Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

De analist beoordeelt of de patiëntgegevens op het aanvraagformulier overeenkomen
met de gegevens op de verpakking van het materiaal. Daarna wordt nagegaan of alle
benodigde gegevens ingevuld zijn. Indien dit genoodzaakt is zal ontbrekende informatie
door de analist worden opgevraagd. Bij onjuiste of onvoldoende gegevens wordt het
materiaal teruggezonden naar de aanvrager met een retourformulier. Als er voldoende
patiëntgegevens zijn wordt de aanvraag in behandeling genomen.
Op het aanvraagformulier staan de volgende gegevens:
gegevens patiënt inclusief patiëntnummer;
aanvragende afdeling/specialisme;
te onderzoeken materiaal inclusief het aantal aangeleverde materialen;
soort onderzoek zoals bijvoorbeeld obductie.
Zodra het materiaal in ontvangst is genomen wordt het aantal ontvangen materiaal in
het beginscherm van LMS ingevoerd door de analist. Er wordt gewerkt op PA-nummer
(PAthologienummer) niet op naam. Vervolgens worden stickers geprint voor op het
materiaal en het aanvraagformulier. De stickers zijn doorlopend genummerd met een
PA-nummer en voorzien van een barcode. De analist beplakt het materiaal en het
aanvraagformulier met de sticker. Op het aanvraagformulier komen twee stickers, dit in
verband met een harde en zachte laag van de aanvraag.
De zachte laag van het aanvraagformulier wordt inclusief sticker ingescand en in LMS bij
het bestand “aanvraag” gezet. Vervolgens wordt de harde laag van het aanvraagformulier
in een postvakje voor de administratie gedaan. Het zachte aanvraagformulier blijft bij
het materiaal en wordt door de analist in de biopten of algemene kar gedaan die op de
uitsnijkamer staat. In de algemene kar staan de algemene aanvragen. Bij een algemene
aanvraag is het materiaal groter dan bij biopten (kleine stukjes weefsel). De algemene
aanvragen worden behandeld door de dienstdoende snij assistent en zit geen urgentie
achter.
De administratie voert het harde aanvraagformulier in PALGA in aangevuld met patiëntgegevens
uit het ZIS-systeemdeel PATREG. Deze patiëntgegevens worden door de
administratie opgevraagd. In PALGA komen de uiteindelijke uitslagen en conclusies van
de patholoog te staan. De aanvraag in PALGA is altijd digitaal beschikbaar.
Handelingen vanuit de uitsnijkamer
De analist pakt het materiaal en het aanvraagformulier uit de kar en gaat naar zijn of
haar werkplek. De analist beoordeelt of het aangeleverde materiaal al dan niet met
spoed is (vriescoupe of spoedparaffine), op welke manier en door wie het verwerkt
gaat worden. De barcode van het materiaal wordt door de analist gescand met een
handscanner die op de werkplek is aangesloten en rechtstreeks in verbinding staat met
het LMS. Door deze handeling haalt het LMS het juiste bestand inclusief patiëntgegevens
naar voren waarin gewerkt zal worden.
Vervolgens worden voor de verschillende handelingen met het materiaal codes gescand
die staan voor de betreffende uit te voeren handelingen. De codes van de te verrichten
handelingen staan in een tarifold per tafel. Deze handelingen staan in relatie met de
logboekfunctie van het LMS. Zo kan er gezien worden wat er voor welke patiënt precies
is gedaan, door wie en met welk materiaal. Handelingen voor materiaal kunnen bestaan
uit bijvoorbeeld het doen van kleuringen van materiaal en het invriezen van materiaal
et cetera.
Het systeem print naar aanleiding van het bovenstaande een aantal stickers uit op een
aantal cassettes. Het systeem plakt de betreffende stickers automatisch op de cassettes.
Het aantal stickers op het aantal cassettes komt overeen met het aantal handelingen die
een analist wil doen. Bijvoorbeeld vijf handelingen betekent op vijf cassettes een sticker.
De sticker die wordt uitgeprint komt overeen met de code op de sticker van het
35