Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

Een harde of een zachte fout bestaat uit één patiënt maar kan meerdere verrichtingen
bevatten die mogelijk fout kunnen zijn.
Op bovenstaande lijsten vindt correctie plaats door Patiëntengegevensverwerking zodat
ze alsnog kunnen worden geaccepteerd door TOREN 5 .
In bijlage 2, 3 en 4 staat aangegeven welke redenen er kunnen zijn voor tobbers, harde
en zachte fouten. In figuur 3.1 staat het algoritme van de afgekeurde verrichtingen.
Afgekeurde
verrichting
Tobberlijst
Zachte
foutenlijst
Harde
foutenlijst
Figuur 3.1 Algoritme van de afgekeurde verrichtingen
Als nog
geaccepteerd
Naar zachte
foutenlijst
Naar harde
foutenlijst
3.4 Corrigeren van fouten
Voormalige PatiëntGegevensVerwerking oftewel PGV en patiëntenregistratie medewerkers
werken nu in verschillende sectoren binnen het UMCG wegens de reorgani-
satie. Zij hebben inzage in de lijsten TOREN 10, 11 en 12. Zij zullen de fouten uit-
zoeken en indien mogelijk corrigeren.
De harde en zachte foutenlijst wordt gecorrigeerd door een medewerker van patiëntenregistratie.
Harde fouten komen gemiddeld twee keer per jaar voor. Per keer komt er één
harde fout voor die gecorrigeerd moet worden. De “fout of ontbrekende gegevens” lijst
wordt per e-mail vanuit het ZIS dagelijks aangeleverd aan de medewerker patiëntenregistratie.
Deze lijst bevat alle fouten die gemaakt zijn door de afdelingen.
De gegevens worden handmatig gecorrigeerd in TOREN. Dit wordt mede mogelijk
gemaakt door de afdeling Functioneel systeembeheer. Zij zetten bepaalde registratiecodes
of actief of non-actief als er is geconstateerd dat dit verstoringen oplevert in de
verwerking van gegevens.
Bij een correctie wordt eerst een tegenboeking ingevoerd, hierbij worden alle gegevens
verwijderd van de “foutieve invoer”. De verwijderde gegevens blijven altijd inzichtelijk na
de tegenboeking. Vervolgens worden de nieuwe correcte gegevens in TOREN ingevoerd.
Stel dat er een correctie moet plaats vinden die een jaar geleden heeft plaats gevonden
vind overleg plaats met hogere hand. Correcties die worden gedaan in het verre verleden
zouden gevolgen kunnen hebben op de werking van het systeem op dit moment.
De dag na de correcties worden steekproefsgewijs, zowel bij harde als zachte fouten,
gecontroleerd of alle gegevens juist zijn gecorrigeerd. Fouten die onjuist of onvolledig
gecorrigeerd zijn komen automatisch weer op een foutenlijst terecht. Periodiek hebben
de medewerkers van Patiëntengegevensverwerking overleg met elkaar over de manier
waarop correcties gedaan worden en hoe dit eventueel verbeterd zou kunnen worden.
146