Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

5.3. Changemanagement
Er is gekeken naar het changemanagement dat geldt voor alle systemen. De bevindingen
zijn derhalve algemeen en hebben niet alleen betrekking op TOREN.
NORM (a): De wijzigingsprocedure is formeel vastgelegd.
BEVINDINGEN: In het kwaliteitshandboek van de afdeling ICT is vastgelegd welke
processtappen moeten worden doorlopen om de volgende doelstelling te
realiseren:
“bereiken dat er overzicht is van de te verwachten wijzigingen en dat deze
op een geplande manier worden uitgevoerd”.
Er is een gedetailleerde werkinstructie aanwezig met de uit te voeren
werkzaamheden. Een belangrijk onderdeel hiervan is het gebruik van een
voorgeschreven standaardformulier “wijzigingsvoorstel”. In dit formulier
moet de aanvrager een inschatting geven van de gevolgen, de risico‟s en
de impact van de wijziging. De changemanager beoordeelt het formulier en
probeert de inschattingen op waarde te schatten. Bij twijfel wordt er
navraag gedaan voor een nadere onderbouwing.
In opzet is het changemanagement goed geregeld. Een punt van aandacht
hierbij is wel de verantwoordelijkheid ten aanzien van de inschatting van
de gevolgen, risico‟s en impact van het wijzigingsvoorstel. Dit wordt
“slechts” gedaan door de aanvrager die hierbij een eigen belang heeft.
Immers de aanvrager voert de wijziging ook door.
NORM (b): Nieuwe versies worden uitgebreid getest voordat deze in productie worden
genomen.
BEVINDINGEN: In de processtap “beoordeling wijziging” is opgenomen dat er moet worden
getest. Ten aanzien van TOREN heeft Functioneel beheer de beschikking
over een standaard testplan. Bij het testen wordt van ieder relevant
schermpje een printscreen gemaakt. De Technisch beheerder houdt een
dagboekje bij en archiveert de onderliggende uitdraaien/documentatie.
Daarnaast worden de wijzigingen vastgelegd in het handboek TOREN.
NORM (c): Wijzigingen worden alleen doorgevoerd na goedkeuring van Functioneel- en
gegevensbeheer.
BEVINDINGEN: Nadat Functioneel- en gegevensbeheer haar akkoord heeft gegeven, geeft
de changemanager zijn fiat aan Technisch beheer om de wijziging in
TOREN door te voeren.
NORM (d): Alle relevante gegevens en documenten worden gedocumenteerd.
BEVINDINGEN: Één van de uitgangspunten van de procedure is dat alle relevante stukken
worden gearchiveerd in het wijzigingsdossier. In de praktijk gebeurt dit niet
altijd en is de documentatie vaak gefragmenteerd gearchiveerd bij de
verschillende betrokkenen. Daarnaast ontvangt de changemanager
regelmatig een wijzigingsvoorstel op het moment dat de voorbereidende
werkzaamheden reeds zijn uitgevoerd. Het achteraf opvragen van de
relevante stukken heeft dan geen zin meer.
125