Het kritiekgesprek - december 2010 - LTO Noord

Kritiekgesprek

December 2010 Kritiekgesprek
Inleiding
In een kritiekgesprek bespreekt de leidinggevende zaken die hem niet zinnen. Bijvoorbeeld als medewerkers
dingen doen die ze niet mogen doen of wanneer ze dingen niet goed doen. Kritiek - mits op de goede manier
gebracht - helpt de medewerker zijn functioneren op een hoger peil te brengen en zal de relatie tussen
leidinggevende en medewerker verbeteren.
Leidinggevenden ervaren kritiek leveren en corrigeren vaak als lastig. De belangrijkste reden waarom
leidinggevenden kritiek leveren lastig vinden en vermijdingsgedrag vertonen, is dat men aardig gevonden wil
worden, of liever alles zelf doet of denkt dat het allemaal wel over zal waaien.
De gevolgen van het achterwege laten van kritiek zijn divers. Soms komt de leidinggevende in de verleiding om
naderhand zelf correcties in het werk aan te brengen, waarmee hij zich een berg werk op de hals haalt en
bovendien de medewerker de gelegenheid ontneemt om van zijn fouten te leren. Collega's ergeren zich in stilte
totdat op een dag voor hen de maat vol is en de bom barst. De medewerker wordt dan op een onhandige manier
voor de voeten gegooid wat hij allemaal verkeerd heeft gedaan. Dat komt dan meestal als een onprettige
verrassing.
Weer andere leidinggevenden trachten met een niet aflatende controle en correctie van hun medewerkers hen tot
een kloon van zichzelf te maken, wat tot een onprettige relatie leidt en waardoor men bovendien de kwaliteiten
van de medewerker niet optimaal benut.
Inhoud
Inleiding ................................................................................................................................................................... 2
1. Opbouw kritiekgesprek .................................................................................................................................... 3
2. Tips .................................................................................................................................................................. 4
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van
dit document zou kunnen voortvloeien.
2

December 2010 Kritiekgesprek
1. Opbouw kritiekgesprek
Een goed kritiekgesprek bestaat uit de volgende fasen:
De start van een kritiekgesprek
De leidinggevende dient te vertellen welke dingen beter kunnen in het gedrag of de werkuitvoering van de
medewerker en wat de gevolgen zijn van het bekritiseerde gedrag voor de organisatie, de afdeling of de
medewerker zelf. Het is belangrijk dat hij die boodschap feitelijk en objectief brengt. Daarnaast vertelt de
leidinggevende wat het doel is van het gesprek. Hij focust het gesprek dan op het voorkomen van de negatieve
gevolgen en leidt het gesprek weg van de negatieve feiten.
Aandachtspunten:
beperken tot feiten;
benoemen van de negatieve gevolgen;
niet op een verwijtende toon spreken;
benoemen van het doel van het gesprek.
Aansnijden van het te
bekritiseren punt
Achterhalen van de
mogelijke oorzaak
Reduceren van de
mogelijke weerstand
Bespreken van de
oplossing
Maken van afspraken
Het achterhalen van de mogelijke oorzaken
Zolang een leidinggevende niet op de hoogte is van achterliggende oorzaken en/of redenen (onwil, onkunde,
onwetendheid, onzekerheid, etc.) van het gedrag van de medewerker, zal hij zich geen enkel oordeel kunnen
permitteren, geen zicht hebben op de aard en omvang van mogelijke weerstanden en niet aan een oplossing
kunnen werken. Wanneer de vraag naar de achterliggende reden niet aanvallend wordt gesteld, is de kans op
een eerlijk antwoord groot. Wanneer de medewerker zich aangevallen voelt, gaat hij naar smoesjes zoeken. Een
verwijt is nooit terecht als de leidinggevende de achterliggende reden niet precies kent. Pas als hij stuit op pure
desinteresse of onwil zonder een acceptabele reden, is het legitiem een andere toon te hanteren.
Het bespreken van de oplossing
Het is raadzaam om het initiatief voor de oplossing in eerste instantie van de medewerker te laten uitgaan. ‘Heb jij
een idee hoe we hier verandering in aan kunnen brengen?’ Oplossingen waar de medewerker zelf mee komt,
hebben een grotere acceptatiegraad, en de kans dat de oplossing ook op langere termijn werkt is groter.
Als een medewerker zelf niet in staat is de oplossing aan te dragen, zoeken leidinggevende en medewerker
samen of er een voorstel tot verbetering uitgewerkt kan worden. ‘Laten we eens samen kijken welke
mogelijkheden er zijn om jou op tijd te laten komen zonder dat je kinderen uren op het schoolplein rondhangen.’
Als een medewerker uiteindelijk zelf geen bijdrage tot een constructief voorstel wil of kan leveren, zal het initiatief
van de leidinggevende moeten uitgaan. ‘Ik stel voor dat we in het komende half jaar…’.
Als de leidinggevende echt op onwil blijft stuiten, dan kan hij de medewerker een plan van aanpak opleggen.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van
dit document zou kunnen voortvloeien.
3

December 2010 Kritiekgesprek
Het beëindigen van het gesprek
De leidinggevende beëindigt het kritiekgesprek met het maken van een vervolgafspraak. In dat gesprek gaan
leidinggevende en medewerker na in hoeverre de gemaakte afspraak tot resultaat heeft geleid of dat bijstelling
noodzakelijk is. Deze afspraak volgt kort op het gesprek. Hiermee toont u de ernst van de situatie aan.
2. Tips
Wanneer gebruikt u het geven van kritiek verkeerd?
Soms wordt kritiek leveren met een verkeerd doel toegepast. De leidinggevende wil zijn hart luchten, zijn
medewerker onderuit halen of een machtsstrijd uitvechten. Dit zijn nooit doelen van een 'kritiek gesprek'.
Wanneer de leidinggevende slechts als reden heeft dat iets hem ergert of dat hij dingen zelf anders zou doen,
dan is dat geen reden om iemand bij te sturen.
Wat is de etiquette ten aanzien van constructief kritiek leveren?
In de eerste plaats is het belangrijk dat het leveren van kritiek altijd onder vier ogen plaatsvindt. Niemand vindt
het aangenaam een berisping in het openbaar te krijgen, weerstand en ontkennen zijn dan ongetwijfeld de
reactie. Verder is het verstandig kritiek meteen te leveren nadat de te bekritiseren gebeurtenis heeft
plaatsgevonden. Het effect (lees: de kans op gedragsverandering) is dan het grootst.
Wanneer kunt u het beste wachten met kritiek geven?
Het is beslist af te raden om emotioneel te reageren en ruzie te maken op het moment dat de medewerker een
fout maakt. Als een leidinggevende op dat moment minder goed in staat is om op constructieve wijze te praten of
als hij de kans op emoties hoog inschat, is het beter dat hij eerst een (korte) afkoelingsperiode inbouwt.
Vindt iedereen kritiek krijgen onprettig?
Kritiek krijgen ervaart de helft van de bekritiseerden als prettig. Dat geldt vooral als degene die de kritiek krijgt zelf
vindt dat hij of zij er iets van kan leren. Mensen hebben een grotere bereidheid om hun gedrag bij te stellen als zij
het gesprek als prettig ervaren. Dit stelt hoge eisen aan de wijze waarop de leidinggevende het gesprek vorm
geeft. Ook hier is het de toon die de muziek maakt.
*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van
dit document zou kunnen voortvloeien.
4