Feestwijzer - Gemeente Essen
Feestwijzer - Gemeente Essen
Feestwijzer - Gemeente Essen
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
1. Concept en organisator<br />
1.1. Concept<br />
DEEL 1: VÓÓR HET EVENEMENT<br />
Alvorens je uit de startblokken schiet en allerlei regelingen treft voor de organisatie van je evenement, is het nodig<br />
eerst even na te denken over wat voor activiteit je wil organiseren. Hierbij moet je aandacht uitgaan naar:<br />
• Privé of publiek (openbaar): is iedereen welkom op de activiteit (bv.: om het jaarlijkse kamp van je<br />
jeugdvereniging te bekostigen) of werk je met uitnodigingen (bv.: voor een verjaardagsfuif)?<br />
Noot: privé-feesten zijn vrij van vergunningen (o.a. vergunning voor voedingswaren,…), maar niet van taksen zoals<br />
SABAM/billijke vergoeding. Er gelden dezelfde veiligheidsvoorschriften voor openbare orde en geluidsnormen als<br />
bij een openbare fuif. Toegangscontrole moet mogelijk zijn op basis van lijst van voorafgaande<br />
inschrijvingen/uitnodigingen<br />
• Doelgroep: richt je vooral de activiteit naar jongeren tussen 16 en 25 jaar of naar een ouder publiek?<br />
• Aantal bezoekers: organiseer je een mega-evenement (bv.: Afrekeningsfuif of Donna’s Soiree) of hou je<br />
het bij een kleinschalige activiteit?<br />
• Muziek - thema - inkleding: laat je één specifieke muziekstijl (bv.: hardrock, techno, punk, drum ’n bass,<br />
…) aan bod komen of laat je een heel breed gamma aan muziekstijlen door de boxen galmen?<br />
Organiseer je het feest in het kader van een bepaald thema (maffia, western,…)? Indien je voor een<br />
thema kiest, zal ook je inkleding van de locatie daaraan aangepast moeten zijn.<br />
• Datum: kies een datum waarop je doelgroep “beschikbaar” is en hou rekening met examenperiodes,<br />
vakanties en zoek uit of er in de buurt al een concurrerende activiteit op dezelfde dag georganiseerd<br />
wordt. Hiervoor kan je de jeugddienst contacteren; zij houden een activiteitenkalender bij waarop alle<br />
(gemelde) activiteiten op terug te vinden zijn.<br />
Noot: in <strong>Essen</strong> wordt onder de verschillende jeugdwerkverenigingen het principe van de ‘beschermde weekends’<br />
gehanteerd. Dit principe houdt in dat elke jeugdvereniging zijn vaste datum/data heeft in een jaar waarop zij een<br />
(grote) fuif organiseren. Onder de jeugdverenigingen werd afgesproken dat door de jeugdverenigingen geen<br />
andere fuiven/activiteiten worden georganiseerd in een weekend waar reeds een fuif van een jeugdvereniging<br />
plaats vindt.<br />
Volgende fuiven worden als een ‘beschermd weekend’ beschouwd:<br />
- Horrordonk, Chiro Horendonk<br />
- KSJ weekend, KSJ Heidebloempje<br />
- Paviljoenfeesten, Scouts Heikant<br />
- Scoutsdriedaagse, Pullenbal, Scouts OLV centrum<br />
- Oostfeesten, KLJ Wildert<br />
- Waaifeesten, KLJ Hoek<br />
- Tuinfeesten, Chiro OLV centrum<br />
- DJ Rally, Chiro Happy Dorp<br />
Als je dus een datum prikt voor je eigen fuif, hou er dan rekening mee dat bovenstaande fuiven GROTE fuiven zijn,<br />
het is misschien best dat je niet in het zelfde weekend een fuif/activiteit organiseert!<br />
1.2 Organisator<br />
Wie een fuif of een ander evenement organiseert, doet er best aan om even na te denken over de structuur van zijn<br />
organisatie. Dit kan zijn belang hebben voor:<br />
1.2.1. De vzw<br />
• het juridisch handelen<br />
• het financiële handelen (en de consequenties van eventuele verliezen)<br />
• de burgerlijke aansprakelijkheid<br />
De meeste verenigingen zijn een vzw of vallen onder een koepel-vzw (hierdoor genieten zij rechtspersoonlijkheid<br />
zonder zelf in een vzw-structuur te werken). Een vzw is de meest sluitende organisatiestructuur. Maar gezien de<br />
administratieve vereisten bij het oprichten ervan, is deze structuur echter nauwelijks geschikt voor eenmalige<br />
activiteiten.<br />
4