Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Een medewerker van Bacteriologie voert vervolgens een resistentieonderzoek uit.
De uitslagen worden genoteerd op de voorkant van het werkformulier. De werkformulieren
worden door de analist opgeborgen in de map van de desbetreffende tafel.
De geautoriseerde arts-microbioloog controleert vakinhoudelijk de werkformulieren
per tafel. De arts-microbioloog is eindverantwoordelijke voor de uitslag zoals deze
naar de aanvrager wordt verzonden. Hij controleert of alle vastgelegde stappen wel
zijn uitgevoerd die vastgelegd zijn in een Standard Operation Procedure genaamd SOP
en/of een uitslag relevant is. De goedgekeurde formulieren worden door de arts in het
postvakje van de administratie gedaan.
Na de autorisatie door de desbetreffende arts-microbioloog wordt de verrichtingscode
en bacteriecode met de uitslagen van het resistentieonderzoek ingevoerd in BACZIS door
de administratie. Voor die tijd heeft de administratie de op de afdeling liggende goedgekeurde
werkformulieren uit het betreffende postvakje verzameld.
Over de door de arts-microbioloog afgekeurde werkformulieren vindt overleg plaats
tussen de arts en analist. Eventueel wordt het werkformulier gecorrigeerd en administratief
verwerkt of het gaat terug voor een volgende kweekronde.
Er wordt een administratieve controle over de uitslag uitgevoerd door een bevoegd
geautoriseerd persoon, namelijk een analist met coördinerende taken. Diegene controleert
in BACZIS of de werkformulieren overeenkomen met de invoer. Hierbij worden
de verrichtingscode, de bacteriecode en de daarbij horende uitslag van het resistentieonderzoek
beoordeeld. Als dit goedgekeurd is, zet diegene een paraaf op het werkformulier.
De administratie keurt geen werkformulieren af maar corrigeert alleen fouten
als deze zijn geconstateerd. Als een uitslag onvolledig is gaat het terug naar de analist.
Bij een goedgekeurde administratieve controle worden de werkformulieren gearchiveerd.
Vanaf tien uur „s avonds wordt de informatie zoals patiëntgegevens, aanvragende
afdeling en verrichtingscode van BACZIS doorgeschoten naar het patiëntenregistratiebestand
TOREN. De invoer van de uitslag op de werkformulieren en de controle hiervan
gebeurt in één dag en wordt in de wacht gezet voordat het „s avonds naar TOREN
verstuurd wordt. De volgende gegevens moeten correct in het systeem staan voordat
een factuur kan worden gevormd:
patiëntgegevens inclusief patiëntnummer;
verrichtingscode;
aanvrager met de daarbij horende Thesaurus 5 code;
datum van verrichting.
3.2 Bevoegdheden, interne controle en tariefwijzigingen
In deze paragraaf gaan we in op de bevoegdheden van medewerkers in BACZIS. Daarna
gaan we in op de interne controle en we sluiten de paragraaf af met tariefwijzigingen.
Medewerkers die met BACZIS werken hebben verschillende bevoegdheden deze zijn
vastgelegd in BACZIS. Zo is er bijvoorbeeld alleen de bevoegdheid voor raadplegen,
muteren en onderhoud. Deze bevoegdheden zijn gekoppeld aan de inlognaam die wordt
gebruikt voor het inloggen in BACZIS met een daarbij horend wachtwoord. Er zijn geen
autorisatietabellen van deze bevoegdheden. In BACZIS zijn de bevoegdheden per
persoon wel inzichtelijk. Hiervoor is bevoegdhedenbeheer verantwoordelijk.
De bevoegdheden met betrekking tot wijzigingenbeheer zijn nog in bewerking. Op dit
moment wordt er een SOP tot stand gebracht waarin de bevoegdheden met betrekking
tot wijzigingsbeheer zijn vastgelegd. Het wijzigingsbeheer in het algemeen valt onder
de verantwoordelijkheid van Functioneel beheer Medische Microbiologie.
18