Administratie Organisatie en Interne Beheersing ... - Scripties UMCG

5. Bevindingen
5.1. Opzet AO/IC rondom TOREN
5.1.1. Verantwoordelijkheden
NORM: De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en bij iedereen bekend.
BEVINDINGEN: Er zijn geen documenten o.i.d. aanwezig waarin expliciet is vastgelegd wie
waarvoor verantwoordelijk is. Uit de gesprekken kwamen de volgende
verantwoordelijkheden naar voren:
o Technisch beheer: de Technisch beheerder is verantwoordelijk voor het
in de “lucht” houden van TOREN, de instellingen van TOREN en de
implementatie van door Isoft aangeleverde wijzigingen.
o Functioneel beheer: alle beheerstaken die nodig zijn voor het dagelijks
kunnen gebruiken van TOREN. Hiertoe behoort o.a. beschikbaar stellen
van de autorisatiestructuur (beheer van de gebruikersprofielen),
ondersteuning geven bij het gebruik van de informatiesystemen,
onderhouden van functionele specificaties en het uitvoeren van
acceptatietesten.
o Bestandsbeheer: beheer van het verrichtingenbestand Thesaurus-26
(inclusief tarieven), instellen thesaurus 5 codes in o.a. TOREN, beheer
van de grootboekreferenties etc..
o Afdelingen/sectoren: zijn verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid
van de invoer in de primaire bron.
o Facturatie: verantwoordelijk voor een betrouwbare facturatie (TORENuitvoer).
Op basis van het bovenvermelde lijkt het erop dat de verantwoordelijkheden eenduidig
zijn belegd. Echter er zijn geen duidelijk afspraken gemaakt wie verantwoordelijk is voor
het overdrachtmoment tussen de invoer en verwerking. Dit moment is in onderstaand
schema met een blokpijl aangegeven.
Invoer primaire
bron
TOREN-
Verwerking
TOREN –Uitvoer
In ons optiek is de afdeling verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de invoer t/m
de aanlevering van de gegevens in het dagproductiebestand Thesaurus 504 (TORENverwerking).
Dit betekent dat de afdeling moet vaststellen dat de ingevoerde
verrichtingen juist en volledig zijn verwerkt in het dagproductiebestand. Hiervoor heeft
de afdeling de beschikking over lijstnummer 1061 genaamd “Telling door TOREN
verwerkte gegevens”. Uit de bevindingen bij onderdeel 5.1.4. blijkt echter dat deze lijst
bijna niet wordt gebruikt.
Verder kwam tijdens een gesprek de volgende casus aan de orde:
Het doorvoeren van correcties binnen de sectoren na een bepaalde datum is
voorbehouden aan de ex-PGV-medewerkers. Eén sector wil dat hiervoor ook andere
medewerkers bevoegd worden gemaakt. Hieraan wordt geen goedkeuring gegeven door
de afdeling Functioneel- en gegevensbeheer, terwijl de afdelingen verantwoordelijk zijn
voor een betrouwbare invoer. Ook op dit punt is er onduidelijkheid wie welke
verantwoordelijkheid heeft.
119