Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

Toch kunnen een aantal maatregelen getroffen worden om dit risico te
spreiden. Alternatieve locaties voor dienstverlening of gegevensopslag kunnen
de mogelijkheid bieden om op relatief korte termijn de dienstverlening
opnieuw te laten werken na een ramp.
Beheersmaatregelen en acties:
4.4.9.1 Alternatieve locaties voor de dienstverlening voorzien
Het stadsbestuur beschikt op vandaag over een aantal gebouwen, waar op
relatief korte termijn de basisdienstverlening weer zou kunnen opgestart
worden, mochten de gebruikte gebouwen getroffen worden door een ramp of
calamiteit.
De gebouwen van het Jeugdcentrum aan de Zuiderlaan en de gebouwen in de
Lindestraat bieden hier mogelijkheden.
4.4.9.2 Alternatieve locatie voor gegevensopslag voorzien
Dagelijks worden er back-ups genomen van de interne digitale documenten. De
dragers van deze back-ups worden opgeslagen binnen de huidige gebouwen. Er
wordt momenteel gezocht naar een oplossing voor opslag buiten de huidige
gebouwen.
De bevolkingsgegevens zijn op vandaag voldoende beveiligd door de werking
met het Rijksregister.
4.4.9.3 Spreiding van de archieven op diverse locaties
Het stedelijk archief is momenteel gespreid over verschillende locaties.
Bij het voorkomen van een ramp of calamiteit op één site, kan nooit het totale
archief vernietigd worden.
Actuele spreiding van het archief:
Depot Pand: (gesitueerd naast leeszaal archief)
archief van voor de fusie, bouw- en milieuvergunningen, collectie aanwinsten,
archiefbibliotheek, bevolkingsregisters na 1920, filmcollectie.
Depot Reserve: (gesitueerd achter leeszaal archief)
kaarten- en plannencollectie, affichecollectie.
Leeszaal archief:
bevolkingsregisters 1830-1920, archiefbibliotheek.
Depot Stadshuis (tussenverdiep naast conciërge):
tijdelijk te bewaren archief, archief technische diensten, financiële dienst,
externe zaken.
Depot Schakelpand:
bewijsstukken rekeningen.
Bureau archivaris:
fotocollectie, CD-collectie.
Daarenboven wordt een groot deel van het archief gedigitaliseerd, zodat bij
fysische vernietiging van het archief, er een grote kans bestaat dat er een
digitale versie beschikbaar blijft.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 44