Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Naast bovengenoemde verantwoordelijkheden in paragraaf drie kunnen die van de
administratie verder worden uitgebreid. De overige verantwoordelijkheden van de
administratie met betrekking tot laboratorium Bloedtransfusie zijn:
Het aanbieden van uitslagen aan een wetenschappelijk medewerker ten behoeve
van de autorisatie en verificatie. Het opnemen en uitwerken van uitslagbrieven
aan de hand van dicteren. Vervolgens het versturen van de uitslagbrieven en
administratief verwerken van deze resultaten.
Het administratief verwerken van uitslagen van uitbesteed onderzoek.
Het controleren en registreren van de aantallen geleverde bloedproducten door
de bloedbank Sanquin van het UMCG.
Het administratief verwerken van uitslagen met betrekking tot RIVM en het
databasebeheer van de uitslagen richting RIVM.
Het sleutelbeheer van de garderobe.
Het intern rondbrengen van post.
5.5 Foutieve facturen en tarieven
In deze paragraaf wordt het probleem besproken omtrent de foutieve facturatie.
Vervolgens wordt ingegaan op de verschillende tariefhoogtes.
Er speelt op dit moment een probleem met betrekking tot de facturatie aan externe
aanvragers. Dit probleem is gebleken uit een onderzoek van de afdeling Bloedtransfusie.
De constatering van dit onderzoek heeft betrekking op te hoog gefactureerde bedragen
vanuit TOREN. In tegenstelling tot veel andere afdelingen wordt hier wel gefactureerd
maar met onjuiste bedragen.
Er wordt op de afdeling Bloedtransfusie hoofdzakelijk gedeclareerd op bepalingscodes in
plaats van apparaatcodes. Deze keuze moet juist zijn ingesteld in LABZIS. Het probleem
is dat LABZIS soms beide codes doorstuurt naar TOREN. Vervolgens wordt de klant
dubbel gefactureerd door zowel de apparaat- als de bepalingscode. De externe aanvrager
moet een te hoog bedrag betalen. Hierdoor zijn in het verleden klanten weggegaan en
overgestapt naar een ander ziekenhuis.
Bij het vooronderzoek van het project is een factuur van de afdeling Bloedtransfusie
opgevraagd. Hieruit is voor een klant weinig tot niets af te leiden. Op een factuur staan
alleen declaratiecodes dus geen verrichtingen of omschrijvingen van het onderzoek.
Het is voor een externe aanvrager moeilijk te achterhalen hoe de factuurprijs tot stand is
gekomen. Ook hiervan is de manager Bloedtransfusie van mening dat de factuur
klantvriendelijker gemaakt kan worden. Door bijvoorbeeld duidelijke omschrijvingen en
tarieven te laten zien op een factuur.
Om het probleem van de te hoge facturatie aan te pakken is er een projectgroep
opgestart die ervoor moet zorgdragen dat er geen onjuiste tarieven worden gedeclareerd.
Het project moet eind januari 2010 zijn afgesloten. Er wordt gecontroleerd
of systeeminstelling van LABZIS en TOREN juist staan ingesteld. De tarieven worden
gecontroleerd en eventueel gewijzigd. De hoogte van het tarieven wordt aan de hand van
het NZa-tarief of het WDS-tarief bepaald. Het WDS-tarief is gebaseerd op het NZa-tarief.
Indien het NZa-tarief te hoog of te laag is dan wordt het WDS-tarief gehanteerd voor de
externe aanvrager. Na afloop van het project moet het juiste bedrag worden
gefactureerd.
30