'Communicatieplan project Gaan' van RIWIS (pdf) - In voor zorg!
'Communicatieplan project Gaan' van RIWIS (pdf) - In voor zorg!
'Communicatieplan project Gaan' van RIWIS (pdf) - In voor zorg!
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Communicatieplan <strong>project</strong> Gaan!<br />
Team Communicatie, Tom Schooltink<br />
11 januari 2012, versie 0.1<br />
<strong>In</strong>leiding<br />
Veranderen kan niet zonder communiceren. Daarom is er <strong>voor</strong> alle verandertrajecten een plan <strong>voor</strong><br />
de communicatie. Een goed plan bevat de volgende elementen:<br />
• beschrijving organisatie<br />
• communicatiedoel<br />
• doelgroepen met elk hun eigen doel<br />
• boodschap<br />
• strategie<br />
• uitgangspunten en risico’s<br />
• middelen<br />
• planning<br />
Dit plan <strong>van</strong> Riwis is hier<strong>van</strong> een goed <strong>voor</strong>beeld.<br />
Saskia ter Kuile, communicatiemanager <strong>In</strong> <strong>voor</strong> <strong>zorg</strong>!<br />
1) Over het <strong>project</strong><br />
1.1 Looptijd <strong>project</strong><br />
Van 01-01-2011 tot 31-12-2012<br />
1.2 Beoogd resultaat<br />
• Riwis inhoudelijk en bedrijfsmatig klaarstomen <strong>voor</strong> overgang <strong>van</strong> Ambulante begeleiding<br />
naar het aanbod collectieve arrangementen bij de diverse gemeentes;<br />
• een flexibele bedrijfsvoering, waarmee Riwis anticipeert op veranderingen in de<br />
samenleving;<br />
• uitgangspunt is dat deze verandering <strong>van</strong> werken zijn uitstraling en doorwerking gaat krijgen<br />
naar de totale organisatie;<br />
• creatief kunnen omgaan met de nieuwe uitdagingen die de WMO vraagt;<br />
• leren effectief te werken , stoppen <strong>van</strong> verspillingen <strong>van</strong> geld materiaal, en energie, leren in<br />
intern ketenverband te werk en kijken hoe je slimme verbindingen kan maken in je aanbod. *<br />
(*) Om deze manier <strong>van</strong> werken in te voeren wordt onder andere het LEAN-principe toegepast. Kernbegrippen hierin<br />
zijn: cliënt (klant)vraag staat centraal, alles wat je doet moet een toegevoegde Klantwaarde hebben, het werk moet<br />
gedaan worden door de professional en er moet de instelling zijn : ‘het kan altijd beter’.<br />
1.3 Projectorganisatie<br />
Projectleider <strong>van</strong> GAAN! is Adrie <strong>van</strong> Kampen. Hij wordt ondersteund door Kornelis Afman en Ellen<br />
Ver<strong>voor</strong>t-Nijsen. Zij zijn gedurende 1 jaar als coach aan het <strong>project</strong> verbonden en worden betaald<br />
door het Programmabureau <strong>In</strong> <strong>voor</strong> Zorg. Daarnaast is er een nadrukkelijk rol weggelegd <strong>voor</strong> de<br />
ambulante begeleiders in het primair proces. Bottom-up is het devies <strong>van</strong> <strong>In</strong> <strong>voor</strong> Zorg en dus ook<br />
<strong>van</strong> GAAN! Zie verder het <strong>project</strong>plan <strong>voor</strong> de exacte <strong>project</strong>organisatie.
1.4 Mijlpalen / fasering<br />
Fase wanneer <strong>In</strong>houd<br />
1 januari 2012 Analysefase per deel<strong>project</strong><br />
2 febr-mrt Conclusie en advies per deel<strong>project</strong><br />
3 mrt -juni Start vier pilot<strong>project</strong>en<br />
4 juni – juli Vaststellen <strong>project</strong>plannen<br />
5 sept – febr 2013 Implementatie<br />
6 jan – apr Resultaten monitoren<br />
2) <strong>In</strong>terne communicatie<br />
2.1 Doelgroepen intern (zij gaan doen)<br />
1) Projectdeelnemers<br />
2) Medewerkers ambulant<br />
3) Overige medewerkers primair proces<br />
4) Medewerkers staf<br />
5) Leden MT en teamleiders<br />
2.2 Doelen per doelgroep<br />
1) Projectdeelnemers<br />
Weten<br />
Weten wat het <strong>project</strong> inhoudt en wat er <strong>van</strong> hen gevraagd wordt, wat hun rol is. Weten wat Lean<br />
betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk.<br />
Motiveren<br />
Gaan meedenken en meedoen in het <strong>project</strong>. Komen met nieuwe oplossingen <strong>voor</strong> bestaande<br />
problemen. Worden ambassadeurs en gaan de rest <strong>van</strong> de organisatie enthousiasmeren.<br />
2) Medewerkers ambulant<br />
Weten<br />
Weten wat het <strong>project</strong> inhoudt en wat er <strong>van</strong> hun collega’s gevraagd wordt, wat hun rol is. Weten<br />
wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk.<br />
Motiveren<br />
Raken enthousiast over de aanpak binnen het <strong>project</strong> en gaan de werkwijze adopteren.<br />
3) Overige medewerkers primair proces<br />
Weten<br />
Weten wat het <strong>project</strong> inhoudt en hoe het past in de strategische ontwikkeling <strong>van</strong> Riwis.<br />
Motiveren<br />
Raken enthousiast over de aanpak binnen het <strong>project</strong> en gaan de werkwijze adopteren.
4) Medewerkers staf<br />
Weten<br />
Kennen de doelstellingen <strong>van</strong> het <strong>project</strong> en weten welke bijdrage <strong>van</strong> ze wordt verlangd.<br />
Motiveren<br />
Raken enthousiast over het anders kijken naar hun eigen werk, naar de bijdrage die zij kunnen<br />
leveren aan het primair proces. Weten wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in<br />
hun eigen werk.<br />
5) Leden MT en teamleiders<br />
Weten<br />
Kennen de principes <strong>van</strong> Lean en de doelstellingen <strong>van</strong> het <strong>project</strong>.<br />
Motiveren<br />
Zijn dragers <strong>van</strong> het gedachtegoed om dit vervolgens weer over te brengen op hun teams. Nemen de<br />
manier <strong>van</strong> werken over en passen deze toe op hun eigen werk.<br />
2.3 Kernboodschap<br />
We gaan het anders doen! Waarom? De WMO bestaat al een paar jaar en gaat <strong>van</strong>af 2012 ook<br />
gelden <strong>voor</strong> individuele begeleiding <strong>voor</strong> mensen met een psychische beperking. De<br />
verantwoordelijkheid <strong>voor</strong> het verdelen <strong>van</strong> <strong>zorg</strong>gelden gaat naar de gemeente.<br />
De gemeente:<br />
• gaat ont<strong>zorg</strong>en en burgers meer in hun eigen verantwoordelijkheid zetten, waarbij ze zo veel<br />
mogelijk zelf, eventueel met hulp <strong>van</strong> mantel<strong>zorg</strong>ers, hun problemen oplossen;<br />
• heeft de taak <strong>zorg</strong> en ondersteuning zo efficiënt mogelijk in te kopen, waarbij gestuurd wordt<br />
op het resultaat;<br />
• gaat collectieve <strong>voor</strong>zieningen en oplossingen boven individuele oplossingen stellen.<br />
Om die uitdagingen het hoofd te kunnen bieden zullen we een efficiëntere en flexibele organisatie<br />
moeten worden:<br />
• meer in de wijk<br />
• meer samen met andere organisaties<br />
• meer gericht op wat het resultaat <strong>voor</strong> de cliënt<br />
• met minder regels, meer ruimte <strong>voor</strong> jou als professional<br />
• terug naar de eenvoud<br />
• passend bij de WMO<br />
En jullie gaan bepalen hoe! Help ons mee. Laat zien wat beter kan en hoe. Geef mede<br />
vormgeving aan Riwis als een organisatie die klaar is <strong>voor</strong> de WMO!<br />
2.4 Uitgangspunten communicatie intern<br />
Onderstaande uitgangpunten hanteren we <strong>voor</strong> de <strong>project</strong>communicatie.
• Pull-effect creëren, waardoor andere medewerkers wil toch ook wel graag willen weten wat<br />
daar <strong>voor</strong> iets moois aan de hand is.<br />
• Dus: creatief in woord en beeld.<br />
• Deelnemers in de pilots communiceren – in lijn met de doelstellingen <strong>van</strong> het <strong>project</strong> - zoveel<br />
mogelijk zelf (Yammer), dus zonder filter en <strong>van</strong>uit hun eigen beleving. Zij laten weten welke<br />
successen en resultaten de <strong>project</strong>en opleveren en kunnen iets laten zien <strong>van</strong> de energie die<br />
in de <strong>project</strong>en zit.<br />
• Mijlpalen zoals genoemd onder 1.4 zijn leidend <strong>voor</strong> de fasering <strong>van</strong> de communicatie<br />
waar<strong>voor</strong> team communicatie het initiatief neemt en verantwoordelijk is. Als een fase wordt<br />
afgesloten en een nieuwe fase begint, is dat een geschikt moment om hierover te<br />
communiceren.<br />
2.5 Aandachtspunten en risico’s in interne communicatie<br />
Het is belangrijk het <strong>project</strong> te blijven plaatsen in de grotere context <strong>van</strong> de organisatieontwikkeling<br />
<strong>van</strong> Riwis. Dus is het ook <strong>van</strong> belang te blijven benadrukken <strong>van</strong>uit welke motieven deze verandering<br />
wordt ingezet en wat de beoogde benefits zijn.<br />
2.6 Middelenmatrix<br />
Onderstaande matrix laat zien welke communicatiemiddelen we inzetten om welke doelgroepen te<br />
bereiken.<br />
Deelnemers<br />
<strong>project</strong><br />
Medewerkers<br />
ambulant<br />
Overige mw-ers<br />
primair proces<br />
Medewerkers<br />
stafdiensten<br />
Leden MT en<br />
teamleiders<br />
Teamoverleg + +++ + + -<br />
Yammer +++ +++ + + +++<br />
Grip op Werk + + +++ +++ +<br />
MT-overleg - - - - +++<br />
<strong>In</strong>tranet + + +++ +++ +<br />
Nieuwsbrief RvB + + +++ +++ +<br />
Startbijeenkomst +++ + + + +++<br />
Meetings <strong>project</strong>teams +++ - - - -<br />
Workshops +++ +++ +++ +++ +++<br />
Zeepkistsessies RvB +++ +++ +++ +++ +++<br />
+++ = primaire doelgroep + = secundaire doelgroep - = geen doelgroep<br />
3) Externe communicatie<br />
Doelgroepen extern (zij gaan ervaren)<br />
1) Ketenpartners<br />
2) Gemeenten<br />
3) Cliënten<br />
4) Wijken en buurten<br />
• Voor de communicatie met externe partijen wordt <strong>voor</strong>alsnog geen communicatieplan<br />
gemaakt. Zij gaan straks <strong>voor</strong>al ervaren wat de nieuwe manier <strong>van</strong> werken <strong>van</strong> Riwis is.
• <strong>In</strong> het <strong>project</strong>plan marketing & communicatie wordt deze organisatieontwikkeling<br />
meegenomen als het gaat over het gewenste merkbeeld <strong>van</strong> Riwis.<br />
• Het ligt <strong>voor</strong> de hand dat binnen de vier pilot<strong>project</strong>en contacten gaan lopen met externe<br />
partijen. Deze communicatie valt onder de verantwoordelijkheid <strong>van</strong> de <strong>project</strong>leiders.