De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW
De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW
De Bedrijfscode Aanleiding, inhoud, invoering en ... - VNO-NCW
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 1<br />
<strong>De</strong> <strong>Bedrijfscode</strong><br />
<strong>Aanleiding</strong>, <strong>inhoud</strong>, <strong>invoering</strong> <strong>en</strong><br />
effectiviteit<br />
Uitgave van<br />
Stichting<br />
Beroepsmoraal <strong>en</strong><br />
Misdaadprev<strong>en</strong>tie
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 2<br />
Dit boekje is e<strong>en</strong> coproductie van drie partij<strong>en</strong>:<br />
• Stichting <strong>NCW</strong> (gelieerd met Ver<strong>en</strong>iging <strong>VNO</strong>-<strong>NCW</strong>)<br />
Malietor<strong>en</strong> – Bezuid<strong>en</strong>houtseweg 12<br />
Postbus 93002, 2509 AA <strong>De</strong>n Haag<br />
Telefoon 070 3490 469<br />
Fax 070 3490 500<br />
E-mail info@stichtingncw.nl<br />
Internet www.stichtingncw.nl<br />
• Ethicon, onderzoeksc<strong>en</strong>trum voor ethiek, integriteit <strong>en</strong> duurzaam<br />
ondernem<strong>en</strong> van de Erasmus Universiteit<br />
Telefoon: 010 4081 923<br />
E-mail ethicon@fbk.eur.nl<br />
• Stichting Beroepsmoraal <strong>en</strong> Misdaadprev<strong>en</strong>tie<br />
Bezuid<strong>en</strong>houtseweg 12<br />
Postbus 93002<br />
2509 AA <strong>De</strong>n Haag<br />
Telefoon 070 3490 400<br />
Fax 070 3490 500<br />
Internet www.npc-web.nl<br />
<strong>De</strong> Stichting Beroepsmoraal <strong>en</strong> Misdaadprev<strong>en</strong>tie functioneert onder auspiciën<br />
van het Nationaal Platform Criminaliteitsbeheersing <strong>en</strong> heeft als<br />
doel: vergrot<strong>en</strong> van de alertheid <strong>en</strong> weerbaarheid teg<strong>en</strong> externe <strong>en</strong> interne<br />
criminaliteit in organisaties. Het bevorder<strong>en</strong> van integriteit speelt daarin<br />
e<strong>en</strong> sleutelrol.<br />
Auteurs: prof. dr. Muel Kaptein, mr. drs. Huib Klamer,<br />
Annemarie Wieringa<br />
© Stichting <strong>NCW</strong>, Ethicon,<br />
Stichting Beroepsmoraal <strong>en</strong> Misdaadprev<strong>en</strong>tie<br />
Vormgeving: R<strong>en</strong>é Obertop<br />
Druk: <strong>De</strong>n Haag offset<br />
ISBN 90-5771-084-3<br />
2
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 3<br />
Eerdere publicaties in deze serie:<br />
• Muel Kaptein <strong>en</strong> Huib Klamer: <strong>De</strong> Ethische <strong>Bedrijfscode</strong> (1991),<br />
<strong>NCW</strong>-monografie, niet meer leverbaar<br />
• Muel Kaptein, Huib Klamer <strong>en</strong> Jaime ter Lind<strong>en</strong>:<br />
<strong>De</strong> integere organisatie, het nut van e<strong>en</strong> bedrijfscode (1999),<br />
<strong>NCW</strong>, KPMG Integrity <strong>en</strong> Stichting Beroepsmoraal <strong>en</strong><br />
Misdaadprev<strong>en</strong>tie, niet meer leverbaar<br />
• Muel Kaptein <strong>en</strong> Femke Buiter:<br />
<strong>De</strong> integere organisatie 2, handreiking voor e<strong>en</strong> sluit<strong>en</strong>d vangnet voor<br />
ongew<strong>en</strong>st gedrag (2001),<br />
Stichting Beroepsmoraal <strong>en</strong> Misdaadprev<strong>en</strong>tie<br />
• Huib Klamer:<br />
<strong>De</strong> integere manager, discussi<strong>en</strong>ota (2001) <strong>en</strong> <strong>De</strong> integere manager,<br />
eindverslag (2002),<br />
Bilderbergproject, Stichting <strong>NCW</strong><br />
• Muel Kaptein:<br />
<strong>De</strong> integere manager: Over de top, dilemma’s <strong>en</strong> de diamant (2002),<br />
uitgeverij Van Gorcum.<br />
3
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 4<br />
Inhoudsopgave<br />
Voorwoord Jacques Schrav<strong>en</strong> 7<br />
Sam<strong>en</strong>vatting 8<br />
1. Waarom e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> code? 11<br />
1.1 Van impliciete naar expliciete bedrijfscode 12<br />
1.2 Concrete aanleiding<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> code op te stell<strong>en</strong> 12<br />
1.2.1 Externe red<strong>en</strong><strong>en</strong> 13<br />
1.2.2 Interne red<strong>en</strong><strong>en</strong> 15<br />
1.2.3 Druk van stakeholders 17<br />
1.3 Functies van e<strong>en</strong> code 18<br />
2. Wat houdt e<strong>en</strong> code eig<strong>en</strong>lijk in? 21<br />
2.1 Omschrijving van e<strong>en</strong> bedrijfscode 21<br />
2.2 Onderdel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bedrijfscode 21<br />
2.3 Types bedrijfscodes 24<br />
2.4 Het nut van deelcodes 24<br />
2.5 Relatie met externe codes 26<br />
2.6 <strong>De</strong> bedrijfscode als beleidskader 26<br />
3. Uitgangspunt<strong>en</strong> voor het opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van de code 28<br />
3.1 Vrag<strong>en</strong> bij het opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> code 29<br />
3.2 E<strong>en</strong> model voor e<strong>en</strong> stapp<strong>en</strong>plan 32<br />
3.3 E<strong>en</strong> waarschuwing: beter ge<strong>en</strong> code dan<br />
e<strong>en</strong> slecht geïmplem<strong>en</strong>teerde code 34<br />
3.4 Leiderschap ton<strong>en</strong> 36<br />
4
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 5<br />
4. Middel<strong>en</strong> om de code te veranker<strong>en</strong> 39<br />
4.1 Communicer<strong>en</strong> over de code 39<br />
4.2 Vertal<strong>en</strong> in concreet beleid,<br />
met name personeelsbeleid 42<br />
4.3 Inricht<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> intern vangnet 44<br />
4.4 Monitor<strong>en</strong>, rapportage <strong>en</strong> auditing 45<br />
4.5 Actieve ondersteuning door stafafdeling<strong>en</strong> 46<br />
5. Hoe effectief is de code? 49<br />
5.1 Indicator<strong>en</strong> 49<br />
5.2 <strong>De</strong> belangrijkste knelpunt<strong>en</strong> 52<br />
5.3 T<strong>en</strong>slotte: nogmaals leiderschap 54<br />
Naschrift 55<br />
Bijlage:<br />
<strong>De</strong> bedrijfscodes van de 100 grootste bedrijv<strong>en</strong><br />
in Nederland 57<br />
1. Doel, toepassing <strong>en</strong> naleving van de code 58<br />
2. Missie 59<br />
3. Kernwaard<strong>en</strong> 59<br />
4. Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar stakeholders 59<br />
5. Norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels voor medewerkers 65<br />
Over de auteurs 68<br />
5
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 6<br />
6
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 7<br />
Voorwoord<br />
Integriteit <strong>en</strong> maatschappelijke verantwoordelijkheid zijn sleutels in het<br />
ondernem<strong>en</strong>. En zull<strong>en</strong> dat blijv<strong>en</strong>. Zowel in tijd<strong>en</strong> van hoog- als van laagconjunctuur.<br />
Juist ondermijning van het vertrouw<strong>en</strong> in bedrijv<strong>en</strong> kan verstrekk<strong>en</strong>de<br />
economische gevolg<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>, zo is in de afgelop<strong>en</strong> tijd duidelijk<br />
geblek<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> bedrijfscode kan e<strong>en</strong> belangrijk instrum<strong>en</strong>t zijn om vertrouw<strong>en</strong> in uw<br />
eig<strong>en</strong> organisatie te wekk<strong>en</strong> bij consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, beleggers, medewerkers<br />
<strong>en</strong> het publiek. E<strong>en</strong> goede bedrijfscode legt immers vast waar het nu eig<strong>en</strong>lijk<br />
om draait in uw organisatie, voor welke waard<strong>en</strong> u staat <strong>en</strong> welke<br />
principes u hanteert. <strong>De</strong> bedrijfscode is e<strong>en</strong> spiegel die u zichzelf <strong>en</strong> ander<strong>en</strong><br />
kunt voorhoud<strong>en</strong>, maar waarop u ook zelf kunt word<strong>en</strong> aangesprok<strong>en</strong>.<br />
Dit boekje is e<strong>en</strong> actualisering <strong>en</strong> uitbreiding van <strong>De</strong> integere organisatie:<br />
het nut van e<strong>en</strong> bedrijfscode (1999). Ev<strong>en</strong>als in deze vorige publicatie<br />
leest u wat codes <strong>inhoud</strong><strong>en</strong>, hoe u e<strong>en</strong> code kunt opstell<strong>en</strong>, voor welke<br />
keuzes u daarbij staat <strong>en</strong> welke mogelijkhed<strong>en</strong> er zo al zijn. Nieuw is vooral<br />
de aandacht voor het invoer<strong>en</strong> <strong>en</strong> onderhoud<strong>en</strong> van de code.<br />
Ik lees dat het aantal bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> bedrijfscode fors is toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
54 van de 100 grootste Nederlandse bedrijv<strong>en</strong> heeft thans e<strong>en</strong><br />
bedrijfscode. In 1999 <strong>en</strong> 1991, to<strong>en</strong> we eerdere versies van dit boekje uitbracht<strong>en</strong>,<br />
war<strong>en</strong> dat nog respectievelijk 39 <strong>en</strong> 22 bedrijv<strong>en</strong>. <strong>De</strong>ze to<strong>en</strong>ame<br />
is e<strong>en</strong> positief signaal. Maar met de code alléén b<strong>en</strong>t u er niet. U zult<br />
het ook moet<strong>en</strong> waarmak<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> code heeft alle<strong>en</strong> effect als u deze weet<br />
te veranker<strong>en</strong> in process<strong>en</strong>, cultuur <strong>en</strong> beleid. Daarvoor treft u in dit boekje<br />
veel handvatt<strong>en</strong> aan.<br />
Ik hoop dat u in dit boekje steun vindt om praktisch gestalte te gev<strong>en</strong><br />
aan de waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> in uw organisatie. Dat is e<strong>en</strong> gezond eig<strong>en</strong>belang<br />
maar ook e<strong>en</strong> maatschappelijk belang.<br />
Jacques Schrav<strong>en</strong>,<br />
voorzitter Stichting <strong>NCW</strong><br />
april 2003<br />
7
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 8<br />
Sam<strong>en</strong>vatting<br />
<strong>De</strong> volg<strong>en</strong>de vrag<strong>en</strong> vorm<strong>en</strong> de leidraad voor dit boekje.<br />
✔ Waarom zou ik e<strong>en</strong> code opstell<strong>en</strong>?<br />
(zie hierover hoofdstuk 1)<br />
Steeds meer bedrijv<strong>en</strong> will<strong>en</strong> e<strong>en</strong> aantal geme<strong>en</strong>schappelijke principes,<br />
waard<strong>en</strong>, verantwoordelijkhed<strong>en</strong>, norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels formuler<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> aanleiding<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> extern zijn: regelgeving van de overheid, externe<br />
standaard<strong>en</strong> of acties van non-gouvernem<strong>en</strong>tele organisaties. Interne<br />
aanleiding<strong>en</strong> zijn vaak: sterke groei, malversaties <strong>en</strong> wisseling<strong>en</strong> in het<br />
personeelsbestand. Ook stakeholders - werknemers, aandeelhouders,<br />
consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> bijvoorbeeld leveranciers - stell<strong>en</strong> steeds vaker eis<strong>en</strong> aan<br />
de integriteit <strong>en</strong> het maatschappelijk functioner<strong>en</strong> van bedrijv<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> bedrijfscode is bij uitstek het instrum<strong>en</strong>t om de eig<strong>en</strong> ambities <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
te communicer<strong>en</strong>, zowel naar binn<strong>en</strong> als naar buit<strong>en</strong><br />
de organisatie. E<strong>en</strong> code versterkt de id<strong>en</strong>titeit van de organisatie, werkt<br />
sam<strong>en</strong>bind<strong>en</strong>d, werpt e<strong>en</strong> dam op teg<strong>en</strong> onregelmatighed<strong>en</strong> <strong>en</strong> bevordert<br />
de dialoog <strong>en</strong> sociale controle.<br />
✔ Wat zet ik in e<strong>en</strong> code? (hoofdstuk 2)<br />
In uw code kunt u de volg<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong> opnem<strong>en</strong>: missie, waard<strong>en</strong>,<br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar stakeholders, norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels. Dit is sam<strong>en</strong>gevat<br />
in onderstaande piramidefiguur.<br />
<strong>De</strong> opbouw van e<strong>en</strong> code<br />
8<br />
missie<br />
kernwaard<strong>en</strong><br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
norm<strong>en</strong> & regels
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 9<br />
E<strong>en</strong> code kan zeer uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de onderwerp<strong>en</strong> bevatt<strong>en</strong>: omgangsvorm<strong>en</strong>,<br />
gebruik van bedrijfsmiddel<strong>en</strong>, maar ook verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> verplichting<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s maatschappij, klant<strong>en</strong> <strong>en</strong> leveranciers.<br />
Vaak vormt de code e<strong>en</strong> overkoepel<strong>en</strong>d kader <strong>en</strong> bestaan er afzonderlijke,<br />
meer gedetailleerde deelcodes voor bijvoorbeeld gift<strong>en</strong>, voork<strong>en</strong>nis <strong>en</strong><br />
nev<strong>en</strong>werkzaamhed<strong>en</strong>.<br />
In zijn meest vergaande vorm geeft de code e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappelijk beleidskader.<br />
✔ Hoe maak ik e<strong>en</strong> effectieve code? (hoofdstuk 3)<br />
<strong>De</strong> effectiviteit van e<strong>en</strong> code wordt bepaald door de <strong>inhoud</strong> maar vooral<br />
door het proces. A code is nothing, coding is everything.<br />
Dat proces staat of valt met leiderschap <strong>en</strong> begint aan de top. Zonder betrokk<strong>en</strong><br />
managem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> visie is e<strong>en</strong> code tot mislukk<strong>en</strong> gedoemd. Leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> zich bewust zijn voor welke waard<strong>en</strong> zij staan <strong>en</strong><br />
gaan, deze communicer<strong>en</strong> naar hun medewerkers, de code voorlev<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
medewerkers aansprek<strong>en</strong> op naleving.<br />
Nodig is om draagvlak te creër<strong>en</strong> in de organisatie. Allereerst door medewerkers<br />
bij het opstell<strong>en</strong> te betrekk<strong>en</strong>. Daarnaast moet het normaal word<strong>en</strong><br />
dat medewerkers elkaar aansprek<strong>en</strong> op de code <strong>en</strong> integriteitsvrag<strong>en</strong><br />
op<strong>en</strong>lijk besprok<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong>.<br />
✔ Hoe veranker ik de code in de organisatie?<br />
(hoofdstuk 4)<br />
<strong>De</strong> code schept e<strong>en</strong> normatief kader, maar moet hand<strong>en</strong> <strong>en</strong> voet<strong>en</strong><br />
krijg<strong>en</strong> in het handel<strong>en</strong> van alledag.<br />
‘Instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>’ daarvoor zijn bijvoorbeeld:<br />
• het managem<strong>en</strong>tcontract<br />
• integriteitstoetsing van nieuwe werknemers<br />
• het functioneringsgesprek<br />
• het stell<strong>en</strong> van eis<strong>en</strong> aan leveranciers (bijvoorbeeld als het gaat om<br />
zwartwerk<strong>en</strong>, kinderarbeid of milieuzorg)<br />
• het verkoopbeleid (bijvoorbeeld relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong>).<br />
Medewerkers moet<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>tuele overtreding<strong>en</strong> signaler<strong>en</strong> <strong>en</strong> bespreekbaar<br />
kunn<strong>en</strong> mak<strong>en</strong>. Grotere bedrijv<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> daarvoor procedures<br />
<strong>en</strong> organisatorische voorzi<strong>en</strong>ing<strong>en</strong> creër<strong>en</strong> waarmee vrag<strong>en</strong> van medewerkers<br />
word<strong>en</strong> opgevang<strong>en</strong> <strong>en</strong> sch<strong>en</strong>ding<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gesignaleerd <strong>en</strong><br />
aangepakt. Bijvoorbeeld in de vorm van e<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>spersoon, e<strong>en</strong><br />
compliancefunctionaris, e<strong>en</strong> meldpunt of e<strong>en</strong> helpdesk integriteit.<br />
Grote bedrijv<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> de effect<strong>en</strong> van de code betrekk<strong>en</strong> in hun maat-<br />
9
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 10<br />
schappelijk jaarverslag waarmee zij verantwoording aflegg<strong>en</strong> aan hun<br />
stakeholders.<br />
✔ Wat word ik wijzer van de code? ( hoofdstuk 5)<br />
Het is verstandig om met regelmaat na te gaan of de code leidt tot het<br />
gew<strong>en</strong>ste gedrag <strong>en</strong> de beoogde effect<strong>en</strong>. Hoe hebb<strong>en</strong> bedrijf, managers<br />
<strong>en</strong> medewerkers gepresteerd met betrekking tot de code? Is de reputatie<br />
verbeterd, is het aantal malversaties afg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>? Welke instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zijn<br />
er ingezet? Maar de effectiviteit van de code staat of valt met leiderschap.<br />
✔ Wat staat er in codes? (bijlage)<br />
<strong>De</strong> bijlage geeft e<strong>en</strong> overzicht wat de onderzochte bedrijv<strong>en</strong> in hun<br />
codes zett<strong>en</strong> over:<br />
• doel, toepassing <strong>en</strong> naleving<br />
• hun missie <strong>en</strong> kernwaard<strong>en</strong><br />
• verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar stakeholders (sam<strong>en</strong>leving, werknemers,<br />
politiek, milieu, gezondheid <strong>en</strong> veiligheid, aandeelhouders, consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>,<br />
concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, business partners)<br />
• de norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels die geld<strong>en</strong> voor medewerkers.<br />
10
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 11<br />
1Waarom e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> code?<br />
Steeds meer organisaties hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> code. Begin 2003<br />
heeft 54% van de 100 grootste bedrijv<strong>en</strong> in Nederland e<strong>en</strong><br />
code, aldus ons onderzoek. 1 Ook ministeries (zoals Sociale<br />
Zak<strong>en</strong> <strong>en</strong> Werkgeleg<strong>en</strong>heid, Justitie <strong>en</strong> Verkeer <strong>en</strong> Waterstaat),<br />
geme<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (zoals <strong>De</strong>n Haag <strong>en</strong> Amsterdam), de politie <strong>en</strong> onderwijsinstelling<strong>en</strong><br />
(zoals de Erasmus Universiteit) hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong><br />
eig<strong>en</strong> code.<br />
<strong>De</strong> red<strong>en</strong><strong>en</strong> van de opkomst van organisatiecodes staan c<strong>en</strong>traal<br />
in dit hoofdstuk.<br />
Figuur 1.1<br />
<strong>De</strong> opkomst van de bedrijfscode<br />
% bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> code<br />
60<br />
50<br />
40<br />
30<br />
20<br />
10<br />
0<br />
70 74 78 82 86 90 94 98 2002<br />
jaar<br />
1 Het onderzoek is verricht onder de honderd grootste bedrijv<strong>en</strong> van Nederland<br />
uit het maandblad ´Quote´. Criteria war<strong>en</strong> de omzetcijfers <strong>en</strong> het aantal<br />
werknemers in 2001. <strong>De</strong> lijst is gecorrigeerd voor bedrijv<strong>en</strong> met minder dan<br />
100 werknemers, aangezi<strong>en</strong> de betek<strong>en</strong>is van de bedrijfscode vooral wordt<br />
bepaald door het aantal werknemers. Bedrijv<strong>en</strong> zijn telefonisch b<strong>en</strong>aderd<br />
met het verzoek om hun code toe te z<strong>en</strong>d<strong>en</strong> voor nadere analyse. Vervolg<strong>en</strong>s<br />
hebb<strong>en</strong> de 54 bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> code e<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>lijst ontvang<strong>en</strong> over de implem<strong>en</strong>tatie<br />
daarvan. 44 bedrijv<strong>en</strong> zond<strong>en</strong> de <strong>en</strong>quête ingevuld retour. <strong>De</strong><br />
antwoord<strong>en</strong> daarvan zijn verwerkt in dit boekje.<br />
11
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 12<br />
Steeds meer grote bedrijv<strong>en</strong><br />
hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> code<br />
Veel grote bedrijv<strong>en</strong> besluit<strong>en</strong> om e<strong>en</strong><br />
schriftelijke code op te stell<strong>en</strong>,<br />
omdat dat e<strong>en</strong> duidelijker <strong>en</strong> explicieter<br />
normatief kader schept.<br />
E<strong>en</strong> voorbeeld is Heijmans Bouwbedrijv<strong>en</strong>.<br />
Joop Janss<strong>en</strong>, voormalig<br />
voorzitter van de Raad van Bestuur,<br />
beschrijft goed de afweging die hij in<br />
2001 maakte om toch e<strong>en</strong> schriftelijke<br />
code op te stell<strong>en</strong>: “Vroeger zei ik:<br />
‘Ik geef niets voor e<strong>en</strong> geschrev<strong>en</strong><br />
code, het moet tuss<strong>en</strong> de or<strong>en</strong> van de<br />
m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> zitt<strong>en</strong>’. Nu b<strong>en</strong> ik om. Het<br />
mer<strong>en</strong>deel van het managem<strong>en</strong>t<br />
heeft behoefte aan e<strong>en</strong> code. Ons bedrijf<br />
is heel sterk gegroeid. Dan zijn<br />
de waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> van de leiding<br />
niet vanzelf die van de medewerkers.<br />
E<strong>en</strong> bedrijfscode bevordert het ontstaan<br />
van één bedrijfscultuur. Maar<br />
e<strong>en</strong> code moet niet e<strong>en</strong> keurslijf word<strong>en</strong><br />
doordat het niet flexibel kan<br />
word<strong>en</strong> toegepast… En de persoon<br />
van de ondernemer blijft belangrijker<br />
dan al die papier<strong>en</strong>”.<br />
1.1 Van impliciete naar expliciete bedrijfscode<br />
Elke organisatie heeft waard<strong>en</strong>, norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels, <strong>en</strong> bezit<br />
daarmee e<strong>en</strong> code, ook al blijft die code vaak impliciet <strong>en</strong> ongeschrev<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> code maakt onderdeel uit van de bedrijfscultuur<br />
(‘zo zijn onze manier<strong>en</strong>’, ‘wij do<strong>en</strong> dat zo’).<br />
E<strong>en</strong> ongeschrev<strong>en</strong>, informele code kan uiterst effectief zijn.<br />
Voorwaarde is dat de leiding duidelijk maakt wat wél <strong>en</strong> wat<br />
niet kan, <strong>en</strong> daar daadwerkelijk m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> op aanspreekt.<br />
Zoals de aannemer die zei: “Als werknemers material<strong>en</strong> privé<br />
will<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong>, moet<strong>en</strong> zij mij dat eerst vrag<strong>en</strong>. Dat weet iedere<br />
werknemer hier. Daar doe ik dan meestal ook niet moeilijk<br />
over. Behalve bij werknemers die de boel belazer<strong>en</strong>”.<br />
In het vervolg zull<strong>en</strong> we alle<strong>en</strong> nog prat<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bedrijfscode<br />
als sprake is van e<strong>en</strong> geschrev<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t. <strong>Bedrijfscode</strong>s<br />
bestaan in vele soort<strong>en</strong> <strong>en</strong> mat<strong>en</strong>. Dat blijkt alle<strong>en</strong> al uit de vele<br />
b<strong>en</strong>aming<strong>en</strong>:<br />
• Verklaring van Algem<strong>en</strong>e Beleidsuitgangspunt<strong>en</strong><br />
• Global Business Standards<br />
• Company Statem<strong>en</strong>ts<br />
• Algem<strong>en</strong>e Gedragscode<br />
• Integriteitscode<br />
• Business Principles.<br />
<strong>De</strong> omvang van bedrijfscodes varieert van e<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel A-4tje<br />
tot e<strong>en</strong> boekwerk van tachtig pagina’s.<br />
1.2 Concrete aanleiding<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> code op<br />
te stell<strong>en</strong><br />
Vaak zijn er concrete aanleiding<strong>en</strong> waarom e<strong>en</strong> bedrijf e<strong>en</strong><br />
code opstelt. Die kunn<strong>en</strong> extern (1) of intern (2) van aard zijn.<br />
Ook de stakeholders (3) spel<strong>en</strong> vaak e<strong>en</strong> rol.<br />
12
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 13<br />
Overzicht 1.2<br />
<strong>Aanleiding</strong><strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> code<br />
1.Externe red<strong>en</strong><strong>en</strong> 2.Interne red<strong>en</strong><strong>en</strong> 3.Druk van<br />
stakeholders<br />
• Vanzelfsprek<strong>en</strong>de • Groei • Aandeelhouders<br />
waard<strong>en</strong>, norm<strong>en</strong> • <strong>De</strong>c<strong>en</strong>tralisatie • Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> sociale controle • Bedrijfsrisico’s <strong>en</strong> zakelijke<br />
zijn verdw<strong>en</strong><strong>en</strong> nem<strong>en</strong> toe partners<br />
• Globalisering <strong>en</strong> • Interne • (pot<strong>en</strong>tiële)<br />
diversiteit malversaties Werknemers<br />
• <strong>De</strong> overheid<br />
treedt terug<br />
• Incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
afnem<strong>en</strong>d<br />
vertrouw<strong>en</strong><br />
• Nieuwe<br />
regelgeving <strong>en</strong><br />
standaard<strong>en</strong><br />
• Machtigere NGO’s<br />
<strong>en</strong> actiegroep<strong>en</strong><br />
• Kritischere media<br />
1.2.1 Externe red<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
• Vanzelfsprek<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong>, norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> sociale controle<br />
zijn verdw<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
Vroeger war<strong>en</strong> waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> verankerd in godsdi<strong>en</strong>st<br />
<strong>en</strong> cultuur. Met de secularisatie <strong>en</strong> ontzuiling hebb<strong>en</strong> normer<strong>en</strong>de<br />
instituties als overheid <strong>en</strong> kerk sterk aan gezag ingeboet.<br />
Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is veel vanzelfsprek<strong>en</strong>de sociale controle verdw<strong>en</strong><strong>en</strong>.<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> word<strong>en</strong> meer op zichzelf teruggeworp<strong>en</strong>. Dat betek<strong>en</strong>t<br />
dat bedrijv<strong>en</strong> als het ware e<strong>en</strong> opvoed<strong>en</strong>de taak krijg<strong>en</strong> in het<br />
b<strong>en</strong>adrukk<strong>en</strong>, overdrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> handhav<strong>en</strong> van waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong>.<br />
• Globalisering <strong>en</strong> diversiteit<br />
<strong>De</strong> wereld is steeds meer e<strong>en</strong> global village geword<strong>en</strong>. Bedrijv<strong>en</strong><br />
do<strong>en</strong> zak<strong>en</strong> in andere werelddel<strong>en</strong> <strong>en</strong> nem<strong>en</strong> personeel<br />
in di<strong>en</strong>st met verschill<strong>en</strong>de culturele achtergrond<strong>en</strong>.<br />
13<br />
Code ook nuttig voor<br />
kleine bedrijv<strong>en</strong><br />
In e<strong>en</strong> klein bedrijf kan de ondernemer<br />
waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> directer<br />
communicer<strong>en</strong>, het duidelijke voorbeeld<br />
gev<strong>en</strong>, medewerkers aansprek<strong>en</strong><br />
etc. E<strong>en</strong> uitgebreide code ligt<br />
hier niet voor de hand maar het is wél<br />
mogelijk om kort op <strong>en</strong>kele A-4tjes<br />
principes of huisregels te formuler<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> ondernemer kan op deze korte<br />
code terugvall<strong>en</strong> <strong>en</strong> op geschikte mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
aan de orde stell<strong>en</strong>. Veel van<br />
wat in dit boekje wordt gezegd, is<br />
daarom ev<strong>en</strong>zeer van belang voor<br />
kleinere bedrijv<strong>en</strong>.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 14<br />
NMa<br />
“<strong>De</strong> NMa moedigt onderneming<strong>en</strong>,<br />
die hun beleid t<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong> van hun<br />
gedrag vastlegg<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> bedrijfscode,<br />
aan. Maar e<strong>en</strong> vastgelegde keuze<br />
is niet voldo<strong>en</strong>de. <strong>De</strong> onderneming<br />
moet zorgdrag<strong>en</strong> dat de opgestelde<br />
regels daadwerkelijk word<strong>en</strong> nageleefd<br />
<strong>en</strong> ervoor zorg<strong>en</strong> dat werknemers<br />
daar de kans voor krijg<strong>en</strong>… E<strong>en</strong><br />
onderneming met e<strong>en</strong> goed werk<strong>en</strong>de<br />
gedragscode kan op het gebied van<br />
de mededinging onder omstandighed<strong>en</strong><br />
rek<strong>en</strong><strong>en</strong> op clem<strong>en</strong>tie van de<br />
NMa”.<br />
Anne-Willem Kist,<br />
tot 1 januari 2003<br />
directeur-g<strong>en</strong>eraal van de<br />
Nederlandse Mededingingsautoriteit<br />
Multinationals met vestiging<strong>en</strong> in het buit<strong>en</strong>land staan voor de<br />
vraag of <strong>en</strong> in hoeverre zij zich moet<strong>en</strong> aanpass<strong>en</strong> aan de lokale<br />
norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> of dat zij zich lat<strong>en</strong> leid<strong>en</strong> door eig<strong>en</strong><br />
standaard<strong>en</strong>. Dat speelt bij vraagstukk<strong>en</strong> zoals corruptie, kinderarbeid,<br />
beloning <strong>en</strong> milieuzorg.<br />
• <strong>De</strong> overheid treedt terug<br />
Sinds het begin van de jar<strong>en</strong> tachtig van de vorige eeuw<br />
treedt de staat op tal van terrein<strong>en</strong> terug. Tegelijk wordt e<strong>en</strong><br />
groter beroep gedaan op de eig<strong>en</strong> verantwoordelijkheid, maatschappelijke<br />
betrokk<strong>en</strong>heid <strong>en</strong> zelfregulering van onderneming<strong>en</strong>.<br />
In de rechtspraak wordt bij overtreding<strong>en</strong> steeds meer gelet op<br />
wat bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> gedaan aan prev<strong>en</strong>tie. Daarnaast zi<strong>en</strong> we<br />
dat de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders de afgelop<strong>en</strong><br />
jar<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong>lijk is toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>.<br />
• Incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> afnem<strong>en</strong>d vertrouw<strong>en</strong><br />
Onderneming<strong>en</strong> zitt<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> glaz<strong>en</strong> huis. Malversaties, al<br />
dan niet verme<strong>en</strong>d, word<strong>en</strong> breed uitgemet<strong>en</strong>. Topbestuurders<br />
die met voork<strong>en</strong>nis aandel<strong>en</strong> verkop<strong>en</strong>, roep<strong>en</strong> verontwaardiging<br />
op bij het publiek. Door het Amerikaanse <strong>en</strong>ergiebedrijf<br />
Enron werd<strong>en</strong> er bedrijv<strong>en</strong> opgericht met als <strong>en</strong>ige doel dat de<br />
solvabiliteit hoger zou lijk<strong>en</strong> dan deze in werkelijkheid was. Telecomgigant<br />
Worldcom ging de fout in door e<strong>en</strong> schaduwboekhouding<br />
bij te houd<strong>en</strong>. <strong>De</strong> fraudes van de bestuurders van<br />
Enron <strong>en</strong> Worldcom hebb<strong>en</strong> forse schade opgeleverd voor het<br />
imago van hun bedrijf <strong>en</strong> dat van het bedrijfslev<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong>.<br />
In eig<strong>en</strong> land bracht<strong>en</strong> de bouw<strong>en</strong>quête naar verbod<strong>en</strong><br />
prijsafsprak<strong>en</strong> <strong>en</strong> omkoping van ambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong> <strong>en</strong> het debacle bij<br />
Ahold veel commotie teweeg.<br />
• Nieuwe regelgeving <strong>en</strong> standaard<strong>en</strong><br />
Tal van internationale organisaties ontwikkel<strong>en</strong> standaard<strong>en</strong><br />
voor het ondernem<strong>en</strong>. Belangrijk zijn de OESO-richtlijn<strong>en</strong> voor<br />
multinationale onderneming<strong>en</strong>, de standaard<strong>en</strong> voor arbeid<br />
van de ILO <strong>en</strong> de codes van de Internationale Kamer van Koophandel.<br />
Ook de overheid is gekom<strong>en</strong> met nieuwe regelgeving,<br />
bijvoorbeeld voor de handel met voork<strong>en</strong>nis in aandel<strong>en</strong>.<br />
14
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 15<br />
• Machtigere NGO’s <strong>en</strong> actiegroep<strong>en</strong><br />
Veel burgers <strong>en</strong> maatschappelijke groepering<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> zich<br />
zorg<strong>en</strong> over de macht <strong>en</strong> het functioner<strong>en</strong> van bedrijv<strong>en</strong> <strong>en</strong> verlang<strong>en</strong><br />
– daarin gesteund door de media – dat deze zich verantwoord<strong>en</strong>.<br />
Actiegroep<strong>en</strong> richt<strong>en</strong> zich steeds minder op de<br />
overheid <strong>en</strong> steeds meer op bedrijv<strong>en</strong>. Non Gouvernem<strong>en</strong>tele<br />
Organisaties (NGO’s) als Amnesty International, Gre<strong>en</strong>peace <strong>en</strong><br />
Transpar<strong>en</strong>cy International vrag<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> standpunt<br />
in te nem<strong>en</strong> over respectievelijk m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>, milieu <strong>en</strong> eerlijk<br />
zak<strong>en</strong>do<strong>en</strong>.<br />
• Kritischere media<br />
Bedrijv<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> geregeld negatief in het nieuws. Aan bedrijv<strong>en</strong><br />
wordt dan nadrukkelijk gevraagd om dergelijke incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
te voorkom<strong>en</strong>. Ook al is de berichtgeving door de media<br />
onjuist of onvolledig, het kwaad is dan dikwijls al geschied.<br />
Overzicht 1.3<br />
Bedrijv<strong>en</strong> negatief in het nieuws<br />
(Bron: Ethicon, 2002)<br />
Eén op de drie grote bedrijv<strong>en</strong> haalt jaarlijks met laakbaar<br />
gedrag de dagblad<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> meest voorkom<strong>en</strong>de onderwerp<strong>en</strong> zijn:<br />
1. Fraude 33%<br />
2. Wanbeleid door managem<strong>en</strong>t 18%<br />
3. Oneerlijke concurr<strong>en</strong>tie 12%<br />
4. Handel met voork<strong>en</strong>nis 5%<br />
5. Sch<strong>en</strong>ding m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> 4%<br />
6. Sch<strong>en</strong>ding intellectueel eig<strong>en</strong>dom 2%<br />
7. Seksuele intimidatie 2%<br />
1.2.2 Interne red<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
• Groei<br />
Als bedrijv<strong>en</strong> groei<strong>en</strong>, het personeelsbestand vernieuwt <strong>en</strong><br />
diverser wordt qua sam<strong>en</strong>stelling, kan behoefte ontstaan aan<br />
e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappelijk refer<strong>en</strong>tiekader met e<strong>en</strong> aantal basisprincipes.<br />
Daarmee articuleert de onderneming de eig<strong>en</strong> id<strong>en</strong>titeit.<br />
15<br />
“Ik vraag de leiders van het internationale<br />
zak<strong>en</strong>lev<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> set kernwaard<strong>en</strong><br />
te omarm<strong>en</strong>, te steun<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
in te voer<strong>en</strong> met betrekking tot m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>,<br />
arbeidsomstandighed<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> het milieu”.<br />
Kofi Annan,<br />
secretaris-g<strong>en</strong>eraal Ver<strong>en</strong>igde Naties<br />
“Als wij wet<strong>en</strong> dat bedrijv<strong>en</strong> op de<br />
e<strong>en</strong> of andere manier meewerk<strong>en</strong> aan<br />
m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>sch<strong>en</strong>ding<strong>en</strong>, zull<strong>en</strong><br />
we daar ruchtbaarheid aan gev<strong>en</strong>…<br />
Bedrijv<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> zich lat<strong>en</strong> informer<strong>en</strong><br />
over de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>situatie in<br />
e<strong>en</strong> land waar ze zich will<strong>en</strong> vestig<strong>en</strong>.<br />
…We vind<strong>en</strong> dat bedrijv<strong>en</strong> e<strong>en</strong> gedragscode<br />
moet<strong>en</strong> opstell<strong>en</strong> waarin<br />
expliciet wordt verwez<strong>en</strong> naar de universele<br />
verklaring van de recht<strong>en</strong> van<br />
de m<strong>en</strong>s”.<br />
David Vries<strong>en</strong>koop,<br />
directeur Amnesty
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 16<br />
“Veel m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> dat fraude<br />
stopt bij de poort. Maar dat is onzin,<br />
wij zijn e<strong>en</strong> onderdeel van de maatschappij<br />
<strong>en</strong> net zo goed als het buit<strong>en</strong><br />
de poort gebeurt, gebeurt het<br />
hier ook”.<br />
Erik Waagmeester,<br />
Juridische Zak<strong>en</strong> Sara Lee/DE<br />
Zo schrijft Sara Lee/DE in zijn code: “Integriteit bepaalt wie je<br />
b<strong>en</strong>t. Integriteit bepaalt ook wat Sara Lee is”. CSM zegt het algem<strong>en</strong>er:<br />
“This docum<strong>en</strong>t describes CSM’s id<strong>en</strong>tity and what<br />
the company stands for”.<br />
• <strong>De</strong>c<strong>en</strong>tralisatie<br />
Bedrijfsstructur<strong>en</strong> zijn de laatste jar<strong>en</strong> sterk gedec<strong>en</strong>traliseerd.<br />
Veel vestiging<strong>en</strong> <strong>en</strong> medewerkers bezitt<strong>en</strong> meer autonomie,<br />
maar krijg<strong>en</strong> ook te mak<strong>en</strong> met meer <strong>en</strong> grotere ‘verleiding<strong>en</strong>’.<br />
Voorbeeld<strong>en</strong> zijn inkopers <strong>en</strong> financiële specialist<strong>en</strong> die<br />
grote, vaak complexe transacties sluit<strong>en</strong>.<br />
• Bedrijfsrisico’s nem<strong>en</strong> toe<br />
Bedrijfsprocess<strong>en</strong> word<strong>en</strong> complexer <strong>en</strong> krijg<strong>en</strong> steeds meer<br />
e<strong>en</strong> internationale dim<strong>en</strong>sie. E<strong>en</strong> goed voorbeeld is het transport;<br />
bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> niet altijd goed zicht op wat er gebeurt<br />
in de logistieke ket<strong>en</strong> <strong>en</strong> staan bloot aan grotere risico’s.<br />
• Interne malversaties<br />
Veel bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> in mindere of meerdere mate te lijd<strong>en</strong><br />
onder fraude of verkeerd gebruik van bedrijfseig<strong>en</strong>domm<strong>en</strong>.<br />
Daarbij kom<strong>en</strong> ongew<strong>en</strong>ste omgangsvorm<strong>en</strong> als pest<strong>en</strong>, agressie,<br />
discriminatie, machtsmisbruik <strong>en</strong> seksuele intimidatie.<br />
Overzicht 1.4<br />
Malversaties op de Nederlandse werkvloer<br />
(Bron: KPMG Integrity, 2001)<br />
Malversaties die volg<strong>en</strong>s medewerkers geregeld tot vaak voorkom<strong>en</strong><br />
binn<strong>en</strong> de eig<strong>en</strong> afdeling:<br />
Roekeloos gebruik bedrijfsmiddel<strong>en</strong> 15%<br />
Misbruik van macht/positie 14%<br />
Pesterij<strong>en</strong> op werkplek 9%<br />
Diefstal van bedrijfsmiddel<strong>en</strong>/verduistering van<br />
financiële middel<strong>en</strong> 7%<br />
Onzorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie 6%<br />
Ontvangst gesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> bov<strong>en</strong> €35 van extern<strong>en</strong> 6%<br />
Schadelijke nev<strong>en</strong>activiteit<strong>en</strong> 5%<br />
Incorrecte onkost<strong>en</strong>declaraties 4%<br />
Misbruik vertrouwelijke informatie 3%<br />
16
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 17<br />
1.2.3 Druk van stakeholders<br />
Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> zelfs beleggers zijn kritischer geword<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
lat<strong>en</strong> ethische <strong>en</strong> maatschappelijke overweging<strong>en</strong> meeweg<strong>en</strong><br />
in hun keuzes. Werknemers zijn niet langer vanzelfsprek<strong>en</strong>d<br />
loyaal. Bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> daarom e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> belang om te werk<strong>en</strong><br />
aan hun eig<strong>en</strong> integriteit. Meer concreet naar de diverse<br />
stakeholders betek<strong>en</strong>t dit het volg<strong>en</strong>de.<br />
• Aandeelhouders<br />
Institutionele beleggers hebb<strong>en</strong> actief belangstelling voor<br />
duurzaam belegg<strong>en</strong>. Bij de sam<strong>en</strong>stelling van hun portefeuille<br />
kijk<strong>en</strong> zij of onderneming<strong>en</strong> over e<strong>en</strong> bedrijfscode beschikk<strong>en</strong>.<br />
Particulier<strong>en</strong> belegg<strong>en</strong> aanzi<strong>en</strong>lijke bedrag<strong>en</strong> in duurzame<br />
fonds<strong>en</strong>. <strong>De</strong> maatschappelijk betrokk<strong>en</strong> aandeelhouder beschikt<br />
over handvatt<strong>en</strong> als de Duurzaamheidgids voor Beleggers<br />
van de Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>bond.<br />
Aandeelhouders stell<strong>en</strong> de code soms aan de orde op de aandeelhoudersvergadering,<br />
<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong> het bedrijf zich te verantwoord<strong>en</strong><br />
over de naleving van de code (concreet over zak<strong>en</strong> als<br />
sch<strong>en</strong>ding van m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>, vakbondsrecht<strong>en</strong>, kinderarbeid<br />
<strong>en</strong> het milieubeleid).<br />
• Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> zakelijke partners<br />
E<strong>en</strong> product <strong>en</strong> merk heeft voor de consum<strong>en</strong>t e<strong>en</strong> belevingswaarde;<br />
maatschappelijke betrokk<strong>en</strong>heid <strong>en</strong> integriteit<br />
vorm<strong>en</strong> daarvan e<strong>en</strong> steeds belangrijker aspect.<br />
Heel sterk speelt dit bijvoorbeeld bij veiligheid <strong>en</strong> gezondheid<br />
van voedingsmiddel<strong>en</strong>. Als dat niet in orde is, kan de reputatie<br />
van merk <strong>en</strong> bedrijf snel word<strong>en</strong> beschadigd. E<strong>en</strong> fors deel van<br />
de consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zegt bij zijn aankop<strong>en</strong> rek<strong>en</strong>ing te houd<strong>en</strong><br />
met zak<strong>en</strong> als: slechte arbeidsomstandighed<strong>en</strong>, dier<strong>en</strong>leed, belasting<br />
van het milieu <strong>en</strong> sch<strong>en</strong>ding van m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>. Of<br />
deze int<strong>en</strong>tie ook daadwerkelijk wordt omgezet in ander koopgedrag,<br />
is afhankelijk van factor<strong>en</strong> als prijs, kwaliteit <strong>en</strong> beschikbaarheid<br />
van alternatiev<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>bond pleit al <strong>en</strong>kele jar<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> grotere<br />
transparantie van bedrijv<strong>en</strong> over hun maatschappelijke prestaties.<br />
Ook in business-to-business relaties wordt e<strong>en</strong> code belangrijker.<br />
In het kader van ket<strong>en</strong>beheer stell<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong> steeds<br />
17<br />
“Bedrijv<strong>en</strong> zijn op de lange termijn<br />
succesvoller wanneer ze e<strong>en</strong> fatso<strong>en</strong>lijke<br />
afweging mak<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> sociale,<br />
milieu- <strong>en</strong> financiële waard<strong>en</strong>.<br />
…Naar mijn stellige overtuiging is<br />
goed zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong>, goed voor de<br />
zaak!”<br />
Joop Wijn,<br />
staatssecretaris Economische Zak<strong>en</strong><br />
“Fabrikant<strong>en</strong> van voedingsmiddel<strong>en</strong><br />
moet<strong>en</strong> meer informatie over de productie<br />
van hun voedingsmiddel<strong>en</strong><br />
prijsgev<strong>en</strong>. Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> het<br />
recht te wet<strong>en</strong> wat de precieze ingrediënt<strong>en</strong><br />
zijn <strong>en</strong> hoe het product is geproduceerd.<br />
<strong>De</strong> hoeveelheid <strong>en</strong> soort<br />
vet kun je niet proev<strong>en</strong>. Duidelijke <strong>en</strong><br />
volledige informatie is nodig: de consum<strong>en</strong>t<br />
heeft recht te wet<strong>en</strong> wat hij<br />
eet”.<br />
Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>bond
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 18<br />
“<strong>De</strong> gedragscode is e<strong>en</strong> ‘living docum<strong>en</strong>t’.<br />
Integriteit van de bedrijfsvoering<br />
is de basis van ons operer<strong>en</strong>. U<br />
kunt ons daarop dus altijd aansprek<strong>en</strong>”.<br />
Kees van der Waaij,<br />
Unilever<br />
“<strong>De</strong> vraag is niet of je maatschappelijk<br />
verantwoord moet ondernem<strong>en</strong>,<br />
maar hoe je dat gaat do<strong>en</strong>”.<br />
Gerlach Cerfontaine,<br />
Schiphol<br />
“<strong>De</strong> shareholder-value is slechts e<strong>en</strong><br />
onderdeel van het geheel. E<strong>en</strong> onderneming<br />
die alle<strong>en</strong> maar met beurskoers<strong>en</strong><br />
bezig is, wordt slecht<br />
gemanaged <strong>en</strong> e<strong>en</strong> verstandige aandeelhouder<br />
kijkt naar de lange termijn”.<br />
Jaap Peters,<br />
oud-bestuursvoorzitter Aegon<br />
meer eis<strong>en</strong> aan hun leveranciers, scre<strong>en</strong><strong>en</strong> h<strong>en</strong> op integriteit of<br />
vrag<strong>en</strong> h<strong>en</strong> om zich te houd<strong>en</strong> aan de code.<br />
• (pot<strong>en</strong>tiële) Werknemers<br />
Medewerkers beoordel<strong>en</strong> hun werkgever mede op maatschappelijk<br />
verantwoord handel<strong>en</strong>. Zij will<strong>en</strong> trots zijn op hun<br />
bedrijf <strong>en</strong> zich niet hoev<strong>en</strong> te scham<strong>en</strong> voor malversaties op<br />
hun werk. Hun loyaliteit is niet meer vanzelfsprek<strong>en</strong>d.<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Welke van de in dit hoofdstuk g<strong>en</strong>oemde ontwikkeling<strong>en</strong><br />
(intern <strong>en</strong> extern) vrag<strong>en</strong> van uw organisatie om expliciet<br />
heldere principes te formuler<strong>en</strong>?<br />
• Ga na welke van uw stakeholders belang hecht<strong>en</strong> aan<br />
e<strong>en</strong> code:<br />
- Aandeelhouders<br />
- Medewerkers<br />
- Afnemers/consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
- Leveranciers/zakelijke partners<br />
- NGO’s<br />
- <strong>De</strong> overheid.<br />
• Welke verwachting<strong>en</strong> koester<strong>en</strong> deze stakeholders t<strong>en</strong><br />
aanzi<strong>en</strong> van de <strong>inhoud</strong> van de code? Hoe uitgesprok<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> specifiek zijn deze verwachting<strong>en</strong>? Hoe realistisch zijn<br />
deze?<br />
1.3 Functies van e<strong>en</strong> code<br />
Met e<strong>en</strong> code wet<strong>en</strong> externe stakeholders <strong>en</strong> medewerkers<br />
wat zij mog<strong>en</strong> verwacht<strong>en</strong> van de organisatie <strong>en</strong> waarop zij<br />
haar kunn<strong>en</strong> aansprek<strong>en</strong>. En ook medewerkers wet<strong>en</strong> voortaan<br />
wat er van h<strong>en</strong> wordt verwacht.<br />
E<strong>en</strong> code kan uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de interne <strong>en</strong> externe functies vervull<strong>en</strong>.<br />
Interne functies naar managers <strong>en</strong> medewerkers zijn bijvoorbeeld:<br />
• <strong>De</strong> oriënter<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code vergroot het bewustzijn <strong>en</strong><br />
de alertheid op de missie van het bedrijf, de geld<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> confronteert betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> met ingeslet<strong>en</strong> gewoont<strong>en</strong>.<br />
18
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 19<br />
• <strong>De</strong> expliciter<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code verschaft duidelijkheid<br />
over de geld<strong>en</strong>de verantwoordelijkhed<strong>en</strong>. <strong>De</strong> code trekt<br />
gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong>, stelt klip <strong>en</strong> klaar wat de spelregels zijn <strong>en</strong> waar de<br />
bottom-line ligt. “Eindelijk wet<strong>en</strong> we waar we aan toe zijn!”<br />
• <strong>De</strong> stur<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code formuleert e<strong>en</strong> aantal verwachting<strong>en</strong><br />
naar medewerkers, stuurt daarmee hun handel<strong>en</strong>,<br />
geeft kaders <strong>en</strong> richting.<br />
• <strong>De</strong> intern corriger<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code creëert checks and<br />
balances. Managem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> medewerkers kunn<strong>en</strong> elkaar aansprek<strong>en</strong><br />
op de naleving ervan. <strong>De</strong> code formuleert e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappelijke<br />
grond, e<strong>en</strong> vocabulaire, e<strong>en</strong> handvat om<br />
met elkaar in discussie te gaan. “Met de code in de hand is<br />
het gesprek over norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> waard<strong>en</strong> nu veel gemakkelijker<br />
te voer<strong>en</strong>”.<br />
• <strong>De</strong> <strong>en</strong>thousiasmer<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code stimuleert betrokk<strong>en</strong>heid<br />
<strong>en</strong> loyaliteit van medewerkers. E<strong>en</strong> code appelleert<br />
op hun verantwoordelijkheidsgevoel <strong>en</strong> inspireert h<strong>en</strong> om<br />
zich in te zett<strong>en</strong> voor de missie <strong>en</strong> doelstelling<strong>en</strong> van hun organisatie.<br />
Het hoofd Public Affairs van e<strong>en</strong> financiële instelling<br />
verwoordde dit treff<strong>en</strong>d: “Onze code is het cem<strong>en</strong>t van<br />
onze organisatie”.<br />
• <strong>De</strong> initiër<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code stimuleert activiteit<strong>en</strong> gericht<br />
op de versterking van id<strong>en</strong>titeit <strong>en</strong> imago van de organisatie.<br />
<strong>De</strong> code fungeert als spiegel waarmee hiat<strong>en</strong> <strong>en</strong> afwijking<strong>en</strong><br />
snel kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geconstateerd <strong>en</strong> aangepakt. “To<strong>en</strong> we<br />
de code e<strong>en</strong>maal hadd<strong>en</strong>, moest<strong>en</strong> we wel. Er was ge<strong>en</strong> weg<br />
meer terug. En dat extra zetje hadd<strong>en</strong> we juist nodig”.<br />
E<strong>en</strong> code kan ook externe functies hebb<strong>en</strong>:<br />
• <strong>De</strong> onderscheid<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code vergroot de herk<strong>en</strong>baarheid<br />
van de organisatie naar buit<strong>en</strong> toe: de organisatie<br />
bek<strong>en</strong>t kleur <strong>en</strong> ‘smoel’.<br />
• <strong>De</strong> legitimer<strong>en</strong>de functie. Met e<strong>en</strong> code maakt de organisatie<br />
duidelijk wat zij wel <strong>en</strong> niet doet <strong>en</strong> waardoor zij zich laat leid<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> code kan daarom het vertrouw<strong>en</strong> in de organisatie<br />
vergrot<strong>en</strong> bij m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>, groep<strong>en</strong> <strong>en</strong> stakeholders.<br />
• <strong>De</strong> extern corriger<strong>en</strong>de functie. E<strong>en</strong> code creëert checks and<br />
balances. M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> groep<strong>en</strong> in de omgeving kunn<strong>en</strong> de organisatie<br />
kritisch volg<strong>en</strong> op de naleving van de code. “<strong>De</strong><br />
aandeelhoudersvergadering, maar ook consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> leveranciers<br />
citer<strong>en</strong> geregeld uit onze code <strong>en</strong> stell<strong>en</strong> ons de<br />
vraag hoe wij e<strong>en</strong> besluit kunn<strong>en</strong> rijm<strong>en</strong> met de code”.<br />
19<br />
Welke betek<strong>en</strong>is<br />
geeft u uw code?<br />
U kunt de betek<strong>en</strong>is van uw code verhelder<strong>en</strong><br />
door metafor<strong>en</strong> te gebruik<strong>en</strong>.<br />
Zulke metafor<strong>en</strong> zijn:<br />
• DNA: de code verwoordt de id<strong>en</strong>titeit<br />
<strong>en</strong> het erfgoed van de organisatie.<br />
• Collectief gewet<strong>en</strong>: de code beschrijft<br />
wat de organisatie tot haar<br />
morele verantwoordelijkhed<strong>en</strong> rek<strong>en</strong>t.<br />
• Bril: de code is het perspectief van<br />
waaruit problem<strong>en</strong> word<strong>en</strong> bezi<strong>en</strong>.<br />
• Geraamte/skelet: de code vormt<br />
het raamwerk waar om he<strong>en</strong> alles is<br />
geord<strong>en</strong>d (het figuurlijke vlees op<br />
de bott<strong>en</strong>).<br />
• Hoekste<strong>en</strong>: de code zorgt ervoor<br />
dat de organisatie niet uite<strong>en</strong>valt.<br />
• Cem<strong>en</strong>t: de code zorgt ervoor dat<br />
onderdel<strong>en</strong>, disciplines, vakgebied<strong>en</strong><br />
met elkaar verbond<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> sam<strong>en</strong> meer zijn dan de som van<br />
de del<strong>en</strong> (cohesie).<br />
• Reinigingsmiddel: de code stimuleert<br />
het zelfreinig<strong>en</strong>de vermog<strong>en</strong>.<br />
• Visitekaartje: met e<strong>en</strong> code pres<strong>en</strong>teert<br />
het bedrijf wie <strong>en</strong> wat zij is.<br />
• Kompas: de code geeft richting aan<br />
managers <strong>en</strong> medewerkers.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 20<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Wat ziet u als de belangrijkste functies van uw (mogelijke)<br />
code (intern: oriënter<strong>en</strong>d, expliciter<strong>en</strong>d, stur<strong>en</strong>d,<br />
corriger<strong>en</strong>d, <strong>en</strong>thousiasmer<strong>en</strong>d <strong>en</strong> initiër<strong>en</strong>d; extern:<br />
onderscheid<strong>en</strong>d, legitimer<strong>en</strong>d <strong>en</strong> corriger<strong>en</strong>d)?<br />
• Indi<strong>en</strong> uw organisatie al over e<strong>en</strong> code beschikt:<br />
kom<strong>en</strong> deze functies ook tot hun recht?<br />
20
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 21<br />
2Wat houdt e<strong>en</strong> code<br />
eig<strong>en</strong>lijk in?<br />
Wat is nu precies e<strong>en</strong> code? Wat neem je er in op? Welke<br />
type codes zijn te onderscheid<strong>en</strong>? En hoe verhoudt e<strong>en</strong> organisatiecode<br />
zich tot de vele interne regels die in de meeste bedrijv<strong>en</strong><br />
geld<strong>en</strong>?<br />
<strong>De</strong>ze vrag<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> aan de orde in dit hoofdstuk.<br />
2.1 Omschrijving van e<strong>en</strong> bedrijfscode<br />
<strong>De</strong> code beschrijft de verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar belanghebb<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
(stakeholders) <strong>en</strong> de belangrijkste waard<strong>en</strong>, norm<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> regels die voor het bedrijf, de managers <strong>en</strong> medewerkers<br />
geld<strong>en</strong>. Daarmee wet<strong>en</strong> alle betrokk<strong>en</strong><strong>en</strong> wat zij van het<br />
bedrijf mog<strong>en</strong> verwacht<strong>en</strong> <strong>en</strong>, omgekeerd, wat het bedrijf van<br />
h<strong>en</strong> verwacht. Duidelijk wordt waarop partij<strong>en</strong> <strong>en</strong> person<strong>en</strong> elkaar<br />
kunn<strong>en</strong> aansprek<strong>en</strong>.<br />
2.2 Onderdel<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> bedrijfscode<br />
<strong>De</strong> onderdel<strong>en</strong> van de bedrijfscode kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> toegelicht<br />
aan de hand van figuur 2.1. Daarin is de code weergegev<strong>en</strong><br />
als e<strong>en</strong> piramide die bestaat uit verschill<strong>en</strong>de lag<strong>en</strong>: aan de<br />
top staat (1) de missie van de organisatie, met direct daaronder<br />
(2) de kernwaard<strong>en</strong>, (3) de verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s stakeholders,<br />
<strong>en</strong> (4) de norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels. <strong>De</strong>ze elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> in de<br />
code staan niet op zichzelf, maar vorm<strong>en</strong> sam<strong>en</strong> als het ware<br />
het morele gebouw.<br />
Figuur 2.1<br />
Elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> opbouw<br />
van e<strong>en</strong> bedrijfscode<br />
missie<br />
kernwaard<strong>en</strong><br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
norm<strong>en</strong> & regels<br />
21<br />
Wat de bedrijfscode níet is<br />
Niet elke code vatt<strong>en</strong> wij op als e<strong>en</strong><br />
bedrijfscode. E<strong>en</strong> bedrijfscode richt<br />
zich op alle medewerkers <strong>en</strong> behandelt<br />
meerdere onderwerp<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> bedrijfscode<br />
is niet:<br />
• E<strong>en</strong> mission statem<strong>en</strong>t dat louter<br />
de economische doelstelling<strong>en</strong><br />
verwoordt.<br />
• E<strong>en</strong> code over seksuele intimidatie,<br />
internetgebruik of rok<strong>en</strong> (te<br />
beperkt qua onderwerp).<br />
• E<strong>en</strong> opsomming van waard<strong>en</strong> die<br />
niet op de e<strong>en</strong> of andere wijze te<br />
relater<strong>en</strong> zijn aan de verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
jeg<strong>en</strong>s de stakeholders<br />
(te vrijblijv<strong>en</strong>d).<br />
• E<strong>en</strong> opsomming van wettelijke verplichting<strong>en</strong><br />
(niet bedrijfseig<strong>en</strong>).<br />
• E<strong>en</strong> code voor e<strong>en</strong> beperkte groep<br />
medewerkers (bijvoorbeeld managers,<br />
inkopers of beleggers).
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 22<br />
Siem<strong>en</strong>s: waarborging<br />
integriteit bij inkoop<br />
Inkoop is e<strong>en</strong> proces waaraan veel integriteitrisico’s<br />
verbond<strong>en</strong> zijn. Het<br />
gaat vaak om grote bedrag<strong>en</strong> <strong>en</strong> belang<strong>en</strong>.<br />
Zaak is om de integriteit in<br />
dit proces goed te waarborg<strong>en</strong>. Siem<strong>en</strong>s<br />
Nederland, leverancier van<br />
hoogwaardige elektronische <strong>en</strong> elektrotechnische<br />
product<strong>en</strong> <strong>en</strong> system<strong>en</strong>,<br />
heeft waarborg<strong>en</strong> voor deze integriteitsrisico’s<br />
ingebouwd in al haar<br />
bedrijfsprocess<strong>en</strong>.<br />
Eric Boonstra, hoofd van Siem<strong>en</strong>s<br />
Procurem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> Logistic Services:<br />
“Als inkoop niet professioneel wordt<br />
uitgevoerd, is het e<strong>en</strong> risicovol proces.<br />
Het gaat om honderd<strong>en</strong> miljo<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
euro’s per jaar. Bij diverse bedrijv<strong>en</strong><br />
heb ik gezi<strong>en</strong> dat m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> te lang<br />
op e<strong>en</strong> plek zitt<strong>en</strong> <strong>en</strong> e<strong>en</strong> betere relatie<br />
hadd<strong>en</strong> met de leveranciers dan<br />
met hun leidinggev<strong>en</strong>de <strong>en</strong> collega’s.<br />
Bij Siem<strong>en</strong>s prober<strong>en</strong> we dat tot e<strong>en</strong><br />
minimum te beperk<strong>en</strong>. We hebb<strong>en</strong><br />
daarvoor e<strong>en</strong> aantal spelregels afgesprok<strong>en</strong>.<br />
Niemand zit lang op één positie.<br />
We do<strong>en</strong> aan job-rotation. Dat<br />
kan zijn job-rotation binn<strong>en</strong> mijn afdeling,<br />
bijvoorbeeld van de unit inkoop<br />
productiematerial<strong>en</strong> naar de<br />
unit inkoop facilities of zelfs logistiek.<br />
Maar ook buit<strong>en</strong> de afdeling,<br />
naar corporate communications, marketing<br />
of consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>product<strong>en</strong>.<br />
Belangrijke leidraad voor iedere Siem<strong>en</strong>s<br />
medewerker is de ‘Siem<strong>en</strong>s wereldwijde<br />
gedragscode’. In dit boekje<br />
word<strong>en</strong> de spelregels verwoord waaraan<br />
wij ons all<strong>en</strong> behor<strong>en</strong> te houd<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong>nk hier aan zak<strong>en</strong> als gedrag t<strong>en</strong><br />
opzichte van zak<strong>en</strong>relaties <strong>en</strong><br />
derd<strong>en</strong>, vermijd<strong>en</strong> van belang<strong>en</strong>verstr<strong>en</strong>geling,<br />
omgaan met eig<strong>en</strong>domm<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> informatie, <strong>en</strong> milieu <strong>en</strong> veiligheid.<br />
Er wordt ook specifiek<br />
aandacht besteed aan eerlijke concurr<strong>en</strong>tie,<br />
het omgaan met voordel<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> speciale regels voor het gunn<strong>en</strong><br />
van contract<strong>en</strong>. U begrijpt dat iedere<br />
inkoper naar deze regels handelt.<br />
➔➔<br />
1. Missie<br />
<strong>De</strong> missie formuleert kernachtig de strategische doelstelling<strong>en</strong><br />
van het bedrijf <strong>en</strong> geeft antwoord op de vraag waar de organisatie<br />
voor staat.<br />
Grontmij, e<strong>en</strong> internationaal advies- <strong>en</strong> ing<strong>en</strong>ieursbureau,<br />
schrijft aan het begin van zijn code: ”We bied<strong>en</strong> onze klant<strong>en</strong><br />
oplossing<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> duurzame woon-, werk- <strong>en</strong> leefomgeving<br />
We invester<strong>en</strong> in kwaliteit van onze m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> <strong>en</strong> stur<strong>en</strong> aan op<br />
e<strong>en</strong> constante verbetering van onze prestaties”.<br />
2. Kernwaard<strong>en</strong><br />
Kernwaard<strong>en</strong> zijn de belangrijkste maatstav<strong>en</strong> die de onderneming<br />
voor zichzelf hanteert <strong>en</strong> vorm<strong>en</strong> de kern van de eig<strong>en</strong><br />
cultuur. Kernwaard<strong>en</strong> do<strong>en</strong> vooral e<strong>en</strong> appèl op de instelling<br />
van medewerkers, maar gev<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> concrete aanwijzing<strong>en</strong> hoe<br />
medewerkers zich di<strong>en</strong><strong>en</strong> te gedrag<strong>en</strong>.<br />
Zo formuleert ABN Amro als ‘corporate values’: integriteit, respect,<br />
teamwork <strong>en</strong> professionaliteit.<br />
3. Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s stakeholders<br />
Missie <strong>en</strong> waard<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vertaald in verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
die de onderneming ziet jeg<strong>en</strong>s haar stakeholders. Zo formuleert<br />
KPN in haar code 'Wat ons bindt' van oktober 2000 de<br />
ambitie om klant<strong>en</strong> e<strong>en</strong> excell<strong>en</strong>te di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing te bied<strong>en</strong>,<br />
voor medewerkers e<strong>en</strong> stimuler<strong>en</strong>d <strong>en</strong> sociaal werkklimaat te<br />
schepp<strong>en</strong>, aandeelhouders e<strong>en</strong> bevredig<strong>en</strong>de waardeontwikkeling<br />
te gev<strong>en</strong>, met zakelijke partners te strev<strong>en</strong> naar gezam<strong>en</strong>lijke<br />
groei, met op<strong>en</strong> vizier te concurrer<strong>en</strong>, zorgzaam om te<br />
gaan met het milieu, maatschappelijk betrokk<strong>en</strong> te zijn, <strong>en</strong> het<br />
eig<strong>en</strong> handel<strong>en</strong> te toets<strong>en</strong> aan internationale maatstav<strong>en</strong>.<br />
4. Norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels<br />
Norm<strong>en</strong> bied<strong>en</strong> richtlijn<strong>en</strong> aan werknemers hoe zij moet<strong>en</strong><br />
handel<strong>en</strong> in situaties waar zwartwitregels onmogelijk of onw<strong>en</strong>selijk<br />
zijn.<br />
Zo bepaalt de code van Xerox: “If you have to make an immediate<br />
decision and have any doubts about what you’re doing,<br />
don’t do it”.<br />
<strong>De</strong> guld<strong>en</strong> regel in de ethiek, die terug te vind<strong>en</strong> is in alle godsdi<strong>en</strong>st<strong>en</strong>,<br />
luidt: “Behandel ander<strong>en</strong> zoals je zelf behandeld<br />
w<strong>en</strong>st te word<strong>en</strong>”. Dit principe is in codes aan te treff<strong>en</strong> in norm<strong>en</strong><br />
als: “Behandel e<strong>en</strong> klant zoals jezelf behandeld w<strong>en</strong>st te<br />
word<strong>en</strong>” of “Toon teg<strong>en</strong>over elke collega het respect dat jezelf<br />
van collega’s verwacht”.<br />
22
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 23<br />
Regels gev<strong>en</strong> exact aan wat wél <strong>en</strong> niet kan. Zo bepaalt de code<br />
van Luchthav<strong>en</strong> Schiphol: “Papier hoort in de papierbak <strong>en</strong> koffiebekertjes<br />
in het daartoe bedoelde vak”. Dikwijls lop<strong>en</strong> in<br />
codes norm<strong>en</strong> over in regels.<br />
Voorbeeld van huisregels van Koninklijk Horeca Nederland<br />
23<br />
➔<br />
Daarnaast hebb<strong>en</strong> we aanvull<strong>en</strong>de<br />
gedragsregels gedefinieerd voor iedere<strong>en</strong><br />
die zich met inkoop bezighoudt.<br />
Onderwerp<strong>en</strong> als loyaliteit t<strong>en</strong><br />
opzichte van de onderneming, het<br />
rechtvaardig behandel<strong>en</strong> van leveranciers,<br />
ondersteun<strong>en</strong> van eerlijke<br />
concurr<strong>en</strong>tie <strong>en</strong> het hoog houd<strong>en</strong> van<br />
de reputatie van de professie kom<strong>en</strong><br />
hier aan bod. Iedere medewerker is<br />
op de hoogte van de bov<strong>en</strong>staande<br />
regels <strong>en</strong> kan alle informatie vind<strong>en</strong><br />
op onze intranetsite.<br />
E<strong>en</strong> regel is dat elke afdeling werkt<br />
volg<strong>en</strong>s het vier og<strong>en</strong> principe. Dit<br />
zijn de og<strong>en</strong> van het afdelings- of<br />
divisiehoofd <strong>en</strong> de controller. Niemand<br />
kan iets bestell<strong>en</strong> of e<strong>en</strong> contract<br />
sluit<strong>en</strong> zonder dat er e<strong>en</strong> handtek<strong>en</strong>ing<br />
onder staat van de<br />
controller. Ook onze leveranciers selecter<strong>en</strong><br />
we zorgvuldig. We will<strong>en</strong> niet<br />
te zeer afhankelijk zijn van één leverancier,<br />
maar will<strong>en</strong> omgekeerd ook<br />
niet dat zij te afhankelijk word<strong>en</strong> van<br />
ons”.<br />
“Iedere schijn van beïnvloedbaarheid<br />
of onbetrouwbaarheid moet word<strong>en</strong><br />
vermed<strong>en</strong>. Op het mom<strong>en</strong>t dat mijn<br />
interne klant<strong>en</strong> (divisies van Siem<strong>en</strong>s<br />
Nederland) het gevoel hebb<strong>en</strong> dat de<br />
inkopers niet helemaal zuiver zijn, is<br />
het gewoon mis. Ook al heb je nog<br />
zo’n goed verhaal <strong>en</strong> b<strong>en</strong> je nog zo<br />
professioneel. Wij vertell<strong>en</strong> onze<br />
klant<strong>en</strong>: ‘Objectiviteit is de kracht<br />
van Inkoop. Wij hal<strong>en</strong> de emotie er<br />
uit <strong>en</strong> selecter<strong>en</strong> op basis van feit<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> ratio.’ Als dat vervolg<strong>en</strong>s niet waar<br />
blijkt te zijn, is dat dodelijk.<br />
Integriteit is onderdeel van onze professionaliteit.<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong> word<strong>en</strong> hier<br />
ook op geselecteerd. Wij prober<strong>en</strong><br />
e<strong>en</strong> inschatting te mak<strong>en</strong> hoe zij<br />
teg<strong>en</strong> integriteit aankijk<strong>en</strong> <strong>en</strong> check<strong>en</strong><br />
anteced<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Ook in het functioneringsgesprek<br />
kan dit aan de<br />
orde kom<strong>en</strong>. Integriteit is geheel ingekaderd<br />
binn<strong>en</strong> onze bedrijfsprocess<strong>en</strong>”.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 24<br />
2.3 Types bedrijfscodes<br />
E<strong>en</strong> bedrijfscode kan alle elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> uit figuur 2.1 bevatt<strong>en</strong><br />
(missie, waard<strong>en</strong>, verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar stakeholders,<br />
norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels). Maar vaak legg<strong>en</strong> codes op één of meerdere<br />
onderdel<strong>en</strong> de nadruk, bijvoorbeeld op hun missie (mission<br />
statem<strong>en</strong>ts), verantwoordelijkhed<strong>en</strong> (business principles), kernwaard<strong>en</strong><br />
(values statem<strong>en</strong>ts), norm<strong>en</strong> (gedragscodes) of regels<br />
(huisregels).<br />
Figuur 2.2<br />
Types bedrijfscodes<br />
2.4 Het nut van deelcodes<br />
E<strong>en</strong> code die alles gedetailleerd wil regel<strong>en</strong>, wordt veel te<br />
omvangrijk. Veel bedrijv<strong>en</strong> kiez<strong>en</strong> daarom voor e<strong>en</strong> code die<br />
uitgangspunt<strong>en</strong> aangeeft, <strong>en</strong> stell<strong>en</strong> afzonderlijke deelcodes of<br />
manuals op met meer specifieke regels voor deelgebied<strong>en</strong>.<br />
Het Rotterdamse containeroverslagbedrijf ECT heeft in het kielzog<br />
van zijn bedrijfscode in 1998 deelcodes opgesteld voor inkoop,<br />
gesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> <strong>en</strong> invitaties, omgangsvorm<strong>en</strong> <strong>en</strong> bedrijfsmiddel<strong>en</strong>.<br />
G<strong>en</strong>eral Motors heeft maar liefst neg<strong>en</strong> deelcodes,<br />
met name voor export, milieu, persoonlijke integriteit <strong>en</strong> corruptie.<br />
Ook organisaties zonder algem<strong>en</strong>e bedrijfscode hebb<strong>en</strong> vaak<br />
specifieke regeling<strong>en</strong>. Bijvoorbeeld voor internetgebruik, nev<strong>en</strong>functies,<br />
beveiliging, privacy, voorwet<strong>en</strong>schap, pest<strong>en</strong>,<br />
klacht<strong>en</strong> <strong>en</strong> declaraties. Soms mak<strong>en</strong> deze regels onderdeel uit<br />
van de arbeidsovere<strong>en</strong>komst of de CAO.<br />
24<br />
missie<br />
kernwaard<strong>en</strong><br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
norm<strong>en</strong> & regels<br />
Missiestatem<strong>en</strong>t<br />
Waard<strong>en</strong>statem<strong>en</strong>t<br />
Business Principles<br />
Gedragscode/<br />
Huisregels
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 25<br />
Figuur 2.3<br />
<strong>De</strong>elcodes opgehang<strong>en</strong> aan de bedrijfscode<br />
missie<br />
kernwaard<strong>en</strong><br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
norm<strong>en</strong> & regels<br />
gesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> informatie privacy inkoop middel<strong>en</strong> ICT<br />
Overzicht 2.4<br />
Welke regeling<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> de grootste bedrijv<strong>en</strong> naast e<strong>en</strong> bedrijfscode?<br />
In de In e<strong>en</strong> In de arbeidsbedrijfscode<br />
deelcode overe<strong>en</strong>komst/<br />
CAO<br />
Internetgebruik 25% 68% 5%<br />
Nev<strong>en</strong>functies/activiteit<strong>en</strong> 34% 27% 50%<br />
Gift<strong>en</strong>/relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong>/invitaties 68% 34% 5%<br />
Corruptie 68% 18% 0%<br />
Witwass<strong>en</strong> 43% 16% 0%<br />
Inkoop 34% 43% 2%<br />
Verkoop/reclame 27% 32% 5%<br />
Misbruik van voork<strong>en</strong>nis 46% 64% 21%<br />
Onderlinge omgangsvorm<strong>en</strong><br />
(ongew<strong>en</strong>ste intimiteit<strong>en</strong>, pest<strong>en</strong>, etc.) 59% 48% 16%<br />
Omgangsvorm<strong>en</strong> met extern<strong>en</strong> 61% 18% 2%<br />
Arbeidsomstandighed<strong>en</strong> 46% 43% 41%<br />
Discriminatie 71% 21% 14%<br />
Veiligheid 57% 52% 18%<br />
Vertrouwelijke informatie 50% 46% 34%<br />
Privacy van medewerkers 34% 36% 18%<br />
Privacy van extern<strong>en</strong> 32% 18% 11%<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> 52% 7% 2%<br />
Milieu 68% 43% 2%<br />
25<br />
<strong>De</strong>elregeling handel met voork<strong>en</strong>nis<br />
“Om insidertrading te voorkom<strong>en</strong><br />
heeft de ING Groep c<strong>en</strong>traal e<strong>en</strong> bureau.<br />
Daarnaast is er e<strong>en</strong> meldsysteem<br />
voor handel met voorwet<strong>en</strong>schap.<br />
E<strong>en</strong> aantal medewerkers heeft<br />
uit hoofde van hun functie de beschikking<br />
over voorwet<strong>en</strong>schap. Als<br />
zij e<strong>en</strong> order will<strong>en</strong> plaats<strong>en</strong>, wil ING<br />
dat eerst ev<strong>en</strong> zi<strong>en</strong>. Daarnaast hebb<strong>en</strong><br />
we afgesprok<strong>en</strong> dat iedere<strong>en</strong> die<br />
voorwet<strong>en</strong>schap heeft, dat meldt bij<br />
het bureau, zodat we daar e<strong>en</strong> overzicht<br />
hebb<strong>en</strong> van alle voorwet<strong>en</strong>schap<br />
in de organisatie. We scherm<strong>en</strong><br />
zo de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> af van voorwet<strong>en</strong>schap<br />
<strong>en</strong> voorkom<strong>en</strong> dat ze nog kunn<strong>en</strong><br />
handel<strong>en</strong> in aandel<strong>en</strong> van het bedrijf<br />
waar ze veel van wet<strong>en</strong>. Dat do<strong>en</strong> we<br />
niet achteraf maar vooraf. En daarmee<br />
zit het systeem dus dicht, t<strong>en</strong>zij<br />
m<strong>en</strong> natuurlijk de effect<strong>en</strong>orders buit<strong>en</strong><br />
ING om laat uitvoer<strong>en</strong>”.<br />
Sjoerd Boerma,<br />
compliance officer<br />
ING Bank Nederland
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 26<br />
“Wij zull<strong>en</strong> e<strong>en</strong> programma ontwikkel<strong>en</strong><br />
om onze leveranciers, in welk<br />
land dan ook, aan te moedig<strong>en</strong> te<br />
voldo<strong>en</strong> aan de norm<strong>en</strong> zoals die<br />
staan beschrev<strong>en</strong> in de OECD (Organisation<br />
for Economic Cooperation and<br />
<strong>De</strong>velopm<strong>en</strong>t) ‘Guidelines for Multinational<br />
Enterprises’, hoofdstuk IV<br />
zoals herzi<strong>en</strong> in 2000”.<br />
VNU<br />
“V<strong>en</strong>dex KBB acht het niet toelaatbaar<br />
dat bij onderneming<strong>en</strong> die goeder<strong>en</strong><br />
voor de concernonderneming<strong>en</strong><br />
producer<strong>en</strong>, kinder<strong>en</strong> werkzaam<br />
zijn onder de lokaal geld<strong>en</strong>de wettelijke<br />
leeftijdsgr<strong>en</strong>s. Wanneer er ge<strong>en</strong><br />
wettelijke leeftijdsgr<strong>en</strong>s bestaat,<br />
geldt het bepaalde in Conv<strong>en</strong>tie 138,<br />
artikel 2 van de ILO”.<br />
V<strong>en</strong>dex KBB<br />
2.5 Relatie met externe codes<br />
<strong>Bedrijfscode</strong>s staan dikwijls niet op zich zelf. Interne maatregel<strong>en</strong><br />
voor handel<strong>en</strong> met voorwet<strong>en</strong>schap zijn bijvoorbeeld<br />
e<strong>en</strong> gevolg van wetgeving. Zo zijn er steeds meer externe standaard<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> codes, die door de eig<strong>en</strong> code kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> vertaald<br />
naar het eig<strong>en</strong> bedrijf.<br />
Zulke codes zijn bijvoorbeeld:<br />
• Branchecodes, zoals die geld<strong>en</strong> bij verzekeraars, afvaltransporteurs,<br />
aannemers, uitz<strong>en</strong>dbureaus, bank<strong>en</strong> <strong>en</strong> p<strong>en</strong>sio<strong>en</strong>fonds<strong>en</strong>.<br />
• Codes op deelgebied<strong>en</strong>, zoals de reclamecode, antidiscriminatiecodes<br />
<strong>en</strong> de fusiegedragscode.<br />
• Beroepscodes, zoals die bestaan voor registeraccountants, inkopers,<br />
interim-managers <strong>en</strong> organisatieadviseurs.<br />
• Internationale codes, zoals de OESO-richtlijn<strong>en</strong> voor multinationals,<br />
het Global Compact van de Ver<strong>en</strong>igde Naties, de ILO-<br />
Conv<strong>en</strong>ties voor arbeid <strong>en</strong> de regels van de Internationale<br />
Kamer van Koophandel (bijvoorbeeld voor corruptie). 2<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Heeft uw organisatie e<strong>en</strong> missie? Welke waard<strong>en</strong>,<br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong>, norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels geld<strong>en</strong> er<br />
binn<strong>en</strong> uw organisatie?<br />
• Indi<strong>en</strong> u e<strong>en</strong> code heeft: kom<strong>en</strong> deze elem<strong>en</strong>t<strong>en</strong> daarin<br />
terug <strong>en</strong> zo ja, op welke wijze?<br />
• Heeft de code e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>bind<strong>en</strong>de/integrer<strong>en</strong>de werking?<br />
• In hoeverre zijn externe codes geïntegreerd in de code<br />
van uw organisatie?<br />
2.6 <strong>De</strong> bedrijfscode als beleidskader<br />
E<strong>en</strong> bedrijfscode in zijn meest uitgebreide vorm beschrijft in<br />
de kern wat de organisatie is <strong>en</strong> wil zijn. Het verwoordt de gezam<strong>en</strong>lijke<br />
ambities <strong>en</strong> uitgangspunt<strong>en</strong> <strong>en</strong> vormt daarmee het<br />
hart van de organisatie.<br />
2 E<strong>en</strong> goed overzicht geeft het boekje MVO Refer<strong>en</strong>tiekader van het Platform<br />
Maatschappelijk Verantwoord Ondernem<strong>en</strong>, info@mvo-platform.nl<br />
26
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 27<br />
<strong>De</strong> bedrijfscode wordt dan de overkoepel<strong>en</strong>de visie die de<br />
verschill<strong>en</strong>de afdeling<strong>en</strong> <strong>en</strong> aandachtsgebied<strong>en</strong> aan elkaar<br />
knoopt:<br />
• Strategie: de code beschrijft de uitgangspunt<strong>en</strong> voor de strategie<br />
waaruit concrete jaardoelstelling<strong>en</strong> word<strong>en</strong> afgeleid.<br />
• Kwaliteit: de code verwoordt de gew<strong>en</strong>ste kwaliteit (niet alle<strong>en</strong><br />
van product<strong>en</strong> <strong>en</strong> di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>, maar ook van de relaties met<br />
de stakeholders).<br />
• Personeel: de code geeft aan wat de medewerkers van de organisatie<br />
mog<strong>en</strong> verwacht<strong>en</strong> <strong>en</strong> waaraan zij zich hebb<strong>en</strong> te<br />
houd<strong>en</strong>.<br />
• Beveiliging: de code bepaalt hoe medewerkers hor<strong>en</strong> om te<br />
gaan met eig<strong>en</strong>domm<strong>en</strong> <strong>en</strong> informatie.<br />
• Communicatie: de code beschrijft de uitgangspunt<strong>en</strong> voor de<br />
communicatie (op<strong>en</strong>heid, transparantie, consultatie <strong>en</strong> dialoog),<br />
de wijze waarop de organisatie wil omgaan met haar<br />
stakeholders <strong>en</strong> wat deze mog<strong>en</strong> verwacht<strong>en</strong>.<br />
• Financiën: de code verwoordt uitgangspunt<strong>en</strong> voor het vastlegg<strong>en</strong><br />
van financiële gegev<strong>en</strong>s <strong>en</strong> de verantwoording hierover.<br />
• Milieu: de code geldt als vertrekpunt van de zorg voor het milieu.<br />
27
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 28<br />
3Uitgangspunt<strong>en</strong> voor het<br />
opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong><br />
van de code<br />
Jack Welch, CEO van G<strong>en</strong>eral Electric, moest getuig<strong>en</strong> voor<br />
e<strong>en</strong> commissie in Washington DC, omdat e<strong>en</strong> medewerker e<strong>en</strong><br />
fictieve bankrek<strong>en</strong>ing had geop<strong>en</strong>d (<strong>en</strong> gespekt voor 11 miljo<strong>en</strong><br />
dollar) sam<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> Israëlische luchtmachtg<strong>en</strong>eraal. “Mijnheer<br />
de voorzitter, we hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> werknemersbestand dat gelijk<br />
zou zijn aan St. Paul of Tampa als we e<strong>en</strong> Amerikaanse stad<br />
war<strong>en</strong>. We hebb<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> politieapparaat, ge<strong>en</strong> gevang<strong>en</strong>iss<strong>en</strong>.<br />
We moet<strong>en</strong> allereerst op de integriteit van onze m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>.<br />
Helaas was dat systeem in dit geval niet goed g<strong>en</strong>oeg,<br />
maar ik b<strong>en</strong> er trots op dat 99,99% van onze 275.000 medewerkers<br />
overal ter wereld elke morg<strong>en</strong> opstaat <strong>en</strong> zich volstrekt<br />
integer in de concurr<strong>en</strong>tiestrijd stort. Ze hebb<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> politieag<strong>en</strong>t<br />
of rechter nodig. Ze hebb<strong>en</strong> alle<strong>en</strong> hun gewet<strong>en</strong> nodig<br />
wanneer ze elke ocht<strong>en</strong>d voor de spiegel staan. Ze zi<strong>en</strong> ge<strong>en</strong><br />
teg<strong>en</strong>strijdigheid in concurrer<strong>en</strong> met de best<strong>en</strong> ter wereld, dag<br />
in dag uit, over de hele aardbol, 110% <strong>en</strong> meer gev<strong>en</strong> – om te<br />
concurrer<strong>en</strong>, te winn<strong>en</strong> <strong>en</strong> te groei<strong>en</strong> – <strong>en</strong> tegelijkertijd instinctief<br />
<strong>en</strong> onbuigzaam betrokk<strong>en</strong> blijv<strong>en</strong> bij absolute integriteit in<br />
alles wat ze do<strong>en</strong>”.<br />
Zoals Welch aangeeft is integriteit e<strong>en</strong> kwestie van vertrouw<strong>en</strong>.<br />
Maar integriteit moet je ook organiser<strong>en</strong>. Niet voor niets<br />
heeft G<strong>en</strong>eral Electric e<strong>en</strong> zeer uitgebreide code <strong>en</strong> compliancestructuur.<br />
Tuss<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong> <strong>en</strong> ‘regulering’ moet e<strong>en</strong> balans<br />
word<strong>en</strong> gevond<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> code opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> invoer<strong>en</strong> is maatwerk; daarvoor bestaat<br />
ge<strong>en</strong> blauwdruk. Indachtig het motto ‘Bezint eer ge begint’<br />
is het van groot belang om vooraf stil te staan hoe u dit<br />
gaat aanpakk<strong>en</strong>. Daarvoor kunt u in dit hoofdstuk handvatt<strong>en</strong><br />
vind<strong>en</strong>.<br />
28
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 29<br />
3.1 Vrag<strong>en</strong> bij het opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> code<br />
Overzicht 3.1<br />
Vrag<strong>en</strong> bij het opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> code<br />
1. Acc<strong>en</strong>t op waard<strong>en</strong>, regels of beid<strong>en</strong>?<br />
2. Alle<strong>en</strong> voor eig<strong>en</strong> medewerkers of ook voor externe<br />
stakeholders?<br />
3. Top-down of bottom-up?<br />
4. Verscheid<strong>en</strong>heid of e<strong>en</strong>heid?<br />
5. Bevestig<strong>en</strong> van de status-quo of verander<strong>en</strong>?<br />
1. Acc<strong>en</strong>t op waard<strong>en</strong>, regels of beide?<br />
Duidelijke regels bevorder<strong>en</strong> helderheid <strong>en</strong> e<strong>en</strong>duidigheid.<br />
Dat is vooral belangrijk als grote belang<strong>en</strong> (zoals veiligheid <strong>en</strong><br />
gezondheid) in het geding zijn, of als m<strong>en</strong> sancties wil verbind<strong>en</strong><br />
aan overtreding van de code.<br />
Alléén vertrouw<strong>en</strong> op regels heeft <strong>en</strong>kele grote nadel<strong>en</strong>:<br />
a) Regels zijn nooit sluit<strong>en</strong>d.<br />
Niet alle handeling<strong>en</strong> zijn in regels te vatt<strong>en</strong>. Er blijft altijd<br />
e<strong>en</strong> grijs gebied. E<strong>en</strong> teveel aan regels werkt verstarr<strong>en</strong>d <strong>en</strong><br />
leidt tot ondoorzichtigheid. Regels kunn<strong>en</strong> bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
ontwek<strong>en</strong> <strong>en</strong> lop<strong>en</strong> vaak achter op ontwikkeling<strong>en</strong>.<br />
b) Regels do<strong>en</strong> weinig appèl op eig<strong>en</strong> verantwoordelijkheid.<br />
E<strong>en</strong> teveel aan regels maakt medewerkers monddood, bevordert<br />
onzekerheid <strong>en</strong> conformisme, wekt wantrouw<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
werkt daardoor demotiver<strong>en</strong>d.<br />
Het voordeel van waard<strong>en</strong> is dat zij e<strong>en</strong> meer op<strong>en</strong> karakter<br />
hebb<strong>en</strong>, e<strong>en</strong> groter beroep do<strong>en</strong> op eig<strong>en</strong> inzicht, initiatief <strong>en</strong><br />
verantwoordelijkheid, <strong>en</strong> daardoor meer stimuler<strong>en</strong>d werk<strong>en</strong>.<br />
Het is ook mogelijk e<strong>en</strong> combinatie te mak<strong>en</strong> van waard<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
regels. Bij regels zijn er altijd achterligg<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong> waarop<br />
kan word<strong>en</strong> gewez<strong>en</strong>. Het is ook mogelijk om in e<strong>en</strong> code alle<strong>en</strong><br />
de belangrijkste regels op te nem<strong>en</strong> <strong>en</strong> meer uitgewerkte<br />
deelcodes te mak<strong>en</strong> (zie eerder paragraaf 2.4).<br />
29<br />
E<strong>en</strong> absoluut teg<strong>en</strong>stander van regels<br />
is H<strong>en</strong>k-Willem van Dorp, directeur<br />
van installatiebedrijf Van Dorp Installaties:<br />
“Globaal gezi<strong>en</strong> houdt 98%<br />
van de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> zich redelijk aan regels.<br />
2% misdraagt zich, 1% komt in<br />
contact met justitie. Als je regels<br />
maakt, heeft die 98% daar last van,<br />
want die zoud<strong>en</strong> zich toch wel aan de<br />
regels houd<strong>en</strong>, terwijl die 2% zich<br />
toch misdraagt. Hoe meer regels je<br />
maakt, hoe meer maz<strong>en</strong> <strong>en</strong> hoe meer<br />
mits<strong>en</strong> <strong>en</strong> mar<strong>en</strong> je creëert. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong><br />
gaat de regel de norm word<strong>en</strong> in<br />
plaats van fatso<strong>en</strong> <strong>en</strong> normbesef. Dus<br />
regels loss<strong>en</strong> niets op. Ik heb gezegd:<br />
‘We mak<strong>en</strong> zo weinig mogelijk regels.<br />
Je mag hier in dit bedrijf wel regels<br />
hanter<strong>en</strong>, maar die geld<strong>en</strong> alle<strong>en</strong><br />
voor jezelf. We hebb<strong>en</strong> principes <strong>en</strong><br />
uitgangspunt<strong>en</strong> waaraan je optred<strong>en</strong><br />
wordt getoetst.’ ”
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 30<br />
<strong>De</strong> top-down aanpak bij Philips<br />
Philips had vanwege tijdgebrek e<strong>en</strong><br />
voorkeur voor e<strong>en</strong> snelle aanpak. Ook<br />
was er al veel aanwezig in het bedrijf,<br />
hetge<strong>en</strong> het opstell<strong>en</strong> van de bedrijfscode<br />
vergemakkelijkte. Philips<br />
koos voor e<strong>en</strong> top-down b<strong>en</strong>adering.<br />
Ronald Stein, vice presid<strong>en</strong>t corporate<br />
control van Philips: “In april 1998<br />
heeft Philips de G<strong>en</strong>eral Business<br />
Principles geïntroduceerd. Er was al<br />
veel langer e<strong>en</strong> Code of Conduct,<br />
maar die was alle<strong>en</strong> voor intern gebruik<br />
<strong>en</strong> was voornamelijk gericht op<br />
het managem<strong>en</strong>t. Verder bestond<strong>en</strong><br />
op e<strong>en</strong> aantal deelterrein<strong>en</strong> afzonderlijke<br />
gedragscodes, maar e<strong>en</strong> alomvatt<strong>en</strong>d<br />
docum<strong>en</strong>t dat niet alle<strong>en</strong><br />
intern, maar ook extern werd gepubliceerd,<br />
ontbrak. <strong>De</strong> aanleiding om<br />
de G<strong>en</strong>eral Business Principles uit te<br />
gev<strong>en</strong> was de Br<strong>en</strong>t Spar affaire van<br />
Shell, <strong>en</strong> het nieuws rondom zak<strong>en</strong><br />
do<strong>en</strong> in Birma. <strong>De</strong> discussie over MVO<br />
kwam to<strong>en</strong> pas echt goed op gang.<br />
Ook vanuit de media kwam er meer<br />
aandacht. Richting Philips kwam<strong>en</strong><br />
vrag<strong>en</strong> zoals: ‘Do<strong>en</strong> jullie ook zak<strong>en</strong><br />
in Birma?’ <strong>De</strong> Business Principles zijn<br />
over de hele wereld verspreid. Met<br />
e<strong>en</strong> begeleid<strong>en</strong>de brief van de voorzitter<br />
van de raad van bestuur. Van<br />
hoog tot laag <strong>en</strong> vertaald naar de<br />
plaatselijke tal<strong>en</strong>. In veel land<strong>en</strong> zijn<br />
ze e<strong>en</strong> onderdeel van het arbeidscontract,<br />
in andere gevall<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> medewerkers<br />
getek<strong>en</strong>d voor ontvangst”.<br />
Over de red<strong>en</strong> van deze snelle aanpak<br />
zegt Ronald Stein: “Op e<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong><br />
mom<strong>en</strong>t was het toch wel heel erg<br />
duidelijk dat Philips behoefte had<br />
aan e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>hang<strong>en</strong>de alomvatt<strong>en</strong>de<br />
externe gedragscode. Dit was de<br />
aanleiding om de bestaande docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
op dat gebied te bundel<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
te check<strong>en</strong>. Intern <strong>en</strong> extern. Er kwam<strong>en</strong><br />
werkgroep<strong>en</strong> waarin onder andere<br />
m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> van HRM, Internal<br />
Audit, Corporate Control, <strong>en</strong> Legal<br />
plaatsnam<strong>en</strong>. Het moest allemaal<br />
➔➔<br />
2. Alle<strong>en</strong> voor eig<strong>en</strong> medewerkers of ook voor<br />
externe stakeholders?<br />
E<strong>en</strong> code kan zich uitsluit<strong>en</strong>d richt<strong>en</strong> op medewerkers.<br />
Steeds vaker vrag<strong>en</strong> ook externe stakeholders bedrijv<strong>en</strong> om de<br />
eig<strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> te formuler<strong>en</strong> <strong>en</strong> zich daarover te<br />
verantwoord<strong>en</strong>. Daarom gaan veel codes in op de verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
jeg<strong>en</strong>s stakeholders.<br />
Overwog<strong>en</strong> kan word<strong>en</strong> om stakeholders bij het opstell<strong>en</strong> van<br />
de code te betrekk<strong>en</strong> door na te gaan wat zij nu eig<strong>en</strong>lijk concreet<br />
verwacht<strong>en</strong>. In e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de fase kan het bedrijf de dialoog<br />
zoek<strong>en</strong> bij concrete problem<strong>en</strong> die zich voordo<strong>en</strong>. Ook e<strong>en</strong><br />
maatschappelijk (of milieu) jaarverslag kan e<strong>en</strong> goed aanknopingspunt<br />
bied<strong>en</strong> voor gesprek.<br />
Als het bedrijf stakeholders wil betrekk<strong>en</strong> bij de code, zal zij<br />
moet<strong>en</strong> overweg<strong>en</strong> wie goede verteg<strong>en</strong>woordigers zijn van stakeholders.<br />
Zo zijn er veel organisaties die zich opwerp<strong>en</strong> voor<br />
het milieubelang, maar het maakt nogal wat uit met wie het<br />
bedrijf de dialoog aangaat (zie kader par. 4.1 pag. 41/42).<br />
3. Top-down of bottom-up?<br />
E<strong>en</strong> snelle aanpak is dat één of <strong>en</strong>kele person<strong>en</strong> achter hun<br />
bureau e<strong>en</strong> code opstell<strong>en</strong>. Het resultaat is direct zichtbaar <strong>en</strong><br />
bespaart veel discussies.<br />
Het gevaar is echter groot dat de code ge<strong>en</strong> draagvlak krijgt.<br />
Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> is het de vraag of de opstellers goed wet<strong>en</strong> welke<br />
concrete problem<strong>en</strong> <strong>en</strong> welke ideeën voor oplossing<strong>en</strong> er al<br />
lev<strong>en</strong> in de organisatie.<br />
Het is e<strong>en</strong> illusie te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> dat alle<strong>en</strong> het opstell<strong>en</strong> <strong>en</strong> verstur<strong>en</strong><br />
van de code voldo<strong>en</strong>de zijn om gedrag <strong>en</strong> instelling van<br />
medewerkers te beïnvloed<strong>en</strong>. Daarvoor is nodig dat zij zich de<br />
code eig<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> als vanzelfsprek<strong>en</strong>d gaan ervar<strong>en</strong>. Dit<br />
vraagt om bespreking <strong>en</strong> consultatie van medewerkers. Dat<br />
mag natuurlijk niet ontaard<strong>en</strong> in eindeloze discussies. Wanneer<br />
medewerkers ge<strong>en</strong> vordering<strong>en</strong> zi<strong>en</strong>, verslapt de aandacht voor<br />
de code.<br />
4. Verscheid<strong>en</strong>heid of e<strong>en</strong>heid?<br />
Moet de code ertoe leid<strong>en</strong> dat alle neuz<strong>en</strong> dezelfde kant op<br />
wijz<strong>en</strong>? Aan de <strong>en</strong>e kant di<strong>en</strong>t het beeld dat de omgeving van<br />
de organisatie heeft, coher<strong>en</strong>t <strong>en</strong> consist<strong>en</strong>t te zijn. Het <strong>en</strong>e<br />
30
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 31<br />
bankfiliaal zal bij zwartgeld transacties e<strong>en</strong>zelfde gedragslijn<br />
moet<strong>en</strong> volg<strong>en</strong> als het andere kantoor. Ook is het onacceptabel<br />
als bij e<strong>en</strong> uitz<strong>en</strong>dbureau de <strong>en</strong>e medewerker discriminer<strong>en</strong>de<br />
eis<strong>en</strong> van werkgevers honoreert, terwijl collega’s dergelijke verzoek<strong>en</strong><br />
afwijz<strong>en</strong>.<br />
Aan de andere kant zull<strong>en</strong> vestiging<strong>en</strong> ook e<strong>en</strong> zekere zelfstandigheid<br />
w<strong>en</strong>s<strong>en</strong>, zeker als sprake is van internationale spreiding.<br />
Het strev<strong>en</strong> naar e<strong>en</strong> zekere uniformiteit kan er niet toe<br />
leid<strong>en</strong> dat elke ruimte voor eig<strong>en</strong> opvatting<strong>en</strong> <strong>en</strong> inzicht<strong>en</strong> bij<br />
bedrijfsonderdel<strong>en</strong> ontbreekt. E<strong>en</strong> te grote nadruk op e<strong>en</strong>heid<br />
stimuleert conformisme, doet afbreuk aan dec<strong>en</strong>trale <strong>en</strong> individuele<br />
verantwoordelijkhed<strong>en</strong> <strong>en</strong> leidt tot starheid <strong>en</strong> ontwijk<strong>en</strong>d<br />
gedrag.<br />
Belangrijk is om e<strong>en</strong> balans te vind<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de behoefte aan<br />
e<strong>en</strong> geme<strong>en</strong>schappelijk kader, de zelfstandigheid van bedrijfsonderdel<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> de eig<strong>en</strong> verantwoordelijkheid van managers <strong>en</strong><br />
medewerkers.<br />
5. Bevestig<strong>en</strong> van de status-quo of verander<strong>en</strong>?<br />
Moet vooral word<strong>en</strong> aangeslot<strong>en</strong> bij geld<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
norm<strong>en</strong> of moet de code deze juist verander<strong>en</strong>? Anders gesteld:<br />
heeft de code e<strong>en</strong> realistisch of vooral e<strong>en</strong> ambitieus karakter?<br />
E<strong>en</strong> code betek<strong>en</strong>t dikwijls ge<strong>en</strong> radicale breuk met het verled<strong>en</strong>,<br />
maar bouwt voort op wat er al wel goed gaat. <strong>De</strong> code<br />
verwoordt, onderstreept <strong>en</strong> versterkt bestaande opvatting<strong>en</strong><br />
die, veelal impliciet <strong>en</strong> soms weinig ontwikkeld, lev<strong>en</strong> in de organisatie.<br />
Dat kan leid<strong>en</strong> tot reactie als: “Maar dit wet<strong>en</strong> we al,<br />
de code bevat helemaal niks nieuws”. E<strong>en</strong> goede code sluit aan<br />
op de concrete dilemma’s waarmee medewerkers in hun werk<br />
te mak<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>, <strong>en</strong> de praktijk<strong>en</strong> om daarmee verantwoord<br />
om te gaan.<br />
Tegelijk is e<strong>en</strong> code meer dan e<strong>en</strong> optelsom of grootste gem<strong>en</strong>e<br />
deler van de bestaande praktijk. Waar de geld<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> norm<strong>en</strong> inconsist<strong>en</strong>t of ongew<strong>en</strong>st zijn, di<strong>en</strong><strong>en</strong> deze te<br />
word<strong>en</strong> aangescherpt of bijgesteld.<br />
<strong>De</strong> code kan dus ook ambitieus zijn <strong>en</strong> e<strong>en</strong> richting aangev<strong>en</strong><br />
voor verbetering<strong>en</strong>. Daarbij moet natuurlijk word<strong>en</strong> voorkom<strong>en</strong><br />
dat de code e<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>raapsel wordt van holle fras<strong>en</strong> <strong>en</strong> aansluiting<br />
mist bij de praktijk.<br />
31<br />
➔<br />
heel snel gebeur<strong>en</strong>. Het proces van<br />
‘Wat hebb<strong>en</strong> wij? Wat miss<strong>en</strong> we? Hoe<br />
do<strong>en</strong> ander<strong>en</strong> het?’ is in vogelvlucht<br />
doorlop<strong>en</strong>. <strong>De</strong>ze selectie is erg vlug<br />
gemaakt <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s in e<strong>en</strong> docum<strong>en</strong>t<br />
gezet <strong>en</strong> top-down ingebracht.<br />
We moest<strong>en</strong> het snel do<strong>en</strong> omdat we<br />
steeds meer om onze m<strong>en</strong>ing werd<strong>en</strong><br />
gevraagd. Maar we hebb<strong>en</strong> wel zo<br />
veel mogelijk down gecheckt of er<br />
draagvlak was”.<br />
Erik Waagmeester,<br />
Juridische Zak<strong>en</strong> Sara Lee/DE<br />
over gift-policy:<br />
“Je kan vanuit Utrecht waar het Sara<br />
Lee/DE hoofdkantoor zich bevindt,<br />
zegg<strong>en</strong>: ‘Je mag alles tot e<strong>en</strong> waarde<br />
van € 50 aannem<strong>en</strong>.’ Maar zo werkt<br />
het niet, want € 50 in India is e<strong>en</strong><br />
flink vermog<strong>en</strong>. Dus hoe ga je daarmee<br />
om? Binn<strong>en</strong> onze organisatie<br />
hebb<strong>en</strong> we lokaal veel verschill<strong>en</strong>de<br />
gift policies. Wat we aanbevel<strong>en</strong> is<br />
dat iedere werkmaatschappij tot e<strong>en</strong><br />
eig<strong>en</strong> gift policy komt. En daar kun je<br />
e<strong>en</strong> aantal kant<strong>en</strong> mee opgaan. Je<br />
zou bijvoorbeeld kunn<strong>en</strong> zegg<strong>en</strong>: alle<br />
gift<strong>en</strong> word<strong>en</strong> c<strong>en</strong>traal ingeleverd. En<br />
aan het eind van het jaar komt er e<strong>en</strong><br />
grote fancy fair, waar alles wordt verloot,<br />
aan e<strong>en</strong> goed doel wordt gegev<strong>en</strong><br />
of wordt verspreid onder het personeel.<br />
We hebb<strong>en</strong> ge<strong>en</strong> strakke<br />
regelgeving, maar we drag<strong>en</strong> mogelijkhed<strong>en</strong><br />
aan. Er zijn ook werkmaatschappij<strong>en</strong><br />
die aangev<strong>en</strong> tot welk bedrag<br />
je alles mag aannem<strong>en</strong>. Ander<strong>en</strong><br />
zegg<strong>en</strong> weer: ‘Dat hangt af van de situatie.<br />
Je moet alle omstandighed<strong>en</strong><br />
van het geval mee lat<strong>en</strong> weg<strong>en</strong>.’ ”
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 32<br />
“<strong>De</strong>ze gedragscode bevat de uitgangspunt<strong>en</strong><br />
voor het gedrag van<br />
ieder die e<strong>en</strong> functie vervult binn<strong>en</strong><br />
de Rabobank Groep. <strong>De</strong> gedragscode<br />
is e<strong>en</strong> uitwerking van de waard<strong>en</strong> uit<br />
het Ambitiestatem<strong>en</strong>t <strong>en</strong> geeft richting<br />
aan de wijze waarop de Rabobank<br />
Groep optreedt naar klant<strong>en</strong>,<br />
partners, medewerkers <strong>en</strong> de sam<strong>en</strong>leving<br />
in het algeme<strong>en</strong>”.<br />
Rabobank<br />
3.2 E<strong>en</strong> model voor e<strong>en</strong> stapp<strong>en</strong>plan<br />
Er zijn meerdere weg<strong>en</strong> om e<strong>en</strong> bedrijfscode op te stell<strong>en</strong>.<br />
Hierna wordt bij wijze van voorbeeld e<strong>en</strong> stapp<strong>en</strong>plan uitgewerkt.<br />
Uitgangspunt daarbij is dat medewerkers word<strong>en</strong> betrokk<strong>en</strong><br />
bij het formuler<strong>en</strong> <strong>en</strong> invoer<strong>en</strong> van de code.<br />
Overzicht 3.2<br />
Mogelijke stapp<strong>en</strong> voor ontwikkeling code<br />
Stap 1: Opricht<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> projectgroep<br />
Stap 2: Overleg met de directie<br />
Stap 3: Start communicatietraject<br />
Stap 4: Inv<strong>en</strong>tariser<strong>en</strong> van dilemma’s<br />
Stap 5: Analyser<strong>en</strong> van dilemma’s <strong>en</strong> opstell<strong>en</strong> van de code<br />
Stap 6: Opstell<strong>en</strong> van plan voor implem<strong>en</strong>tatie<br />
Stap 1: Opricht<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> projectgroep<br />
Allereerst wordt e<strong>en</strong> projectgroep gevormd die verantwoordelijk<br />
is voor de opzet, de voortgang <strong>en</strong> de ondersteuning van<br />
het project. <strong>De</strong> projectgroep vervult vijf tak<strong>en</strong>: zij is procesbewaker,<br />
toetsste<strong>en</strong>, klankbord, panel <strong>en</strong> ambassadeur.<br />
<strong>De</strong> projectgroep is sam<strong>en</strong>gesteld uit <strong>en</strong>kele managers <strong>en</strong> deskundig<strong>en</strong><br />
van de verschill<strong>en</strong>de betrokk<strong>en</strong> stafafdeling<strong>en</strong>, bijvoorbeeld<br />
van public relations, personeelszak<strong>en</strong>, juridische<br />
zak<strong>en</strong>, beveiliging, milieu; voorzitter is bij voorkeur e<strong>en</strong> lid van<br />
de directie.<br />
<strong>De</strong> projectgroep is niet te groot, heeft korte communicatielijn<strong>en</strong><br />
met de directie, komt e<strong>en</strong> aantal ker<strong>en</strong> bije<strong>en</strong> <strong>en</strong> stelt e<strong>en</strong> concept-code<br />
op.<br />
Stap 2: Overleg met de directie<br />
In e<strong>en</strong> vroeg stadium wordt nagegaan welke ideeën de directie<br />
heeft over de <strong>inhoud</strong> van de code <strong>en</strong> hoe zij zichtbaar <strong>en</strong><br />
met overtuiging het project kan pres<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> naar het bedrijf.<br />
Stap 3: Communicatie binn<strong>en</strong> het bedrijf<br />
Vanaf het begin is veel aandacht nodig voor het communicatietraject.<br />
Het is van belang om medewerkers vroegtijdig te<br />
informer<strong>en</strong>:<br />
32
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 33<br />
• Hoe beter medewerkers geïnformeerd word<strong>en</strong> over het project<br />
<strong>en</strong> hun bijdrage daarin, hoe breder het draagvlak zal zijn•<br />
Iedere<strong>en</strong> moet ervan doordrong<strong>en</strong> word<strong>en</strong> dat het managem<strong>en</strong>t<br />
de ontwikkeling van de code zeer serieus neemt <strong>en</strong> onvoorwaardelijk<br />
steunt.<br />
Stap 4: Inv<strong>en</strong>tariser<strong>en</strong> van opvatting<strong>en</strong> <strong>en</strong> dilemma’s<br />
Gesprekk<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gevoerd met e<strong>en</strong> dwarsdoorsnede<br />
uit de organisatie. Groep<strong>en</strong> medewerkers word<strong>en</strong> uitg<strong>en</strong>odigd<br />
voor dilemmabije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>, waar bestaande vrag<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
dilemma’s word<strong>en</strong> geïnv<strong>en</strong>tariseerd <strong>en</strong> besprok<strong>en</strong>. Tijd<strong>en</strong>s deze<br />
sessies kan e<strong>en</strong> dilemmaspel word<strong>en</strong> gespeeld (zoals het spel<br />
‘Op<strong>en</strong> Kaart’ van KPMG), dat bij medewerkers vaak ‘aha-Erlebnisse’<br />
oproept.<br />
Extern kunn<strong>en</strong> gesprekk<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gevoerd met verteg<strong>en</strong>woordigers<br />
van de stakeholders om na te gaan wat zij verwacht<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> code.<br />
Zo ontstaat e<strong>en</strong> breed ‘palet’ van opvatting<strong>en</strong> die lev<strong>en</strong> binn<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> buit<strong>en</strong> de organisatie.<br />
Stap 5: Analyser<strong>en</strong> van dilemma’s <strong>en</strong> opstell<strong>en</strong> van<br />
de code<br />
In de projectgroep wordt het verzamelde materiaal geanalyseerd,<br />
met als doel vast te stell<strong>en</strong> welke waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong><br />
daarin zitt<strong>en</strong> ‘opgeslot<strong>en</strong>’. Aangevuld met de waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong><br />
die reeds expliciet aanwezig zijn, ontstaat zo e<strong>en</strong> globaal<br />
beeld van de gew<strong>en</strong>ste code.<br />
<strong>De</strong> projectgroep stelt vervolg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> concept-code op <strong>en</strong> biedt<br />
deze ter goedkeuring aan de directie aan.<br />
Stap 6: Opstell<strong>en</strong> van plan voor implem<strong>en</strong>tatie<br />
Nu wordt e<strong>en</strong> implem<strong>en</strong>tatietraject opgesteld.<br />
Zo kan m<strong>en</strong> besluit<strong>en</strong> om de code top-down te gaan invoer<strong>en</strong>,<br />
waarbij de echelons één voor één de code besprek<strong>en</strong> (de zog<strong>en</strong>aamde<br />
cascade-aanpak).<br />
M<strong>en</strong> kan overweg<strong>en</strong> om de code ine<strong>en</strong>s in alle bedrijfsonderdel<strong>en</strong><br />
te introducer<strong>en</strong> of juist kiez<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> gespreide aanpak<br />
<strong>en</strong> beginn<strong>en</strong> met één of <strong>en</strong>kele bedrijfsonderdel<strong>en</strong>.<br />
Afsprak<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gemaakt over het ontwikkel<strong>en</strong> van<br />
communicatiemateriaal, het organiser<strong>en</strong> van voorlichtingsbije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>,<br />
bespreking<strong>en</strong> met medewerkers etc.<br />
33<br />
Totstandkoming van<br />
de bedrijfscode bij VNU<br />
Bedrijv<strong>en</strong> kiez<strong>en</strong> voor verschill<strong>en</strong>de<br />
aanpakk<strong>en</strong> voor het opstell<strong>en</strong> van<br />
e<strong>en</strong> bedrijfscode. VNU koos voor e<strong>en</strong><br />
int<strong>en</strong>sief proces van overleg met alle<br />
stakeholders <strong>en</strong> medewerkers uit elke<br />
laag van de organisatie <strong>en</strong> in alle business<br />
units.<br />
Hanneke van Leeuw<strong>en</strong>, deputy director<br />
Corporate Communications VNU:<br />
“Voordat we de business principles<br />
opsteld<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> we advies gezocht<br />
bij e<strong>en</strong> gespecialiseerd adviesbureau.<br />
Met dit bureau zijn we nagegaan wat<br />
de code zou moet<strong>en</strong> <strong>inhoud</strong><strong>en</strong>. We<br />
hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> onderzoek lat<strong>en</strong> uitvoer<strong>en</strong><br />
onder e<strong>en</strong> dwarsdoorsnede van<br />
de organisatie, zowel wat land<strong>en</strong> als<br />
typ<strong>en</strong> functies betreft. Wereldwijd is<br />
in zo’n honderd telefonische gesprekk<strong>en</strong><br />
gevraagd wat m<strong>en</strong> vond van<br />
company-wide business principles <strong>en</strong><br />
welke onderwerp<strong>en</strong> daarin belangrijk<br />
zijn. We zijn uitgekom<strong>en</strong> op acht<br />
principes die bij wijze van paraplu als<br />
overall principes geld<strong>en</strong> voor alle bedrijfsonderdel<strong>en</strong>.<br />
Voor de <strong>invoering</strong> van de business<br />
principles hanteert VNU e<strong>en</strong> zog<strong>en</strong>aamd<br />
watervalmodel. <strong>De</strong> ‘vertaling’<br />
van de acht principes naar lokale gedragscodes<br />
<strong>en</strong> de manier van <strong>invoering</strong><br />
zijn neergelegd bij de vier business<br />
groep<strong>en</strong>. Zo gaat de ‘waterval’<br />
steeds verder. <strong>De</strong> groepsdirecteur<strong>en</strong><br />
instruer<strong>en</strong> de bedrijfsdirecteur<strong>en</strong>, die<br />
de principes dan binn<strong>en</strong> hun bedrijf<br />
invoer<strong>en</strong> op de manier die daar het<br />
best past. <strong>De</strong> principes zijn bottomup<br />
geformuleerd <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s trapsgewijs<br />
top-down gecommuniceerd”.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 34<br />
Voorbeeld<strong>en</strong> van negatieve externe<br />
reacties op e<strong>en</strong> gebrekkig geïmplem<strong>en</strong>teerde<br />
code:<br />
•E<strong>en</strong> lid van de raad van bestuur<br />
zegt in e<strong>en</strong> radio-interview dat zijn<br />
bedrijf ge<strong>en</strong> code heeft, terwijl<br />
deze nog ge<strong>en</strong> half jaar daarvoor<br />
met veel tamtam is geïntroduceerd.<br />
<strong>De</strong> verslaggever is beter geïnformeerd<br />
<strong>en</strong> stelt haarfijn vast dat de<br />
geïnterviewde t<strong>en</strong>minste e<strong>en</strong> half<br />
jaar achter loopt.<br />
•E<strong>en</strong> krant belt twee jaar na de introductie<br />
van de code, waarbij het<br />
bedrijf ti<strong>en</strong>tall<strong>en</strong> pres<strong>en</strong>taties voor<br />
buit<strong>en</strong>staanders heeft gegev<strong>en</strong>,<br />
medewerkers op <strong>en</strong> vraagt hun wat<br />
zij van de code hebb<strong>en</strong> gemerkt.<br />
Ruim de helft van de medewerkers<br />
zegt de code nooit onder og<strong>en</strong> te<br />
hebb<strong>en</strong> gekreg<strong>en</strong>. <strong>De</strong> krant<strong>en</strong>kop<br />
laat zich rad<strong>en</strong>.<br />
3.3 E<strong>en</strong> waarschuwing: beter ge<strong>en</strong> code dan<br />
e<strong>en</strong> slecht geïmplem<strong>en</strong>teerde code<br />
Zonder goede implem<strong>en</strong>tatie kan e<strong>en</strong> code schade toebr<strong>en</strong>g<strong>en</strong><br />
aan de interne verhouding<strong>en</strong>, de geloofwaardigheid <strong>en</strong> het<br />
imago van het bedrijf. Als de code e<strong>en</strong> ééndagsvlinder blijft,<br />
niet meer is dan e<strong>en</strong> lege huls of slechts window-dressing, kan<br />
hij zelfs averechts werk<strong>en</strong>. <strong>De</strong> code verdwijnt onder in de bureaula<br />
of in het ronde archief.<br />
Misvatting<strong>en</strong> onder managers<br />
Sommige managers vind<strong>en</strong> aandacht voor implem<strong>en</strong>tatie<br />
overbodig <strong>en</strong> verlor<strong>en</strong> tijd. Van h<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> uitsprak<strong>en</strong> als:<br />
• “Er zijn hier ge<strong>en</strong> incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Ge<strong>en</strong> bericht is goed bericht”.<br />
Reactie: Veel incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> niet vanzelfsprek<strong>en</strong>d gemeld<br />
aan het hoger managem<strong>en</strong>t. Voorkom<strong>en</strong> is bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> beter<br />
dan g<strong>en</strong>ez<strong>en</strong>.<br />
• “Hoe meer aandacht we van medewerkers vrag<strong>en</strong> voor de<br />
code, des te meer we suggerer<strong>en</strong> dat er iets niet in orde is”.<br />
Reactie: Overspann<strong>en</strong> aandacht kan inderdaad averechts werk<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong>s te belangrijker is het om te b<strong>en</strong>adrukk<strong>en</strong> dat de<br />
code ge<strong>en</strong> motie van wantrouw<strong>en</strong> is.<br />
• “Medewerkers zijn verstandig g<strong>en</strong>oeg om zelf in te schatt<strong>en</strong><br />
hoe zij kunn<strong>en</strong> werk<strong>en</strong> met de code”.<br />
Reactie: Dit is e<strong>en</strong> halve waarheid. <strong>De</strong> kracht van e<strong>en</strong> code<br />
schuilt er juist in om deze gezam<strong>en</strong>lijk te besprek<strong>en</strong> <strong>en</strong> van<br />
daaruit te werk<strong>en</strong> aan verbetering<strong>en</strong>.<br />
• “<strong>De</strong> code is klip <strong>en</strong> klaar duidelijk”. “E<strong>en</strong>maal de code communicer<strong>en</strong><br />
is voldo<strong>en</strong>de”.<br />
Reactie: Het gaat er vooral om de vertaalslag te mak<strong>en</strong> naar<br />
het eig<strong>en</strong> werk, waarbij gezocht moet word<strong>en</strong> naar de juiste<br />
invulling <strong>en</strong> interpretatie. Om te voorkom<strong>en</strong> dat de code weg<br />
ebt is regelmatige aandacht nodig.<br />
• “<strong>De</strong> staf is verantwoordelijkheid voor de implem<strong>en</strong>tatie”.<br />
Reactie: <strong>De</strong> staf heeft e<strong>en</strong> ondersteun<strong>en</strong>de taak, maar primair<br />
blijft de lijn verantwoordelijk.<br />
Negatieve reacties van medewerkers<br />
Ook medewerkers kunn<strong>en</strong> negatief reager<strong>en</strong> op de code <strong>en</strong><br />
deze typer<strong>en</strong> als:<br />
• Nietszegg<strong>en</strong>d: e<strong>en</strong> leeg docum<strong>en</strong>t met op<strong>en</strong> deur<strong>en</strong>, holle<br />
frases <strong>en</strong> loze ambities.<br />
34
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 35<br />
• Belemmer<strong>en</strong>d: e<strong>en</strong> blok aan het be<strong>en</strong>; de code formuleert alle<strong>en</strong><br />
maar beperking<strong>en</strong> <strong>en</strong> geeft niet aan wat juist wel gedaan<br />
moet <strong>en</strong> mag word<strong>en</strong>.<br />
• Bedreig<strong>en</strong>d: e<strong>en</strong> motie van wantrouw<strong>en</strong>, e<strong>en</strong> stok om medewerkers<br />
mee te slaan.<br />
• Bestemd voor de ander: e<strong>en</strong> middel om kwaadwill<strong>en</strong>de collega’s<br />
weer op het rechte pad te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>.<br />
• Te ver af: e<strong>en</strong> beleidsdocum<strong>en</strong>t dat alle<strong>en</strong> van belang is voor<br />
de top van de organisatie, maar ver af staat van de praktijk<br />
van alledag.<br />
• Window-dressing: mooie praatjes die lastige <strong>en</strong> kritische buit<strong>en</strong>staanders<br />
tevred<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> houd<strong>en</strong>.<br />
• Modieus: e<strong>en</strong> hype of gril, die snel weer zal overwaai<strong>en</strong>.<br />
Medewerkers die zulke uitsprak<strong>en</strong> do<strong>en</strong>, voel<strong>en</strong> zich niet<br />
aangesprok<strong>en</strong> door de code; deze zal over hun hoofd<strong>en</strong> he<strong>en</strong>gaan<br />
<strong>en</strong> in het luchtledige blijv<strong>en</strong> hang<strong>en</strong>. Dit kan leid<strong>en</strong> tot<br />
conformisme, wantrouw<strong>en</strong>, cynisme <strong>en</strong> zelfs tot ondermijn<strong>en</strong>d<br />
gedrag <strong>en</strong> negatieve reacties naar buit<strong>en</strong>.<br />
Extreem voorbeeld is het bedrijf waar medewerkers vliegtuigjes<br />
vouwd<strong>en</strong> van de code <strong>en</strong> deze demonstratief van de hoogste<br />
verdieping van het kantoor uit het raam gooid<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Hoe beoordel<strong>en</strong> extern<strong>en</strong>, managers <strong>en</strong> medewerkers de<br />
code van uw organisatie?<br />
• Welke kritiek hebb<strong>en</strong> zij naar u geuit over de code?<br />
• Welke positieve reacties heeft u ontvang<strong>en</strong>?<br />
• Hoe heeft u gereageerd op deze reacties?<br />
35
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 36<br />
“<strong>De</strong> kapstok is respect. Wij eis<strong>en</strong> respect<br />
van iedere<strong>en</strong>. Daarop kun je iemands<br />
handel<strong>en</strong> toets<strong>en</strong>. Wij gaan<br />
ervan uit dat we verstandige m<strong>en</strong>s<strong>en</strong><br />
in di<strong>en</strong>st hebb<strong>en</strong> die volwass<strong>en</strong> zijn<br />
<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> nad<strong>en</strong>k<strong>en</strong>. Daarvoor zijn<br />
e<strong>en</strong> paar ding<strong>en</strong> noodzakelijk: transparantie,<br />
op<strong>en</strong>heid <strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>.<br />
Transparantie, om te wet<strong>en</strong> dat alles<br />
wat er gebeurt, bov<strong>en</strong> komt. Op<strong>en</strong>heid,<br />
om te zorg<strong>en</strong> dat er e<strong>en</strong> basis is<br />
waarin dat besprok<strong>en</strong> kan word<strong>en</strong>.<br />
Vertrouw<strong>en</strong>, om te wet<strong>en</strong> dat op<strong>en</strong>heid<br />
niet automatisch tot straf lijdt.<br />
Want op het mom<strong>en</strong>t dat je direct<br />
straft, vertell<strong>en</strong> ze je niets meer”.<br />
H<strong>en</strong>k-Willem van Dorp,<br />
directeur Van Dorp Installaties BV<br />
“Leadership is about communicating<br />
a vision and making it happ<strong>en</strong>. Our<br />
commitm<strong>en</strong>t to sustainable developm<strong>en</strong>t<br />
is today being integrated into<br />
the way Shell makes decisions. For<br />
example, I do not approve new investm<strong>en</strong>ts<br />
unless they address the<br />
key sustainable developm<strong>en</strong>t aspects<br />
of the project”.<br />
Philip Watts,<br />
Shell<br />
“Als leidinggev<strong>en</strong>de moet je e<strong>en</strong><br />
voorbeeld zijn voor ander<strong>en</strong>. Dat vind<br />
ik verschrikkelijk belangrijk. Medewerkers<br />
moet<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong> in je<br />
kunn<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>. Daarom moet je je<br />
als leidinggev<strong>en</strong>de ook door ander<strong>en</strong><br />
lat<strong>en</strong> aansprek<strong>en</strong> op je gedrag. Je<br />
hebt m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> in je omgeving nodig<br />
die je de waarheid durv<strong>en</strong> zegg<strong>en</strong>. Ik<br />
heb die gelukkig”.<br />
André Olijslager,<br />
directievoorzitter<br />
Friesland Coberco Dairy Foods<br />
“Het niet accepter<strong>en</strong> van allerlei<br />
soort<strong>en</strong> ongew<strong>en</strong>st gedrag, vraagt<br />
om e<strong>en</strong> cultuurverandering, waarbij<br />
het voorbeeldgedrag van leidinggev<strong>en</strong>d<strong>en</strong><br />
cruciaal is”.<br />
Corinne van Iersel,<br />
manager Corporate Communications<br />
NedCar<br />
3.4 Leiderschap ton<strong>en</strong><br />
<strong>De</strong> implem<strong>en</strong>tatie van de code is e<strong>en</strong> kwestie van leiderschap.<br />
Daarvoor kunt u hierna zev<strong>en</strong> principes aantreff<strong>en</strong>.<br />
Overzicht. 3.3<br />
Leiderschap bij implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> code<br />
1. Maak u de code geheel eig<strong>en</strong><br />
2. Toon visie<br />
3. Geef het goede voorbeeld<br />
4. Wees positief<br />
5. Heb oog voor dilemma’s <strong>en</strong> ga het gesprek aan<br />
6. Veranker de code<br />
7. Let op onderhoud, effect<strong>en</strong> <strong>en</strong> naleving<br />
1. Maak u de code geheel eig<strong>en</strong><br />
<strong>De</strong> leiding moet de code bij wijze van sprek<strong>en</strong> uit het hoofd<br />
(by heart) k<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. Zij moet doord<strong>en</strong>k<strong>en</strong> wat de code betek<strong>en</strong>t<br />
voor de praktijk van alledag. Dat vraagt om reflectie op vrag<strong>en</strong><br />
als: Wat betek<strong>en</strong>t de code echt voor me? In welke mate vervul<br />
ik de code nu al? Welk gedrag moet ik verander<strong>en</strong>? En hoe ga<br />
ik dit do<strong>en</strong>?<br />
2. Toon visie<br />
<strong>De</strong> top is alle<strong>en</strong> geloofwaardig als deze het belang van de<br />
code volledig <strong>en</strong> van harte onderschrijft <strong>en</strong> daarvoor niet louter<br />
‘public relations’ motiev<strong>en</strong> heeft. Die innerlijke overtuiging van<br />
het managem<strong>en</strong>t di<strong>en</strong>t vervolg<strong>en</strong>s prikkel<strong>en</strong>d <strong>en</strong> duidelijk te<br />
word<strong>en</strong> uitgedrag<strong>en</strong> naar medewerkers.<br />
3. Geef het goede voorbeeld<br />
<strong>De</strong> leidinggev<strong>en</strong>de die integriteit in woord <strong>en</strong> daad toont, zet<br />
daarmee e<strong>en</strong> positieve morele toon. Zijn voorbeeld werkt aanstekelijk:<br />
‘goed voorbeeld doet goed volg<strong>en</strong>’. Het omgekeerde<br />
is ook waar: ‘slecht voorbeeld doet slecht volg<strong>en</strong>’.<br />
Ook moet de manager alert zijn op dubbelzinnig gedrag. E<strong>en</strong><br />
opdracht als “Zorg dat we die order binn<strong>en</strong>krijg<strong>en</strong>, het maakt<br />
me niet uit hoe” lijkt e<strong>en</strong> vrijbrief, ja zelfs e<strong>en</strong> opdracht, om zo<br />
nodig laakbaar <strong>en</strong> zelfs illegaal te handel<strong>en</strong>.<br />
36
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 37<br />
4. Wees positief<br />
Negatieve incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> vorm<strong>en</strong> vaak de aanleiding voor e<strong>en</strong><br />
code. Dat moet er niet toe leid<strong>en</strong> dat de leiding medewerkers<br />
als pot<strong>en</strong>tiële criminel<strong>en</strong> gaat behandel<strong>en</strong>. Daarmee zou zij het<br />
verantwoordelijkheidsbesef <strong>en</strong> de goede int<strong>en</strong>ties van het mer<strong>en</strong>deel<br />
van het personeel misk<strong>en</strong>n<strong>en</strong>. Naleving van de organisatiecode<br />
moet ervar<strong>en</strong> word<strong>en</strong> als e<strong>en</strong> wederzijds belang van<br />
medewerkers <strong>en</strong> leiding.<br />
Focus daarom vooral op waard<strong>en</strong>. Alléén regels word<strong>en</strong> vaak<br />
als beperk<strong>en</strong>d <strong>en</strong> negatief ervar<strong>en</strong>. Waard<strong>en</strong> appeller<strong>en</strong> aan de<br />
eig<strong>en</strong> verantwoordelijkheid, motiver<strong>en</strong> medewerkers <strong>en</strong> creër<strong>en</strong><br />
op<strong>en</strong>heid (vgl par. 3.1 pag. 29).<br />
5. Heb oog voor dilemma’s <strong>en</strong> ga het gesprek aan<br />
E<strong>en</strong> code die niet regelmatig onderwerp van gesprek is,<br />
wordt e<strong>en</strong> dode letter. Met e<strong>en</strong> code zijn de vrag<strong>en</strong> nog niet de<br />
organisatie uit. Sterker, medewerkers word<strong>en</strong> alerter <strong>en</strong> stell<strong>en</strong><br />
meer vrag<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> code kan onmogelijk voor elke situatie klip <strong>en</strong><br />
klaar duidelijk mak<strong>en</strong> hoe moet word<strong>en</strong> gehandeld. Er blijv<strong>en</strong><br />
steeds grijze gebied<strong>en</strong>.<br />
6. Veranker de code<br />
<strong>De</strong> code vormt e<strong>en</strong> beleidskader <strong>en</strong> staat niet op zichzelf; hij<br />
di<strong>en</strong>t onderdeel te zijn van e<strong>en</strong> pakket van maatregel<strong>en</strong>. Het is<br />
tamelijk fataal als de manager e<strong>en</strong> workshop over de code afsluit<br />
met de woord<strong>en</strong> “Zo, <strong>en</strong> nu weer over naar de orde van<br />
de dag”, <strong>en</strong> daarmee suggereert alsof de code los staat van het<br />
dagelijks werk.<br />
Het volg<strong>en</strong>de hoofdstuk laat zi<strong>en</strong> dat er uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de maatregel<strong>en</strong><br />
zijn om de code te veranker<strong>en</strong> in de praktijk.<br />
7. Let op onderhoud, effect<strong>en</strong> <strong>en</strong> naleving<br />
Belangrijk is om de code te vertal<strong>en</strong> in concrete <strong>en</strong> zo mogelijk<br />
meetbare doelstelling<strong>en</strong>, zichzelf te spiegel<strong>en</strong> <strong>en</strong> de vraag te<br />
stell<strong>en</strong> wat er van de code gerealiseerd wordt. Door monitor<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> evaluer<strong>en</strong> blijft de code op het netvlies (zie paragraaf 4.4<br />
pag. 45 <strong>en</strong> hoofdstuk 5 pag. 49).<br />
E<strong>en</strong> code vereist onderhoud. Als zich nieuwe vrag<strong>en</strong> aandi<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
of de opvatting<strong>en</strong> van stakeholders verander<strong>en</strong>, kan het nodig<br />
37<br />
“Het is belangrijk dat wat is opgeschrev<strong>en</strong><br />
in de gedragscode, ook herk<strong>en</strong>baar<br />
is. Naarmate het meer herk<strong>en</strong>baar<br />
is, neemt het aan waarde<br />
toe. Het is niet alle<strong>en</strong> het neerschrijv<strong>en</strong><br />
van waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong>, maar<br />
daarna consequ<strong>en</strong>t <strong>en</strong> consist<strong>en</strong>t<br />
handel<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s wat in de code<br />
staat. Zeker als ondernemer hoor je<br />
dat te do<strong>en</strong>, want de ondernemer<br />
heeft e<strong>en</strong> ontzett<strong>en</strong>d belangrijke<br />
voorbeeldfunctie. <strong>De</strong> voorbeeldfunctie<br />
die de ondernemer naar zijn medewerkers<br />
heeft, wordt vaak onderschat.<br />
Het zijn de kleine ding<strong>en</strong> waar<br />
het om gaat. Bijvoorbeeld het op<br />
privé-rek<strong>en</strong>ing me<strong>en</strong>em<strong>en</strong> van goeder<strong>en</strong><br />
uit het magazijn. Dat is niet<br />
goed, omdat je dat van je medewerkers<br />
ook niet verwacht. Je moet altijd<br />
zelf handel<strong>en</strong> zoals je van je medewerkers<br />
verwacht. In elk opzicht<br />
moet je als ondernemer e<strong>en</strong> voorbeeld<br />
zijn”.<br />
Jan Prins,<br />
algeme<strong>en</strong> directeur Priva Groep<br />
“Norm<strong>en</strong> zijn spelregels. <strong>De</strong> waard<strong>en</strong><br />
gaan daaraan vooraf. We moet<strong>en</strong><br />
minder de norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> méér de achterligg<strong>en</strong>de<br />
waard<strong>en</strong> articuler<strong>en</strong>”.<br />
Jan Peter Balk<strong>en</strong><strong>en</strong>de,<br />
minister presid<strong>en</strong>t
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 38<br />
“Het <strong>en</strong>ige dat ik nog wist te bed<strong>en</strong>k<strong>en</strong><br />
was: prek<strong>en</strong>. En dat heb ik dan<br />
ook uitbundig gedaan. Ik probeerde<br />
iedere geleg<strong>en</strong>heid te b<strong>en</strong>utt<strong>en</strong>: iedere<br />
maand e<strong>en</strong> lunch met nieuwe<br />
medewerkers, maandelijkse managem<strong>en</strong>tlunch,<br />
Kerstborrel, Nieuwjaarsbije<strong>en</strong>komst,<br />
jubilea, afscheidstoesprak<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> vooral mijn maandelijkse<br />
column in het personeelsblad. Ik<br />
vond mijn stukjes nogal moraliser<strong>en</strong>d,<br />
totdat er bij e<strong>en</strong> lezersonderzoek<br />
bleek dat ze het meest gelez<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> het hoogst gewaardeerd werd<strong>en</strong>.<br />
Waard<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> natuurlijk weerspiegeld<br />
word<strong>en</strong> in werkprocess<strong>en</strong>, in de<br />
beoordelings- <strong>en</strong> beloningssystem<strong>en</strong>,<br />
in de klant<strong>en</strong>- <strong>en</strong> opdracht<strong>en</strong> evaluaties<br />
<strong>en</strong>zovoort. Maar het belangrijkste<br />
is dat baz<strong>en</strong> <strong>De</strong> Boodschap (blijv<strong>en</strong>)<br />
vertell<strong>en</strong>”.<br />
Wessel Ganzevoort,<br />
tot voor <strong>en</strong>kele jar<strong>en</strong><br />
directeur KPMG<br />
zijn om de code (of onderdel<strong>en</strong> daarvan) opnieuw te interpreter<strong>en</strong><br />
of te formuler<strong>en</strong>.<br />
Als de code serieus wordt g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>, moet<strong>en</strong> medewerkers die<br />
de code will<strong>en</strong>s <strong>en</strong> wet<strong>en</strong>s sch<strong>en</strong>d<strong>en</strong>, op hun gedrag word<strong>en</strong><br />
aangesprok<strong>en</strong>. Het gedog<strong>en</strong> van overtreding<strong>en</strong> is e<strong>en</strong> signaal<br />
dat het met de code niet zo’n vaart loopt <strong>en</strong> dat puntje bij paaltje<br />
andere maatstav<strong>en</strong> geld<strong>en</strong> dan in de code zijn opgesomd.<br />
Met het zo nodig treff<strong>en</strong> van sancties geeft het managem<strong>en</strong>t te<br />
k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> dat het de code serieus neemt <strong>en</strong> niet-naleving daadwerkelijke<br />
consequ<strong>en</strong>ties heeft.<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Onderschrijft u bov<strong>en</strong>staande leiderschapsprincipes?<br />
• Br<strong>en</strong>gt u deze ook in de praktijk? Weet u hoe ander<strong>en</strong><br />
dat beoordel<strong>en</strong>?<br />
38
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 39<br />
4Middel<strong>en</strong> om de code<br />
te veranker<strong>en</strong><br />
In dit hoofdstuk komt aan de orde hoe bedrijv<strong>en</strong> de code<br />
concreet kunn<strong>en</strong> vertal<strong>en</strong> in bedrijfsprocess<strong>en</strong>. Daarin zijn ook<br />
de antwoord<strong>en</strong> verwerkt van de <strong>en</strong>quête die wij hield<strong>en</strong> onder<br />
bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> code. 1<br />
Achtere<strong>en</strong>volg<strong>en</strong>s kom<strong>en</strong> hierna aan de orde:<br />
1. Intern <strong>en</strong> extern communicer<strong>en</strong> over de code<br />
2. Vertal<strong>en</strong> in concreet beleid, met name personeelsbeleid<br />
3. Inricht<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> intern vangnet voor vrag<strong>en</strong>, dilemma’s <strong>en</strong><br />
inbreuk<strong>en</strong><br />
4. Monitor<strong>en</strong>, rapportage <strong>en</strong> auditing<br />
5. Actieve ondersteuning door stafafdeling<strong>en</strong>.<br />
4.1 Communicer<strong>en</strong> over de code<br />
Intern communicer<strong>en</strong><br />
Bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> veel manier<strong>en</strong> om de bedrijfscode onder<br />
de aandacht te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>:<br />
• Toestur<strong>en</strong> van de code, briev<strong>en</strong> of e-mails<br />
• Instell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> aparte intranetsite (57% van de onderzochte<br />
bedrijv<strong>en</strong>)<br />
• Schrijv<strong>en</strong> over de code in het interne bedrijfsblad, incid<strong>en</strong>teel<br />
(42%) of regelmatig (9%)<br />
• Ontwikkel<strong>en</strong> van interactieve instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> om de code bespreekbaar<br />
te mak<strong>en</strong>, zoals e<strong>en</strong> speciaal spel (11%), e<strong>en</strong><br />
1 Het onderzoek is verricht onder de honderd grootste bedrijv<strong>en</strong> van Nederland<br />
uit het maandblad ´Quote´. Criteria war<strong>en</strong> de omzetcijfers <strong>en</strong> het aantal<br />
werknemers in 2001. <strong>De</strong> lijst is gecorrigeerd voor bedrijv<strong>en</strong> met minder dan<br />
100 werknemers, aangezi<strong>en</strong> de betek<strong>en</strong>is van de bedrijfscode vooral wordt<br />
bepaald door het aantal werknemers. Bedrijv<strong>en</strong> zijn telefonisch b<strong>en</strong>aderd<br />
met het verzoek om hun code toe te z<strong>en</strong>d<strong>en</strong> voor nadere analyse. Vervolg<strong>en</strong>s<br />
hebb<strong>en</strong> de 54 bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> code e<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>lijst ontvang<strong>en</strong> over de implem<strong>en</strong>tatie<br />
daarvan. 44 bedrijv<strong>en</strong> zond<strong>en</strong> de <strong>en</strong>quête ingevuld retour. <strong>De</strong><br />
39<br />
Invoering code bij<br />
detacheringsbureau Balance<br />
“Onze code is de kapstok geword<strong>en</strong><br />
waaraan elk thema over gedrag <strong>en</strong><br />
houding wordt opgehang<strong>en</strong>. Met de<br />
Balance Business Principles is het elkaar<br />
aansprek<strong>en</strong> over norm<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
waard<strong>en</strong> gemakkelijker geword<strong>en</strong>.<br />
Wij zi<strong>en</strong> dit als belangrijk resultaat”.<br />
Aldus Arj<strong>en</strong> van Zuydam, die in 1995<br />
Balance oprichtte, e<strong>en</strong> detacheringbureau<br />
voor technische, financiële<br />
<strong>en</strong> juridische professionals met thans<br />
(begin 2003) ongeveer 250 werknemers.<br />
Van Zuydam ziet visie <strong>en</strong> visionair<br />
managem<strong>en</strong>t als belangrijke<br />
voorwaard<strong>en</strong> voor succesvolle project<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> besloot daarom in 2001 e<strong>en</strong><br />
code op te stell<strong>en</strong>.<br />
Van Zuydam: “Balance is betrokk<strong>en</strong><br />
bij vele ingrijp<strong>en</strong>de project<strong>en</strong> <strong>en</strong> veranderingsprocess<strong>en</strong><br />
bij grote private<br />
<strong>en</strong> publieke organisaties. <strong>De</strong> inzet<br />
van onze k<strong>en</strong>nis <strong>en</strong> kunde is daarbij<br />
niet voldo<strong>en</strong>de; ons gedrag <strong>en</strong> onze<br />
houding moet<strong>en</strong> recht do<strong>en</strong> aan het<br />
vertrouw<strong>en</strong> dat de opdrachtgever in<br />
ons stelt. Onze onafhankelijkheid <strong>en</strong><br />
integriteit zijn daarbij evid<strong>en</strong>t. Met<br />
e<strong>en</strong> code will<strong>en</strong> we de kernwaard<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> van zowel<br />
bureaustaf als projectconsultants<br />
helder formuler<strong>en</strong>, zodat deze in het<br />
dagelijkse werk word<strong>en</strong> uitgedrag<strong>en</strong>”.<br />
Op welke wijze is de code tot stand<br />
gekom<strong>en</strong>? Van Zuydam: “Omdat iedere<br />
gedetacheerde e<strong>en</strong> beelddrager is<br />
van Balance <strong>en</strong> voornamelijk extern<br />
werkzaam is, is het erg belangrijk om<br />
het draagvlak voor e<strong>en</strong> code te verzeker<strong>en</strong>.<br />
We zijn begonn<strong>en</strong> met het organiser<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> ‘masterclass business<br />
ethics’ voor de bureaustaf <strong>en</strong><br />
projectconsultants. Daar hebb<strong>en</strong> we<br />
gesprok<strong>en</strong> over het belang van waard<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> norm<strong>en</strong>, het expliciter<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
bespreekbaar mak<strong>en</strong> daarvan, <strong>en</strong> het<br />
proces van het ontwikkel<strong>en</strong> van de<br />
code.<br />
antwoord<strong>en</strong> daarvan zijn verwerkt in dit boekje. ➔➔
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 40<br />
➔<br />
<strong>De</strong> directie heeft vervolg<strong>en</strong>s haar<br />
visie op de organisatie, missie <strong>en</strong><br />
kernwaard<strong>en</strong> op papier gezet <strong>en</strong> daarna<br />
voorgelegd aan uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de medewerkers<br />
<strong>en</strong> projectconsultants. E<strong>en</strong><br />
tweede uitgewerkte versie van de<br />
code is vervolg<strong>en</strong>s in persoonlijke gesprekk<strong>en</strong><br />
voorgelegd aan klant<strong>en</strong>. <strong>De</strong><br />
uiteindelijke tekst heeft de directie<br />
vijf maand<strong>en</strong> na de start vastgesteld.<br />
<strong>De</strong>ze Balance Business Principles van<br />
twaalf pagina’s formuler<strong>en</strong> vijf kernwaard<strong>en</strong>:<br />
professionaliteit, onafhankelijkheid,<br />
inlevingsvermog<strong>en</strong>, integriteit<br />
<strong>en</strong> loyaliteit.<br />
Om de code te implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> is met<br />
de medewerkers in e<strong>en</strong> workshop gesprok<strong>en</strong><br />
over hun eig<strong>en</strong> rol <strong>en</strong> verantwoordelijkheid<br />
naar de Business<br />
Principles. Ook vind<strong>en</strong> er bije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong><br />
plaats waarin praktijkdilemma’s<br />
word<strong>en</strong> getoetst aan de code. Verder<br />
di<strong>en</strong><strong>en</strong> de kernwaard<strong>en</strong> als richtsnoer<br />
bij de evaluatie van de werkzaamhed<strong>en</strong><br />
van de projectconsultants. Daarnaast<br />
heeft Balance zijn kernwaard<strong>en</strong><br />
onder de aandacht van haar opdrachtgevers<br />
gebracht in evaluatiegesprekk<strong>en</strong>”.<br />
Tip: zoek mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> voor<br />
communicatie<br />
•<strong>De</strong> nieuwjaarsrede is e<strong>en</strong> geschikt<br />
og<strong>en</strong>blik om te memorer<strong>en</strong> waarvoor<br />
het bedrijf nu eig<strong>en</strong>lijk staat<br />
<strong>en</strong> gaat.<br />
•Teg<strong>en</strong> het eind van het jaar krijg<strong>en</strong><br />
of stur<strong>en</strong> medewerkers vaak relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> geschikt mom<strong>en</strong>t<br />
om de geld<strong>en</strong>de regels onder de<br />
aandacht te br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>.<br />
•Neem e<strong>en</strong> vaste rubriek over de<br />
code op in het bedrijfsblad.<br />
•Jubilea of personeelsbije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong><br />
zijn uitgelez<strong>en</strong> mom<strong>en</strong>t<strong>en</strong> om<br />
de jubilaris respectievelijk het personeel<br />
te spiegel<strong>en</strong> aan de code (in<br />
positieve zin).<br />
Overzicht 4.1<br />
Hoe informer<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong> medewerkers over de code?<br />
nieuwjaarsrede<br />
brief<br />
e-mail<br />
toestur<strong>en</strong> code<br />
intranetsite<br />
poster<br />
bedrijfsblad, vaste rubriek<br />
bedrijfsblad, incid<strong>en</strong>teel<br />
spel<br />
video<br />
cd-rom<br />
voorlichtingsbije<strong>en</strong>komst<br />
training<br />
coaching<br />
video of CD-rom, vaak met concrete dilemma’s uit de praktijk<br />
van het bedrijf<br />
• Organiser<strong>en</strong> van speciale voorlichtingsbije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong> (27%)<br />
of training<strong>en</strong> (ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s 27%). Sommige bedrijv<strong>en</strong> integrer<strong>en</strong><br />
deze training in hun managem<strong>en</strong>ttraining<strong>en</strong> <strong>en</strong> –bije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>.<br />
Andere train<strong>en</strong> hun personeel van hoog tot laag.<br />
<strong>De</strong> code kan ook op de ag<strong>en</strong>da staan van het reguliere werkoverleg.<br />
Dan gaat het vooral om de concrete dagelijkse issues<br />
die in verband staan met de code.<br />
In de helft van de bedrijv<strong>en</strong> (46%) heeft de leiding de afgelop<strong>en</strong><br />
twee jaar expliciet gevraagd om de code in het werkoverleg<br />
te besprek<strong>en</strong>.<br />
Dialoog met stakeholders<br />
<strong>De</strong> code kan word<strong>en</strong> geag<strong>en</strong>deerd voor de ondernemingsraad,<br />
raad van commissariss<strong>en</strong>, de aandeelhoudersvergadering,<br />
<strong>en</strong> voor het overleg met consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> NGO’s.<br />
40<br />
0 10 20 30
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 41<br />
40 50 60 70 80 %<br />
Suggesties voor verbetering<strong>en</strong> <strong>en</strong> aanvulling<strong>en</strong> van de code<br />
kom<strong>en</strong> vooral van managers <strong>en</strong> medewerkers, veel minder van<br />
aandeelhouders, NGO’s <strong>en</strong> consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>, zo blijkt uit ons onderzoek.<br />
Overzicht 4.2<br />
Ontvang<strong>en</strong> suggesties voor de code<br />
Suggesties ontvang<strong>en</strong> van:<br />
Nooit Geregeld<br />
tot vaak<br />
Managem<strong>en</strong>t 27% 20%<br />
Aandeelhouders 76% 8%<br />
Medewerkers 37% 6%<br />
NGO’s 65%
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 42<br />
➔<br />
van gebruikers van het op<strong>en</strong>baar<br />
vervoer, gebruikersrad<strong>en</strong> van de<br />
<strong>en</strong>ergiebedrijv<strong>en</strong> etc.<br />
•Milieugroep<strong>en</strong>. Juist op milieugebeid<br />
zijn er veel actiegroep<strong>en</strong>. Belangrijke<br />
vraag is dan of <strong>en</strong> met<br />
welke groep het bedrijf het overleg<br />
zal aangaan. Het maakt nogal wat<br />
uit of de onderneming het gesprek<br />
aangaat met e<strong>en</strong> locale milieugroep,<br />
(inter)nationale actiegroep<strong>en</strong><br />
als Gre<strong>en</strong>peace of de Ver<strong>en</strong>iging<br />
Milieudef<strong>en</strong>sie, dan wel met<br />
de veel neutralere organisaties als<br />
Ver<strong>en</strong>iging Natuurmonum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> of<br />
Stichting Wereld Natuurfonds.<br />
Scre<strong>en</strong>ing van leveranciers<br />
Tim van Koot<strong>en</strong>, issuemanager bij<br />
Shell Nederland: “Leveranciers word<strong>en</strong><br />
beoordeeld voordat Shell met<br />
h<strong>en</strong> in zee gaat. Ook wordt naar de<br />
code verwez<strong>en</strong> in het leverancierscontract.<br />
In gesprekk<strong>en</strong> met h<strong>en</strong><br />
komt de vraag aan de orde: b<strong>en</strong>t u in<br />
staat met de uitgangspunt<strong>en</strong> te operer<strong>en</strong>?<br />
Zo ja, prima. Zo nee, dan komt<br />
er ge<strong>en</strong> contract. Shell wil graag dat<br />
de Business Principles ook bij haar leveranciers<br />
geld<strong>en</strong>. Schade door h<strong>en</strong><br />
toegebracht, is vaak ook schade voor<br />
Shell. <strong>De</strong> Business Principles word<strong>en</strong><br />
gericht aan de orde gesteld. Er wordt<br />
ook op gecontroleerd. Met leveranciers<br />
die deze uitgangspunt<strong>en</strong> niet<br />
volg<strong>en</strong> wordt de sam<strong>en</strong>werking gestopt”.<br />
Steeds meer bedrijv<strong>en</strong> will<strong>en</strong> wet<strong>en</strong><br />
wat in de toeleveringsket<strong>en</strong> gebeurt.<br />
Bijvoorbeeld of sprake is van kinderarbeid<br />
of hoe het staat met de milieuzorg;<br />
bij leveranciers is soms<br />
meer milieuwinst te behal<strong>en</strong> dan in<br />
het eig<strong>en</strong> bedrijf.<br />
<strong>De</strong> code kan hierbij e<strong>en</strong> hulpmiddel<br />
zijn. E<strong>en</strong>vijfde van de onderzochte<br />
bedrijv<strong>en</strong> neemt bepaling<strong>en</strong> uit de<br />
code over in hun contract<strong>en</strong> met leveranciers.<br />
E<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel bedrijf neemt<br />
zelfs de hele code op. E<strong>en</strong>vijfde van<br />
de bedrijv<strong>en</strong> zegt bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong> leveranciers<br />
te scre<strong>en</strong><strong>en</strong> op integriteit.<br />
4.2 Vertal<strong>en</strong> in concreet beleid, met name het<br />
personeelsbeleid<br />
Sollicitant<strong>en</strong><br />
In overzicht 4.3 is weergegev<strong>en</strong> hoe bedrijv<strong>en</strong> nieuwe medewerkers<br />
informer<strong>en</strong> over de code.<br />
• Beginpunt is om nieuwe medewerkers te informer<strong>en</strong> over de<br />
code.<br />
• Af <strong>en</strong> toe komt de code aan de orde in het sollicitatiegesprek.<br />
• <strong>De</strong> bedrijfscode vormt meestal onderdeel van het informatiepakket<br />
voor nieuwe medewerkers (77%).<br />
• Iets minder dan de helft van de bedrijv<strong>en</strong> besteedt aandacht<br />
aan de code tijd<strong>en</strong>s het introductieprogramma.<br />
E<strong>en</strong> mogelijkheid is om sollicitant<strong>en</strong> e<strong>en</strong> dilemma voor te legg<strong>en</strong><br />
uit de bedrijfspraktijk. Er bestaan zelfs specifieke assessm<strong>en</strong>tprogramma’s.<br />
Ook al komt de code niet expliciet aan de orde in e<strong>en</strong> sollicitatiegesprek,<br />
bedrijv<strong>en</strong> zull<strong>en</strong> hun waard<strong>en</strong> vaak toch lat<strong>en</strong> meespel<strong>en</strong><br />
in de selectie.<br />
Overzicht 4.3<br />
Wanneer komt de nieuwkomer in contact met de code?<br />
42<br />
informatiepakket sollicitant<br />
sollicitatiegesprek<br />
informatiepakket nieuwkomer<br />
in apart introductieprogramma<br />
geïntegreerd in<br />
introductieprogramma<br />
op de werkplek<br />
0 10 20 30
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 43<br />
Ondertek<strong>en</strong>ing<br />
In ruim e<strong>en</strong>derde van de bedrijv<strong>en</strong> is regel dat alle medewerkers<br />
de code ondertek<strong>en</strong><strong>en</strong>, bij indi<strong>en</strong>sttreding <strong>en</strong> ook als de<br />
code herzi<strong>en</strong> wordt. E<strong>en</strong> kwart van de bedrijv<strong>en</strong> beperkt ondertek<strong>en</strong>ing<br />
tot het managem<strong>en</strong>t.<br />
Scre<strong>en</strong>ing<br />
E<strong>en</strong>derde van de bedrijv<strong>en</strong> scre<strong>en</strong>t managers, de helft<br />
scre<strong>en</strong>t medewerkers op risicovolle functies.<br />
Functioneringsgesprek<br />
E<strong>en</strong> code geeft criteria om het functioner<strong>en</strong> van medewerkers<br />
te besprek<strong>en</strong> <strong>en</strong> te beoordel<strong>en</strong>. <strong>De</strong>nkbaar is dat de aspect<strong>en</strong><br />
van de code e<strong>en</strong> PM-punt zijn dat alle<strong>en</strong> ter sprake komt als<br />
er iets over op te merk<strong>en</strong> valt.<br />
In sommige bedrijv<strong>en</strong> (9%) is de code vast onderdeel van het<br />
functioneringsgesprek. In 48% van de bedrijv<strong>en</strong> is dit incid<strong>en</strong>teel<br />
het geval.<br />
40 50 60 70 80 %<br />
43<br />
“We hebb<strong>en</strong> principes <strong>en</strong> uitgangspunt<strong>en</strong>.<br />
<strong>De</strong>ze krijgt iedere<strong>en</strong> uitgereikt<br />
als hij bij ons in di<strong>en</strong>st komt. En<br />
wij vrag<strong>en</strong> ook of iemand die punt<strong>en</strong><br />
herk<strong>en</strong>t. Herk<strong>en</strong>t hij ze niet of vindt<br />
hij ze belachelijk, dan nem<strong>en</strong> we die<br />
persoon niet aan”.<br />
H<strong>en</strong>k-Willem van Dorp,<br />
directeur Van Dorp Installaties<br />
Nieuwkomers<br />
Nieuwkomers staan onbevang<strong>en</strong> teg<strong>en</strong>over<br />
de organisatie. Van h<strong>en</strong> kan<br />
het bedrijf veel ler<strong>en</strong> over de eig<strong>en</strong><br />
cultuur, bestaande praktijk<strong>en</strong> <strong>en</strong> verschill<strong>en</strong><br />
met de code. Daarvoor zijn<br />
vrag<strong>en</strong> nuttig als: “Als je nu terugkijkt<br />
op de eerste maand<strong>en</strong> hier, wat<br />
valt je dan op als je onze code legt<br />
naast de praktijk?”, “Vind je dat de<br />
code duidelijk zichtbaar is in de praktijk?”<br />
<strong>en</strong> “Ervaar je dat er voldo<strong>en</strong>de<br />
mogelijkhed<strong>en</strong> zijn om je aan de code<br />
te houd<strong>en</strong>?”<br />
Functioneringsgesprek<br />
Vrag<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> functioneringsgesprek<br />
kunn<strong>en</strong> zijn: “Hebb<strong>en</strong> zich afgelop<strong>en</strong><br />
jaar dilemma’s voorgedaan bij het nalev<strong>en</strong><br />
van de code in de praktijk?”,<br />
“Vind je dat we als organisatie voldo<strong>en</strong>de<br />
werk mak<strong>en</strong> van wat we in de<br />
code hebb<strong>en</strong> opgeschrev<strong>en</strong>?” <strong>en</strong> “Wat<br />
vind je zelf moeilijk in het nalev<strong>en</strong><br />
van de code?”
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 44<br />
Exit interviews<br />
Exit interviews kunn<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s<br />
rijke informatie oplever<strong>en</strong> over de effectiviteit<br />
van de code. “Mag ik je t<strong>en</strong><br />
slotte vrag<strong>en</strong>: wat zijn volg<strong>en</strong>s jou de<br />
belangrijkste klov<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> de code<br />
<strong>en</strong> de praktijk? En kun je daar misschi<strong>en</strong><br />
concrete voorbeeld<strong>en</strong> bij<br />
gev<strong>en</strong>, zonder de nam<strong>en</strong> van person<strong>en</strong><br />
te noem<strong>en</strong>?”<br />
Overzicht 4.4<br />
Wanneer wordt de code ondertek<strong>en</strong>d?<br />
onderdeel contract<br />
indi<strong>en</strong>sttreding<br />
Coaching<br />
30% van de bedrijv<strong>en</strong> biedt managers de mogelijkheid van<br />
individuele coaching aan.<br />
Ontslag<br />
<strong>De</strong> code is ge<strong>en</strong> vrijblijv<strong>en</strong>de zaak. In bijna de helft van de bedrijv<strong>en</strong><br />
was de code in de afgelop<strong>en</strong> twee jaar red<strong>en</strong> om m<strong>en</strong>s<strong>en</strong><br />
te ontslaan.<br />
4.3 Inricht<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> intern vangnet<br />
Vrag<strong>en</strong> over moeilijke situaties, signal<strong>en</strong> over malversaties<br />
hor<strong>en</strong> allereerst in de directe lijn aan de orde te word<strong>en</strong> gesteld.<br />
Maar dat volstaat niet altijd. Medewerkers kunn<strong>en</strong> drempels ervar<strong>en</strong><br />
om zak<strong>en</strong> aan te kaart<strong>en</strong>, met name als deze structureel<br />
van aard zijn of als de chef onderdeel is van het probleem.<br />
Vooral voor grotere organisaties is het inricht<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> vang-<br />
44<br />
afzonderlijk bij<br />
indi<strong>en</strong>sttreding<br />
bij herzi<strong>en</strong>ing code<br />
e<strong>en</strong>maal per jaar<br />
tweemaal per jaar<br />
0 5 10 15 20 25 30 35<br />
%
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 45<br />
net belangrijk. 3 Overzicht 4.5 geeft aan welke vangnett<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong><br />
hanter<strong>en</strong>.<br />
Veel bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> e<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>spersoon voor seksuele<br />
intimidatie (68%) of e<strong>en</strong> compliance officer (64%); ook e<strong>en</strong><br />
‘vertrouw<strong>en</strong>spersoon integriteit’ of e<strong>en</strong> algem<strong>en</strong>e vertrouw<strong>en</strong>spersoon<br />
kom<strong>en</strong> voor. Meer dan de helft van de bedrijv<strong>en</strong> heeft<br />
e<strong>en</strong> klacht<strong>en</strong>regeling (59%).<br />
Opvall<strong>en</strong>d is verder:<br />
• 30% van de bedrijv<strong>en</strong> heeft e<strong>en</strong> ethische commissie (in de<br />
vorm van e<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>- of klacht<strong>en</strong>commissie). Philips bijvoorbeeld<br />
heeft e<strong>en</strong> intern review committee dat regelmatig bij elkaar<br />
komt <strong>en</strong> lop<strong>en</strong>de kwesties <strong>en</strong> gerez<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong> bespreekt.<br />
<strong>De</strong> Rabobank heeft e<strong>en</strong> adviescommissie waaraan medewerkers<br />
ethische beleidsvrag<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> voorlegg<strong>en</strong> die vervolg<strong>en</strong>s<br />
volg<strong>en</strong>s e<strong>en</strong> bepaalde methodiek word<strong>en</strong> behandeld.<br />
Numico heeft e<strong>en</strong> ethische commissie van externe led<strong>en</strong> die<br />
kwesties bespreekt als g<strong>en</strong>etische modificatie.<br />
• Er zijn inmiddels zev<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> telefonische meldlijn<br />
voor werknemers. Zij zijn waarschijnlijk geïnspireerd door<br />
collega-bedrijv<strong>en</strong> in de Ver<strong>en</strong>igde Stat<strong>en</strong> waar de ‘ethics hotline’<br />
e<strong>en</strong> populair instrum<strong>en</strong>t geword<strong>en</strong> is.<br />
• 9% heeft e<strong>en</strong> aparte klokk<strong>en</strong>luiderregeling uitgewerkt. Andere<br />
bedrijv<strong>en</strong> volstaan met e<strong>en</strong> klacht<strong>en</strong>regeling.<br />
4.4 Monitor<strong>en</strong>, rapportage <strong>en</strong> auditing<br />
<strong>De</strong> bedrijfscode kan de basis zijn voor interne verantwoording<br />
(van medewerkers naar managers, van managers naar directie<br />
<strong>en</strong> van directie naar raad van commissariss<strong>en</strong>) <strong>en</strong> voor externe<br />
verantwoording (naar de aandeelhouders, andere<br />
stakeholders <strong>en</strong> de sam<strong>en</strong>leving in het algeme<strong>en</strong>).<br />
In het mer<strong>en</strong>deel van de bedrijv<strong>en</strong> (59%) wordt gerapporteerd<br />
over de naleving van de code. Meestal vindt die rapportage intern<br />
<strong>en</strong> jaarlijks plaats; het gaat dan om het gehele bedrijf, niet<br />
over afzonderlijke bedrijfsonderdel<strong>en</strong>. 11% rapporteert ook extern.<br />
3 Zie daarvoor het boekje <strong>De</strong> Integere Organisatie 2, handreiking voor e<strong>en</strong> sluit<strong>en</strong>d<br />
vangnet voor ongew<strong>en</strong>st gedrag, Stichting Beroepsmoraal <strong>en</strong> Misdaadprev<strong>en</strong>tie<br />
<strong>De</strong>n Haag 2001<br />
45<br />
<strong>De</strong> ethische hotline<br />
<strong>De</strong> ethische hotline is e<strong>en</strong> meldpunt<br />
waarvan medewerkers <strong>en</strong> extern<strong>en</strong><br />
gebruik kunn<strong>en</strong> mak<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> voorbeeld<br />
is Philips. Ronald Stein, vice<br />
presid<strong>en</strong>t corporate control bij Philips:<br />
“Via de ethics hotlines kunn<strong>en</strong><br />
medewerkers anoniem e<strong>en</strong> telefoonnummer<br />
bell<strong>en</strong> van e<strong>en</strong> gespecialiseerd<br />
call c<strong>en</strong>trum <strong>en</strong> hun klacht<strong>en</strong><br />
meld<strong>en</strong> over de naleving van de G<strong>en</strong>eral<br />
Business Principles. Medewerkers<br />
word<strong>en</strong> in hun eig<strong>en</strong> taal te<br />
woord gestaan, persoonlijk begeleid<br />
<strong>en</strong> krijg<strong>en</strong> terugkoppeling wat er met<br />
hun klacht<strong>en</strong> is gedaan <strong>en</strong> welke concrete<br />
maatregel<strong>en</strong> zijn g<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. We<br />
gebruik<strong>en</strong> dat in de regio’s Noord- <strong>en</strong><br />
Zuid-Amerika, maar ook bijvoorbeeld<br />
in Nederland <strong>en</strong> binn<strong>en</strong>kort in het<br />
Ver<strong>en</strong>igd Koninkrijk”.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 46<br />
<strong>De</strong> ethische commissie<br />
<strong>De</strong> ethische commissie kan bestaan<br />
uit intern<strong>en</strong> <strong>en</strong>/of extern<strong>en</strong>. Zij kan<br />
zich bezig houd<strong>en</strong> met concrete<br />
klacht<strong>en</strong>, vrag<strong>en</strong>, maar ook met beleidsvrag<strong>en</strong>.<br />
Elvira Luykx, manager corporate<br />
communications van Numico, gespecialiseerd<br />
in onder andere babyvoeding:<br />
“<strong>De</strong> Advies Commissie Ethiek is<br />
e<strong>en</strong> commissie waaraan wij vrag<strong>en</strong><br />
kunn<strong>en</strong> stell<strong>en</strong> <strong>en</strong> dilemma’s kunn<strong>en</strong><br />
voorlegg<strong>en</strong>. Maar de commissie kan<br />
Numico ook zelf wijz<strong>en</strong> op bepaalde<br />
zak<strong>en</strong> die het ethisch handel<strong>en</strong> van<br />
de organisatie aangaan. <strong>De</strong> led<strong>en</strong> zijn<br />
onafhankelijk <strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> gevraagd,<br />
maar ook ongevraagd advies gev<strong>en</strong>”.<br />
Overzicht 4.5<br />
Welke vangnett<strong>en</strong> zijn er voor de code?<br />
algeme<strong>en</strong> vertrouw<strong>en</strong>spersoon<br />
<strong>De</strong> rapportages word<strong>en</strong> vaak intern gecontroleerd door de<br />
eig<strong>en</strong> accountantsdi<strong>en</strong>st of de interne controle afdeling. 16%<br />
laat zijn rapport<strong>en</strong> controler<strong>en</strong> door e<strong>en</strong> externe accountant.<br />
4.5 Actieve ondersteuning door stafafdeling<strong>en</strong><br />
Hoewel het lijnmanagem<strong>en</strong>t eerst verantwoordelijk blijft,<br />
spel<strong>en</strong> stafafdeling<strong>en</strong> e<strong>en</strong> belangrijke rol bij het voorbereid<strong>en</strong>,<br />
implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong>, adviser<strong>en</strong> <strong>en</strong> volg<strong>en</strong> van de code. Uit de antwoord<strong>en</strong><br />
kom<strong>en</strong> drie patron<strong>en</strong> naar vor<strong>en</strong>:<br />
Afdeling Personeel & Organisatie als spil<br />
Meest voorkom<strong>en</strong>d patroon is dat de afdeling Personeel &<br />
Organisatie /HRM het voortouw neemt (bij 43% van de bedrijv<strong>en</strong>).<br />
Int<strong>en</strong>sief wordt dan sam<strong>en</strong>gewerkt met de afdeling Juridische<br />
Zak<strong>en</strong> (74%) <strong>en</strong> Communicatie (Public Relations/Corporate<br />
Communications) (63%). Zie nev<strong>en</strong>staande figuur.<br />
46<br />
vertr.p. sexuele intimidatie<br />
vertr.p. omgangsvorm<strong>en</strong><br />
vertr.p. integriteit<br />
compliance officer<br />
vrag<strong>en</strong>commissie<br />
klacht<strong>en</strong>commissie<br />
ethics officer<br />
ombudsman<br />
tel. meldlijn werknemers<br />
tel. meldlijn extern<strong>en</strong><br />
klokk<strong>en</strong>luidersregeling<br />
klacht<strong>en</strong>regeling<br />
0 10 20
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 47<br />
30 40 50 60 70 %<br />
juridische<br />
zak<strong>en</strong><br />
accountantsdi<strong>en</strong>st<br />
74%<br />
32%<br />
32%<br />
P&O<br />
beveiliging<br />
63%<br />
communicatie<br />
32%<br />
kwaliteit/<br />
milieu<br />
47<br />
Managem<strong>en</strong>tcontract <strong>en</strong><br />
jaarplan medewerkers<br />
Als onderdeel van het managem<strong>en</strong>tcontract<br />
mak<strong>en</strong> sommige bedrijv<strong>en</strong><br />
(30%) afsprak<strong>en</strong> met managers over<br />
concrete doelstelling<strong>en</strong> die direct<br />
voortvloei<strong>en</strong> uit de code. Periodiek<br />
wordt dan bezi<strong>en</strong> of die afsprak<strong>en</strong><br />
zijn nagekom<strong>en</strong>. Soms zett<strong>en</strong> managers<br />
e<strong>en</strong> persoonlijke handtek<strong>en</strong>ing<br />
onder hun rapportage over hoe<br />
de code is nageleefd <strong>en</strong> welke problem<strong>en</strong><br />
zich daarbij voorded<strong>en</strong>.<br />
Op zo'n wijze wordt de code geïntegreerd<br />
in de planning <strong>en</strong> control<br />
cyclus.<br />
Hetzelfde kunn<strong>en</strong> managers do<strong>en</strong><br />
naar medewerkers.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 48<br />
Maatschappelijk jaarverslag<br />
Steeds meer bedrijv<strong>en</strong> rapporter<strong>en</strong><br />
over hun maatschappelijk functioner<strong>en</strong>.<br />
Soms do<strong>en</strong> zij dat in hun financieel<br />
jaarverslag, maar er zijn ook bedrijv<strong>en</strong><br />
die e<strong>en</strong> apart maatschappelijk<br />
jaarverslag uitbr<strong>en</strong>g<strong>en</strong> dat ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s<br />
wordt geverifieerd door e<strong>en</strong> accountant.<br />
Initiatiev<strong>en</strong> word<strong>en</strong> g<strong>en</strong>om<strong>en</strong> -<br />
met name het Global Reporting Initiative<br />
- voor e<strong>en</strong> duurzaamheidsrapportage<br />
waarin financieel-, milieu<strong>en</strong><br />
sociaal jaarverslag zijn geïntegreerd.<br />
Shell, ING <strong>en</strong> DSM rapporter<strong>en</strong> over<br />
hun prestaties op het gebied van<br />
duurzaam ondernem<strong>en</strong>. <strong>De</strong>ze rapportages<br />
vorm<strong>en</strong> de basis voor e<strong>en</strong> dialoog<br />
met stakeholders.<br />
“KLM wil graag word<strong>en</strong> aangesprok<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> afgerek<strong>en</strong>d op haar milieubeleid.<br />
Vandaar dat we bijvoorbeeld zoveel<br />
tijd <strong>en</strong> <strong>en</strong>ergie stek<strong>en</strong> in het milieujaarverslag.<br />
Daarmee stell<strong>en</strong> we ons<br />
kwetsbaar op maar di<strong>en</strong><strong>en</strong> er uiteraard<br />
ook e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong>belang mee. Door<br />
cijfers te publicer<strong>en</strong> over uitstoot <strong>en</strong><br />
lawaai van vliegtuig<strong>en</strong> verhinder<strong>en</strong><br />
we dat ander<strong>en</strong> maar wat roep<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
daarmee vrijwel automatisch het gelijk<br />
aan hun kant krijg<strong>en</strong>. We hop<strong>en</strong><br />
met de publicatie van onze cijfers de<br />
maatschappelijke discussie met de<br />
juiste gegev<strong>en</strong>s te voed<strong>en</strong>”.<br />
Cees van Woud<strong>en</strong>berg,<br />
directeur KLM<br />
Afdeling Communicatie als spil<br />
Ook de afdeling Communicatie (Public Relations/Corporate<br />
Communication) vervult geregeld e<strong>en</strong> stur<strong>en</strong>de rol (bij 36% van<br />
de bedrijv<strong>en</strong>). Ook dan wordt int<strong>en</strong>sief sam<strong>en</strong>gewerkt, met Juridische<br />
Zak<strong>en</strong> (73%) <strong>en</strong> Personeel & Organisatie (73%).<br />
Afdeling Juridische Zak<strong>en</strong> als spil<br />
<strong>De</strong> laatste variant is dat de afdeling Juridische Zak<strong>en</strong> het<br />
voortouw heeft (23%). Behalve Personeel & Organisatie/HRM<br />
(90%), Communicatie (80%) word<strong>en</strong> ook de Accountantsdi<strong>en</strong>st<br />
(50%) <strong>en</strong> Beveiliging/Security (ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s 50%) vaak geraadpleegd.<br />
Over deze drie variant<strong>en</strong> valt het volg<strong>en</strong>de op te merk<strong>en</strong>:<br />
• <strong>De</strong> betrokk<strong>en</strong>heid van de Juridische afdeling kan er voor zorg<strong>en</strong><br />
dat daar veel concrete onderwerp<strong>en</strong> <strong>en</strong> vrag<strong>en</strong> over de<br />
code word<strong>en</strong> gerapporteerd. Dit is e<strong>en</strong> gevolg van de goede<br />
inbedding in bestaande rapportagelijn<strong>en</strong>. Opvall<strong>en</strong>d is dat in<br />
dit model de int<strong>en</strong>siteit van de sam<strong>en</strong>werking met andere afdeling<strong>en</strong><br />
groter lijkt dan bij de twee andere modell<strong>en</strong>.<br />
• Als Public Relations/Public Affairs de lead heeft, lijk<strong>en</strong> reputatie<br />
overweging<strong>en</strong> e<strong>en</strong> sterker acc<strong>en</strong>t te krijg<strong>en</strong>. <strong>De</strong> communicatie,<br />
zowel intern als extern, krijgt daarbij veel aandacht.<br />
• <strong>De</strong> afdeling<strong>en</strong> Milieu/Kwaliteit <strong>en</strong> Beveiliging lijk<strong>en</strong> minder<br />
betrokk<strong>en</strong> te zijn bij de code dan m<strong>en</strong> misschi<strong>en</strong> zou verwacht<strong>en</strong>.<br />
In ieder geval vervull<strong>en</strong> zij ge<strong>en</strong> leid<strong>en</strong>de rol.<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Welk instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> acht u w<strong>en</strong>selijk om in te zett<strong>en</strong> voor<br />
de naleving van de code? Wat vindt u het belangrijkste?<br />
• Hoe hang<strong>en</strong> de instrum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> onderling met elkaar<br />
sam<strong>en</strong>? Is er sprake van e<strong>en</strong> versterk<strong>en</strong>d effect?<br />
48
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 49<br />
5Hoe effectief is de code?<br />
Bedrijf G ligt flink onder vuur in de media. Het wordt verwet<strong>en</strong><br />
zak<strong>en</strong> te do<strong>en</strong> in e<strong>en</strong> land waar m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> word<strong>en</strong> geschond<strong>en</strong>.<br />
Sterker nog: de aanwezigheid van het bedrijf helpt<br />
het dictatoriale regime om in het zadel te blijv<strong>en</strong>. Ook verschill<strong>en</strong>de<br />
actiegroep<strong>en</strong> lat<strong>en</strong> zich uiterst kritisch uit over het bedrijf.<br />
Het bedrijf wil in dit land gevestigd blijv<strong>en</strong> <strong>en</strong> me<strong>en</strong>t dat daarvan<br />
de gehele bevolking profiteert. Maar het is niet in staat zijn<br />
standpunt geloofwaardig over het voetlicht te krijg<strong>en</strong>. <strong>De</strong> actiegroep<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> zelfs <strong>en</strong>kele aandeelhouders verwijt<strong>en</strong> het bedrijf<br />
gebrek aan helderheid, transparantie <strong>en</strong> aan bereidheid tot discussie.<br />
In e<strong>en</strong> poging om het tij te ker<strong>en</strong> besluit het bedrijf e<strong>en</strong><br />
code te schrijv<strong>en</strong> waarin het beleid uit de doek<strong>en</strong> wordt gedaan.<br />
Wanneer na e<strong>en</strong> half jaar e<strong>en</strong> concept van de code gereed<br />
is, nodigt het bedrijf externe partij<strong>en</strong> uit om het concept te<br />
besprek<strong>en</strong> in <strong>en</strong>kele rondetafel bije<strong>en</strong>komst<strong>en</strong>. In deze gesprekk<strong>en</strong><br />
groeit e<strong>en</strong> onderling begrip voor elkaars standpunt.<br />
Juist omdat steeds ook e<strong>en</strong> lid van de directie aanwezig is, krijg<strong>en</strong><br />
de stakeholders de indruk dat het bedrijf deze kwestie serieus<br />
neemt. Alhoewel de standpunt<strong>en</strong> niet nader tot elkaar<br />
kom<strong>en</strong>, leid<strong>en</strong> de code <strong>en</strong> de daaropvolg<strong>en</strong>de activiteit<strong>en</strong> tot<br />
e<strong>en</strong> verbeterd imago van het bedrijf. <strong>De</strong> publieke storm luwt <strong>en</strong><br />
er ontstaat meer begrip voor de keuzes van het bedrijf.<br />
Dit is e<strong>en</strong> voorbeeld van e<strong>en</strong> mogelijk succes van e<strong>en</strong> code.<br />
Welk succes heeft uw code? En hoe kunt u dat bepal<strong>en</strong>? In dit<br />
hoofdstuk word<strong>en</strong> <strong>en</strong>kele deelsuccess<strong>en</strong> besprok<strong>en</strong> ev<strong>en</strong>als de<br />
indicator<strong>en</strong> die het succes van e<strong>en</strong> code kunn<strong>en</strong> met<strong>en</strong>. Het<br />
hoofdstuk sluit af met e<strong>en</strong> omschrijving van managers die de<br />
code tot e<strong>en</strong> succes mak<strong>en</strong>.<br />
5.1 Indicator<strong>en</strong><br />
E<strong>en</strong> code beoogt de cultuur, het gedrag van medewerkers<br />
(intern) <strong>en</strong> de relaties met stakeholders (extern) te beïnvloed<strong>en</strong>.<br />
Daarvoor moet de code vertaald word<strong>en</strong> in concrete<br />
49
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 50<br />
doelstelling<strong>en</strong>. Vervolg<strong>en</strong>s moet<strong>en</strong> indicator<strong>en</strong>, liefst objectieve,<br />
word<strong>en</strong> gezocht om te bepal<strong>en</strong> of de doel<strong>en</strong> gehaald zijn. Als<br />
zulke objectieve gegev<strong>en</strong>s ontbrek<strong>en</strong>, zull<strong>en</strong> voor de evaluatie<br />
meer subjectieve ervaring<strong>en</strong> moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gebruikt.<br />
Aan de volg<strong>en</strong>de doel<strong>en</strong> <strong>en</strong> indicator<strong>en</strong> kan word<strong>en</strong> gedacht:<br />
Intern<br />
• Doel: geld<strong>en</strong>de waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> word<strong>en</strong> breder bek<strong>en</strong>d.<br />
Indicator: wat krijgt e<strong>en</strong> journalist te hor<strong>en</strong> die ti<strong>en</strong> medewerkers<br />
bij de poort zou vrag<strong>en</strong> over de code?<br />
• Doel: dilemma’s word<strong>en</strong> beter bespreekbaar.<br />
Indicator: is de alertheid op lastige situaties groter geword<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> medewerkers deze beter hanter<strong>en</strong>?<br />
• Doel: managers <strong>en</strong> medewerkers sprek<strong>en</strong> elkaar meer aan op<br />
hun verantwoordelijkhed<strong>en</strong>.<br />
Indicator: antwoord<strong>en</strong> personeels<strong>en</strong>quête.<br />
• Doel: de werksfeer is verbeterd <strong>en</strong> medewerkers voel<strong>en</strong> zich<br />
meer betrokk<strong>en</strong> bij hun bedrijf.<br />
Indicator: het verloop, antwoord<strong>en</strong> personeels<strong>en</strong>quête.<br />
• Doel: bedrijfsmiddel<strong>en</strong> word<strong>en</strong> zorgvuldiger gebruikt.<br />
Indicator: schade.<br />
• Doel: incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> word<strong>en</strong> eerder <strong>en</strong> meer zichtbaar (grotere<br />
transparantie).<br />
Indicator: aantal gemelde incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
• Id<strong>en</strong>tieke incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> kom<strong>en</strong> minder voor (wijst op het ler<strong>en</strong><br />
van incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong>).<br />
Indicator: aard gemelde incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong>.<br />
Extern<br />
• Er zijn minder incid<strong>en</strong>t<strong>en</strong> met stakeholders.<br />
• Het aantal afgekeurde/defecte product<strong>en</strong>, rechtszak<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
schade-uitkering<strong>en</strong> is verminderd.<br />
• <strong>De</strong> berichtgeving in de media is positiever.<br />
• <strong>De</strong> reputatie is verbeterd.<br />
• Er is meer vertrouw<strong>en</strong> bij beleggers.<br />
• Het imago op de arbeidsmarkt is verbeterd, wat blijkt uit e<strong>en</strong><br />
grotere belangstelling voor vacatures <strong>en</strong> meer op<strong>en</strong> sollicitaties.<br />
Behalve op de effect<strong>en</strong> van de code kan e<strong>en</strong> evaluatie zich<br />
richt<strong>en</strong> op de wijze waarop die code wordt ingevoerd, zoals be-<br />
50
edrijfscode 1 07-04-2003 12:09 Pagina 51<br />
sprok<strong>en</strong> in het vorige hoofdstuk. Dan kom<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong> aan de<br />
orde als:<br />
• Krijg<strong>en</strong> nieuwe medewerkers de code?<br />
• Hoe wordt over de code gecommuniceerd? Komt de code<br />
aan de orde in de verschill<strong>en</strong>de overlegvorm<strong>en</strong>?<br />
• Is de code vertaald in concreet beleid, bijvoorbeeld naar het<br />
inkoop- of het personeelsbeleid (sollicitatie, functioneringsgesprek,<br />
managem<strong>en</strong>tcontract)?<br />
• Is het managem<strong>en</strong>t op de hoogte van evid<strong>en</strong>te <strong>en</strong> zware<br />
overtreding<strong>en</strong>? Wat blijft onbek<strong>en</strong>d?<br />
• Wordt naleving gestimuleerd <strong>en</strong> gecontroleerd?<br />
Enkele voorbeeld<strong>en</strong> van geslaagde codes:<br />
• Schade –24%<br />
<strong>Aanleiding</strong> voor e<strong>en</strong> Noord-Hollands bedrijf om e<strong>en</strong> code in<br />
te voer<strong>en</strong> was onder andere de grote schade aan bedrijfsmiddel<strong>en</strong><br />
die medewerkers veroorzaakt<strong>en</strong>. E<strong>en</strong> half jaar na de<br />
introductie van de code lag de schade bijna e<strong>en</strong> kwart lager.<br />
• Ziekteverzuim –10%<br />
E<strong>en</strong> productiebedrijf gebruikte zijn nieuwe code om diverse<br />
fricties op de werkvloer aan de orde te stell<strong>en</strong>. Enkele oorzak<strong>en</strong><br />
voor het hoge ziekteverzuim werd<strong>en</strong> zichtbaar <strong>en</strong> vervolg<strong>en</strong>s<br />
aangepakt. Het ziekteverzuim daalde in twaalf maand<strong>en</strong><br />
met bijna ti<strong>en</strong> proc<strong>en</strong>t.<br />
• Inkoopkost<strong>en</strong> –4,5%<br />
<strong>De</strong> inkoopafdeling van e<strong>en</strong> groot Rotterdams bedrijf merkte<br />
dat de inkoopkost<strong>en</strong> na de introductie van de code afnam<strong>en</strong><br />
met bijna vijf proc<strong>en</strong>t. Doordat de inkoopnorm<strong>en</strong> flink war<strong>en</strong><br />
aangescherpt, werd<strong>en</strong> leveranciers voortaan kritischer beoordeeld<br />
op hun prestaties.<br />
• Klacht<strong>en</strong> ongew<strong>en</strong>ste omgangsvorm<strong>en</strong> verdubbeld<br />
Binn<strong>en</strong> e<strong>en</strong> jaar nadat de code was geïntroduceerd, war<strong>en</strong> de<br />
klacht<strong>en</strong> over ongew<strong>en</strong>ste omgangsvorm<strong>en</strong> op de werkvloer<br />
meer dan verdubbeld. Slachtoffers voeld<strong>en</strong> zich met de code<br />
duidelijk beter in staat om dergelijke malversaties aan de orde<br />
te stell<strong>en</strong>.<br />
• Klanttevred<strong>en</strong>heid +31%<br />
Twee jaar na de bek<strong>en</strong>dmaking van de code bleek bij e<strong>en</strong> Rotterdams<br />
bedrijf de klanttevred<strong>en</strong>heid met ruim dertig proc<strong>en</strong>t<br />
te zijn toeg<strong>en</strong>om<strong>en</strong>. Medewerkers toond<strong>en</strong> zich meer op<strong>en</strong><br />
voor de w<strong>en</strong>s<strong>en</strong>, ervaring<strong>en</strong> <strong>en</strong> kritiek van klant<strong>en</strong>.<br />
51<br />
E<strong>en</strong> kwalitatieve evaluatie<br />
Uitsprak<strong>en</strong> van managers:<br />
“<strong>De</strong> code vormt e<strong>en</strong> instrum<strong>en</strong>t om<br />
onbespreekbare items bespreekbaar<br />
te mak<strong>en</strong>”.<br />
“<strong>De</strong> code werkte als e<strong>en</strong> hefboom:<br />
met relatief weinig <strong>en</strong>ergie wordt veel<br />
<strong>en</strong>ergie opgewekt”.<br />
“<strong>De</strong> code biedt e<strong>en</strong> goed kader om elkaar<br />
<strong>en</strong> het beleid te beoordel<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
te herijk<strong>en</strong>”. “Ik zou niet meer kunn<strong>en</strong><br />
manag<strong>en</strong> zonder e<strong>en</strong> code. Tegelijkertijd:<br />
als we de code morg<strong>en</strong> zoud<strong>en</strong><br />
afschaff<strong>en</strong> dan maakt dat niets<br />
uit: de code zit voldo<strong>en</strong>de in onze<br />
g<strong>en</strong><strong>en</strong>”.<br />
“Helaas heb ik van twee medewerkers<br />
afscheid moet<strong>en</strong> nem<strong>en</strong> die niet past<strong>en</strong><br />
binn<strong>en</strong> de letter <strong>en</strong> geest van de<br />
code. Maar juist hierin de kracht van<br />
de code”.
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 52<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• In welke mate is uw code effectief?<br />
• Welke indicator<strong>en</strong> gebruikt u daarbij? Hoe betrouwbaar<br />
zijn deze indicator<strong>en</strong>?<br />
• Is er sprake van verbetering op deze indicator<strong>en</strong>?<br />
• Is verdere verbetering w<strong>en</strong>selijk?<br />
• Welke aanvull<strong>en</strong>de acties kan ik daarvoor ondernem<strong>en</strong>?<br />
5.2 <strong>De</strong> belangrijkste knelpunt<strong>en</strong><br />
Als onderdeel van e<strong>en</strong> evaluatie kan e<strong>en</strong> bedrijf nagaan<br />
welke knelpunt<strong>en</strong> zich voordo<strong>en</strong>. <strong>De</strong>ze vraag hebb<strong>en</strong> wij ook<br />
voorgelegd aan de bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> eig<strong>en</strong> code. <strong>De</strong> antwoord<strong>en</strong><br />
zijn in het navolg<strong>en</strong>d overzicht sam<strong>en</strong>gevat.<br />
<strong>De</strong> belangrijkste bevinding<strong>en</strong> zijn:<br />
• Het toezicht op naleving <strong>en</strong> het elkaar aansprek<strong>en</strong> op de code<br />
blijv<strong>en</strong> lastig.<br />
• Het is niet e<strong>en</strong>voudig om de code concreet hand<strong>en</strong> <strong>en</strong> voet<strong>en</strong><br />
te gev<strong>en</strong>.<br />
• Het is moeilijk om voortdur<strong>en</strong>d aandacht te vrag<strong>en</strong> voor de<br />
code.<br />
• <strong>De</strong> code wordt zeld<strong>en</strong> als belemmer<strong>en</strong>d ervar<strong>en</strong> of als e<strong>en</strong><br />
aantasting van eig<strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong>. Ev<strong>en</strong>min ziet<br />
m<strong>en</strong> de code als haastwerk, onrealistisch of te idealistisch.<br />
52
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 53<br />
Overzicht 5.1<br />
Knelpunt<strong>en</strong> bij het implem<strong>en</strong>ter<strong>en</strong> van de code<br />
Knelpunt<strong>en</strong> Geheel van <strong>De</strong>els van Niet van<br />
toepassing toepassing toepassing<br />
Het is moeilijk om regelmatig aandacht van<br />
medewerkers voor de code te vrag<strong>en</strong>:<br />
Medewerkers vind<strong>en</strong> het lastig elkaar aan<br />
20% 49% 31%<br />
te sprek<strong>en</strong> op naleving van de code:<br />
Vertaling van de code naar strategische beslissing<strong>en</strong><br />
18% 44% 38%<br />
<strong>en</strong> concreet beleid is lastig: 17% 40% 43%<br />
Toezicht op naleving van de code is moeilijk te realiser<strong>en</strong>: 14%<br />
Het managem<strong>en</strong>t vindt het lastig om voortdur<strong>en</strong>d<br />
63% 23%<br />
zijn commitm<strong>en</strong>t met de code te ton<strong>en</strong>:<br />
Het managem<strong>en</strong>t vindt het lastig concrete<br />
11% 40% 49%<br />
verbeterpunt<strong>en</strong> te verbind<strong>en</strong> aan de code:<br />
<strong>De</strong> code is van bov<strong>en</strong>af opgelegd <strong>en</strong> vindt<br />
8% 53% 39%<br />
daardoor ge<strong>en</strong> draagkracht:<br />
Medewerkers ervar<strong>en</strong> de code als<br />
6% 50% 44%<br />
vanzelfsprek<strong>en</strong>d/te weinig uitdag<strong>en</strong>d:<br />
Het is moeilijk om aan extern<strong>en</strong> duidelijk te mak<strong>en</strong><br />
3% 44% 53%<br />
dat het bedrijf de code serieus neemt: 3% 41% 56%<br />
Medewerkers ervar<strong>en</strong> de code als niet realistisch: 3% 36% 61%<br />
Medewerkers ervar<strong>en</strong> de code als te idealistisch:<br />
Medewerkers vind<strong>en</strong> het moeilijk de code te vertal<strong>en</strong><br />
3% 33% 64%<br />
naar het dagelijkse werk:<br />
Medewerkers vind<strong>en</strong> de code te snel<br />
0% 56% 44%<br />
opgesteld/niet g<strong>en</strong>oeg overwog<strong>en</strong>:<br />
Medewerkers ervar<strong>en</strong> de code als belemmer<strong>en</strong>d<br />
0% 21% 79%<br />
in hun eig<strong>en</strong>lijke werk:<br />
Medewerkers ervar<strong>en</strong> de code als aantasting van<br />
0% 17% 83%<br />
hun eig<strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong>: 0% 14% 86%<br />
53
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 54<br />
“Het succes van de CEO in de toekomst<br />
hangt vooral af van integriteit<br />
<strong>en</strong> je rol k<strong>en</strong>n<strong>en</strong> in het totaal van de<br />
onderneming <strong>en</strong> daarbuit<strong>en</strong>”.<br />
Rijkman Gro<strong>en</strong>ing, ABN Amro<br />
“Het succes van de CEO in de toekomst<br />
hangt vooral af van e<strong>en</strong> rechte<br />
rug. Omdat je in to<strong>en</strong>em<strong>en</strong>de mate<br />
als CEO in e<strong>en</strong> glaz<strong>en</strong> huis leeft. Je<br />
mag niet wijk<strong>en</strong> voor de druk. Je<br />
moet wel luister<strong>en</strong>, maar vooral jezelf<br />
blijv<strong>en</strong>. Niet voortdur<strong>en</strong>d als e<strong>en</strong><br />
bamboe in de wind hang<strong>en</strong>”.<br />
Gerard Kleisterlee, Philips<br />
5.3 T<strong>en</strong>slotte: nogmaals leiderschap<br />
<strong>De</strong> praktijk leert dat e<strong>en</strong> code staat of valt met het voorbeeld<br />
gedrag van het managem<strong>en</strong>t. Dat eist inzicht, persoonlijke betrokk<strong>en</strong>heid<br />
<strong>en</strong> inzet.<br />
Managers di<strong>en</strong><strong>en</strong> daarvoor te reflecter<strong>en</strong> op zichzelf <strong>en</strong> het<br />
eig<strong>en</strong> gedrag te spiegel<strong>en</strong> aan de code. Hoe draag ik de code<br />
op overtuig<strong>en</strong>de wijze uit? Hoe auth<strong>en</strong>tiek b<strong>en</strong> ik daarin? Hoe<br />
waak ik voor eig<strong>en</strong> misstapp<strong>en</strong>?<br />
E<strong>en</strong> mogelijkheid voor medewerkers <strong>en</strong> managers om zich de<br />
code eig<strong>en</strong> te mak<strong>en</strong>, is om deze per onderdeel te vertal<strong>en</strong> naar<br />
concreet gedraging<strong>en</strong> van h<strong>en</strong> zelf. Zij kunn<strong>en</strong> daarvan e<strong>en</strong> lijstje<br />
aanlegg<strong>en</strong> <strong>en</strong> periodiek nagaan wat zij ervan bereikt hebb<strong>en</strong>.<br />
Wij besluit<strong>en</strong> dit boekje met de vraag wat managers geme<strong>en</strong><br />
hebb<strong>en</strong> die van de code e<strong>en</strong> succes mak<strong>en</strong>.<br />
• Zulke managers beschouw<strong>en</strong> de code slechts als e<strong>en</strong> stuk papier<br />
maar tegelijk als de leidraad voor hun handel<strong>en</strong>.<br />
• Zij zijn zelf aanspreekbaar op de naleving van de code <strong>en</strong><br />
sprek<strong>en</strong> ook ander<strong>en</strong> op de naleving ervan aan.<br />
• Zij bested<strong>en</strong> in het overleg met medewerkers periodiek afzonderlijk<br />
aandacht aan de code <strong>en</strong> integrer<strong>en</strong> de code in gedrag<br />
<strong>en</strong> beleid.<br />
• Zij wet<strong>en</strong> <strong>en</strong>erzijds helder te verwoord<strong>en</strong> wat de code verwacht<br />
van medewerkers <strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> tegelijkertijd oog voor de<br />
dilemma’s die onvermijdelijk blijv<strong>en</strong>.<br />
• Zij houd<strong>en</strong> vast aan de in de code beschrev<strong>en</strong> set van waard<strong>en</strong>,<br />
principes <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> zijn tegelijkertijd flexibel bij de<br />
toepassing daarvan.<br />
• Zij waarder<strong>en</strong> codeconform gedrag <strong>en</strong> keur<strong>en</strong> codeafwijk<strong>en</strong>d<br />
gedrag van medewerkers af.<br />
• Zij zijn e<strong>en</strong> lev<strong>en</strong>de code <strong>en</strong> lop<strong>en</strong> tegelijkertijd niet te ver op<br />
medewerkers vooruit.<br />
• Zij communicer<strong>en</strong> over de code in voorspoedige <strong>en</strong> in slechtere<br />
tijd<strong>en</strong>.<br />
• Zij operationaliser<strong>en</strong> de code in concrete doelstelling<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
houd<strong>en</strong> tegelijkertijd zicht op het algem<strong>en</strong>e doel van de code.<br />
54
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 55<br />
Naschrift<br />
Wellicht bekroop u bij het lez<strong>en</strong> van dit boekje het idee dat<br />
het allemaal mooie woord<strong>en</strong> zijn die nog weinig zegg<strong>en</strong> over<br />
de feitelijke praktijk <strong>en</strong> naleving. Wij zijn optimistisch. In ons<br />
onderzoek hebb<strong>en</strong> wij veel m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> in bedrijv<strong>en</strong> gesprok<strong>en</strong> die<br />
terdege hun code serieus nem<strong>en</strong>. Als we ons eerste onderzoek<br />
naar codes in 1991 vergelijk<strong>en</strong> met de stand van zak<strong>en</strong> nu, zi<strong>en</strong><br />
we dat duidelijk meer onderneming<strong>en</strong> werk mak<strong>en</strong> van hun<br />
principes. We zi<strong>en</strong> dat bedrijv<strong>en</strong> steeds meer wordt gevraagd<br />
voor welke waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> zij staan <strong>en</strong> wat ze daarvan in<br />
praktijk br<strong>en</strong>g<strong>en</strong>. Dat proces is onomkeerbaar. Stakeholders <strong>en</strong><br />
overheid vervull<strong>en</strong> daarin e<strong>en</strong> cruciale rol. We zi<strong>en</strong> dat bedrijfscodes<br />
niet alle<strong>en</strong> e<strong>en</strong> kwestie zijn van ethiek, maar juist ook van<br />
verstandig zak<strong>en</strong>do<strong>en</strong>. <strong>De</strong> rec<strong>en</strong>te deconfitures bevestig<strong>en</strong> dat<br />
alle<strong>en</strong> maar. Gebrek aan integriteit doet de zaak ge<strong>en</strong> goed.<br />
Het omgekeerde is ook waar; steeds duidelijker wordt dat integriteit<br />
e<strong>en</strong> ess<strong>en</strong>tiële (maar uiteraard niet <strong>en</strong>ige) voorwaarde is<br />
voor succes. Dit wordt mooi getypeerd door het motto dat Sara<br />
Lee/DE meegeeft aan haar code: Winning through integrity.<br />
55<br />
“Het allerbelangrijkste is commitm<strong>en</strong>t<br />
aan de top. Het is niet iets van<br />
bottom-up maar top-down. Als je die<br />
commitm<strong>en</strong>t niet hebt, gelov<strong>en</strong> de<br />
m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> er niet in, ze do<strong>en</strong> het half.<br />
Je moet het óf do<strong>en</strong> óf niet do<strong>en</strong>,<br />
100% of niet. Half do<strong>en</strong> is weggegooid<br />
geld, dan besteed je er tijd aan<br />
<strong>en</strong> belandt de code toch onder in de<br />
kast. Dat heeft ge<strong>en</strong> zin. Sommige<br />
bedrijv<strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> het als zeg maar<br />
vijg<strong>en</strong>blad. Dat werkt niet, dat gaat<br />
dan toch vrij snel fout. Het is alles of<br />
niets. Het is niet makkelijk <strong>en</strong> er<br />
moet echt veel tijd <strong>en</strong> geld in geïnvesteerd<br />
word<strong>en</strong>, maar wij gelov<strong>en</strong><br />
dat het zich terugverdi<strong>en</strong>t”.<br />
Hans Voorberg,<br />
vice-presid<strong>en</strong>t legal affairs<br />
Sara Lee/DE
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 56<br />
56
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 57<br />
<strong>De</strong> bedrijfscodes van<br />
de 100 grootste bedrijv<strong>en</strong> in<br />
Nederland<br />
Van de 100 grootste bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> 54 e<strong>en</strong> bedrijfscode.<br />
In 1999 war<strong>en</strong> dat er 39, e<strong>en</strong> to<strong>en</strong>ame met 38%. Bov<strong>en</strong>di<strong>en</strong><br />
zijn nog 10 bedrijv<strong>en</strong> bezig e<strong>en</strong> code te ontwikkel<strong>en</strong>. In dit<br />
hoofdstuk gev<strong>en</strong> we e<strong>en</strong> beeld van de <strong>inhoud</strong> van de bedrijfscodes<br />
die wij hebb<strong>en</strong> onderzocht. 4<br />
Figuur 1<br />
<strong>Bedrijfscode</strong>s onder de top 100 in Nederland<br />
20%<br />
10%<br />
6%<br />
54%<br />
code<br />
in ontwikkeling<br />
ge<strong>en</strong> code<br />
onbek<strong>en</strong>d<br />
<strong>De</strong> codes zijn geanalyseerd op onderwerp<strong>en</strong> <strong>en</strong> gegroepeerd<br />
naar stakeholders. Hierna kom<strong>en</strong> de volg<strong>en</strong>de onderdel<strong>en</strong> van<br />
bedrijfscodes aan de orde:<br />
4 Het onderzoek is verricht onder de honderd grootste bedrijv<strong>en</strong> van Nederland<br />
uit het maandblad ´Quote´. Criteria zijn de omzetcijfers <strong>en</strong> het aantal<br />
werknemers in 2001. <strong>De</strong> lijst is gecorrigeerd voor bedrijv<strong>en</strong> met minder dan<br />
100 werknemers, aangezi<strong>en</strong> de betek<strong>en</strong>is van de bedrijfscode vooral wordt<br />
bepaald door het aantal werknemers. Bedrijv<strong>en</strong> zijn telefonisch b<strong>en</strong>aderd<br />
met het verzoek om hun code toe te z<strong>en</strong>d<strong>en</strong> voor nadere analyse. Vervolg<strong>en</strong>s<br />
hebb<strong>en</strong> de 54 bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> code e<strong>en</strong> vrag<strong>en</strong>lijst ontvang<strong>en</strong> over de implem<strong>en</strong>tatie<br />
daarvan. 44 bedrijv<strong>en</strong> zond<strong>en</strong> de <strong>en</strong>quête ingevuld retour. <strong>De</strong><br />
antwoord<strong>en</strong> daarvan zijn verwerkt in dit boekje.<br />
57<br />
Bijlage
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 58<br />
Doel, toepassing <strong>en</strong> naleving<br />
van de code<br />
<strong>De</strong> Raad van Bestuur hecht groot belang<br />
aan de handhaving <strong>en</strong> versterking<br />
van de reputatie <strong>en</strong> integriteit<br />
van de bank <strong>en</strong> haar medewerkers.<br />
E<strong>en</strong> goed imago, betrouwbaarheid <strong>en</strong><br />
vertrouw<strong>en</strong> word<strong>en</strong> steeds belangrijkere<br />
basisvoorwaard<strong>en</strong> voor professionele<br />
<strong>en</strong> commercieel succesvolle<br />
financiële di<strong>en</strong>stverl<strong>en</strong>ing.<br />
Fortis<br />
Iedere ING’er is verantwoordelijk voor<br />
het handhav<strong>en</strong> van de norm<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
waard<strong>en</strong> binn<strong>en</strong> het bedrijf. Dit vereist<br />
voortdur<strong>en</strong>de alertheid op <strong>en</strong><br />
toepassing van de gedragsregels.<br />
Zelfs e<strong>en</strong> <strong>en</strong>kel foutje, om wat voor<br />
red<strong>en</strong> dan ook, kan verstrekk<strong>en</strong>de<br />
gevolg<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong>.<br />
ING Groep<br />
The guidelines in this booklet are int<strong>en</strong>ded<br />
to help each of us understand<br />
our responsibilities and make the<br />
right choices. They are also meant to<br />
stimulate awar<strong>en</strong>ess of ethical issues<br />
that we may <strong>en</strong>counter in our daily<br />
business activities. Doing the right<br />
thing begins with basic honesty and<br />
integrity. More than ever it also dep<strong>en</strong>ds<br />
on our good judgem<strong>en</strong>t and<br />
s<strong>en</strong>sitivity to the way others see us<br />
and how they may interpret our actions.<br />
Compaq<br />
• Doel, toepassing <strong>en</strong> naleving van de code<br />
• Missie van de onderneming<br />
• Kernwaard<strong>en</strong><br />
• Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar stakeholders:<br />
❏ sam<strong>en</strong>leving<br />
❏ politiek (inclusief m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong>)<br />
❏ milieu, gezondheid <strong>en</strong> veiligheid<br />
❏ werknemers<br />
❏ aandeelhouders<br />
❏ consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
❏ concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
❏ business partners<br />
• Norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels voor medewerkers.<br />
1. Doel, toepassing <strong>en</strong> naleving van de code<br />
<strong>De</strong> meeste codes (67%) bevatt<strong>en</strong> e<strong>en</strong> inleid<strong>en</strong>d hoofdstuk<br />
dat vooral ingaat op het doel, de toepassing <strong>en</strong> de naleving van<br />
de code.<br />
Overzicht 2<br />
Onderwerp<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd in de inleiding van de bedrijfscodes<br />
Doel van de code 74%<br />
Inleiding 67%<br />
C<strong>en</strong>trale waard<strong>en</strong> <strong>en</strong> norm<strong>en</strong> 65%<br />
Person<strong>en</strong> waarop de code van toepassing is 43%<br />
Veelal geeft de bestuursvoorzitter in de inleiding zijn visie op<br />
het doel <strong>en</strong> belang van de code. Vooral de noodzaak van e<strong>en</strong><br />
geme<strong>en</strong>schappelijk kader wordt daarbij vaak b<strong>en</strong>adrukt. In<br />
43% van de codes wordt ook aangegev<strong>en</strong> op wie <strong>en</strong> op welke<br />
activiteit<strong>en</strong> de code van toepassing is. Verder wordt vaak b<strong>en</strong>adrukt<br />
dat de code ge<strong>en</strong> vrijblijv<strong>en</strong>d karakter heeft. In e<strong>en</strong> beperkt<br />
aantal codes (30%) wordt - in de inleiding of elders - expliciet<br />
de mogelijkheid g<strong>en</strong>oemd van sancties op overtreding<strong>en</strong>.<br />
Veel codes (60%) gev<strong>en</strong> ook aan hoe <strong>en</strong> waar medewerkers<br />
overtreding<strong>en</strong> kunn<strong>en</strong> rapporter<strong>en</strong> dan wel advies kunn<strong>en</strong> inwinn<strong>en</strong><br />
over interpretatie van de code.<br />
58
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 59<br />
2. Missie<br />
41% van de bedrijv<strong>en</strong> formuleert in zijn code ook e<strong>en</strong> missie.<br />
Dikwijls komt de missie direct na de inleiding aan de orde.<br />
Uit de missie kunn<strong>en</strong> immers kernwaard<strong>en</strong> <strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
naar stakeholders word<strong>en</strong> afgeleid.<br />
3. Kernwaard<strong>en</strong><br />
65% van de bedrijv<strong>en</strong> b<strong>en</strong>oemt e<strong>en</strong> aantal kernwaard<strong>en</strong> (of<br />
values). Veel g<strong>en</strong>oemde waard<strong>en</strong> zijn integriteit, respect <strong>en</strong> professionaliteit.<br />
Overzicht 3<br />
Kernwaard<strong>en</strong> in codes<br />
KPN: professioneel, vernieuw<strong>en</strong>d, verbond<strong>en</strong> <strong>en</strong> respectvol<br />
DSM: valuable partnerships, respect for people,<br />
good corporate citiz<strong>en</strong>ship<br />
ASML: kwaliteit, integriteit, vertrouw<strong>en</strong>, continuïteit,<br />
uitmunt<strong>en</strong>de prestaties <strong>en</strong> professionaliteit<br />
In plaats van expliciet te sprek<strong>en</strong> van waard<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> sommige<br />
bedrijv<strong>en</strong> aan welke eig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> van werknemers zij belangrijk<br />
vind<strong>en</strong>. Zulke eig<strong>en</strong>schapp<strong>en</strong> zijn met name teamspirit<br />
(30%), verantwoordelijkheidsbesef (19%), creativiteit (13%) <strong>en</strong><br />
ondernemerschap (13%).<br />
4. Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar stakeholders<br />
Alle 54 bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong> code gaan in op hun verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
jeg<strong>en</strong>s één of meerdere stakeholders, zoals weergegev<strong>en</strong><br />
in overzicht 4. <strong>De</strong> frequ<strong>en</strong>tie waarmee de stakeholders<br />
word<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd <strong>en</strong> de verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s h<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> uitgewerkt, loopt sterk uite<strong>en</strong>. Opvall<strong>en</strong>d is dat van stakeholders<br />
de minste aandacht uitgaat naar aandeelhouders.<br />
59<br />
Missie<br />
As the worldwide leader in networking<br />
for the Internet, Cisco Systems<br />
Inc. is committed to helping people<br />
from all walks of life b<strong>en</strong>efit from the<br />
Internet.<br />
Cisco Systems<br />
Our mission: to <strong>en</strong>able our customers<br />
- both in local and global - to meet or<br />
exceed their business objectives by<br />
supplying and managing advanced,<br />
v<strong>en</strong>dor indep<strong>en</strong>d<strong>en</strong>t, ICT solutions<br />
and services.<br />
Getronics<br />
Kernwaard<strong>en</strong><br />
Wanneer wij deel uitmak<strong>en</strong> van e<strong>en</strong><br />
team communicer<strong>en</strong> wij op<strong>en</strong>lijk <strong>en</strong><br />
positief om de prestatie van ons team<br />
te verbeter<strong>en</strong>.<br />
Alcoa<br />
<strong>De</strong> hier beschrev<strong>en</strong> Business Principles<br />
weerspiegel<strong>en</strong> niet alle<strong>en</strong> wett<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> regels, maar zijn ook gebaseerd op<br />
de waard<strong>en</strong> integriteit, ondernemerschap,<br />
professionaliteit, klantgerichtheid<br />
<strong>en</strong> teamwork.<br />
ING Groep
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 60<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> t<strong>en</strong><br />
opzichte van de sam<strong>en</strong>leving<br />
KPN staat midd<strong>en</strong> in de sam<strong>en</strong>leving.<br />
Dit komt onder meer tot uitdrukking<br />
in onze bijdrage aan de economie <strong>en</strong><br />
de totstandkoming van de informatiemaatschappij,<br />
de werkgeleg<strong>en</strong>heid die<br />
wij verschaff<strong>en</strong> <strong>en</strong> het aantal burgers<br />
dat dagelijks gebruik maakt van onze<br />
di<strong>en</strong>st<strong>en</strong>. Wij zijn ons bewust van de<br />
maatschappelijke verwachting<strong>en</strong> die<br />
verbond<strong>en</strong> zijn aan onze positie.<br />
KPN<br />
DaimlerChrysler stelt zich tot plicht<br />
om geheel te voldo<strong>en</strong> aan de wett<strong>en</strong><br />
teg<strong>en</strong> omkoperij <strong>en</strong> de uitvoercontrole-,<br />
douane- <strong>en</strong> anti-boycotwetgeving.<br />
Onder deze internationale handelswett<strong>en</strong><br />
vall<strong>en</strong> alle aspect<strong>en</strong> van<br />
de wereldomvatt<strong>en</strong>de DaimlerChrysler<br />
handelsonderneming <strong>en</strong> haar<br />
werknemers.<br />
DaimlerChrysler<br />
Etnische <strong>en</strong> culturele verschill<strong>en</strong>,<br />
waar ook ter wereld, vorm<strong>en</strong> e<strong>en</strong> verrijking<br />
van de maatschappij. Philips<br />
streeft ernaar zich aan de lokale situatie<br />
aan te pass<strong>en</strong> om mogelijke problem<strong>en</strong><br />
op gepaste wijze tegemoet te<br />
tred<strong>en</strong> met inachtneming van het<br />
toepasselijke recht <strong>en</strong> maatstav<strong>en</strong><br />
van verantwoordelijk gedrag.<br />
Philips<br />
EMC conducts its business in accordance<br />
with all applicable laws. You<br />
are expected to conduct yourself in<br />
the same manner. Compliance with<br />
the law is a minimum expectation.<br />
EMC<br />
PACCAR conducts business so as to<br />
reflect the highest ethical standards,<br />
fulfill our legal obligations and meet<br />
our social responsibilities. We strive<br />
to gain the favorable regard of customers,<br />
shareholders, employees,<br />
governm<strong>en</strong>ts and the g<strong>en</strong>eral public<br />
through superior performance and<br />
effective communications.<br />
PACCAR, DAF Trucks N.V.<br />
Overzicht 4<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s stakeholders<br />
Sam<strong>en</strong>leving 93%<br />
Medewerkers 89%<br />
Milieu, gezondheid <strong>en</strong> veiligheid 70%<br />
Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> 69%<br />
Politiek 60%<br />
Concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong> 46%<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> 41%<br />
Business partners (leveranciers, joint-v<strong>en</strong>ture partners) 41%<br />
Aandeelhouders 39%<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van<br />
de sam<strong>en</strong>leving<br />
<strong>De</strong> specifieke verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar de sam<strong>en</strong>leving<br />
zijn sam<strong>en</strong>gevat in overzicht 5.<br />
Overzicht 5<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> t<strong>en</strong> opzichte van de sam<strong>en</strong>leving<br />
Nalev<strong>en</strong> van maatschappelijke norm<strong>en</strong>:<br />
- Nalev<strong>en</strong> van wett<strong>en</strong> 74%<br />
- Nalev<strong>en</strong> van wett<strong>en</strong>, regels én standaard<strong>en</strong> 33%<br />
- In acht nem<strong>en</strong> van norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> 30%<br />
- Verwijzing naar specifieke wetgeving 13%<br />
Maatschappelijke tak<strong>en</strong>:<br />
- Maatschappelijke verantwoordelijkheid 41%<br />
- Bijdrag<strong>en</strong> aan duurzame ontwikkeling 35%<br />
- <strong>De</strong>elnem<strong>en</strong> aan maatschappelijke activiteit<strong>en</strong> 22%<br />
- Burgerschap (‘corporate citiz<strong>en</strong>ship’) 17%<br />
- Bijdrag<strong>en</strong> aan maatschappelijke vraagstukk<strong>en</strong> 6%<br />
Bijna alle codes (93%) formuler<strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
t<strong>en</strong> opzichte van de sam<strong>en</strong>leving. Allereerst door aan te gev<strong>en</strong><br />
dat het bedrijf zich gehoud<strong>en</strong> acht aan geld<strong>en</strong>de wett<strong>en</strong>. Soms<br />
(13%) wordt verwez<strong>en</strong> naar specifieke wetgeving of standaard<strong>en</strong>.<br />
E<strong>en</strong> aantal codes (30%) geeft expliciet aan dat het bedrijf zich<br />
wil houd<strong>en</strong> aan de norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> gebruik<strong>en</strong> van de land<strong>en</strong> waarin<br />
zak<strong>en</strong> word<strong>en</strong> gedaan.<br />
60
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 61<br />
Veel codes gev<strong>en</strong> verder aan welke maatschappelijke rol het<br />
bedrijf wil spel<strong>en</strong>. Dat gebeurt in uite<strong>en</strong>lop<strong>en</strong>de bewoording<strong>en</strong>;<br />
gesprok<strong>en</strong> wordt van maatschappelijke verantwoordelijkheid<br />
(41%), duurzame ontwikkeling (35%), deelname aan maatschappelijke<br />
activiteit<strong>en</strong> (22%), goed burgerschap (17%) of lever<strong>en</strong><br />
van e<strong>en</strong> bijdrage aan maatschappelijke vraagstukk<strong>en</strong><br />
(6%).<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar medewerkers<br />
Veel codes (89%) formuler<strong>en</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s<br />
medewerkers. Het mer<strong>en</strong>deel van de bedrijv<strong>en</strong> (81%) geeft expliciet<br />
aan iedere<strong>en</strong> gelijke kans<strong>en</strong> te will<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> <strong>en</strong> niet te discriminer<strong>en</strong>.<br />
In veel codes wordt ingegaan op het belang van gezonde<br />
arbeidsomstandighed<strong>en</strong> <strong>en</strong> kans<strong>en</strong> op ontplooiing <strong>en</strong><br />
carrière.<br />
Overzicht 6<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar medewerkers<br />
Medewerkers 89%<br />
Gelijke kans<strong>en</strong>/niet-discriminatie 81%<br />
Veilige werkomstandighed<strong>en</strong> 48%<br />
Kans<strong>en</strong> op ontplooiing 46%<br />
Gezonde werkomstandighed<strong>en</strong> 46%<br />
Kans<strong>en</strong> op goede loopbaanontwikkeling/carrière 44%<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> van werknemers 26%<br />
Goede (concurrer<strong>en</strong>de) arbeidsvoorwaard<strong>en</strong> 17%<br />
Privacy 11%<br />
Betrekk<strong>en</strong> van werknemers bij de besluitvorming 11%<br />
Winstdeling 2%<br />
Milieu, gezondheid <strong>en</strong> veiligheid<br />
70% van de codes noemt e<strong>en</strong> expliciete verantwoordelijkheid<br />
voor het milieu. 46% gaat in op het belang van gezonde<br />
<strong>en</strong> veilige werkomstandighed<strong>en</strong>. In mindere mate word<strong>en</strong> ook<br />
de veiligheid, gezondheid <strong>en</strong> milieuwaarde van de product<strong>en</strong><br />
voor consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd.<br />
61<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar<br />
medewerkers<br />
DSM voert e<strong>en</strong> rechtvaardig <strong>en</strong> concurrer<strong>en</strong>d<br />
beloningsbeleid, waarbij<br />
prestaties de erk<strong>en</strong>ning krijg<strong>en</strong> die<br />
zij verdi<strong>en</strong><strong>en</strong>.<br />
DSM<br />
Wij erk<strong>en</strong>n<strong>en</strong> <strong>en</strong> respecter<strong>en</strong> de culturele<br />
verschill<strong>en</strong> op de wereldwijde<br />
markt <strong>en</strong> juich<strong>en</strong> deze toe. Onze<br />
werkomgeving is e<strong>en</strong> omgeving waar<br />
we niet beoordel<strong>en</strong> op wie of wat iemand<br />
is maar op wat hij of zij kan,<br />
waar wij er naar strev<strong>en</strong> om de beste<br />
medewerkers van alle cultur<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
klass<strong>en</strong> van de maatschappij in<br />
di<strong>en</strong>st te nem<strong>en</strong>, op te leid<strong>en</strong>, carrière<br />
te lat<strong>en</strong> mak<strong>en</strong> <strong>en</strong> in di<strong>en</strong>st te houd<strong>en</strong><br />
op basis van hun kunn<strong>en</strong>. Discriminatie<br />
of intimidatie, van welke<br />
aard dan ook, word<strong>en</strong> niet toegestaan.<br />
Alcoa<br />
Milieu, gezondheid <strong>en</strong><br />
veiligheid<br />
Bescherming van het milieu <strong>en</strong> het<br />
behoud van natuurlijke bronn<strong>en</strong><br />
heeft de hoogste prioriteit voor onze<br />
onderneming. E<strong>en</strong> wereldwijd milieumanagem<strong>en</strong>t<br />
houdt in dat aan de<br />
wettelijke bepaling<strong>en</strong> wordt voldaan<br />
<strong>en</strong> dat op dit gebied hoge eis<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
gesteld. Reeds bij de ontwikkeling<br />
van de product<strong>en</strong> zijn milieuvri<strong>en</strong>delijk<br />
ontwerp<strong>en</strong>, technische<br />
veiligheid <strong>en</strong> bescherming van de gezondheid<br />
belangrijke doelstelling<strong>en</strong>.<br />
Siem<strong>en</strong>s<br />
Duurzaamheid <strong>en</strong> veiligheid spel<strong>en</strong><br />
bij DSM’s keuze van productieprocess<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> product<strong>en</strong> e<strong>en</strong> ess<strong>en</strong>tiële rol.<br />
DSM betracht uiterste zorgvuldigheid<br />
bij de ontwikkeling van nieuwe technologieën,<br />
zich rek<strong>en</strong>schap gev<strong>en</strong>d<br />
van de maatschappelijke opvatting<strong>en</strong><br />
hieromtr<strong>en</strong>t.<br />
DSM
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 62<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar<br />
consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
We have a responsibility to our consumers;<br />
consumers trust the quality and<br />
value of our products, and trust that<br />
we will stand behind what we sell.<br />
Sara Lee/DE<br />
Allied Domecq aims to develop and<br />
maintain profitable and lasting relationships<br />
with customers by providing<br />
products and services that offer<br />
good value and consist<strong>en</strong>t high<br />
quality, reliability and safety.<br />
Allied Domecq<br />
Politiek<br />
Vedior geeft ge<strong>en</strong> steun aan politieke<br />
partij<strong>en</strong>. Ook draagt zij niet bij aan<br />
fonds<strong>en</strong> die het bevorder<strong>en</strong> van partijbelang<strong>en</strong><br />
nastrev<strong>en</strong>. Wanneer individuele<br />
medewerkers, met name vaste<br />
werknemers, w<strong>en</strong>s<strong>en</strong> deel te nem<strong>en</strong><br />
aan maatschappelijke activiteit<strong>en</strong>,<br />
met inbegrip van het zich kandidaat<br />
stell<strong>en</strong> voor e<strong>en</strong> op<strong>en</strong>bare functie,<br />
word<strong>en</strong> zij daarin aangemoedigd indi<strong>en</strong><br />
dat in het licht van de plaatselijke<br />
omstandighed<strong>en</strong> pass<strong>en</strong>d is <strong>en</strong> de<br />
activiteit<strong>en</strong> die daaruit voortvloei<strong>en</strong><br />
niet t<strong>en</strong> koste gaan van de reguliere<br />
werkzaamhed<strong>en</strong> voor Vedior.<br />
Vedior<br />
Buhrmann Companies shall not make<br />
paym<strong>en</strong>ts to political parties and organisations<br />
or their repres<strong>en</strong>tatives.<br />
Community involvem<strong>en</strong>t is <strong>en</strong>couraged;<br />
donations of time and support<br />
to charities will vary dep<strong>en</strong>ding upon<br />
the size of the company concerned.<br />
Buhrmann<br />
Overzicht 7<br />
Milieu, gezondheid <strong>en</strong> veiligheid<br />
Milieu in het algeme<strong>en</strong> 70%<br />
Gezonde werkomstandighed<strong>en</strong> 46%<br />
Veilige werkomstandighed<strong>en</strong> 46%<br />
Gezonde <strong>en</strong> veilige product<strong>en</strong> 24%<br />
Milieuverantwoorde product<strong>en</strong> 20%<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
Veel codes (69%) gaan in op de verantwoordelijkhed<strong>en</strong> van<br />
de onderneming naar consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong>. Vaak word<strong>en</strong> dan hoge<br />
kwaliteit (52%) <strong>en</strong> betrouwbaarheid (28%) als doel g<strong>en</strong>oemd,<br />
maar ook veiligheid (24%) <strong>en</strong> milieu (20%).<br />
Overzicht 8<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> toe<br />
Consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> 69%<br />
Kwalitatief hoogwaardige product<strong>en</strong> 52%<br />
Betrouwbaarheid 28%<br />
Veilige product<strong>en</strong> 24%<br />
Milieuverantwoorde product<strong>en</strong> 20%<br />
Redelijke prijs 13%<br />
Innovatieve product<strong>en</strong> 13%<br />
Politiek<br />
<strong>De</strong> rol van het bedrijfslev<strong>en</strong> in de politiek wordt in 60% van<br />
de codes g<strong>en</strong>oemd. Vaak gebeurt dit door aan te gev<strong>en</strong> dat het<br />
bedrijf zich niet inlaat met politiek <strong>en</strong> ge<strong>en</strong> steun zal verl<strong>en</strong><strong>en</strong><br />
aan politieke partij<strong>en</strong>. Soms zijn codes positief over politieke activiteit<strong>en</strong><br />
van medewerkers.<br />
62
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 63<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong><br />
<strong>De</strong> discussies over m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> effect gehad op<br />
bedrijfscodes. Bijna de helft van de codes (41%) gaat hier op in<br />
(in 1999 12%). Vaak voel<strong>en</strong> bedrijv<strong>en</strong> zich verantwoordelijk als<br />
de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> van hun medewerkers in het geding zijn.<br />
Maar bedrijv<strong>en</strong> hebb<strong>en</strong> ook hun og<strong>en</strong> op<strong>en</strong> voor de situatie van<br />
de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> in het algeme<strong>en</strong>. Eén bedrijf stelt in zijn code<br />
dat het zijn invloed in de landelijke politiek zal aanw<strong>en</strong>d<strong>en</strong> indi<strong>en</strong><br />
de m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> in het geding zijn.<br />
Overzicht 9<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong><br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> 41%<br />
- M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> medewerkers 26%<br />
- M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> sam<strong>en</strong>leving 24%<br />
- M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> bevorder<strong>en</strong> via politiek 2%<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
businesspartners<br />
Veel bedrijv<strong>en</strong> gev<strong>en</strong> nadrukkelijk aan dat zij zich houd<strong>en</strong><br />
aan de regels die geld<strong>en</strong> voor mededinging.<br />
Sommige bedrijv<strong>en</strong> zi<strong>en</strong> mededinging ook als e<strong>en</strong> verantwoordelijkheid<br />
naar consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> (keuzevrijheid, redelijke prijs e.d.).<br />
Ook businesspartners word<strong>en</strong> vaak g<strong>en</strong>oemd. Veel bedrijv<strong>en</strong><br />
strev<strong>en</strong> naar duurzame relaties met leveranciers die tot wederzijds<br />
voordeel strekk<strong>en</strong>. Ook naleving van de code door leveranciers<br />
wordt soms g<strong>en</strong>oemd (waarbij te d<strong>en</strong>k<strong>en</strong> valt aan integriteit,<br />
m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> <strong>en</strong> milieuzorg).<br />
Overzicht 10<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> businesspartners<br />
Concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong>: 46%<br />
- eerlijke mededinging 52%<br />
Leveranciers/joint v<strong>en</strong>ture partners: 41%<br />
- nastrev<strong>en</strong> wederzijds voordelige relatie 37%<br />
- bevorder<strong>en</strong> naleving eig<strong>en</strong> bedrijfscode<br />
door leverancier 20%<br />
63<br />
M<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong><br />
Numico respects the human rights as<br />
an absolute and universal standard.<br />
In countries where Numico companies<br />
are pres<strong>en</strong>t, human rights are supported<br />
wh<strong>en</strong> necessary in accordance<br />
with what reasonable can be expected<br />
from a commercial organisation.<br />
Numico<br />
<strong>De</strong> verantwoordelijkheid van Shellmaatschappij<strong>en</strong><br />
strekt zich uit over<br />
vijf gebied<strong>en</strong>:<br />
...<br />
(e) Jeg<strong>en</strong>s de sam<strong>en</strong>leving<br />
Het uitoef<strong>en</strong><strong>en</strong> van het bedrijf als<br />
verantwoordelijke led<strong>en</strong> van de sam<strong>en</strong>leving,<br />
het nalev<strong>en</strong> van de wett<strong>en</strong><br />
van de land<strong>en</strong> waarin zij werk<strong>en</strong>,<br />
het uiting gev<strong>en</strong> aan steun voor fundam<strong>en</strong>tele<br />
m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>recht<strong>en</strong> voor zover<br />
dat binn<strong>en</strong> de legitieme rol van het<br />
bedrijfslev<strong>en</strong> past...<br />
Shell<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
naar concurr<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong><br />
businesspartners<br />
...<br />
(d) Jeg<strong>en</strong>s deg<strong>en</strong><strong>en</strong> met wie wij<br />
zak<strong>en</strong> do<strong>en</strong><br />
Het strev<strong>en</strong> naar tot wederzijds voordeel<br />
strekk<strong>en</strong>de relaties met aannemers,<br />
leveranciers <strong>en</strong> joint v<strong>en</strong>ture<br />
partners, waarbij de toepassing van<br />
deze beleidsuitgangspunt<strong>en</strong> di<strong>en</strong>t te<br />
word<strong>en</strong> bevorderd. <strong>De</strong> mogelijkheid<br />
om deze beleidsuitgangspunt<strong>en</strong> doeltreff<strong>en</strong>d<br />
te bevorder<strong>en</strong> is van belang<br />
bij de beslissing over het aangaan of<br />
het voortzett<strong>en</strong> van dergelijke relaties.<br />
Shell<br />
Eerlijke concurr<strong>en</strong>tie is e<strong>en</strong> basisprincipe<br />
van onze businessovertuiging<strong>en</strong>.<br />
Het doel van concurr<strong>en</strong>tiewett<strong>en</strong>,<br />
ook bek<strong>en</strong>d als anti-trust-,<br />
monopolie- of prijsbindingwett<strong>en</strong>, is<br />
het competitieve marktsysteem te bescherm<strong>en</strong>.<br />
McCain
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 64<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s aandeelhouders<br />
In 39% van de codes word<strong>en</strong> aandeelhouders expliciet als<br />
stakeholder g<strong>en</strong>oemd. Bijna e<strong>en</strong>derde van de bedrijv<strong>en</strong> met e<strong>en</strong><br />
code ziet ‘winstgev<strong>en</strong>dheid <strong>en</strong> het g<strong>en</strong>erer<strong>en</strong> van r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t’<br />
als belangrijkste verantwoordelijkheid jeg<strong>en</strong>s de aandeelhouders.<br />
Andere codes sprek<strong>en</strong> over ‘zorg<strong>en</strong> voor continuïteit <strong>en</strong><br />
groei’ (26%) of het ‘zorgvuldig beher<strong>en</strong> van kapitaal’ (13%).<br />
Opvall<strong>en</strong>d is dat sommige codes e<strong>en</strong> expliciet verband legg<strong>en</strong><br />
tuss<strong>en</strong> de verantwoordelijkheid jeg<strong>en</strong>s aandeelhouders <strong>en</strong> die<br />
naar andere stakeholders. <strong>De</strong> verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s<br />
werknemers <strong>en</strong> consum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> wordt mede ingegev<strong>en</strong> door het<br />
belang van de aandeelhouders.<br />
Overzicht 11<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> naar aandeelhouders<br />
Aandeelhouders 39%<br />
Winstgev<strong>en</strong>dheid/verzorg<strong>en</strong> r<strong>en</strong>dem<strong>en</strong>t 30%<br />
Zorg<strong>en</strong> voor continuïteit/groei 26%<br />
Zorgvuldig beher<strong>en</strong> kapitaal 13%<br />
64
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 65<br />
5. Norm<strong>en</strong> <strong>en</strong> regels voor medewerkers<br />
Naast verantwoordelijkhed<strong>en</strong> jeg<strong>en</strong>s medewerkers formuler<strong>en</strong><br />
de meeste codes (96%) ook één of meer verantwoordelijkhed<strong>en</strong><br />
van medewerkers, zoals sam<strong>en</strong>gevat in overzicht 12.<br />
Overzicht 12<br />
Verantwoordelijkhed<strong>en</strong> van medewerkers<br />
Aannem<strong>en</strong> van gesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> of invitaties 80%<br />
Belang<strong>en</strong>verstr<strong>en</strong>geling/teg<strong>en</strong>strijdige belang<strong>en</strong> 70%<br />
Aanbied<strong>en</strong> van gesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> of invitaties 69%<br />
Steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong> 65%<br />
Geheimhouding 59%<br />
Omgang met bedrijfseig<strong>en</strong>domm<strong>en</strong> 52%<br />
Correcte vastlegging van gegev<strong>en</strong>s 43%<br />
Handel met voork<strong>en</strong>nis 37%<br />
Financiële belang<strong>en</strong>teg<strong>en</strong>stelling 33%<br />
Integriteit in het algeme<strong>en</strong> 32%<br />
Nev<strong>en</strong>functies 26%<br />
Intellectueel eig<strong>en</strong>dom 17%<br />
Contact<strong>en</strong> met de media 11%<br />
Omgaan met informatie 9%<br />
Concurr<strong>en</strong>tiebeding 4%<br />
Aannem<strong>en</strong> <strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong> van relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong><br />
Het aannem<strong>en</strong> van relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> wordt in de meeste<br />
codes (80%) expliciet aan beperking<strong>en</strong> gebond<strong>en</strong>. Vaak wordt<br />
ook verwez<strong>en</strong> naar de plaatselijke gebruik<strong>en</strong>. Soms word<strong>en</strong> bij<br />
relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> ook andere gunst<strong>en</strong> g<strong>en</strong>oemd zoals het aanbied<strong>en</strong><br />
van ‘ontspanning’, luxe zak<strong>en</strong>reiz<strong>en</strong> op kost<strong>en</strong> van klant<br />
of leverancier, <strong>en</strong> bezoek aan ev<strong>en</strong>em<strong>en</strong>t<strong>en</strong> zoals sportwedstrijd<strong>en</strong>.<br />
Niet alle<strong>en</strong> het aannem<strong>en</strong> maar ook het aanbied<strong>en</strong> van dergelijke<br />
zak<strong>en</strong> wordt in het mer<strong>en</strong>deel van de codes g<strong>en</strong>oemd<br />
(69%).<br />
Belang<strong>en</strong>verstr<strong>en</strong>geling<br />
69% van de codes verbiedt de verstr<strong>en</strong>geling van bedrijfs- <strong>en</strong><br />
65<br />
Relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong><br />
Medewerkers van Laurus mog<strong>en</strong> ge<strong>en</strong><br />
relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong> aanvaard<strong>en</strong> anders<br />
dan de gangbare gesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong><br />
zoals deze met name in de maand december<br />
word<strong>en</strong> gegev<strong>en</strong>. Relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong><br />
(ook die thuis of niet in de<br />
maand december word<strong>en</strong> ontvang<strong>en</strong>)<br />
di<strong>en</strong><strong>en</strong> altijd volg<strong>en</strong>s de van tijd tot<br />
tijd geld<strong>en</strong>de regeling<strong>en</strong> bij Laurus te<br />
word<strong>en</strong> ingebracht in ‘tombola’s’ e.d.<br />
ter verdeling onder e<strong>en</strong> brede groep<br />
Laurus-medewerkers. Buit<strong>en</strong>sporig<br />
royale of kostbare relatiegesch<strong>en</strong>k<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> door het verantwoordelijke<br />
lid van de Groepsraad aan de gever<br />
geretourneerd.<br />
Laurus<br />
In many industries and countries,<br />
gifts and <strong>en</strong>tertainm<strong>en</strong>ts are used to<br />
str<strong>en</strong>gth<strong>en</strong> business relationships.<br />
Throughout the world, one principle<br />
is common and clear: No gift, favor or<br />
<strong>en</strong>tertainm<strong>en</strong>t should be accepted or<br />
provided if it will obligate or appear<br />
to obligate the recipi<strong>en</strong>t.<br />
Sara Lee/DE<br />
Belang<strong>en</strong>verstr<strong>en</strong>geling<br />
Van alle medewerkers wordt verlangd<br />
dat zij elke vorm van teg<strong>en</strong>strijdigheid<br />
vermijd<strong>en</strong> tuss<strong>en</strong> hun eig<strong>en</strong> financiële<br />
belang<strong>en</strong> <strong>en</strong> hun positie<br />
binn<strong>en</strong> de Océ-groep.<br />
Océ
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 66<br />
Corruptie<br />
Het bedrijf verbiedt steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong>,<br />
‘smeergeld’ of andere ongepaste<br />
betaling<strong>en</strong> - direct of indirect - aan<br />
individu<strong>en</strong> of organisaties, waaronder<br />
regeringsambt<strong>en</strong>ar<strong>en</strong>, politieke<br />
partij<strong>en</strong>, klant<strong>en</strong>, distributeur<strong>en</strong>,<br />
verkoopag<strong>en</strong>t<strong>en</strong> of privé-person<strong>en</strong>.<br />
Het aannem<strong>en</strong> van steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong><br />
of smeergeld in welke vorm dan ook<br />
is ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s verbod<strong>en</strong>.<br />
McCain<br />
Het direct of indirect verzoek<strong>en</strong> om,<br />
aanbied<strong>en</strong> of aannem<strong>en</strong> van steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong><br />
is in elke vorm onacceptabel.<br />
VNU<br />
Werk nimmer mee aan <strong>en</strong>igerlei vorm<br />
van omkoping of steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong>.<br />
Suggereer ze niet, bied ze niet aan,<br />
vraag er niet om, accepteer ze niet <strong>en</strong><br />
betaal ze niet.<br />
Stork<br />
Geheimhouding<br />
Met betrekking tot onze klant<strong>en</strong> betracht<strong>en</strong><br />
wij de best mogelijke geheimhouding<br />
met betrekking tot alle<br />
informatie over de activiteit<strong>en</strong> van<br />
onze klant<strong>en</strong>.<br />
ASML<br />
Informatie die Gasunie kan schad<strong>en</strong><br />
als derd<strong>en</strong> daarvan k<strong>en</strong>nis kunn<strong>en</strong><br />
nem<strong>en</strong>, di<strong>en</strong>t strikt vertrouwelijk te<br />
word<strong>en</strong> behandeld. Alle<strong>en</strong> de Algem<strong>en</strong>e<br />
Directie kan besluit<strong>en</strong> belangrijke<br />
bedrijfsinformatie op<strong>en</strong>beer te<br />
mak<strong>en</strong>.<br />
Gasunie<br />
Information is the lifeblood of any<br />
business. Op<strong>en</strong> and effective dissemination<br />
of this information is critical<br />
to our success. However, much of the<br />
information concerning the company’s<br />
business activities is confid<strong>en</strong>-<br />
➔➔<br />
privé-belang<strong>en</strong> die kunn<strong>en</strong> voortvloei<strong>en</strong> uit nev<strong>en</strong>functies<br />
(26%) of financiële belang<strong>en</strong> (33%).<br />
Corruptie<br />
Corruptie <strong>en</strong> omkoping door middel van steekp<strong>en</strong>ning<strong>en</strong><br />
wordt in 65% van de codes g<strong>en</strong>oemd. Dat is e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme to<strong>en</strong>ame<br />
t<strong>en</strong> opzichte van 1999 to<strong>en</strong> 38% van de bedrijv<strong>en</strong> hierover<br />
sprak in de eig<strong>en</strong> code. Dit heeft ongetwijfeld te mak<strong>en</strong><br />
met de grote aandacht die corruptie in de afgelop<strong>en</strong> jar<strong>en</strong> heeft<br />
gekreg<strong>en</strong> <strong>en</strong> de nieuwe wetgeving die ook in het buit<strong>en</strong>land<br />
gepleegde corruptie strafbaar stelt.<br />
Geheimhouding<br />
Lat<strong>en</strong> lekk<strong>en</strong> <strong>en</strong> onzorgvuldig omgaan met gevoelige informatie<br />
word<strong>en</strong> vaak g<strong>en</strong>oemd in codes (59%). Er is zelfs e<strong>en</strong> bedrijf<br />
dat in haar code medewerkers waarschuwt dat overtreding<br />
van de ‘clean desk policy’ tot ontslag kan leid<strong>en</strong>.<br />
Omgang met bedrijfseig<strong>en</strong>domm<strong>en</strong><br />
<strong>De</strong> helft van de codes (53%) geeft aan dat medewerkers<br />
zorgvuldig di<strong>en</strong><strong>en</strong> om te gaan met bedrijfsmiddel<strong>en</strong>.<br />
Correct vastlegg<strong>en</strong> van gegev<strong>en</strong>s<br />
43% van de codes schrijft voor dat gegev<strong>en</strong>s correct moet<strong>en</strong><br />
word<strong>en</strong> vastgelegd <strong>en</strong> opgeslag<strong>en</strong>. Doel daarvan is e<strong>en</strong> correcte<br />
boekhouding <strong>en</strong> de prev<strong>en</strong>tie van verduistering <strong>en</strong> fraude.<br />
66
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 67<br />
<strong>De</strong> vertaalslag…<br />
• Over welke van de bov<strong>en</strong>staande onderwerp<strong>en</strong> zou uw<br />
organisatie e<strong>en</strong> standpunt moet<strong>en</strong> innem<strong>en</strong>?<br />
• In hoeverre word<strong>en</strong> deze onderwerp<strong>en</strong> al verwoord in uw<br />
code?<br />
67<br />
➔<br />
tial. The disclosure of this information<br />
outside the Company could seriously<br />
damage the Company’s interests.<br />
Safeguarding this information<br />
is everyone’s responsibility.<br />
Compaq<br />
Omgang met<br />
bedrijfseig<strong>en</strong>domm<strong>en</strong><br />
All employees are <strong>en</strong>trusted with numerous<br />
company assets, and have a<br />
special responsibility to protect<br />
them. This includes not only cash and<br />
other financial assets, but also assets<br />
like plant and equipm<strong>en</strong>t, inv<strong>en</strong>tory<br />
and supplies.<br />
Sara Lee/DE<br />
Correct vastlegg<strong>en</strong> van<br />
gegev<strong>en</strong>s<br />
<strong>De</strong> administratie van e<strong>en</strong> project<br />
di<strong>en</strong>t volledig, juist <strong>en</strong> transparant te<br />
zijn. Factur<strong>en</strong> di<strong>en</strong><strong>en</strong> volg<strong>en</strong>s de wettelijke<br />
regels <strong>en</strong> de zakelijke gebruik<strong>en</strong><br />
te word<strong>en</strong> opgesteld, zodanig dat<br />
klant<strong>en</strong>, opdrachtgevers, ev<strong>en</strong>tuele<br />
zak<strong>en</strong>partners, HBG Bouw <strong>en</strong> Vastgoed<br />
of de fiscus niet word<strong>en</strong> b<strong>en</strong>adeeld.<br />
HBG<br />
Zakelijke transacties word<strong>en</strong> volledig,<br />
waarheidsgetrouw <strong>en</strong> nauwkeurig<br />
vastgelegd, in overe<strong>en</strong>stemming<br />
met de richtlijn<strong>en</strong> van Gasunie. Dit<br />
geldt ev<strong>en</strong>e<strong>en</strong>s voor het declarer<strong>en</strong><br />
van kost<strong>en</strong>, gemaakt in het kader van<br />
de uitvoering van werkzaamhed<strong>en</strong><br />
voor Gasunie.<br />
Gasunie
edrijfscode 1 07-04-2003 12:10 Pagina 68<br />
Over de auteurs<br />
• Prof. dr. Muel Kaptein, hoogleraar Internationale Bedrijfsethiek <strong>en</strong> Integriteitsmanagem<strong>en</strong>t<br />
Erasmus Universiteit, directeur Ethicon, onderzoeksc<strong>en</strong>trum<br />
voor ethiek, integriteit <strong>en</strong> duurzaam ondernem<strong>en</strong> van de<br />
Erasmus Universiteit, <strong>en</strong> adviseur KPMG Integrity & Investigation Services<br />
• mr. drs. Huib Klamer, secretaris Stichting <strong>NCW</strong> <strong>en</strong> directeur Stichting Beroepsmoraal<br />
<strong>en</strong> Misdaadprev<strong>en</strong>tie<br />
• Annemarie Wieringa, stud<strong>en</strong>te bedrijfskunde Erasmus Universiteit<br />
68