Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

2 Input en acceptatie
TOREN krijgt elke dag veel gegevens aangereikt. Al deze gegevens zijn afkomstig van
verschillende bronregistratiesystemen over heel het UMCG. In dit hoofdstuk zullen we
ingaan op het handmatig invoeren van gegevens in TOREN, de aanlevering van informatie
van het bronsysteem aan TOREN en de acceptatie daarvan.
2.1 Handmatig invoeren van gegevens in TOREN
Op sommige afdelingen worden handmatig gegevens ingevoerd in TOREN. Dit met hoge
uitzondering. Handmatig invoeren van gegevens in TOREN gebeurt alleen als de gegevens
niet op de normale manier, via het brondocumentatiesysteem, kunnen worden
aangeleverd.
Bij handmatige invoering van gegevens is het belangrijk dat dit juist en volledig gebeurt.
Eventuele fouten kunnen grote gevolgen met zich meebrengen. Meestal gebeurt handmatige
invoer van gegevens door de betreffende managers. Dit omdat het maar om een
gering aantal gegevens gaat.
De meeste gegevens worden door medewerkers van de afdeling met de hand en op
sommige afdelingen geheel of gedeeltelijk automatisch ingevoerd in het betreffende
brondocumentatiesysteem. Zodra de gegevens door de medewerkers zijn ingevoerd is
kan het input proces door TOREN beginnen.
2.2 Aanleveralgoritme
Voordat we met de input beginnen zullen we kort iets zeggen over de manier waarop
bepaalde gegevens door systemen worden aangeleverd en verwerkt. Elk systeemdeel
heeft z‟n eigen aanleveralgoritme. Algoritmen in de formele systemen zijn essentieel voor
bijvoorbeeld de manier waarop computers informatie verwerken. Een computerprogramma
is een formeel algoritme dat de computer vertelt welke specifieke stappen in
een specifieke volgorde uitgevoerd moeten worden om een bepaald eindresultaat te
bereiken 4 . Dit kan voor TOREN als volgt uiteengezet worden:
1. De input heeft betrekking op de aangeleverde informatie vanuit de brondocumentatie.
2. De verwerking van deze gegevens volgen de stappen van het algoritme.
3. Met de output wordt een correct te versturen factuur, doorberekening of
verrekening bedoeld.
Het is dus belangrijk dat de algoritmes goed worden onthouden en blijven werken. Het
algoritme functioneert voor het systeem zoals “de hersenen voor de mens”.
2.3 Avondverwerking door TOREN
Ieder aanleverend systeemdeel heeft een planning voor het doorschieten van informatie
naar TOREN. Soms wordt informatie aan het eind van iedere werkdag aangeleverd, soms
één keer per week of zelfs één keer per maand. Ook kan voor sommige systeemdelen
informatie handmatig worden aangeleverd aan TOREN zoals hierboven beschreven. We
zullen nu ingaan op het input proces, de dagelijkse aanlevering van informatie door het
brondocumentatiesysteem aan TOREN.
Aan het eind van iedere werkdag voert het ZIS de zogenaamde avondverwerking uit.
De avondverwerking begint om tien uur ‟s avonds en duurt ongeveer tot middernacht.
Bij dit proces worden de volgende onderwerpen onderscheiden:
De door de aanleverende systeemdelen aangeboden gegevens worden door
TOREN gelezen.
Bepaalde aangeleverde gegevens worden door TOREN geweigerd, dit zijn de
zogenaamde tobbers, de harde of de zachte fouten.
143