Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

5.1.4. Verwerkingsproces
De handmatige en automatische aangeleverde verrichtingen worden, voordat ze definitief
in het dagproductiebestand Thesaurus 504 van TOREN worden verwerkt, automatisch
gecontroleerd. Foutieve posten worden door TOREN afgewezen. Ze worden afgedrukt op
één van de volgende lijsten:
o Lijst 11, harde fouten die ontstaan door technische gebreken (verrichting
onbekend, fout thesaurusnummer, etc.).
o Lijst 12, zachte fouten (foute afdeling, fout specialisme, te oude
verrichtingsdatum, etc.)
De goedgekeurde posten worden vervolgens nog voordat ze definitief worden
weggeschreven in Thesaurus 504 onderworpen aan een consistentiecontrole; de
verrichting moet in overeenstemming zijn met de bezoek-en opnamegegevens van de
patiënt. Als dat niet het geval is gaat de verrichting “tobberen” en wordt het weggezet in
het zogenaamde TOBBER-bestand. Deze posten worden afgedrukt op lijst 10. Afhankelijk
van de reden wordt een niet aangepaste tobber (er worden ook tobbers weggegooid) na
een X aantal keren doorgedrukt en daarmee goedgekeurd en weggezet in Thesaurus
504. Deze posten worden afgedrukt op lijst 17.
Het verwerkingsproces wordt per aanleverende systeemdeel in aantallen afgedrukt op
lijstnummer 1061 genaamd “Telling door TOREN verwerkte gegevens” (lijst 1061 is
ontwikkeld in plaats van lijst TOREN-7 “Tot.overz. aangeleverde dagpr.”). Op deze lijst,
waarop de tellingen van het aantal records, aantal verrichtingen, harde fouten, zachte
fouten en aantal tobbers staan vermeld, zijn slechts een klein aantal afdelingen
geabonneerd.
5.1.4.1. Thoraxcentrum
NORM (a): De opzet van de AO/IC is vastgelegd.
BEVINDINGEN: Er is geen procedurebeschrijving aanwezig.
NORM (b): De betrouwbaarheid van de verwerking is gewaarborgd.
BEVINDINGEN: Dit is niet vastgelegd in een procedurebeschrijving. Er is mondeling
aangegeven dat de volledigheid van de verwerking in TOREN niet wordt
gemonitord. De daarvoor ontwikkelde lijst 1061”Telling door TOREN
verwerkte gegevens” wordt niet gebruikt.
Ten aanzien van de afwikkeling van de tobbers en fouten is aangegeven
dat dit wordt gedaan door de zorgadministratie van het Thoraxcentrum.
5.1.4.2. ISMED/Virol.
Buiten de scope van dit onderzoek om is gebleken dat de
afwikkeling van de fouten en tobbers van andere afdelingen van
sector a op dit moment niet gebeurd. De 1 e medewerker A&i sector
a heeft afspraken gemaakt met de verantwoordelijke medewerkers
om dit weer op te pakken (zie onderdeel 4.1.4.).
NORM (a): De opzet van de AO/IC is vastgelegd.
BEVINDINGEN: Er is geen procedurebeschrijving aanwezig.
NORM (b): De betrouwbaarheid van de verwerking is gewaarborgd.
BEVINDINGEN: Dit is niet vastgelegd in een procedurebeschrijving. Uit het interview is
gebleken dat er ten aanzien van de controle op de volledigheid en de
afwikkeling van de fouten en tobbers geen maatregelen zijn getroffen. Ook
binnen dit proces wordt lijstnummer 1061 “Telling door TOREN verwerkte
gegevens” niet gebruikt.
122