Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem
Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem
6.2 Input klachtenmanagement Het Gemeentedecreet legt elke gemeente ook op om een systeem van klachtenbehandeling te ontwikkelen (artikels 197 en 198). Vanuit de informatie die dit systeem aanreikt, kunnen een aantal interne zwakheden gedetecteerd worden. Daarom lijkt het aangewezen om gebruik te maken van de informatie van de klachtenbehandeling als bron voor ons stedelijk ICS. De gewonnen interne informatie uit het klachtenbeheersysteem en de genomen beheersmaatregelen maken deel uit van een aparte jaarlijkse rapportering. Er werden voor 2012 geen klachten ingediend, die aanleiding geven tot bijkomend onderzoek in het kader van het ICS. 6.3 Bottom-up input Zoals hiervoor vermeld, is de kennis en ervaring van de medewerkers van groot belang om nieuwe risico‟s en opportuniteiten te detecteren. De bottom-up-informatie kadert tevens in de gedefinieerde prioritaire doelstelling om de interne communicatie te optimaliseren. 6.3.1 In dienst stellen van een ideeënbus. In 2007 werden voor alle stedelijke diensten een ideeënbus in dienst gesteld. De bedoeling is dat iedereen opmerkingen of voorstellen kan indienen, die de verbetering van de werking van de organisatie kan ten goede komen. Teneinde de drempel zo laag mogelijk te houden, staat op alle afdelingen een gesloten brievenbus met bijhorende formulieren. Dit nieuwe communicatiekanaal kreeg een officiële start op 1 mei 2007. Maandelijks worden de bussen geleegd en de ingediende ideeën worden door een werkgroep ad hoc behandeld. 29 ideeën/voorstellen werden in 2007 ingediend vanuit diverse diensten. 8 ideeën/voorstellen werden in 2008 ingediend vanuit diverse diensten. 17 ideeën/voorstellen werden in 2009 ingediend vanuit diverse diensten. 31 ideeën/voorstellen werden in 2010 ingediend vanuit diverse diensten. 17 ideeën/voorstellen werden in 2011 ingediend vanuit diverse diensten. 24 ideeën/voorstellen werden in 2012 ingediend vanuit diverse diensten. Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 64
6.4 Managementteam en diensthoofdenoverleg Zoals hiervoor vermeld, is de kennis en ervaring van de diensthoofden belangrijk voor het detecteren van risico‟s en opportuniteiten, maar vooral ook voor het nemen van de gepaste beheersmaatregelen. De top-down-informatie kadert tevens in de gedefinieerde prioritaire doelstelling om de interne communicatie te optimaliseren. Het wekelijks diensthoofdenoverleg maakt het mogelijk om deze materie dienstgebonden te bespreken en de gepaste beheersmaatregelen voor te stellen. In de vergaderingen van het managementteam worden de dienstoverschrijdende materies behandeld en worden met een helikoptervisie de nodige algemene maatregelen voorgesteld en daarna dienstgewijs verder uitgewerkt in samenspraak met de respectievelijke diensthoofden. Het managementteam werd in zitting van de gemeenteraad van 04/09/2007 aangesteld. Het managementteam besprak in 2012 volgende onderwerpen: Datum Onderwerp 09 jan - Evaluatie stadswinkel - LEAN-project 3 - GSM-gebruik - Omvorming stedelijke vzw‟s 13 febr - Digitaal documenten- en archiefbeheer - Werking stadswinkel - Vlaamse beleidsprioriteiten integratie 12 maart - Uurregeling stedelijke werkplaats - Indiensttreden diensthoofden wegen waterlopen en burgerzaken - Aanwerving stedenbouwkundige - Invulling vacatures ploegbaas - Procedure jobstudenten - Opstart BBC - Uurroosters stadswinkel - Opstart stadswinkel 2 e fase - Verzelfstandiging vzw‟s - Agenda MAT - PWA-onderzoek 16 april - Klachtenrapport 2011 - Vervangingen noodplanning discipline 5 informatie - Afspraken ikv vertrouwenspersoon - Leegstaande Blokker (tussen juni en goedgekeurde plannen) 14 mei - Bepalen competenties ikv traject competentiegerichte profielen - Leegstande Blokker (tussen juni en goedgekeurde plannen) - Gebruik nieuwe media - Verkiezingsloket - Voorstel agenda overleg CBS-MAT 04 juni - Digitaal archief – bepalen hoofdstructuur - Bepalen competenties ikv traject competentiegerichte profielen 11 juni - Budgetwijziging 1+2 – 2012 - Jaarverslag 2011+ bijlagen - Rapport dagelijks bestuur 2011 - Rapport klachtenbehandeling 2011 - Rapport Intern Controle Systeem +3P 2011 Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 65
- Page 45 and 46: 3.1.2.2 Responsabilisering personee
- Page 47 and 48: 17/01-07/06 en 14/06/2012 De Schake
- Page 49 and 50: 3.3.3 Opstellen diverse Bijzondere
- Page 51 and 52: 3.4 Wettelijkheid en behoorlijk bes
- Page 53 and 54: 3.4.7 Afsluiten nieuwe samenwerking
- Page 55 and 56: 3.5 Kwaliteitsvolle dienstverlening
- Page 57 and 58: 3.5.5 Bedrijvendatabank In samenwer
- Page 59 and 60: Dit systeem ging in het najaar van
- Page 61 and 62: 3.8 Interne communicatie optimalise
- Page 63 and 64: 3.9 Aanzet geven tot Human Recource
- Page 65 and 66: Een personeelslid heeft de opleidin
- Page 67 and 68: 4. RISICOBEHEER 4.1 Risicomatrix Aa
- Page 69 and 70: C B A+ Risico's per risicograad 4.3
- Page 71 and 72: 4.4.3 Onevenwichtige personeelssame
- Page 73 and 74: 4.4.5.2 Aanpassing organogram 2 e f
- Page 75 and 76: Omschrijving/commentaar risico: Dit
- Page 77 and 78: 4.4.9.4 Opmaken en uittesten van ev
- Page 79 and 80: 4.4.11 Onrealistische begroting lei
- Page 81 and 82: Beheersmaatregelen en acties: 4.4.1
- Page 83 and 84: 4.4.15 Onvoorziene veranderingen ve
- Page 85 and 86: Risiconr Inherent Residueel Totaal
- Page 87 and 88: 5.2 Bekomen certificatie OHSAS18001
- Page 89 and 90: 5.4 Publieke diensten toegankelijke
- Page 91 and 92: De werken werden in 2009 uitgevoerd
- Page 93 and 94: 5.9 Projectmatig werken implementer
- Page 95: 6. OVERIGE INPUTKANALEN EN DETECTIE
- Page 99 and 100: 7. MONITORING 7.1 Monitoringtools H
- Page 101 and 102: 7.5 Monitoring 2012 Voor 2007 werd
- Page 103 and 104: 8.2 Rapporteringsproces Het is de b
- Page 105 and 106: 9. Bijlagen 9.1 ICS-rapport overhei
- Page 107 and 108: 9.1 ICS-rapport overheidsopdrachten
- Page 109 and 110: - [1230] Uitbreiden urneveld voor b
- Page 111 and 112: DAGELIJKS BESTUUR Rapportering over
- Page 113 and 114: cbs afdeling libellering Dagelijks
- Page 115 and 116: cbs afdeling libellering Dagelijks
- Page 117 and 118: cbs afdeling libellering Dagelijks
- Page 119 and 120: cbs afdeling libellering 6/09/2012
- Page 121 and 122: cbs afdeling libellering 22/11/2012
- Page 123 and 124: KLACHTENBEHANDELING Rapportering ov
- Page 125: Rapport klachtenbehandeling januari
6.4 Managementteam en diensthoofdenoverleg<br />
Zoals hiervoor vermeld, is de kennis en ervaring van de diensthoofden belangrijk<br />
voor het detecteren van risico‟s en opportuniteiten, maar vooral ook voor het<br />
nemen van de gepaste beheersmaatregelen.<br />
De top-down-informatie kadert tevens in de gedefinieerde prioritaire<br />
doelstelling om de interne communicatie te optimaliseren.<br />
Het wekelijks diensthoofdenoverleg maakt het mogelijk om deze materie<br />
dienstgebonden te bespreken en de gepaste beheersmaatregelen voor te<br />
stellen.<br />
In de vergaderingen van het managementteam worden de dienstoverschrijdende<br />
materies behandeld en worden met een helikoptervisie de nodige<br />
algemene maatregelen voorgesteld en daarna dienstgewijs verder uitgewerkt in<br />
samenspraak met de respectievelijke diensthoofden.<br />
Het managementteam werd in zitting van de gemeenteraad van 04/09/2007<br />
aangesteld.<br />
Het managementteam besprak in <strong>2012</strong> volgende onderwerpen:<br />
Datum Onderwerp<br />
09 jan - Evaluatie <strong>stad</strong>swinkel<br />
- LEAN-project 3<br />
- GSM-gebruik<br />
- Omvorming stedelijke vzw‟s<br />
13 febr - Digitaal documenten- en archiefbeheer<br />
- Werking <strong>stad</strong>swinkel<br />
- Vlaamse beleidsprioriteiten integratie<br />
12 maart - Uurregeling stedelijke werkplaats<br />
- Indiensttreden diensthoofden wegen waterlopen en burgerzaken<br />
- Aanwerving stedenbouwkundige<br />
- Invulling vacatures ploegbaas<br />
- Procedure jobstudenten<br />
- Opstart BBC<br />
- Uurroosters <strong>stad</strong>swinkel<br />
- Opstart <strong>stad</strong>swinkel 2 e fase<br />
- Verzelfstandiging vzw‟s<br />
- Agenda MAT<br />
- PWA-onderzoek<br />
16 april - Klachtenrapport 2011<br />
- Vervangingen noodplanning discipline 5 informatie<br />
- Afspraken ikv vertrouwenspersoon<br />
- Leegstaande Blokker (tussen juni en goedgekeurde plannen)<br />
14 mei - Bepalen competenties ikv traject competentiegerichte profielen<br />
- Leegstande Blokker (tussen juni en goedgekeurde plannen)<br />
- Gebruik nieuwe media<br />
- Verkiezingsloket<br />
- Voorstel agenda overleg CBS-MAT<br />
04 juni - Digitaal archief – bepalen hoofdstructuur<br />
- Bepalen competenties ikv traject competentiegerichte profielen<br />
11 juni - Budgetwijziging 1+2 – <strong>2012</strong><br />
- <strong>Jaarverslag</strong> 2011+ bijlagen<br />
- Rapport dagelijks bestuur 2011<br />
- Rapport klachtenbehandeling 2011<br />
- Rapport Intern Controle Systeem +3P 2011<br />
Intern Controlesysteem <strong>stad</strong> <strong>Waregem</strong> – rapportering <strong>2012</strong> 65
Change language