Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

5.9 Projectmatig werken implementeren in de stadsdiensten
Dit voorstel kadert in:
- interne doelstellingen:
kwaliteitsvolle dienstverlening garanderen;
implementatie van een dossieropvolgingsysteem;
interne communicatie optimaliseren.
- prioritaire risico‟s:
verspreide kredieten veroorzaken onoverzichtelijk kostenplaatje per project;
ontoereikend overzicht lopend werken/projecten;
onrealistische budgettering leidt tot onrealistische verwachtingen.
Beheersmaatregel: projectmatig werken en opvolgen
Het managementteam stelt voor om een digitaal systeem te ontwikkelen dat
gevoed wordt door de beleidsorganen en de diensten en waarbij de
projectvoorstellen de aanzet geven naar de budgettering.
Dit systeem verschaft duidelijke en volledige informatie en maakt het mogelijk
om een betere inschatting van alle kosten te maken.
Beheersmaatregel: projectmatig beheer ontwikkeling stadswinkel
De oprichting van de stadswinkel heeft een groot impact op de werking van de
organisatie en inrichting van de diensten.
Om de ontwikkeling van de stadswinkel beheersbaar te houden, is het
noodzakelijk om hier rond een systeem van projectmanagement te voorzien.
De nieuwe tools en opgedane ervaring kunnen aangewend worden in andere
grote dienstoverschrijdende dossiers.
Acties:
5.9.1 projectmatig werken en opvolgen
Met de software process-to-flow werd in 2009 een beheerstool ontwikkeld, die
projectmatig digitaal mogelijk maakt. De tool werd voor het eerst getest in
september 2009, en werd verder uitgewerkt en aangepast tot polyvalente tool
in 2010.
Vanaf 2011 werd deze tool aangewend om over de lopende dossiers
maandelijks te rapporteren.
5.9.2 projectmatig beheer ontwikkeling stadswinkel
Voor de realisatie van de stadswinkel 1 e fase werd in 2009 een beheertool
uitgewerkt voor een performante opvolging.
De tool werd toegepast in 2010 naarmate de stadswinkel verder ontwikkeld
werd.
Deze beheersmaatregel is bijgevolg gerealiseerd en toegepast.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 61