OUDE PASTORIE - Wevelgem

OUDE PASTORIE
Bissegemstraat 54/56
8560 Gullegem
Lokalen kunnen gereserveerd worden in CC Guldenberg, Acaciastraat 1 in Wevelgem
(056/433 495 of cultuurcentrum@wevelgem.be).
Openingsuren: ma.-vr. van 9u tot 12u en 14u tot 17u, op woensdag van 9u tot 12u en van 14u tot 19u.
Of in OC de Cerf, Kerkstraat 1/1 in Gullegem (056/425 210). Openingsuren: ma.-vr. van 9u tot 12u.
1

Specificaties
gebruik: feesten, recepties, vergaderingen
capaciteit: 40 personen
afmetingen: 4,90m x 12,80m
faciliteiten: 25 tafels, 80 stoelen, 2 koelkasten, glazen
De paaltjes voor de Oude Pastorie kunnen platgelegd worden om te laden en te lossen. Hiervoor dient een sleutel
gevraagd te worden in OC de Cerf.
toegankelijkheid: gelijkvloers
Huurprijs
- socio-culturele activiteiten door een plaatselijke vereniging
georganiseerd: 18 euro per dag
- commerciële activiteiten / niet-plaatselijke organiserende
vereniging: 70 euro per dag
Dag: 10u-23u
Activiteiten met louter privaat of familiaal karakter (jubilea,
begrafenissen, huwelijken, communiefeesten,
verjaardagsfeesten, …) worden in geen enkel lokaal toegelaten.
Danspartijen zijn in de Oude Pastorie niet toegelaten.
Voedsel en drank
De organisator mag eigen dranken meebrengen. Drankverkoop is
echter niet toegelaten! Schenken van sterke drank is verboden.
Er mogen maaltijden verstrekt worden, maar ze mogen niet
verkocht worden.
SABAM
De organisator staat in voor aanvraag tot toelating en betaling van
de auteursrechten.
Zie INFO
Oude Pastorie
2
Billijke vergoeding
Het gemeentebestuur heeft voor de Oude Pastorie een jaartarief met
drank genomen en neemt de rekening voor zich. Het blijft evenwel de
verantwoordelijkheid van iedere organisator om zich in orde te stellen
met de Billijke vergoeding indien een activiteit wordt georganiseerd
die in een hogere prijscategorie valt.
Zie INFO
Afval en opkuis
De organisator staat in voor het opruimen na de activiteit. Alle vuil
gemaakte materialen moeten afgewassen worden en het lokaal moet
gereinigd worden. Het poetsmateriaal staat naast de toiletten. Tafels
en stoelen moeten opgestapeld worden en aan de kant gezet worden.
Afval dient gesorteerd te worden. Wanneer er drank wordt
meegebracht, moet het leeggoed terug meegenomen worden.
Vuilniszakken moeten zelf meegebracht worden en ook zelf weer
meegenomen worden. Indien de organisator zich niet houdt aan
bovenstaande richtlijnen, zullen de schoonmaakkosten aan de
organisator doorgerekend worden.
De gebruiker schakelt bij het verlaten van het gebouw alle lichten uit.
Hij let er op dat het lokaal naar behoren wordt afgesloten. Bij klachten,
defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur
aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk verwittigd worden.

Hieronder vindt u slechts een beknopte synthese van het gebruikersreglement. In het volledige reglement vindt u alle informatie in detail
en enkel dat document geeft uitsluitsel bij twijfel. Het volledige gebruikersreglement is te raadplegen op www.wevelgem.be
Algemeen
Activiteiten met louter privaat of familiaal karakter (jubilea, begrafenissen, huwelijken, communiefeesten,...) worden in geen enkel lokaal
toegelaten. Lokaalgebruikers hebben recht op het gebruik van aanwezige accommodatie, het energieverbruik in het lokaal en de diensten
van het technisch personeel van het cultuurcentrum bij podiumactiviteiten. Technische afspraken dienen minstens veertien dagen vooraf
gemaakt te worden met de theatertechnicus van het cultuurcentrum.
De lokalen mogen enkel gebruikt worden voor het afgesproken doel. De ter beschikking gestelde lokalen kunnen niet worden
onderverhuurd of aan derden worden afgestaan. De gebruiker die in gebreke blijft bij het betalen van de huurprijs, drankrekening of
annuleringskosten, of in gebreke blijft op punten van dit reglement, kan elk verder gebruik ontzegd worden.
De organisatie dient steeds gratis toegang te verschaffen aan de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijken. Er geldt een
absoluut rookverbod in alle lokalen. Enkel de feestzalen van OC de Cerf en OC De Stekke en de polyvalente zaal van de
Porseleinhallen worden ter beschikking gesteld voor fuiven, bals of andere dansgelegenheden.
Bij klachten, defecten, ongevallen of schade moet de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke zo vlug mogelijk
verwittigd worden.
Veiligheid
Het is verboden de noodverlichting uit te schakelen. Alsook ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of
te beschrijven. Deze mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden.
Bijkomende bewegwijzering, publiciteitsborden en/of -vlaggen aanbrengen of strooibrieven en propagandamateriaal verspreiden in het
gebouw kan enkel met uitdrukkelijke toestemming van het gemeentebestuur. Enkel de gemeentelijke diensten zorgen voor het uithangen
van publiciteitsaffiches in het gebouw.
De organisator dient zich bij de plaatsing van bijkomend materiaal te houden aan de veiligheidsvoorschriften en zal hierbij de instructies
volgen van de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke (vrijhouden nooduitgangen, stabiliteit podia,
elektriciteitsvoorzieningen, …).
Bij het overschrijden van de toegelaten bezetting, dient de organisator zelf het meeraantal aanwezigen te verwijderen. Wanneer de door het
gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke vaststelt dat er zich meer personen bevinden dan toegelaten, wordt de activiteit eenzijdig en
zonder recht op enige vergoeding door de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke opgeschort.
Bij speciale voorzieningen (uitbouw scène, regiepost of klankorgel in zaal, publiciteitsstanden, tooginrichtingen, …) wordt de
maximumbezetting opgegeven door de door het gemeentebestuur aangestelde verantwoordelijke.
Verzekeringen
Het gemeentebestuur heeft voor de gemeentelijke accommodaties een brandverzekeringspolis afgesloten met afstand van verhaal ten
aanzien van de organisatoren. Indien de organisator echter zelf materiaal plaatst in het door hem gehuurde gebouw (vb. tafels, stoelen,
P.A.-installatie, …) dient hij zelf de nodige brandverzekering te onderschrijven voor deze goederen. In deze brandverzekering dient hij ook
afstand van verhaal te voorzien t.o.v. het gemeentebestuur. Indien de organisator naast of in het gehuurde goed nog andere constructies
plaatst, o.a. feesttenten, gesloten kermisattracties, opblaasbare structuren, … (volgens lijst KB 28.02.92 i.v.m. objectieve
aansprakelijkheid) dient de organisator zich te verzekeren voor objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing.
De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen en schade ten gevolge van het gebruik van de accommodatie, zowel tegenover derden, als
tegenover de gemeente. De organisator zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten die de schade dekt die hijzelf of zijn
aangestelden veroorzaakt. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal van materialen van of ingehuurd
door de organisator.
Maatregelen te nemen m.b.t. geluid
INFO
Het geluid mag de wettelijke norm van 90 DB of de toegestane afwijking niet overschrijden. Hiervoor kan de organisator een afwijking
aanvragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Doe dit echter ruime tijd op voorhand (minstens 8 weken). Het College kàn
een afwijking toestaan, mits de aanvraag voldoende en gegrond gemotiveerd is, en dan is het KB van ’77 niet van toepassing.
De organisator is burgerlijk en strafrechterlijk aansprakelijk indien hij zich niet houdt aan de opgelegde normen.
Indien er een overtreding vastgesteld wordt, kan de fuif stilgelegd worden op beslissing van de bevoegde ambtenaar, de officier van
bestuurlijke politie of de Burgemeester.
3

Sluitingsuur
Het sluitingsuur is het uur waarop openbare drankgelegenheden (cafés, danszalen, zalen waarin voor iedereen toegankelijke fuiven worden
georganiseerd) hun deuren moeten sluiten.
De organisator moet de muziek stopzetten, mag geen drank meer schenken en elke bezoeker moet de zaal verlaten. Het gemeentebestuur
Wevelgem heeft in de algemene politieverordening (APV) vastgesteld dat openbare drankgelegenheden moeten gesloten zijn tussen 1 uur ‘s
nachts en 7 uur ‘s ochtends.
Uitzondering: Tijdens het weekend (dus de nacht van vrijdag op zaterdag, van zaterdag op zondag), de avond vóór en van wettelijke
feestdagen en de dag vóór en van kermisdagen geldt als sluitingsuur van 3 uur tot 7 uur.
Opgelet: bij kermisdagen is deze enkel van toepassing in dié deelgemeente waar er effectief kermis is!
Er is de mogelijkheid om een afwijking van dit sluitingsuur aan te vragen tot 4 uur. Dit moet aangevraagd worden aan de burgemeester,
minstens 8 weken voor de fuif of activiteit.
In functie van de veiligheid, waarbij het van belang is dat de aanwezigen bij grotere manifestaties, gespreid de accommodatie verlaten; kan
de burgemeester bij grotere manifestaties een later sluitingsuur toekennen, waarbij evenwel het evenement getrapt afgebouwd kan worden
(vb. muziek verstillen, vervroegd sluiten van stand met drankbonnen).
Afspraken in verband met drugs
Als er door de politie een controle wordt gedaan en er worden illegale drugs gevonden, dan kan men daar als organisator problemen door
krijgen.
Illegale drugs tolereren wordt in de rechtspraak beschouwd als het aanzetten tot het gebruiken van drugs. Oogluikend drugs toelaten is dus
een verzwarende omstandigheid en voor de politie een reden om de fuif stil te leggen.
De organisator en zijn medewerkers mogen zeker niet fouilleren.
Als men vaststelt dat men met een dealer te maken heeft, moet men proberen om zijn of haar identiteit te weten te komen. Er moet ook
geprobeerd worden om getuigen te verzamelen en hun identiteit te vragen.
Als men zelf een persoon betrapt op het dealen van drugs en hij weigert zijn identiteit bekend te maken, dan mag men deze persoon
vasthouden tot de politie er is. Men heeft het recht hen tegen te houden met dezelfde kracht waarmee zij zich proberen te verweren. Er mag
ook gevraagd worden om de producten af te geven, maar hij/zij is hiertoe niet verplicht.
Als men vermoedt dat iemand drugs gebruikt of dealt, dan kan men enkel hun identiteit vragen, niet eisen. De persoon in kwestie is niet
verplicht om zich kenbaar te maken. Men heeft niet het recht om hem of haar vast te houden. Men kan die persoon echter wel in een aparte
kamer plaatsen tot de bevoegde diensten ter plaatse zijn.
Afspraken in verband met drank
Sterke drank is verboden. Er is een onderscheid tussen gegiste en gedistilleerde alcohol. Gegiste dranken zijn toegelaten, gedistilleerde
dranken (= sterke drank) niet. Bier, wijn, porto, sherry en martini zijn gegiste dranken en mogen dus geschonken worden op een fuif of
activiteit. Gedistilleerde dranken zijn: pisang, campari, whisky, gin, jenevers, … . Die dranken bevatten vaak tot 40% volume gedistilleerde
alcohol. Dit zijn dus allemaal sterke dranken.
Wanneer is een cocktail een sterke drank?
Meestal bevatten cocktails één of meerdere gedistilleerde dranken. Als die gemengd worden met fruitsap, tonic of cola, … wordt een
mengsel verkregen met daarin een bepaald volume alcohol. De grens ligt op 1,2% vol, dus erg laag. Quasi alle samengestelde drankjes met
gedistilleerde alcohol zijn sterke dranken. Ook de voorgemixte cocktails zoals Bacardi Breezer of fruitjenevers zijn sterke dranken.
Dit mag wel: Alle frisdranken, alle bieren, porto, sherry en martini
Dit mag niet: Pisang, Campari, whisky, jenevers, gin, samengestelde drankjes met gedistilleerde alcohol en
Bacardi Breezer
-16-jarigen
-16-jarige is niet toegelaten in een dansgelegenheid, als hij niet begeleid is door een volwassene. Gaat het echter om een feest zonder handelsgeest
(bv. een fuif van een jeugdbeweging) dan is hij/zij wel toegelaten.
-16-jarigen mogen geen alcohol geschonken worden.
Dronken personen
Dronken personen mogen geen alcohol meer geschonken worden.
Drank en -recipiënten
Drank en -recipiënten mogen niet mee naar buiten genomen worden.
Plastic bekers of herbruikbare bekers
Het is verplicht om op fuiven gebruik te maken van plastic bekers of bij voorkeur van herbruikbare bekers.
Materiaal op aanvraag
Micro, geluidsinstallatie, beamer en scherm (3mx4m) kunnen op aanvraag voorzien worden door het cultuurcentrum in CC Guldenberg, OC
De Stekke, De Porseleinhallen en OC de Cerf. Dit wordt bij voorkeur gemeld bij de reservatie van het lokaal en onder voorbehoud van
beschikbaarheid. Er is de mogelijkheid om feestmateriaal te ontlenen bij de gemeente. Meer info en het invulformulier vindt u op de
gemeentelijke website, www.wevelgem.be.
4

Annulering
Indien u een reservatie van een lokaal wenst te annuleren bedraagt de annuleringskost, met een minimum van 2,5 euro, 50% van de
huurprijs bij verwittigen uiterlijk 14 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit.
De annuleringskost bedraagt 100% bij verwittigen minder dan 14 dagen voor het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen.
Bij de feestzaal van OC de Cerf, OC De Stekke, CC Guldenberg en de polyvalente zaal in de Porseleinhallen gelden volgende
annuleringskosten:
De annuleringskost bedraagt, met een minimum van 2,5 euro:
- 10% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 12 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 25% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 6 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 50% van de huurprijs, bij verwittigen uiterlijk 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit
- 100% van de huurprijs, bij verwittigen minder dan 1 maand voor datum van het plaatsvinden van de activiteit of bij niet verwittigen
Publiciteit
Voor affiches die in het openbaar worden opgehangen en die groter zijn dan één vierkante meter, dient een aangifte gedaan te worden bij
met regionale ontvangstkantoor der domeinen en penale boeten, Handelskaai 1C, 8500 Kortrijk, 056/ 52 85 48.
De zogenaamde ‘aanplakkingen’ zijn geregeld in de algemene politieverordening (gemeenteraad van 18 november 2011). Aanplakkingen
van tijdelijke reclame op het openbaar domein kunnen enkel mits uitdrukkelijke en voorafgaandelijke schriftelijke machtiging van het
College van Burgemeester en Schepenen op de in de machtiging vastgestelde plaatsen en wijze. De vraag tot aanplakking dient schriftelijk
en minstens 4 weken vooraf te worden ingediend. Enkel evenementen die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente of
evenementen die georganiseerd worden door verenigingen uit de gemeente komen in aanmerking. Bovendien kan geen machtiging
bekomen worden voor het plaatsen van aanplakkingen op ronde punten en vluchtheuvels of het bevestigen aan verkeersborden,
verkeerslichten, wegwijzers, bomen of struiken.
Wil men langs gewestwegen publiciteit maken, dan moet men zich hiervoor wenden tot het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap,
Kennedylaan 5, 8500 Kortrijk, tel. 056/ 23 71 80.
Het uitdelen van strooibriefjes is toegelaten, mits vermelding van de verantwoordelijke uitgever en de vermelding ‘niet op de openbare
weg gooien’.
Het gebruik van een geluidswagen is onderworpen aan een voorafgaandelijk schriftelijke machtiging van de burgemeester en, mits het
afspelen van muziek, aan een vergunning van SABAM.
SABAM en Billijke vergoeding
SABAM int de verplichte vergoeding voor publiek uitvoeringsrecht bij gebruik van of laten horen of zien van werken van muzikanten,
schrijvers, filmmakers, ... De vergoeding gaat naar de auteur of componist van de tekst of muziek. De Billijke vergoeding is een
compensatie voor uitvoerders en muziekproducenten. In veel gevallen moet u én de verplichte vergoeding voor publiek
uitvoeringsrecht én een Billijke vergoeding betalen.
SABAM
Een organisator is verplicht om SABAM te betalen wanneer er in het openbaar muziek wordt gespeeld. Er dient geen SABAM betaald te
worden bij educatieve doeleinden of bij werken die niet meer beschermd zijn. Dit is het geval bij werken 70 jaar na overlijden van de
langstlevende auteur, bij optredens van groepen die niet aangesloten zijn bij SABAM en eigen nummers spelen en bij muziek in huiselijke
kring.
Het tarief is afhankelijk van factoren als oppervlakte van de infrastructuur en de toegangsprijs. Opgelet: zelfs wanneer de toegang gratis is,
moet je auteursrechten betalen. Tarieven SABAM: http://www.sabam.be/nl/page_id261.htm
Voor een aantal lokalen betaalde het gemeentebestuur aan Sabam een ‘jaarabonnement muziekuitvoeringen’:
SABAM verleent daarbij de toelating voor de uitvoering van alle beschermde werken uit het SABAM– en internationale repertoire. Deze
toelating is niet overdraagbaar en heeft enkel betrekking op het auteursrecht en niet op naburige rechten (rechten van uitvoerende
artiesten en producenten) (=Billijke vergoeding). In geval van uitvoering door middel van mechanische of elektronische toestellen is deze
toelating beperkt tot het gebruik van rechtsgeldig vervaardigde geluids– of audiovisuele dragers en/of tot het gebruik van rechtsgeldige
gedownloade geluids– of audiovisuele bestanden.
Het jaarcontract van het gemeentebestuur omvat echter enkel de auteursrechten voor kosteloze muziekuitvoeringen voor activiteiten met
mechanische achtergrondmuziek zonder inkomprijs. Voor het gebruik van live-muziek dienen de organisatoren wel een aanvraag tot toelating
in te dienen.
Lijst van lokalen met Sabam-jaarabonnement muziekuitvoeringen:
Cafetaria en feestzaal OC de Cerf
Cafetaria, vergaderlokaal 1 en feestzaal OC De Stekke
Polyvalente zaal Porseleinhallen
Cafetaria Porseleinhallen
Cafetaria, zaal en foyer CC Guldenberg
5

BILLIJKE VERGOEDING
De Billijke vergoeding is een ‘naburig recht’ en is een vergoeding aan de uitvoerende kunstenaar en aan de producent en ontstaat telkens
wanneer opgenomen muziek in voor publiek toegankelijke plaatsen ten gehore wordt gebracht. Bij een live optreden is er daarom geen
sprake van een Billijke vergoeding.
Tarieven en aangifte Billijke vergoeding: http://www.bvergoed.be/frame-nl.htm. Opgelet: zelfs wanneer de toegang gratis is, moet je Billijke
vergoeding betalen.
Er zijn drie categorieën tarieven:
opgenomen muziek zonder drankverbruik
Opgenomen muziek met drankverbruik
Opgenomen muziek met dans
Het gemeentebestuur heeft voor een aantal lokalen een jaartarief genomen en neemt de factuur voor zijn rekening. Het blijft evenwel de
verantwoordelijkheid van iedere organisator om zich in orde te stellen met de Billijke vergoeding indien een activiteit wordt georganiseerd
die in een hogere prijscategorie valt.
Lijst van lokalen met jaartarief Billijke vergoeding:
Tentoonstellingsruimte OC de Cerf: jaartarief zonder drank
Cafetaria OC de Cerf: jaartarief met drank
Feestzaal OC de Cerf: jaartarief met dans
Cafetaria OC De Stekke: jaartarief met drank
Feestzaal OC De Stekke: jaartarief met dans
Theaterzaal en foyer CC Guldenberg: jaartarief zonder drank
Cafetaria CC Guldenberg: jaartarief met drank
Oude Pastorie: jaartarief met drank
Dwarsschuur: jaartarief met drank
De Brouwerij: jaartarief met drank
Polyvalente zaal Porseleinhallen: jaartarief met drank (bij dans doet gemeentebestuur de aanvraag voor de organisatoren die lid zijn
van een erkende adviesraad en rekent de kost door)
6