Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

3 Beschrijving Medische Microbiologie
De afdeling Medische Microbiologie bestaat uit de secties Bacteriologie, Virologie,
Infectiepreventie en twee researchlaboratoriums. Op de afdeling Bacteriologie, waar de
procesbeschrijving over gaat, wordt voornamelijk bacteriologische diagnostiek verricht
met behulp van kweekmethoden. Daarnaast vervult de afdeling Medische Microbiologie
taken op het gebied van onderwijs en infectiepreventie. Deze activiteiten zijn ondergebracht
binnen Sector E “Ondersteunende Specialismen”.
Het wetenschappelijk onderzoek van de afdeling Medische Microbiologie is gericht op
de betekenis van micro-organismen voor de gezondheid en bij ziekte 1 . De afdeling heeft
voorts een belangrijke diagnostische en consultatieve patiëntenzorgtaak. Het beleid is
erop gericht deze taken zoveel mogelijk in een multidisciplinaire vorm, samen met
andere klinische en op research gerichte afdelingen, in te vullen.
Om alle taken op het terrein van zorg, onderwijs en onderzoek naar behoren te kunnen
vervullen beschikt de afdeling over een uitgebreide infrastructuur voor laboratoriums
en stafruimten. Hierin zijn ruim 150 medewerkers werkzaam.
De afdeling Bacteriologie maakt gebruik van een laboratoriuminformatiesysteem
genaamd BACZIS. De belangrijkste toepassingsmogelijkheden van deze software zijn het
registreren van aanvragen, uitslagen en productie.
In paragraaf één “Procesbeschrijving Bacteriologie” is de beschreven werkwijze gebaseerd
op de bacteriologische diagnostiek met betrekking tot kweekmethoden. Deze is
ook representatief voor de andere diagnostiek die plaatsvindt bij Bacteriologie. Vervolgens
gaan we in op de bevoegdheden, interne controle en tariefwijzigingen. We sluiten
het hoofdstuk af met een uiteenzetting van de verantwoordelijkheden op het gebied van
de AO/IB.
3.1 Procesbeschrijving Bacteriologie
Het proces van de afdeling Bacteriologie wordt hieronder uiteengezet. We gaan in op de
exacte handelingen van medewerkers en volgen hierbij de informatiestroom. Het proces
zal eindigen bij het gereed komen van de uitslag voor de patiënt. De procesbeschrijving
gaat over de afdeling Bacteriologie omdat op deze afdeling nog steeds gebruik wordt
gemaakt van handgeschreven werkformulieren. BACZIS is op dit moment nog niet
vernieuwd met nieuwe ICT-toepassingsmogelijkheden.
De impuls is de buis met het te onderzoeken materiaal en het werkformulier dat ontvangen
wordt via het buizenstel. In sommige gevallen wordt het materiaal gebracht
door een bode als het niet via de buizenpost verzonden kan worden. In sommige
gevallen zit bij het ontvangend materiaal een aanvraagformulier in plaats van een
werkformulier. Deze aanvragen komen van externen die geen werkformulieren van
het UMCG hebben.
Is er sprake van een aanvraagformulier dan zet de administratie het aanvraagformulier
om in een werkformulier. De administratiemedewerker neemt hierbij letterlijk de
gegevens over.
De ontvangstmedewerker codeert het aangekomen materiaal door middel van een
sticker. Op de sticker staat het monsternummer en een bijbehorende barcode. De
stickers die de ontvangstmedewerker handmatig van een grote rol afhaalt zijn
doorlopend genummerd.
16