Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

5.1.4.3. DBC
De tobbers ontstaan veelal omdat de aanvragende afdelingen te vaak geen
afdelingscode doorgeven waardoor een dummycode wordt gebruikt. In
2008 was het aantal dummycodes te hoog.
NORM (a): De opzet van de AO/IC is vastgelegd.
BEVINDINGEN: Er is geen procedurebeschrijving aanwezig.
NORM (b): De betrouwbaarheid van de verwerking is gewaarborgd.
BEVINDINGEN: Dit is niet vastgelegd in een procedurebeschrijving. Er is aangegeven dat
de DBC-validatiemodule geen verwerkingsverslag(en) kent waarmee het
aantal aangeleverde gevalideerde DBC‟s kan worden vergeleken met het
aantal verwerkte DBC‟s in TOREN (conform lijstnummer 1061 “Telling door
TOREN verwerkte gegevens”). De volledigheid van de verwerking is
derhalve niet gewaarborgd. Ten aanzien van de afwikkeling van de fouten
en tobbers is niet duidelijk hoe dit in de organisatie is belegd. Wel worden
de betreffende lijsten zo nu en dan bekeken door de stafmedewerker van
de afdeling Functioneel- en gegevensbeheer.
5.1.5 Gegevensuitvoer (facturatie)
Van alle definitief goedgekeurde posten in Thesaurus 504 wordt gecontroleerd of ze
declarabel zijn
en tegen welk tarief. De declarabele verrichtingen worden vervolgens weggezet in het
facturatiebestand Thesaurus 97.
NORM (a): De opzet van de AO/IC is vastgelegd.
BEVINDINGEN: Dit is vastgelegd in de documenten “Werkbeschrijving planning Facturatie”,
“Werkbeschrijving Facturatieproces” en “Werkbeschrijving declareren via
VECOZO”. Hierin zijn de uit te voeren stappen beschreven en welke interne
controles er uitgevoerd moeten worden.
NORM (b): De betrouwbaarheid van de te factureren posten is gewaarborgd.
BEVINDINGEN: Er is geen controle aangetroffen waarmee wordt gecontroleerd of de
gefactureerde posten volgens lijst TOREN-9 “Produktierapport
avondverwerking” aansluit met de te facturen posten volgens het
facturatiebestand Thesaurus 97.
NORM (c): De geboekte gegevens in het grootboek (omzet en opboeking debiteuren)
sluit zichtbaar aan met de gefactureerde omzet.
BEVINDINGEN: De afdeling Facturatie controleert of de gefactureerde omzet conform
TOREN-lijst 9 overeenkomt met het te journaliseren bedrag conform lijst
37 “Journaalposten van de TOREN-facturering”. Voor de facturering van
dinsdag 21-10-2008 is vastgesteld dat deze aansluiting aanwezig is.
NORM (d): De lijsten worden na beoordeling geparafeerd /gestempeld en
gearchiveerd.
BEVINDINGEN: De lijsten worden afgevinkt en bewaard.
123