Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Vervolgens wordt de code van de sticker handmatig in BACZIS gevoerd door de administratie
net zo als de verdere gegevens van het werkformulier. Een voorbeeld van dit
werkformulier staat in bijlage 7. Op het werkformulier staan de volgende gegevens:
aanvragende arts;
patiëntgegevens;
materiaal afgenomen bij patiënt;
gevraagd onderzoek voor patiënt.
Als de aanvraag binnenkomt wordt bij het invoerveld van de aanvragende afdeling een
bepaalde code ingevoerd door de administratie, deze code wordt Thesaurus 5 code
genoemd. Door deze code kan TOREN de instellingen en gegevens produceren die van
toepassing zijn op bijvoorbeeld de externe aanvragen. De verrichtingen die zijn uitgevoerd
kunnen in rekening worden gebracht bij de betreffende aanvrager en kan dus
betrekking hebben op de overige zorginkomsten. Met de administratie zoals hierboven
meerdere malen genoemd, bedoelen wij de medewerkers naast de ontvangstplek van
de buizenpost. Zij voeren bijna alle administratieve werkzaamheden uit voor de afdeling
Bacteriologie.
Na de invoering in BACZIS gaat het materiaal naar de analist inclusief het werkformulier.
De analist beoordeelt welk onderzoek er precies moet worden gedaan (bepaalt de
strategie) en welk media moeten worden geïncubeerd zoals dit in het vakjargon genoemd
wordt. Dit vermeldt de analist op de voorkant van het werkformulier.
De analist voorziet het materiaal en het werkformulier van een tweede label. Op het label
staat het monsternummer, welk onderzoek en welke kweekmethoden er verricht moeten
worden. De analist print voldoende labels vanwege het feit dat de media en testen
gecodeerd moet worden. De materialen en media zijn met dezelfde monsternummer
gecodeerd.
De analist brengt het materiaal naar een tafel exclusief het werkformulier. Het werkformulier
wordt in een postvakje opgeslagen. De tafels zijn onderverdeeld met de
nummers één tot en met zes die staan voor verschillende expertises binnen het
ziekenhuis.
De desbetreffende tafel maakt zelf een werkverdeling. Het materiaal wordt door een
labmedewerker op schaaltjes gedaan en wordt weer gecodeerd met behulp van de
uitgereikte stickers zoals hierboven beschreven is. Vervolgens gaan de gecodeerde
schaaltjes naar de stoof waar het onder een temperatuur van 35 graden blijft staan
om te groeien.
Als het schaaltje in de stoof staat worden de werkformulieren door een medewerker
Bacteriologie in een centrale map opgeborgen, die per tafel staan opgeslagen. Tijdens
de incubatietijd maakt de labmedewerker aantekeningen op het werkformulier van het
proces. Op deze manier is altijd zichtbaar hoelang het schaaltje geïncubeerd heeft.
Als de incubatietijd is verstreken wordt het werkformulier uit de centrale map gehaald
door een medewerker Bacteriologie en daarbij wordt de desbetreffende media aan de
hand van de code uit de stoof gehaald. De media wordt naar de tafel gebracht voor
verder onderzoek. Bij het onderzoek wordt beoordeeld wat voor bacterie zich
vermenigvuldigd heeft in het schaaltje.
Nadat door een medewerker Bacteriologie is vastgesteld welke bacterie gevonden
is wordt er op het werkformulier onder het kopje geïsoleerde micro-organismen de
verrichtingscode (bijvoorbeeld KAL --> Kweek ALgemeen) en de uitslagcode
(bijvoorbeeld ESCO --> bacterienaam) genoteerd.
17