Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

2. HUIDIGE STAND VAN ZAKEN ICS - WAREGEM
2.1 Aanpak implementatie intern controlesysteem
(ICS)
Om van het ICS een echte beheerstool te maken, is een goede kennis
noodzakelijk van:
- De interne doelstellingen en de strategie van de organisatie:
het is belangrijk dat elke medewerker duidelijk weet waarmee de
organisatie bezig is.
- De risico’s eigen aan onze organisatie:
door het besef van de hinderpalen, valkuilen, gevaren, zwaktes binnen de
organisaties, kunnen de gepaste beheersmaatregelen voorzien worden.
In zitting van de Gemeenteraad van 2/05/2007 werd reeds kennis gegeven aan
de Gemeenteraad van de aanpak van de implementatie van het ICS aan de hand
van een introductienota.
Er werden 5 fasen voorgesteld:
In de eerste fase wordt het intern-controle-proces opgestart.
Deze fase hield in dat er een introductienota werd opgesteld door het
managementteam.
Zoals gemeld, werd deze fase doorlopen en werd kennis gegeven van de
introductienota in zitting van de Gemeenteraad van 02/05/2008.
In de tweede fase worden de risico’s geïdentificeerd.
In deze fase werden de risico‟s en de beheersmaatregelen geïnventariseerd door
het managementteam en de diensthoofden.
Aan de hand hiervan werd een specifiek risicoraamwerk opgesteld.
Ook deze fase is inmiddels afgewerkt.
In de derde fase worden de risico’s geanalyseerd en beoordeeld.
In deze fase worden de risico‟s geanalyseerd en worden de prioritaire risico‟s
bepaald door het managementteam, en gevalideerd door het College van
Burgemeester en Schepenen (zitting van 19/07/2007).
In de vierde fase wordt het ICS vastgesteld en geoptimaliseerd.
Dit is de fase waarin we ons momenteel bevinden, en waarin het embryonale
ICS vastgesteld wordt door de Gemeenteraad.
Aan de hand van de prioritaire risico‟s worden de nodige beheers- en controlemaatregelen
voorgesteld en gevalideerd.
In de vijfde fase komt het monitoren en rapporteren aan bod.
Aan de hand van het op heden voorgestelde ICS werd een eerste echte
rapportering gegeven in 2008, voorgelegd aan de Gemeenteraad in zitting van
06/05/2008.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 8