Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Het eindproduct is uiteindelijk een geautoriseerd PALGA-verslag gemaakt door de
patholoog. Het verslag krijgt automatisch in PALGA een code. Het verslag kent globaal
de volgende onderdelen:
patiëntgegevens inclusief patiëntnummer;
naam aanvrager;
microscopie oftewel uitslag van het onderzoek met de microscoop;
conclusie/diagnose.
Het verslag en de coupe worden automatisch geautoriseerd door afmelding in het LMS
door de patholoog en afgeleverd met het daarbij horende aanvraagformulier op de
afdeling Paraffine.
De cassettes met paraffine en weefsel die op het einde van de dag over zijn worden
opgeborgen door de analist. Ze worden op de afdeling Paraffine bewaard. Alle cassettes
staan op nummer en plaats (UMCG, Emmen of huisarts). De cassettes worden 115 jaar
bewaard. De coupes worden 25 jaar bewaard net als de cassettes op de afdeling
Paraffine in een kast. Eens in de zoveel tijd wordt er weer ruimte gemaakt en gaan
de oudste cassettes en glaasjes naar het archief in de kelder van het UMCG.
7.2 Uitzonderingen op het normale proces
In deze paragraaf bespreken we eventuele bijzonderheden die zich tijdens het normale
proces van Histologie voor kunnen doen. Deze handelingen verstoren het normale proces
niet maar zijn niet alledaags. We zullen in gaan op spoedaanvragen, behandeling van
groot aangeleverd materiaal en het extra aanvragen van coupes en kleuringen door de
patholoog.
Spoedaanvraag
De procedure voor een spoedaanvraag is anders dan die voor het normale proces. Voor
spoedbeoordelingen van materiaal, bijvoorbeeld tijdens een operatie, wordt er gebeld
door de aanvrager naar de afdeling Pathologie. Door deze mededeling zijn de analisten
voorbereid op de spoedaanvraag. Er kunnen spoedaanvragen plaats vinden voor vriescoupes
of voor spoedparaffine. Het materiaal dat wordt aangeleverd voor een spoedbepaling
wordt meestal aangeleverd per bode met een bijbehorend aanvraagformulier en
heeft dan ook voorrang op de overige aanvragen.
Weefsel voor een spoedbeoordeling wordt met het vriesmicrotoom gesneden tot
vriescoupes en handmatig gekleurd door de analist. De vriescoupes worden ter
beoordeling naar de patholoog gebracht. Het restmateriaal van de vriescoupes wordt
ingepakt in cassettes voor vervolg beoordeling in de paraffine of opgeslagen als vriesmateriaal.
Het komt dan in het archief voor vriesmateriaal en wordt genoteerd in het
vriesarchiefboek door de analist.
Behandeling groot aangeleverd materiaal
Op de uitsnijkamer is er voor groot materiaal een koelkast geplaatst waar de materialen
koel bewaard kunnen worden. De aanvraagformulieren voor groot materiaal worden na
de invoer in LMS weer gesplitst. Het zachte aanvraagformulier gaat in het postvakje op
het lab voor groot materiaal en de harde aanvraag gaat in het postvakje van de
administratie.
Bij aanlevering van groot materiaal wordt de arts-assistent patholoog in opleiding gebeld
door een analist met de mededeling dat er materiaal is afgeleverd. De arts-assistent
beoordeelt of het aanvraagformulier uit het betreffende postvakje welk materiaal erbij
hoort aan de hand van de sticker. Er wordt aan de hand van het aanvraagformulier
gecontroleerd of de code van de aangeleverde materiaal overeenkomt.
38