Feestwijzer - Gemeente Essen

Omdat vele fuiven in zaal Rex worden georganiseerd, geven we je even mee wat je precies moet doen als je zaal
Rex huurt als fuifzaal.
a) Voor het vastleggen van de fuifzaal, ga je langs bij de dienst cultuur (vraag naar Wekke Buyens).
b) De dienst cultuur vind je in het gemeentehuis op de gelijkvloers, aan het onthaal ga je rechtdoor, de tweede
deur ga je rechts.
c) Je zal een aanvraagformulier moeten invullen. Je kan max. 1 jaar op voorhand en min. 2 weken voor de fuif
een datum vastleggen. Ook kan het meldingsformulier via de post, of via e-mail verstuurd worden, het
formulier vind je op www.essen.be of op http://jeugd.essen.be.
d) Telefonisch kan de Rex niet gereserveerd worden!
e) Als je aanvraag en datum in orde zijn, kan je starten met de verdere voorbereidingen:
• Sabam aanvragen (billijke vergoeding moet je niet aanvragen voor zaal Rex, de vergoeding wordt
jaarlijks door de gemeente betaald)
• Lees zéér aandachtig het reglement van de Rex, als er zaken onduidelijk zijn, kan je altijd contact
opnemen met de jeugddienst.
• Voor verdere voorbereidingen: lees verder onze fuifmap!
f) Wat je nog specifiek dient te weten over zaal Rex?
• Vanaf 1 januari 2007 mag er in zaal Rex niet meer gerookt worden! Weet als organisator dat niet
alleen de politie hierop toezicht houdt, maar dat ook de hogere overheid controles kan uitoefenen (FOD
= Federale Overheidsdienst Gezondheidsdienst, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu).
Ontvang hen vriendelijk, zij doen immers ook gewoon hun werk!
• Meer en meer wordt er buiten aan de Rex een eigen fuifje georganiseerd door jongeren die het
blijkbaar binnen niet interessant vinden. Probeer een paar keer per avond deze jongeren terug binnen
te halen. Zo kan je ervoor zorgen dat buurtbewoners van de Rex niet naar de politie bellen voor
geluidsoverlast. Want deze overlast wordt altijd veroorzaakt door de mensen die buiten staan, én niet
door de muziek die binnen gespeeld wordt!
2.2 Inrichting van de locatie
Wanneer je een geschikte locatie hebt uitgekozen, start met je de planning voor het inrichten van de beschikbare
ruimte. Er zijn een aantal zaken waar je best rekening mee houdt of zelfs noodzakelijk zijn. Een overzicht ter
inspiratie:
• kassa
• toog en eventueel voortoog
• opbergplaats drank en eten
• verkoop en bereidingsplaats drank en eten
• drankbonnenverkoop
• discobar
• podium/zaaldecoratie
• secretariaat
• backstage
• vrijwilligers/personeelsruimte
• vestiaire
• afvalverzameling
• locaties brandblusapparaten
• sanitair
• parkeerplaatsen en fietsrek
• verlichting donkere hoeken (bijvoorbeeld buiten, de parking)
• nooduitgangen en vluchtroutes
Noot: een vestiaire is niet verplicht. Als je geld vraagt voor de vestiaire, ben je WEL verantwoordelijk voor mogelijke
diefstallen en beschadigingen!! Dus enkel wanneer je een gratis vestiaire voorziet, ben je wettelijk in orde als je een
bordje hangt ‘de organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstallen en beschadigingen’.
Noot: sinds 2006 bezit de gemeentelijke jeugddienst over een fuifkoffer. In deze koffer vind je allerlei materiaal om
te gebruiken tijdens een fuif: geldkoffertjes, noodverlichting, walkie talkies, … meer informatie over de fuifkoffer vind
je bij punt 7, materiaal.
7