Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Na deze controle pakt de analist een nieuw werkformulier waar vervolgens het gehele
proces, de uitslagen, verrichtingen et cetera op zal worden bijgehouden.
Vervolgens voorziet de analist de volgende documenten van een identieke sticker met
daarop een monsternummer:
het aanvraagformulier;
de bloedbuisjes;
het werkformulier.
De stickers die de analist van een grote rol afhaalt zijn doorlopend genummerd.
De administratie haalt de aanvraagformulieren in het laboratorium op. Vervolgens voert
de administratie in het brondocumentatiesysteem LABZIS de gegevens van het aanvraagformulier
in met het daarbij horende monsternummer. Als de patiënt onbekend
is in het UMCG dan zal de administratie de patiënt inschrijven in het patiëntenregistratiesysteem
PATREG. In dit systeem wordt een nieuw patiëntnummer aan de patiënt
toegekend.
De administratie houdt zelf een kaartenbak bij met bijzonderheden van elke patiënt.
Deze kaartenbak is al sinds 1965 in gebruik. In deze kaartenbak staan veel oude
patiënten, die nog niet in het systeem staan. De kaartenbak wordt geraadpleegd als er
bijzonderheden zijn met betrekking tot de patiënt in het verleden en wordt veelal geraadpleegd
als de stroom uitvalt. Alle nieuwe patiënten met bijzonderheden worden in de
kaartenbak opgenomen en krijgen een bloedgroepserologische status. Iedere externe
aanvraag wordt in de kaartenbak gecontroleerd op juistheid. Als een oude patiënt zich
meldt die wel in de kaartenbak staat maar nog niet het in het systeem, worden de
gegevens in het systeem geregistreerd door de administratie.
Als de analist het onderzoek heeft uitgevoerd controleert hij of zij het werkformulier op
juistheid en volledigheid van de gegevens. Daarna worden de resultaten door de analist
in LABZIS geregistreerd. Vervolgens wordt er een uitdraai van het rapport gemaakt
vanuit het systeem. Tevens wordt zijn of haar paraaf op het werkformulier genoteerd
voor het doen van deze zelfcontrole.
Een collega analist controleert vervolgens het werkformulier op volledigheid van onderzoek
en notatie. Daarna controleert de analist tevens de invoer in LABZIS en zet een
paraaf op het werkformulier waarop de uitslag staat. Dit is een eerste lijnsautorisatie.
Hierna vindt een tweedelijns autorisatie plaats. De autorisatie vindt meestal in de
ochtend plaats en wordt uitgevoerd door het hoofd van het laboratorium Bloedtransfusie
of diens vervanger. De autorisatie is een fysieke handeling in LABZIS. Hierdoor krijgt de
uitslag een andere status en kan worden verwerkt.
Hoofd laboratorium of diens vervanger controleren op het volgende:
bijzonderheden van de patiënt;
zijn alle noodzakelijke bepalingen verricht;
is alles correct ingevuld op het werkformulier;
is alles correct ingevoerd in LABZIS.
Bij deze autorisatie wordt gebruik gemaakt van het aanvraagformulier, werkformulier
en een eventuele status uitdraai uit LABZIS. Alle bijzonderheden worden in een status
bijgehouden en gearchiveerd. Het statusnummer wordt op het kaartje in de kaartenbak
vermeld en in LABZIS.
Tegelijkertijd wordt er een brief gedicteerd door het hoofd laboratorium Bloedtransfusie
of diens vervanger. De administratie werkt deze uit. In de middag wordt het dictaat
gecontroleerd en getekend door het hoofd van het laboratorium Bloedtransfusie of diens
26