Feestwijzer - Gemeente Essen

Noot: dit overzicht bevat zeker niet alle mogelijkheden. Uw makelaar of de koepelorganisatie van uw vereniging zijn
de beste raadgevers. Verzekeringen kunnen duur uitvallen. Dit mag echter geen reden zijn om de activiteit zonder te
organiseren!
10. Kostenraming
Maak op voorhand een kostenraming waarin je alle inkomsten, uitgaven en een saldo (het verschil tussen geschatte
inkomsten en uitgaven) opneemt. Tracht hierin zo realistisch mogelijk te zijn door jezelf tijdig goed in te lichten over de
prijzen van tal van zaken en een zo goed mogelijke inschatting te maken van de verwachte opkomst en het
drankgebruik.
In verband met de kostenraming geldt de uitspraak: “beter voorkomen dan genezen”. Door goed na te denken over
de kostenraming, kan je een eventuele financiële put vermijden. Onverwachte omstandigheden kunnen zich steeds
voordoen waardoor de kosten alsnog de hoogte inschieten, maar een goed overwogen financieel plan, verkleint dit
risico. Een voorbeeld is mee opgenomen in de fuifbox.
11. Inkomkaarten
Het is zeker aan te raden om te werken met inkomkaarten. Meestal is een kaart goedkoper in voorverkoop dan
wanneer je aan de kassa betaalt. Geef je sponsors zeker een aantal kaarten! Ze zullen misschien niet komen
opdagen op je fuif maar ze zullen het zeker op prijs stellen dat je hen expliciet uitnodigt.
Belangrijk: elke fuifzaal in Essen laat een bepaald aantal personen toe voor de veiligheid! Als je de helft
inkomkaarten van het aantal toegelaten persoon verkoopt, kan je ervoor zorgen dat er nooit te veel personen
aanwezig zijn in de zaal!
12. Preventieve veiligheid
Verlies de veiligheid van de fuif niet uit het oog! Het is niet omdat je je door middel van allerhande verzekeringen
hebt ingedekt tegen mogelijke risico’s, er niks meer kan fout lopen tijdens de fuif. Hier bespreken we zaken die je
vooraf dient te regelen.
12.1 Meldingsformulier fuiven, bals en optredens
Het gemeentebestuur, de lokale politie en de brandweer willen graag tijdig op de hoogte zijn van initiatieven in onze
gemeente met een openbaar karakter. Dat kan alleen maar de veiligheid in onze gemeente ten goede komen.
Daarom is er een speciaal meldingsformulier opgemaakt. Het meldingsformulier is niet verplicht, doch de gemeente
en de politie dringen er op aan omwille van de veiligheid hier gebruik van te maken.
Bijvoorbeeld: bij melding van brand weten de hulpdiensten meteen wat er te doen is in de zaal of tent. Zij kunnen dan
gerichter en sneller optreden! Dit is zeer belangrijk bij brand!
U kunt het formulier opvragen bij de gemeentelijke jeugddienst. Het bestaat uit 2 delen. Een eerste deel bezorgt u
40 dagen voor aanvang van het evenement aan de jeugddienst. Het tweede gedeelte met meer specifieke
informatie bezorgt u minimum één week voor de aanvang van het evenement. De jeugddienst bezorgt het formulier
rechtstreeks aan het Schepencollege, de politie en de brandweer. De politie zal contact met jullie organisatie
opnemen om verdere afspraken te maken.
U kunt het formulier ook downloaden van de jeugdwebsite: http://jeugd.essen.be (jongeren > fuiven).
Inhoud meldingsformulier?
Dit dossier bevat de volgende gegevens:
de naam van de organisatie
plaats en tijdstip van de fuif
naam van de 4 verantwoordelijken (dit is handig voor brandweer en politie)
naam, adres en gsm van een contactpersoon
verslag van de veiligheidsmaatregelen evenals de namen van de coachingmensen
naam van de discobar
andere bijzonderheden ...
19