Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Nadat de coupes door de analisten zijn gemaakt worden deze in een rekje geplaatst op
volgorde van nummer die op de betreffende stickers zijn vermeld. De coupes worden
door de analist in een machine geplaatst en worden eventueel gekleurd. Dit heet een
HE-kleuring. Omdat de computer alle coupes scant weet hij welke coupe wel of niet
gekleurd moet worden en bij kleuring welke kleur. De machine staat namelijk in
verbinding met LMS. In LMS is de vorige dag al door middel van het scannen van codes
van de betreffende uit te voeren handelingen al duidelijk welke handelingen de machine
moet uitvoeren.
In de machine wordt niet alleen gekleurd maar wordt ook de paraffine eraf gehaald zodat
alleen het eventueel gekleurde plakje weefsel overblijft. De machine plakt er tevens een
doorzichtige plakker overheen zodat het weefsel op de coupe niet meer kan beschadigen.
De handelingen uitgevoerd door de machine worden automatisch in LMS geüpdatet door
middel van het scannen van de coupes.
Zodra de coupes klaar zijn voor de patholoog om te bekijken worden de coupes inclusief
aanvraagformulier, die in een daarvoor bestemd postvakje lagen, klaar gezet in het
postvakje van de betreffende patholoog. De arts-assistent beoordeelt welke coupes voor
welke patholoog zijn. Mocht er geen aanvraagformulier meer aanwezig zijn, doordat deze
op de uitsnijkamer is weggegooid, kunnen analisten via het LMS het formulier opnieuw
inzien met behulp van het PA-nummer.
Het postvakje wordt door de patholoog in de gaten gehouden en zal het materiaal zelf
ophalen om te bekijken en te beoordelen. Deze handeling doet de patholoog eventueel
zelfstandig in een aparte ruimte. Tevens maakt de patholoog voor zijn uitslag en onderzoek
gebruik van G2 speech. De patholoog controleert zelf de uitslagen en de aantekeningen.
Dit doet de administratie niet vanwege het feit dat de administratie niet over
voldoende deskundigheid beschikt.
De patholoog verzamelt voor de voorlopige diagnose de benodigde gegevens. Onder
benodigde gegevens kan worden verstaan de aanleverde coupes, aanvraagformulier en
macroverslag van de uitsnijkamer. Het macroverslag is beschikbaar in PALGA en kan
worden bekeken door de patholoog. Tevens kunnen andere gegevens zoals bijvoorbeeld
het historisch verleden van de patiënt in PALGA, LMS of ZIS worden bekeken. Zodra alle
gegevens bij elkaar zijn gebracht kan een voorlopige diagnose worden opgesteld. Het
komt voor dat een voorlopige diagnose vragen opwekt. Er kan dan gekozen worden om
via het LMS extra kleuringen van coupes aan te vragen. Zie hiervoor ook uitzonderingen
op het normale proces.
Voordat de definitieve diagnose wordt afgehandeld moet de patholoog een “Consult
Pathologie UMCG” invullen, beter bekend als het declaratieformulier. Zie voor het
declaratieformulier bijlage 9. Hier komen we later op terug in paragraaf zes
systeembeheer.
De diagnose resulteert in een ingesproken microverslag dat door de patholoog wordt
uitgewerkt in PALGA. Vervolgens wordt het verslag uitgedraaid. Het microverslag wordt
indien nodig door de patholoog gecorrigeerd en daarna voorzien van een (elektronische)
handtekening.
De administratie verstuurt alle geautoriseerde verslagen naar de aanvragende arts
en stelt het verslag beschikbaar in ZIS als onderdeel van het medisch dossier van de
patiënt. Indien de diagnose is gesteld op weefselmateriaal van elders bijvoorbeeld door
een aanvraag van een externe, wordt een verslag met de diagnose gestuurd aan de
aanvragende medisch specialist. Coupes en/of paraffineblokjes van elders worden
geretourneerd door de administratie.
37