Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

7. MONITORING
7.1 Monitoringtools
Het continu bewaken (monitoring) van de risico‟s en doelstellingen, evenals de
werking van de beheersmaatregelen, heeft als doel de werking van de volledige
organisatie te “beheersen”.
Het monitoren moet ingebouwd worden in alle processen en procedures, en
voor alle acties moeten voldoende indicatoren voorzien worden.
In eerste instantie worden enkel indicatoren per actie opgenomen in het ICS.
Naarmate de processen en procedures uitgetekend en geïnventariseerd worden,
zullen meerdere meetpunten ingelast worden.
Aan de hand van deze meetgegevens zal het ICS gevoed worden om betere en
juistere informatie te bekomen. Aan de hand van deze nieuwe gegevens, zullen
de processen en procedures constant geëvalueerd en desgevallend bijgestuurd
worden.
De monitoring zal vooral procesmatig gebeuren. Procesmatige monitoring heeft
als eigenschap dat zij het proces volgt, en dus vaak dienst-overschrijdend
uitgevoerd wordt.
Aanvullend bij de procesmatige monitoring, zal er ook een dienstgewijze
monitoring ingebouwd worden. De gegevens van deze monitoring wordt
verkregen uit de procedure (= onderdeel van het proces), die de dienst moet
uitvoeren.
7.2 Procesmatige monitoring
Zoals hiervoor vermeld, volgt de procesmatige monitoring het proces doorheen
de volledige organisatie.
Er werd een dossieropvolgingsysteem gerealiseerd in het softwarepakket Procesto-Flow
en 3P.
Op 31 december 2012 waren er 120 processen beschreven.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 67