Training medewerkers sociale restaurants De ... - In voor zorg!

Voor de vergadering maakt de voorzitter een agenda. Op de agenda staat:
• welke onderwerpen er zullen worden besproken;
• in welke volgorde dat gebeurt.
De agenda wordt van tevoren uitgedeeld aan de deelnemers. Zo weet iedereen waar
de vergadering over gaat en kan iedereen zich goed voorbereiden.
De notulist is degene die een verslag maakt van de vergadering. Voor deze persoon
zal het vaak lastig zijn om actief deel te nemen aan de vergadering.
De overige deelnemers kunnen allerlei mensen zijn. Ze zitten er echter altijd met een
bepaald doel:
• geïnformeerd worden;
• meedenken;
• plannen maken;
• afspraken maken.
Structuur
Elke vergadering moet je organiseren. Je kunt niet zomaar bij elkaar gaan zitten en
met praten beginnen. Dat werkt niet.
Als voorzitter hoef je de structuur van een vergadering niet helemaal zelf te
bedenken. Er bestaat al een algemene structuur voor vergaderingen. Die
basisstructuur is:
1. Opening van de vergadering
2. Mededelingen
3. Notulen van de vorige vergadering
4. Binnengekomen post
5. Onderwerpen van deze vergadering
a. Onderwerp 1
b. Onderwerp 2
c. Onderwerp 3
6. Rondvraag
7. Afsluiting.
Opening van de vergadering
De voorzitter opent de vergadering, Hij/zij heet iedereen welkom en geeft aan tot
hoe laat de vergadering gaat duren. De notulist schrijft aan het begin van de
vergadering op wie er wel en wie er niet aanwezig zijn.
10