Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Extra aanvraag coupes en kleuringen door patholoog
De patholoog kan via het LMS een extra aanvraag doen met betrekking tot extra coupes
en kleuringen. Deze aanvragen komen direct uit de printer van de afdeling Paraffine
en worden daar in behandeling genomen. Er wordt door de analist in het LMS gekeken
of het materiaal grof op is, dit betekent dat alle paraffine weefsel blokjes zijn opgesneden
en er eventueel nieuwe moeten worden gemaakt als er nog weefsel in het archief ligt
opgeslagen. Als in het LMS geen grof op staat worden de betreffende blokjes paraffine
met weefsel opgezocht uit het archief en worden er opnieuw coupes van gemaakt. Zodra
een blokje is opgesneden, oftewel grof op, zal het proces door de afdeling paraffine
opnieuw gestart worden om van het bewaarde materiaal op de uitsnijkamer weer nieuwe
cassettes te maken die vervolgens bovenstaand proces weer moeten doorlopen.
7.3 Stickers, LMS, foutcodesysteem en digitaal ordermanagement systeem
In deze paragraaf gaan we in op enkele hiervoor al beschreven handelingen in de
procesbeschrijving. Sommige handelingen of onderwerpen verdienen extra aandacht.
We zullen ingaan op de stickers die worden gebruikt op de afdeling Pathologie, het LMS,
fouten die worden gemaakt in het systeem en de invoering van het digitale
ordermanagement systeem.
Ieder jaar beginnen de nummers van de stickers opnieuw met de doorlopende
nummering. De computer die de stickers uitdraait wordt weer op nul gezet voor Histologie
en Cytologie. Voor de huisartsen in Drenthe begint de telling vanaf 30.000. Voor
externen zoals het Ziekenhuis in Emmen begint de computer te tellen vanaf 60.000.
Ziekenhuis Assen loopt vanaf 80.000. Tevens wordt elk nummer voorzien van een letter
die aangeeft om wat voor soort onderzoek het gaat en het jaartal. Zo zijn er de volgende
letters te onderkennen:
T: staat voor Histologie;
C: staat voor Cytologie;
B: staat voor bevolkingsonderzoek.
Naast deze letters wordt er ook gewerkt met Romeinse cijfers, deze geven de hoeveelheid
aangeleverd materiaal aan. Op de sticker wordt dus het volgende vermeld:
T09 II 10.235. De “T” staat dus voor Histologie onderzoek, 09 voor het jaartal, de
Romeinse II staat voor het tweede potje met materiaal en vervolgens het nummer.
In het LMS kan er precies gezien worden wat er met het materiaal is gebeurd. Zo kan er
bijvoorbeeld gezien worden hoeveel cassettes er van het aangeleverde materiaal zijn
gemaakt. Het functioneert als een soort van logboek, zodat er altijd is te achterhalen wie
welke handeling heeft uitgevoerd en waarom.
PALGA kent ook een foutcodesysteem. Er kunnen foutieve handelingen, codes,
kleuringen et cetera in het systeem plaats vinden of verkeerd worden ingevoerd. Voor
deze fouten is een foutenlijst geproduceerd. Het nummer op de lijst geeft het soort fout
aan. Dit nummer wordt bij constatering van de fout door PALGA bij het patiëntenprofiel
vermeld. Bijvoorbeeld bij onjuist aangeleverd materiaal dat wel in behandeling wordt
genomen moet foutcode 2 worden ingevoerd, onjuist materiaal. PALGA herkent dit en
genereert een lijst met eventuele fouten, hierachter staat de foutcode. Deze code is
terug te vinden op de foutcodelijst, hierin staat duidelijk de fout beschreven. Eventuele
fouten worden door de analist met een rode stift op het zachte en harde aanvraagformulier
gewijzigd. De administratie voert uiteindelijk de wijziging door.
Als er tijdens het proces fouten worden ontdekt, waarbij voortgang of de doorlooptijd in
gevaar komt, of mogelijkheden tot verbetering worden gezien, worden deze ingevuld op
een meldingsformulier. Een meldingscommissie beoordeelt de meldingen per kwartaal. Er
wordt eerder actie ondernomen bij ernstige meldingen eventueel wordt er een onderzoek
39