Huishoudelijk reglement raadhuis - Gemeente Oisterwijk

Huishoudelijk reglement raadhuis
1. Inleiding
Medio 1992 is de nota "gebruik gemeentehuis"vastgesteld.
Mede op basis hiervan is dit huishoudelijk reglement opgesteld.
2. Wie regelt het beheer?
In de ambtelijke organisatie is de afdeling Facilitaire Zaken belast met het beheer van de
gemeentelijke kantoorgebouwen.
Met vragen e.d. kunt u terecht bij de gemeentebodes. U kunt verder altijd in contact treden met
het afdelingshoofd, de heer C. Freijse.
3. Toegankelijkheid
De hoofdtoegangsdeur is de deur op de begane grond aan de voorzijde.
De toegang is geregeld met badges. Bij de deur is een badgelezer geplaatst. Al;s u de badge
voor de lezer houdt, hoort u na enige tijd een zoemgeluid. Dit betekent, dat de deur ontgrendeld
wordt. U kunt naar binnen. Let er goed op dat de deur weer dicht is voordat u naar boven gaat.
Dit in verband met ongewenst bezoek! Aan de binnenzijde zit een gewone deurkruk. Eruit gaan
is dus geen probleem. U hoeft uw badge dan niet te gebruiken. U doet de deur gewoon achter u
dicht.
Bij verlies e.d. dient onmiddellijk de afdeling Facilitaire Zaken (de heer Freijse, toestel 222)
gewaarschuwd te worden. De badge wordt dan ongeldig gemaakt en een nieuwe badge kan
worden verstrekt.
Voor noodgevallen is toch nog een normaal slot aanwezig. Voor diegenen die nog een loper
hebben geldt de regel: de deur mag nooit op slot tenzij de badgelezer defect is.
4. Beveiliging
De centrale ruimten in het gebouw zijn beveiligd. Om praktische redenen wordt de
beveiligingstijd automatisch ingeschakeld tussen 23.55 en 6.45 uur. Dit betekent, dat iedere
gebruiker buiten die tijd het gebouw zonder problemen en extra handelingen kan betreden c.q.
verlaten. In de beveiligde uren dient men bij het betreden én het verlaten van het gebouw een
speciale code in te toetsen op de console, bij binnenkomst links van de voordeur. Bij het
uitreiken van de badges zal ook informatie gegeven worden over de beveiliging. Iedereen dient
zeer consequent, vertrouwelijk en accuraat met deze regels om te gaan teneinde onnodige
alarmmeldingen e.d. te voorkomen.
5. Afsluiten ruimten
Elke ruimte is afsluitbaar. In de praktijk zal ook elke ruimte op de begane grond en eerste
verdieping afgesloten worden als er geen reservering heeft plaatsgevonden. De tweede
verdieping is niet afgesloten en voor de fractieleden te allen tijde toegankelijk.
De keuken is zondermeer altijd gesloten als er geen bode aanwezig is.
6. Wie heeft voorrang in het gebruik?

Het primair gebruik ligt bij de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Daar vallen ook huwelijken
onder. Daarnaast is verhuur mogelijk.
De tweede etage is geheel gereserveerd voor politiek gebruik. Deze ruimten worden dan ook in
beginsel niet verhuurd aan derden.
7. Reserveren van ruimten
De telefoniste/receptioniste in het gemeentekantoor, mevrouw J. van Veen heeft als taak het
reserveren van ruimten in raadhuis en gemeentekantoor. U kunt bij haar terecht met al uw
wensen over het gebruik van ruimten.
8. gebruik ruimten door de raadsfractie
a. fractiefberaad
In het raadhuis bestaan géén eigen fractiekamers in de zin van het alleenrecht van gebruik. De
praktijk heeft aangegeven, dat op de maandagavond voorafgaande aan de raadsvergadering de
meeste fractievergaderingen worden gehouden. Daarom is besloten dat op elke maandagavond
geen enkele ruimte in het pand verhuurd wordt, zodat het gehele gebouw gebruikt kan worden
door de fracties. Het is dan wel prettig dat de fracties altijd in dezelfde ruimte zitten. De
verdeling is dan als volgt:
Kamer 1: GroenLinks
Kamer 3: PvdA
Kamer 5: D'66
Kamer 6: VVD
Kamer 7: Gemeentebelangen
Kamer 8: CDA
Elke fractie wordt vriendelijk doch dringend verzocht een jaarplanning te maken en deze in te
leveren bij de receptioniste of via de bodes.
Afwijkingen dient u onmiddellijk door te geven aan de receptioniste.
b. andere vergaderingen
Voor een ordelijk gebruik van de ruimten is het gewenst om ruimten te reserveren middels de
receptioniste.
De tweede verdieping is gereserveerd voor de raadsfracties. U kunt behoudens maandagavond
vrij gebruik maken van met name vergaderkamers 7 en 8. Toch raden wij aan om via de
receptioniste te reserveren. U bent dan verzekerd van een ruimte en het gebruik verloopt op
een ordelijke manier.
Voor de reservering zijn speciale reserveringsbonnen in gebruik. Zowel voor het raadhuis als het
gemeentekantoor wordt met deze bonnen gewerkt.
c. Reserveringsoverzicht
Om voor iedere betrokken partij duidelijkheid te geven over gereserveerde ruimten zal door FZ
op de postkamer een overzicht worden gehangen en bijgehouden waarop de reserveringen
staan vermeld. Zodoende worden dubbelreserveringen hopelijk vermeden.
d. Openbaarheid fractievergaderingen

Vele zoniet alle fractievergaderingen zijn openbaar. Aangezien er op de vergaderavond(en) geen
bode aanwezig is, dienen de fracties zelf de toegankelijkheid voor het publiek te regelen. Daarbij
is het wel van groot belang, dat na afloop goed wordt afgesloten, zodat voorkomen wordt dat de
deur de gehele nacht open staat.
9. Drank tijdens vergaderingen
In kamer 10, de leeskamer, is koffiezetapparatuur en een koelkast aanwezig. U kunt daar
gebruik van maken. De bode zorgt voor de aanvulling. U wordt verzocht zelf koffie te zetten. De
vuile kopjes dient u te verzamelen en bij de koffiezetapparatuur te plaatsen, zodat ze de dag
daarop kunnen worden afgewassen.
Binnenkort wordt bekeken of wellicht beter overgestapt kan worden op een koffieautomaat. In
verband met brandgevaar wordt iedereen dringend verzocht na afloop de
koffiezetapparatuur uit te zetten!!
Per fractie is er een bon waarop u de gebruikte artikelen kunt vermelden. Eénmaal per kwartaal
worden van deze bonnen rekeningen gemaakt en naar de fractiesecretarissen gestuurd voor
betaling. Eventuele verschilen worden op het einde van het jaar over de fracties omgeslagen
naar rator van het aantal raadsleden.
Het is niet toegestaan in welke ruimte dan ook zelf dranken (al dan niet in een eigen koelkast)
op te slaan.
10. Postverkeer
In kamer 9, de postkamer, staat een postsorteerkast. Elk raads- en commissielid heeft daarin
zijn eigen vak. In beginsel wordt alle post hierin verdeeld. U dient zelf regelmatig de post te
halen. Hierop is slechts één uitzondering namelijk grote spoed. In zo'n geval worden de
betreffende stukken thuis bezorgd. Voor de goede orde: in dat geval wordt uw postvak niet
geleegd, maar alleen de spoedstukken worden bezorgd!
11. Fractiearchiefstukken
In kamer 9, de postkamer, is voor elke raadsfractie een kast geplaatst waarin fractiestukken
bewaard kunnen worden. Dit is uw enige opslagmogelijkheid in het gebouw. Stukken die niet in
deze kast passen dient u elders buiten het gebouw op te slaan.
12. Kopiëren
In kamer 9, de postkamer, staat een copieermachine. Deze machine is enkel met een code te
gebruiken. Via uw fractievoorzitter kunt u over de code beschikken. Eventuele klachten kunt u
kwijt bij de gemeentebodes. Deze zorgen ook voor voldoende papier.
13. Aansprakelijkheid eigendommen
De gemeente is niet aansprakelijk voor welke schade dan ook aan eigendommen van personen
die zich in het gebouw bevinden.
14. Roken

Roken is slechts toegestaan op de begane grond. Iedereen is verplicht hieraan mee te werken.
15. Energiebeheer
Om energieverspilling te voorkomen wordt iedereen dringend verzocht er persoonlijk op toe te
zien, dat in het gebouw niet onnodig lichten branden, dat bij vertrek alle lichten gedoofd zijn,
dat de copieermachine en andere apparatuur uitgezet zijn etc.
april 1994.