Feestwijzer - Gemeente Essen

4.3. Hoe sponsoring regelen?
• Maak een sponsordossier op met info over de organisatie, het publiek, het bereik, de promotiemiddelen,
…
• Zet duidelijk op papier wat de sponsor in de plaats krijgt.
• Vraag zo weinig mogelijk een vrije gift, maar stel zelf een bedrag voor.
• Denk eraan: de meeste firma's krijgen massa's aanvragen voor sponsoring. Met een originele aanvraag
en een verzorgd dossier heb je een grotere kans op succes.
5. Taakverdeling - verantwoordelijken
5.1 Eindverantwoordelijke
Eén van de medewerkers moet de taak van eindverantwoordelijke op zich nemen. Deze persoon fungeert
hoofdzakelijk als aanspreekpunt voor andere instanties zoals de zaaluitbater, de politie of het gemeentebestuur en
legt ook de voornaamste contacten.
Deze eindverantwoordelijke is iemand die minimum 18 jaar is. Als er contracten moeten ondertekend worden zoals
een huurcontract of een overeenkomst met de DJ, dan kan dit alleen door iemand die minstens 18 jaar is. Een
minderjarige wordt burgerrechtelijk immers als handelingsonbekwaam geacht.
De eindverantwoordelijke kan hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden in geval van geluidsoverlast en is
verantwoordelijk voor de contracten die hij/zij afsluit. De vzw-structuur vangt dit niet op!!
5.2 Medewerkers
Een evenement organiseren doe je uiteraard niet alleen. Hiervoor heb je nog wel wat andere medewerkers nodig.
Niet alleen tijdens de activiteit maar ook gedurende de voorbereiding en opkuis zal je hulp kunnen gebruiken.
Welke taken zijn er allemaal te verdelen?
• De algemeen verantwoordelijke is meerderjarig en is samen met zijn/haar vervangers de ganse avond
aanwezig
• Een financieel verantwoordelijke controleert regelmatig of er niet te veel geld in de kassa zit, zorgt voor
wisselgeld, doet betalingen, gaat bijvoorbeeld naar de nachtkluis met in gezelschap 1 of 2 personen
• Aan de ingang en aan de kassa heb je mensen nodig die controleren
• Er zijn medewerkers nodig voor de toog en voor het verkoop van de drankbonnen
• Duid een paar fuifstewards aan
• Medewerkers voor de opkuis, voor de vestiaire en eventueel voor de begeleiding/toezicht buiten
• Sponsoring zoeken
• Affiches verspreiden, uitdelen van folders, …
!! TIPS !!
• Je maakt best een takenlijst die je voorlegt aan alle medewerkers
• Werk met tijdsblokken (“shiften”), voorzie dat de shiftenwissel goed is geregeld en werk indien met een
overgangsshift
• Zorg dat het voor iedereen duidelijk is tot wanneer er:
- inkom wordt gevraagd;
- drank(bonnetjes) wordt verkocht en
- muziek wordt gedraaid (denk aan het sluitingsuur van Essen!).
• Spreek eventueel een gepaste beloning voor de medewerkers af (bijvoorbeeld enkele drankbonnetjes,
een gratis toegangskaart, T-shirt, medewerkerfeestje,…)
5.3 Afspraken met andere partners
Bij het organiseren van een fuif zijn er nog andere partners en instanties die je op de hoogte moet brengen van wat
er te gebeuren staat:
• Buren: als er naar aanleiding van de fuif overlast zou kunnen zijn, dan breng je de buurtbewoners daar
best op voorhand van op de hoogte. Ga persoonlijk eens bij hen langs of schrijf een klein briefje waarin
staat wat gaat gebeuren en wie de contactpersoon is. De buren zullen dit erg op prijs stellen.
9