Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

De inning van gelden voor vergunningen in het kader van de wet op de
stedenbouw, wordt via girale betalingen geregeld, zodat deze kasfunctie
wegvalt.
De inning van gelden voor inschrijving van organisaties van de jeugddienst
worden via girale betalingen geregeld, zodat deze kasfunctie wegvalt.
Tevens werden er bijkomende terminals bankcontact aangekocht, zodat ook
hierdoor het gebruik van chartaal geld vermeden wordt (beslissing
Schepencollege 16/10/2008).
3.1.1.4 Responsabilisering van het personeel
In zitting van de gemeenteraad van 03/07/2007 werd de definitie van het
dagelijks bestuur goedgekeurd. In artikel 3 ten 2 e en ten 3 e , werden
voorwaarden vastgelegd waaronder personeelsleden kunnen belast worden met
de inning van geringe dagontvangsten en waaronder personeelsleden
kasprovisies ter beschikking kunnen gesteld worden.
Bij beslissingen van 04/09/2007 en 02/09/2008 heeft de secretaris, na advies
van de financieel beheerder, de lijst met personeelsleden vastgesteld die belast
worden met het beheer van een provisie en worden de maximumbedragen
bepaald.
Bij beslissing van 04/09/2007 heeft de secretaris, na advies van de financieel
beheerder, de lijst met personeelsleden vastgesteld die belast worden met de
inning van geringe dagontvangsten en worden de maximumbedragen bepaald.
In zitting van de gemeenteraad van 07/07/2009 werd de definitie van het
dagelijks bestuur aangepast ten gevolge van het decreet tot wijziging van het
Gemeentedecreet van 23/01/2009 (het hersteldecreet). De oorspronkelijke
voorzieningen in verband met de inning van geringe dagontvangsten en het
beheer van de provisies werden integraal weerhouden in deze beslissing.
3.1.2 Screenen van processen in verband met
overheidsopdrachten
In het kader van het screenen van processen in verband met
overheidsopdrachten werden volgende acties ondernomen:
3.1.2.1 Aanschaf softwareprogramma beheer overheidsopdrachten
In zitting van het college van burgemeester en schepenen van 15/11/2007 werd
overgegaan tot het huren van een softwareprogramma voor het beheer van
overheidsopdrachten 3P.
De wetgeving op de overheidsopdrachten is volledig geïntegreerd in de
software. Het gebruik van het programma door de diensten waarborgt de
correcte toepassing van de wetgeving.
Het programma werd in testfase geïmplementeerd op 1 april 2008 in de
technische diensten gebouwen en wegen/waterlopen/verkeer en de
aankoopdienst. Na een gunstige evaluatie werd het programma definitief
opgestart op 01/09/2008.
Het programma maakt maandelijkse en jaarlijkse monitoring mogelijk en op
deze wijze wordt ook het ICS softwarematig toegepast binnen deze diensten.
In het kader van de eerste ICS-rapportering 2008 kwam het eerste 3P-rapport
aan bod (schepencollege van 18/06/2009 en gemeenteraad van 07/07/2009).
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 12