SMO Breda e.o. en Novadic-Kentron geven zichtbaar ... - In voor zorg!

simulaties buiten de staande organisatie. Een ander belangrijk doel van deze simulaties was het creëren
van draagvlak voor de nieuwe werkwijze.
De simulaties werden uitgevoerd als een rollenspel. Dit hield in dat medewerkers en cliënten een beperkt
aantal fictieve cases naspeelden. Deze casus moest aan de hand van de beschreven werkprocessen worden
behandeld. Dit was een mooie test of één en ander in de praktijk werkbaar was. En door het simuleren in
verschillende samenstellingen kregen de medewerkers begrip en het besef dat het straks echt anders gaat
worden. En, dat het leuk is!
Resultaten van de simulaties waren:
1. aangepast werkproces (inclusief helderheid over de rollen van cliëntmanagers, VB-er, cliënt);
2. aangepast aanmeldings- en intakeformulier;
3. aangepast herstelplan;
4. aangepast dossier;
5. functionele eisen en wensen ten aanzien van de automatisering;
6. voorstel met betrekking tot bemensing en profiel cliëntmanager;
7. draagvlak en enthousiasme bij de deelnemers
Lijn 7. Implementatie als leertraject
Waar nodig zijn aanpassingen in de automatisering doorgevoerd en is men stapsgewijs aan de slag gegaan.
In de praktijk startte men met de werkwijze met de nieuwe cliënten om de introductie overzichtelijk te
houden. Doel van de implementatie was om beide organisaties conform de nieuwe werkwijze te leren
werken en aanpassingen door te voeren. Hierdoor was er ruimte om cases en knelpunten te bespreken.
Ten behoeve van de implementatie werden de volgende onderdelen definitief vastgesteld en verankerd in
systemen. Dit is een aanvulling op de samenwerkingsovereenkomst tussen SMO en NK:
• werkproces/procedure en toelichting;
• aanmeldformulier SMO;
• Stedelijk Kompas Centraal Registratieformulier;
• intakeformulier SMO;
• intakeformulier NK;
• herstelplan;
• signaleringsplan;
• crisisplan;
• dossier en dossiervorming.
Lessen en leerpunten uit het traject:
– Het belang van een voortraject met een werksessie over visie, uitgangspunten en belangen.
Het samen spreken over de gezamenlijke visie, uitgangspunten en belangen geeft een goed
gesprek en een goede basis voor de onderlinge relaties. Hierbij brachten de organisaties eerst
onderling hun belangen in beeld.
– Samenwerken kost (veel) tijd. Het is belangrijk om deze tijd ook te nemen om deelnemers de
kans te geven de nieuwe werkwijze te begrijpen (waarom, hoe) en het zich eigen te maken (wat
betekent het voor mij en wat ga ik anders doen?). Het inregelen en aanpassen van bestaande
structuren kost ook (veel) tijd.
– Centraal stellen cliëntproces (besef dat dit nodig is in dit soort trajecten) en het belang van
taal. Taal is belangrijk voor draagvlak en het denken vanuit een juist perspectief. Zo heeft
bijvoorbeeld de naam van het trajectplan (focus op aanbod) de naam herstelplan (focus op effect
bij de cliënt) gekregen.
– Betrokkenheid cliënten. De betrokkenheid van de cliënten zorgde ervoor dat de focus op de
meerwaarde voor hen bleef liggen en niet op de interne organisaties. Het laten deelnemen van
een cliënt bij de simulaties heeft erg goed gewerkt.