Training medewerkers sociale restaurants De ... - In voor zorg!

Notuleren kun je op de volgende manieren doen.
• Je schrijft letterlijk op wat er wordt gezegd.
• Je geeft een samenvatting van wat er wordt gezegd.
• Je noteert alleen de besluiten, de afspraken en de opdrachten.
In de praktijk schrijven de meeste notulisten alleen een samenvatting op.
Als je notulist bent, is het moeilijk om mee te praten tijdens de vergadering. Je hebt
alle concentratie nodig bij het opschrijven van wat gezegd wordt. Je bent dus het
grootste gedeelte van de vergadering bezig met schrijven.
Als je notuleert, schrijf je nooit zomaar op wat je toevallig hoort of zelf belangrijk
vindt. Notuleren is een vak apart. Een notulist moet aan een aantal eisen voldoen.
Hij of zij moet:
o het doel van de vergadering kennen;
o de onderwerpen die besproken worden, voorbereid hebben;
o weten wat belangrijk is om op te schrijven en wat niet;
o goed kunnen luisteren.
De notulist moet zich, net als de voorzitter, neutraal opstellen. Hij mag zijn eigen
mening niet in de notulen zetten. Hij mag alleen opschrijven wat er gezegd wordt.
Ook mag de notulist de meningen van anderen niet anders noteren dan zoals ze zijn
gezegd.
Het is belangrijk dat de notulist goed notuleert. De personen die niet bij de
vergadering aanwezig konden zijn, moeten wel weten wat er besproken werd. Dat
kan alleen met goede notulen. Notulen zijn ook belangrijk omdat je soms nog eens
wilt weten wat er drie maanden geleden precies is afgesproken.
Notuleer effectief. Een verslaglegging is al effectief met een overzicht van:
• de mededelingen
• de besluiten en
• een overzichtelijke actielijst.
•
Een verslag met veel ‘volgens’ en ‘hij zei...’ kost veel meer tijd.
12