Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

4.4.5.2 Aanpassing organogram 2 e fase
Deze actie zal later bekeken worden in het kader van de rechtspositieregeling
van het personeel.
4.4.5.3 Aanwervingen en bevorderingen 2012:
In 2012 werden volgende aanwervingen en bevorderingen gerealiseerd:
Functie Niveau aanwervingen bevorderingen
verantwoordelijke bevolking en burgerlijke
stand (statutair)
A 1 0
verantwoordelijke wegen, waterlopen en
verkeer (statutair)
A 1 0
stedenbouwkundig ambtenaar
(contractueel)
A 1 0
controleur gebouwen (statutair) B 1 0
stagiair brandweerman (vrijwillige
brandweer)
- 8 0
ploegverantwoordelijke groen en milieu
(statutair)
D4 0 1
4.4.6 Ontoereikend overzicht lopende werken/projecten.
Risiconummer in de matrix: 2.5.2.1
Dit risico werd door 12 diensthoofden gequoteerd.
Het inherente risico kreeg een score van 5,7.
Het residuele risico kreeg een score van 5,3.
De totale score (= (inherente score + residuele score)/2) is dus 5,5.
Omschrijving/commentaar risico:
Dit risico is puur administratief beheersbaar. Uiteraard moeten hiervoor wel de
nodige personele en materiële middelen beschikbaar zijn om de overzichten
van de werken/projecten bij te houden.
Het implementeren van een dossieropvolgingsysteem werd reeds als doelstelling
gedefinieerd. Maar deze doelstelling zal gefaseerd gerealiseerd worden.
Beheersmaatregelen en acties:
4.4.6.1 Implementatie software opvolging werkopdrachten
Voor de implementatie van de software voor werkopdrachtenopvolging wordt
met Process2Flow een passend systeem ontwikkeld voor onze organisatie, dat
gebruiksvriendelijk is en daarenboven compatibel is met de bestaande
softwareprogramma‟s.
Voor de werken, die uitbesteed worden, voorziet het aangekochte
softwareprogramma 3P de nodige faciliteiten om de opvolging te garanderen
(zie punt 3.1.2.1 hierboven).
Ondertussen werd de process-to-flow-toepassing projectmatig werken
ontwikkeld en in het najaar 2009 in een eerste testfase uitgeprobeerd. Na
bijkomende verfijningen zal de toepassing in 2010 verder geïmplementeerd
worden.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 41