De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW
De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 33 • Hoe beter medewerkers geïnformeerd worden over het project en hun bijdrage daarin, hoe breder het draagvlak zal zijn• Iedereen moet ervan doordrongen worden dat het management de ontwikkeling van de code zeer serieus neemt en onvoorwaardelijk steunt. Stap 4: Inventariseren van opvattingen en dilemma’s Gesprekken kunnen worden gevoerd met een dwarsdoorsnede uit de organisatie. Groepen medewerkers worden uitgenodigd voor dilemmabijeenkomsten, waar bestaande vragen en dilemma’s worden geïnventariseerd en besproken. Tijdens deze sessies kan een dilemmaspel worden gespeeld (zoals het spel ‘Open Kaart’ van KPMG), dat bij medewerkers vaak ‘aha-Erlebnisse’ oproept. Extern kunnen gesprekken worden gevoerd met vertegenwoordigers van de stakeholders om na te gaan wat zij verwachten van een code. Zo ontstaat een breed ‘palet’ van opvattingen die leven binnen en buiten de organisatie. Stap 5: Analyseren van dilemma’s en opstellen van de code In de projectgroep wordt het verzamelde materiaal geanalyseerd, met als doel vast te stellen welke waarden en normen daarin zitten ‘opgesloten’. Aangevuld met de waarden en normen die reeds expliciet aanwezig zijn, ontstaat zo een globaal beeld van de gewenste code. De projectgroep stelt vervolgens een concept-code op en biedt deze ter goedkeuring aan de directie aan. Stap 6: Opstellen van plan voor implementatie Nu wordt een implementatietraject opgesteld. Zo kan men besluiten om de code top-down te gaan invoeren, waarbij de echelons één voor één de code bespreken (de zogenaamde cascade-aanpak). Men kan overwegen om de code ineens in alle bedrijfsonderdelen te introduceren of juist kiezen voor een gespreide aanpak en beginnen met één of enkele bedrijfsonderdelen. Afspraken moeten worden gemaakt over het ontwikkelen van communicatiemateriaal, het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten, besprekingen met medewerkers etc. 33 Totstandkoming van de bedrijfscode bij VNU Bedrijven kiezen voor verschillende aanpakken voor het opstellen van een bedrijfscode. VNU koos voor een intensief proces van overleg met alle stakeholders en medewerkers uit elke laag van de organisatie en in alle business units. Hanneke van Leeuwen, deputy director Corporate Communications VNU: “Voordat we de business principles opstelden hebben we advies gezocht bij een gespecialiseerd adviesbureau. Met dit bureau zijn we nagegaan wat de code zou moeten inhouden. We hebben een onderzoek laten uitvoeren onder een dwarsdoorsnede van de organisatie, zowel wat landen als typen functies betreft. Wereldwijd is in zo’n honderd telefonische gesprekken gevraagd wat men vond van company-wide business principles en welke onderwerpen daarin belangrijk zijn. We zijn uitgekomen op acht principes die bij wijze van paraplu als overall principes gelden voor alle bedrijfsonderdelen. Voor de invoering van de business principles hanteert VNU een zogenaamd watervalmodel. De ‘vertaling’ van de acht principes naar lokale gedragscodes en de manier van invoering zijn neergelegd bij de vier business groepen. Zo gaat de ‘waterval’ steeds verder. De groepsdirecteuren instrueren de bedrijfsdirecteuren, die de principes dan binnen hun bedrijf invoeren op de manier die daar het best past. De principes zijn bottomup geformuleerd en vervolgens trapsgewijs top-down gecommuniceerd”.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 34 Voorbeelden van negatieve externe reacties op een gebrekkig geïmplementeerde code: •Een lid van de raad van bestuur zegt in een radio-interview dat zijn bedrijf geen code heeft, terwijl deze nog geen half jaar daarvoor met veel tamtam is geïntroduceerd. De verslaggever is beter geïnformeerd en stelt haarfijn vast dat de geïnterviewde tenminste een half jaar achter loopt. •Een krant belt twee jaar na de introductie van de code, waarbij het bedrijf tientallen presentaties voor buitenstaanders heeft gegeven, medewerkers op en vraagt hun wat zij van de code hebben gemerkt. Ruim de helft van de medewerkers zegt de code nooit onder ogen te hebben gekregen. De krantenkop laat zich raden. 3.3 Een waarschuwing: beter geen code dan een slecht geïmplementeerde code Zonder goede implementatie kan een code schade toebrengen aan de interne verhoudingen, de geloofwaardigheid en het imago van het bedrijf. Als de code een ééndagsvlinder blijft, niet meer is dan een lege huls of slechts window-dressing, kan hij zelfs averechts werken. De code verdwijnt onder in de bureaula of in het ronde archief. Misvattingen onder managers Sommige managers vinden aandacht voor implementatie overbodig en verloren tijd. Van hen komen uitspraken als: • “Er zijn hier geen incidenten. Geen bericht is goed bericht”. Reactie: Veel incidenten worden niet vanzelfsprekend gemeld aan het hoger management. Voorkomen is bovendien beter dan genezen. • “Hoe meer aandacht we van medewerkers vragen voor de code, des te meer we suggereren dat er iets niet in orde is”. Reactie: Overspannen aandacht kan inderdaad averechts werken. Des te belangrijker is het om te benadrukken dat de code geen motie van wantrouwen is. • “Medewerkers zijn verstandig genoeg om zelf in te schatten hoe zij kunnen werken met de code”. Reactie: Dit is een halve waarheid. De kracht van een code schuilt er juist in om deze gezamenlijk te bespreken en van daaruit te werken aan verbeteringen. • “De code is klip en klaar duidelijk”. “Eenmaal de code communiceren is voldoende”. Reactie: Het gaat er vooral om de vertaalslag te maken naar het eigen werk, waarbij gezocht moet worden naar de juiste invulling en interpretatie. Om te voorkomen dat de code weg ebt is regelmatige aandacht nodig. • “De staf is verantwoordelijkheid voor de implementatie”. Reactie: De staf heeft een ondersteunende taak, maar primair blijft de lijn verantwoordelijk. Negatieve reacties van medewerkers Ook medewerkers kunnen negatief reageren op de code en deze typeren als: • Nietszeggend: een leeg document met open deuren, holle frases en loze ambities. 34
- Page 2 and 3: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 4 and 5: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 6 and 7: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 8 and 9: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 10 and 11: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 12 and 13: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 14 and 15: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 16 and 17: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 18 and 19: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 20 and 21: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 22 and 23: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 24 and 25: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 26 and 27: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 28 and 29: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 30 and 31: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 32 and 33: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 36 and 37: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 38 and 39: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 40 and 41: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 42 and 43: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 44 and 45: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 46 and 47: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 48 and 49: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 50 and 51: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 52 and 53: edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagi
- Page 54 and 55: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 56 and 57: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 58 and 59: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 60 and 61: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 62 and 63: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 64 and 65: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 66 and 67: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
- Page 68 and 69: edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagi
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 33<br />
• Hoe beter medewerkers geïnformeerd word<strong>en</strong> over het project<br />
<strong>en</strong> hun bijdrage daarin, hoe breder het draagvlak zal zijn•<br />
Iedere<strong>en</strong> moet ervan doordrong<strong>en</strong> word<strong>en</strong> dat het managem<strong>en</strong>t<br />
de ontwikkeling van de code zeer serieus neemt <strong>en</strong> onvoorwaardelijk<br />
steunt.<br />
Stap 4: Inv<strong>en</strong>tariser<strong>en</strong> van opvatting<strong>en</strong> <strong>en</strong> dilemma’s<br />
Gesprekk<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gevoerd met e<strong>en</strong> dwarsdoorsnede<br />
uit de organisatie. Groep<strong>en</strong> medewerkers word<strong>en</strong> uitg<strong>en</strong>odigd<br />
voor dilemmabije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>, waar bestaande vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
dilemma’s word<strong>en</strong> geïnv<strong>en</strong>tariseerd <strong>en</strong> besprok<strong>en</strong>. Tijd<strong>en</strong>s deze<br />
sessies kan e<strong>en</strong> dilemmaspel word<strong>en</strong> gespeeld (zoals het spel<br />
‘Op<strong>en</strong> Kaart’ van KPMG), dat bij medewerkers vaak ‘aha-Erlebnisse’<br />
oproept.<br />
Extern kunn<strong>en</strong> gesprekk<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gevoerd met verteg<strong>en</strong>woordigers<br />
van de stakeholders om na te gaan wat zij verwacht<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> code.<br />
Zo ontstaat e<strong>en</strong> breed ‘palet’ van opvatting<strong>en</strong> die lev<strong>en</strong> binn<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> de organisatie.<br />
Stap 5: Analyser<strong>en</strong> van dilemma’s <strong>en</strong> opstell<strong>en</strong> van<br />
de code<br />
In de projectgroep wordt het verzamelde materiaal geanalyseerd,<br />
met als doel vast te stell<strong>en</strong> welke waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong><br />
daarin zitt<strong>en</strong> ‘opgeslot<strong>en</strong>’. Aangevuld met de waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong><br />
die reeds expliciet aanwezig zijn, ontstaat zo e<strong>en</strong> globaal<br />
beeld van de gew<strong>en</strong>ste code.<br />
<strong>De</strong> projectgroep stelt vervolg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> concept-code op <strong>en</strong> biedt<br />
deze ter goedkeuring aan de directie aan.<br />
Stap 6: Opstell<strong>en</strong> van plan voor implem<strong>en</strong>tatie<br />
Nu wordt e<strong>en</strong> implem<strong>en</strong>tatietraject opgesteld.<br />
Zo kan m<strong>en</strong> besluit<strong>en</strong> om de code top-down te gaan invoer<strong>en</strong>,<br />
waarbij de echelons één voor één de code besprek<strong>en</strong> (de zog<strong>en</strong>aamde<br />
cascade-aanpak).<br />
M<strong>en</strong> kan overweg<strong>en</strong> om de code ine<strong>en</strong>s in alle bedrijfsonderdel<strong>en</strong><br />
te introducer<strong>en</strong> of juist kiez<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> gespreide aanpak<br />
<strong>en</strong> beginn<strong>en</strong> met één of <strong>en</strong>kele bedrijfsonderdel<strong>en</strong>.<br />
Afsprak<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gemaakt over het ontwikkel<strong>en</strong> van<br />
communicatiemateriaal, het organiser<strong>en</strong> van voorlichtingsbije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>,<br />
bespreking<strong>en</strong> met medewerkers etc.<br />
33<br />
Totstandkoming van<br />
de bedrijfscode bij VNU<br />
Bedrijv<strong>en</strong> kiez<strong>en</strong> voor verschill<strong>en</strong>de<br />
aanpakk<strong>en</strong> voor het opstell<strong>en</strong> van<br />
e<strong>en</strong> bedrijfscode. VNU koos voor e<strong>en</strong><br />
int<strong>en</strong>sief proces van overleg met alle<br />
stakeholders <strong>en</strong> medewerkers uit elke<br />
laag van de organisatie <strong>en</strong> in alle business<br />
units.<br />
Hanneke van Leeuw<strong>en</strong>, deputy director<br />
Corporate Communications VNU:<br />
“Voordat we de business principles<br />
opsteld<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> we advies gezocht<br />
bij e<strong>en</strong> gespecialiseerd adviesbureau.<br />
Met dit bureau zijn we nagegaan wat<br />
de code zou moet<strong>en</strong> <strong>inhoud</strong><strong>en</strong>. We<br />
hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> onderzoek lat<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong><br />
onder e<strong>en</strong> dwarsdoorsnede van<br />
de organisatie, zowel wat land<strong>en</strong> als<br />
typ<strong>en</strong> functies betreft. Wereldwijd is<br />
in zo’n honderd telefonische gesprekk<strong>en</strong><br />
gevraagd wat m<strong>en</strong> vond van<br />
company-wide business principles <strong>en</strong><br />
welke onderwerp<strong>en</strong> daarin belangrijk<br />
zijn. We zijn uitgekom<strong>en</strong> op acht<br />
principes die bij wijze van paraplu als<br />
overall principes geld<strong>en</strong> voor alle bedrijfsonderdel<strong>en</strong>.<br />
Voor de <strong>invoering</strong> van de business<br />
principles hanteert VNU e<strong>en</strong> zog<strong>en</strong>aamd<br />
watervalmodel. <strong>De</strong> ‘vertaling’<br />
van de acht principes naar lokale gedragscodes<br />
<strong>en</strong> de manier van <strong>invoering</strong><br />
zijn neergelegd bij de vier business<br />
groep<strong>en</strong>. Zo gaat de ‘waterval’<br />
steeds verder. <strong>De</strong> groepsdirecteur<strong>en</strong><br />
instruer<strong>en</strong> de bedrijfsdirecteur<strong>en</strong>, die<br />
de principes dan binn<strong>en</strong> hun bedrijf<br />
invoer<strong>en</strong> op de manier die daar het<br />
best past. <strong>De</strong> principes zijn bottomup<br />
geformuleerd <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s trapsgewijs<br />
top-down gecommuniceerd”.
Change language