Jaarverslag 2012 - boek 2 - stad Waregem

7.3 Dienstgewijze monitoring
De dienstgewijze monitoring uit zich vooral op het vlak van de uit te voeren
procedure binnen de dienst.
Dienstgewijze monitoring is ook mogelijk voor processen die zich uitsluitend en
volledig voltrekken binnen één dienst.
Maar in vele gevallen zullen processen over verschillende diensten lopen, en zal
elke dienst over zijn procedures binnen de processen gegevens moeten
aanbrengen voor het monitoren.
Dit zal door de procedurebewakers gebeuren, met name de personeelsleden die
effectief deelnemen aan de procedure, en in se niet het diensthoofd (tenzij
over zijn/haar deel in de procedure).
Het zelf aanbrengen van de gegevens voor de monitoring, zal de betrokkenheid
en responsabilisering van het personeel stimuleren.
Het zal het personeel tevens motiveren om zelf voorstellen ter verbetering van
de procedures aan te brengen. Hetgeen uiteindelijk ook een bottom-upinformatiestroom
zal op gang brengen.
Voor het in kaart brengen van de processen en procedures zal ook beroep
gedaan worden op de uitvoerders van de taken, zodat zij, vanuit de as-issituatie
vertrekken om ineens tot een betere procedure te komen.
Voor de fraudegevoelige processen en procedures, inzonderheid de kasfuncties,
zullen het eerst bijkomende monitoringtools ingebouwd worden.
7.4 Synergie
De procesmatige en dienstgewijze monitoring zullen samen de nodige
meetgegevens aanreiken voor het ICS.
Deels zullen vaak zelfs overlappende gegevens aangereikt worden, die op zich
zullen kunnen gebruikt worden als controlepunten op de monitoring.
Als vanuit twee punten informatie wordt gegeven over eenzelfde feit, dan zou
deze informatie gelijkaardig moeten zijn. Als dat niet zo is, dient nagezien te
worden waarom de informatie afwijkt en zal de gegevens-verstrekking
desgevallend moeten aangepast worden.
De beide monitoringtools samen vormen dus een meerwaarde, een synergie,
binnen het ICS.
Intern Controlesysteem stad Waregem – rapportering 2012 68