Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

3.6 Implementatie van een dossieropvolgingsysteem
Met de doelstelling om een dossieropvolgingsysteem te implementeren bij de
diverse diensten wordt een transparante administratie uitgebouwd.
Deze doelstelling zal een grote administratieve impact hebben op de
dossiervorming en –afhandeling.
Maar naast de personele/administratieve implementatie, dient ook rekening
gehouden te worden met de softwarematige implicaties. Het zal immers van
belang zijn om een performant en voor onze organisatie passend
softwareprogramma aan te kopen.
Daarom werd voorgesteld om in een eerste fase een softwareprogramma te
implementeren voor werkopdrachtenopvolging.
Daarna zal gezocht worden naar een volledig dossieropvolgingsysteem, dat
aanpasbaar is aan de evoluerende processen en procedures, en daarenboven
ook nog gebruiksvriendelijk genoeg is om een vlot gebruik mogelijk te maken.
3.6.1 Implementatie van software voor werkopdrachtenopvolging
Voor de implementatie van de software voor werkopdrachtenopvolging zal
gezocht worden naar een passend systeem voor onze organisatie, dat
gebruiksvriendelijk is en daarenboven compatibel is met de bestaande
softwareprogramma‟s.
Voor de werken, die uitbesteed worden, voorziet het aangekochte
softwareprogramma 3P de nodige faciliteiten om de opvolging te garanderen
(zie punt 3.1.2.1 hierboven).
Voor de ontwikkeling van de werkopdrachtenopvolging besliste het
Schepencollege op 28/02/2008 om het softwarepakket Process2Flow aan te
kopen.
De bedoeling is om in eigen beheer een nieuw postregistratiesysteem te
ontwikkelen, en van daaruit te vertrekken naar een werkopdrachten-opvolging.
In oktober 2009 werd het nieuw postregistratiesysteem geïmplementeerd bij de
diverse diensten. Het systeem maakt de registratie van zowel inkomende als
uitgaande post mogelijk.
Het systeem maakt ook opvolging en consultatie mogelijk over de diverse
diensten heen.
Daarenboven maakt het systeem een doorgedreven interne controle over de
opvolging van de briefwisseling mogelijk.
In 2009 werd eveneens een prototype ontwikkeld voor projectmatig werken,
waarbij de grotere dossiers (projecten) dienstoverschrijdend kunnen opgevolgd
worden.
Het systeem moet in de toekomst de voorbereiding van de opmaak van het
budget vergemakkelijken, moet dossieropvolging mogelijk maken en
daarenboven een informatiebron zijn voor de beleidsnota en de evaluatie van
de beleidsnota.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 26