Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

5.1.2. Bestandsbeheer (tarieven en grootboekreferenties)
NORM: De opzet van de AO/IC is vastgelegd.
BEVINDINGEN: NZa-tarieven:
Voor het ophalen en importeren van de NZa-tarieven en de controle hierop
is een werkinstructie aanwezig genaamd “Tarieven importeren”.
Verder wordt er een controle uitgevoerd op de juistheid van de tarieven
door het koppelen van tabellen van DBC-onderhoud, CBV en UMCG. Deze
controle is niet vastgelegd in een beschrijving/werkinstructie. Er is
aangegeven dat uit deze controle zelden verschillen naar voren komen.
UMCG-tarieven
Het beheer van de UMCG-tarieven (B-DBC‟s, WDS, Research, 1 e lijn en
overige producten) is niet vastgelegd in een werkinstructie/beschrijving. Er
is aangegeven dat er informele afspraken zijn gemaakt met de
verantwoordelijke afdelingen over de aanlevering van de tarieven. Deze
afdelingen krijgen geen terugkoppeling dat de tariefwijzigingen zijn
doorgevoerd. Daarbij is er niet formeel geregeld dat de afdelingen de
juistheid van de tarieven vooraf moeten controleren voordat ze in productie
gaan. Dit geldt ook voor de NZa-tarieven.
Grootboekreferenties
Het beheer hiervan is niet vastgelegd in een werkinstructie/beschrijving.
Ook hier is met de betrokken afdeling (Financiële Gegevensverwerking)
een informele werkafspraak gemaakt over de aanlevering van wijzigingen.
5.1.3. Gegevensinvoer
Voor een drietal aanleverende systeemdelen is, op basis van interviews en beoordeling
van documentatie, vastgesteld welke maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid
van de aanlevering te waarborgen. Waarom specifiek de hieronder vermelde
systeemdelen zijn beoordeeld is reeds aangegeven in de tabel bij onderdeel 3 op pagina
3.
5.1.3.1. 074 Thoraxcentrum
In het Functielaboratorium Thoraxcentrum worden echo‟s, loopbandtesten, fietstesten en
holters afgenomen. De vastlegging van deze verrichtingen gebeurt in het systeem
Grit/infocop (dit systeem is niet via een HL7-koppeling gekoppeld aan TOREN). Op
aanvraag van de coördinator zorgadministratie haalt de Technische systeembeheerder
van Thorax de gegevens op uit Grit/infocop. Na bewerking (toevoeging verrichtingcodes
en doorstrepen van externen, deze worden gefactureerd door het Holterlab) ontvangt de
coördinator de gegevens. Vervolgens worden de gegevens ingevoerd in het ZISsysteemdeel
074 Thoraxcentrum waarna ze worden verwerkt in TOREN (het is de
bedoeling dat dit op termijn wordt geautomatiseerd).
NORM (a): De opzet van de AO/IC is vastgelegd.
BEVINDINGEN: Er is geen procedurebeschrijving aanwezig.
NORM (b): Er is een planning aanwezig wanneer de gegevens moeten zijn ingevoerd.
BEVINDINGEN: Er is geen planning aanwezig. De gegevens uit Grit/infocop worden niet
gestructureerd aangeleverd. De aanlevering gebeurt op aanvraag van de
coördinator zorgadministratie waarna de gegevens worden ingevoerd in het
systeemdeel 074.
In 2008 is er een grote achterstand ontstaan die men nu aan het inlopen is
(ten tijde van de audit bedroeg de achterstand zes maanden). Opvallend
hierbij is dat een deel van de verrichtingen door het Functielab zelf in
TOREN wordt geregistreerd. Dit betreft de verrichtingen ten behoeve van
derden en projecten.
120