen en
- Page 14 and 15: Om de betrouwbaarheid van onze info
- Page 16 and 17: 3 Beschrijving Medische Microbiolog
- Page 18 and 19: Een medewerker van Bacteriologie vo
- Page 20 and 21: Functioneel beheer BACZIS Manager b
- Page 22 and 23: . Foute interpretatie van geschreve
- Page 24 and 25: Laboratoriumgeneeskunde 24
- Page 26 and 27: Na deze controle pakt de analist ee
- Page 28 and 29: niet en willen graag een oplossing
- Page 30 and 31: Naast bovengenoemde verantwoordelij
- Page 32 and 33: Om het risico te reduceren is ons a
- Page 34 and 35: 7 Beschrijving Pathologie Pathologi
- Page 36 and 37: aangeleverde materiaal en het aanvr
- Page 38 and 39: Het eindproduct is uiteindelijk een
- Page 42 and 43: Tevens houd de kwaliteitsfunctionar
- Page 44 and 45: Ook worden onderzoeken gesplitst om
- Page 46 and 47: . Foutcodesysteem Op de afdeling Pa
- Page 48 and 49: g. Verlenen van bevoegdheden en rec
- Page 50 and 51: 9 Beschrijving TOREN TOREN is een o
- Page 52 and 53: aanvragende specialisme “ophalen
- Page 54 and 55: Nu we op de hoogte zijn van de vers
- Page 56 and 57: kunnen aangeleverde gegevens vanuit
- Page 58 and 59: Afgekeurde verrichting Tobberlijst
- Page 60 and 61: vermeld hoe het algoritme van de be
- Page 62 and 63: Prijswijzigingen Prijswijzigingen w
- Page 64 and 65: De afdeling Facturatie controleert
- Page 66 and 67: esearchafdeling; verpleegeenheid.
- Page 68 and 69: Tevens zijn er werkbeschrijvingen v
- Page 70 and 71: zetten van de PDW nog niet geheel r
- Page 72 and 73: vastgelegd in een bestand of op pap
- Page 74 and 75: Functioneel gegevensbeheer Function
- Page 76 and 77: De juistheid van de opbrengsten kom
- Page 78 and 79: 11 Slot Binnen het UMCG staat de pa
- Page 80 and 81: waarborgen. Deze toegangsbeveiligin
- Page 82 and 83: Voordat de UMCG-tarieven in product
- Page 84 and 85: verrichtingen in TOREN terecht kome
- Page 86 and 87: Publicaties E.O.J. Jans (2007). Gro
- Page 88 and 89: IJLAGEN 88
Zij moet<strong>en</strong> er voor zorgdrag<strong>en</strong> dat gegev<strong>en</strong>s juist <strong>en</strong> volledig zijn <strong>en</strong> dat er uiteindelijk<br />
gefactureerd kan word<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> cruciaal punt is het declaratieformulier. Hier kom<strong>en</strong> we<br />
later op terug in paragraaf zes systeembeheer, dit in verband met de declaratie van<br />
overige zorginkomst<strong>en</strong>.<br />
In figuur 7.1 e<strong>en</strong> organogram opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> van de afdeling Pathologie. De administratie is<br />
hierin niet opg<strong>en</strong>om<strong>en</strong> omdat we ons hierbij alle<strong>en</strong> richt<strong>en</strong> op de activiteit<strong>en</strong> met<br />
betrekking tot het primaire proces.<br />
Cytologie<br />
Moleculaire diagnostiek<br />
Systeembeheer/ICT<br />
Projectbeheer<br />
Figuur 7.1 Organogram van de afdeling Histologie<br />
Manager bedrijfsvoering<br />
<strong>en</strong> afdelingshoofd<br />
Uitsnijkamer<br />
Histologie <strong>en</strong> Obductie<br />
Kwaliteitsfunctionaris<br />
Secretariaat<br />
Research<br />
Moleculaire research<br />
7.5 Kwaliteitssysteem<br />
In deze paragraaf leest u dat kwaliteit e<strong>en</strong> belangrijk aspect is voor de afdeling Pathologie.<br />
We zett<strong>en</strong> uite<strong>en</strong> de globale tak<strong>en</strong> van de kwaliteitsfunctionaris <strong>en</strong> gaan in op<br />
de nog verdere digitalisering van de afdeling Pathologie.<br />
De afdeling Pathologie heeft in teg<strong>en</strong>stelling tot andere onderzochte afdeling<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
kwaliteitsfunctionaris. De kwaliteitsfunctionaris houdt continue in de gat<strong>en</strong> of de veiligheid,<br />
norm, patiëntgevoeligheid et cetera in orde is. De kwaliteitsfunctionaris onderhoud<br />
het kwaliteitssysteem. Naar aanleiding van dit kwaliteitssysteem is de afdeling Pathologie<br />
ISO gecertificeerd. De ISO certificering houdt in dat Pathologie volg<strong>en</strong>s de wet aan bepaalde<br />
kwaliteitseis<strong>en</strong> voldoet. Dit vormt e<strong>en</strong> extra toegevoegde waarde voor de handeling<strong>en</strong><br />
die word<strong>en</strong> uitgevoerd op de afdeling Pathologie.<br />
De kwaliteitsfunctionaris doorloopt periodiek het proces. Hierover wordt e<strong>en</strong> managem<strong>en</strong>treview<br />
geschrev<strong>en</strong> <strong>en</strong> wordt melding gedaan van ev<strong>en</strong>tuele kwaliteitsaspect<strong>en</strong>.<br />
Ook kom<strong>en</strong> hier ev<strong>en</strong>tuele verbetering<strong>en</strong> aan bod. De kwaliteitsfunctionaris doet dit niet<br />
alle<strong>en</strong> voor de afdeling Pathologie ook andere laboratoriums zijn hierbij betrokk<strong>en</strong>.<br />
Het valt op dat de afdeling Pathologie verder is gedigitaliseerd <strong>en</strong> geautomatiseerd dan<br />
m<strong>en</strong>ig andere afdeling. Er wordt veel waarde gehecht aan de kwaliteit op de afdeling op<br />
alle gebied<strong>en</strong>. Hierdoor zull<strong>en</strong> de risico‟s gereduceerd word<strong>en</strong> door de verschill<strong>en</strong>de<br />
controle mogelijkhed<strong>en</strong>. Op basis van bov<strong>en</strong>staand beschrev<strong>en</strong> proces concluder<strong>en</strong> wij<br />
dat er op het proces gesteund kan word<strong>en</strong> omdat er voldo<strong>en</strong>de controles zijn ingebouwd.<br />
41
Change language