Voorbeeld calamiteitenplan - Nationaal Archief

CALAMITEITENPLAN
VOOR DE COLLECTIE VAN HET NATIONAAL ARCHIEF
WANNEER BIJ EEN CALAMITEIT BOEKEN E.D. BESCHADIGD ZIJN OF GEVAAR VOOR BESCHADIGING
LOPEN WAARSCHUW DAN:
De Coördinator voor de COLLECTIES
of zijn vervanger:
Voor privé adressen en telefoonnummers zie ook ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS
*BETREEDT DE RUIMTE NIET!
*WACHT TOT IEMAND VAN BV EN/OF DE COÖRDINATOR COLLECTIES GEARRIVEERD ZIJN!
*VOLG INSTRUCTIES VAN BV EN/OF COÖRDINATOR COLLECTIES!
*INDIEN DE BEHEERDER VAN DE RIJKSCOLLECTIE DE HULP VAN DE STICHTING SALVAGE HEEFT
INGEROEPEN MOET ZO SNEL MOGELIJK CONTACT MET DE SALVAGE COORDINATOR GEZOCHT
WORDEN.
1
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

BRAND
Bij brand zal schade aan de collectie pas kunnen worden vastgesteld wanneer de brandweer de plek
heeft vrijgegeven. Het hoofd BHV en de Coördinator ontruiming collecties nemen situatie ter plekke
op eventueel in samenwerking met de salvage coördinator.
DE VOLGENDE ZAKEN MOETEN IN ACHT GENOMEN WORDEN
- Voorzichtig bij betreden ruimtes! Let op omvallen/instorten kasten en obstakels.
- Verminder stank en eventuele nog aanwezige rook door ventileren.
- Zorg dat roet zich niet verspreid naar andere nog schone delen van het gebouw.
- Raak beroete boeken etc niet aan; na aanraking is roet vaak niet meer te
verwijderen.
Wanneer besloten is boeken te gaan verplaatsen uit de ruimte waar brand geweest is neem dan het
volgende in acht:
- Zorg ervoor dat er veilig in de ruimte gewerkt kan worden; draag stofmaskers,
zonodig gasmasker en beschermende kleding.
- Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet in gangpaden etc.
- Verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weghalen uit de betreffende ruimte.
- Beroet en niet beroet materiaal gescheiden houden.
- Droog roet voorzichtig van objecten verwijderen door een stofzuiger vlak boven het
beroete materiaal te houden. Stofzuiger zelf buiten de ruimte houden, zonodig met
lange slang werken. Stofzuiger moet voorzien zijn van een HEPA-filter.
- Bij kleine branden waarbij mogelijk opzet de oorzaak kan zijn, niet opruimen voordat
de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken.
ZIE OOK: - EVACUATIE VERBRANDE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
- NOODVOORRAAD
- VERPAKKEN
BIJ BRAND IS ER VAAK OOK WATERSCHADE DOOR BLUSWATER
ZIE OOK: - WATERSCHADE
- EVACUATIE NAT MATERIAAL
2
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

WATERSCHADE
Na melding van waterschade aan delen van de collectie nemen Hoofd BV en de Coördinator
ontruiming collecties de situatie ter plekke op. Zij besluiten wat de te volgen procedure zal zijn.
LEKKAGE
- Plaats zo mogelijk emmers en bakken om lekwater op te vangen.
- Dek stellingen en kasten af met plastic.
- Breng zo mogelijk nog droge boeken in veiligheid.
- Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur kunnen boeken gemakkelijk
beschimmelen; getroffen ruimte laten koelen, ventileren en ontvochtigen.
- Water opdweilen danwel opzuigen (schoonmaakdienst). Meer dan 10 cm water kan
door de brandweer worden opgepompt.
- Nat materiaal klaar maken voor evacuatie, zodat het elders ingevroren kan worden.
Emmers, dweilen, afdekplastic, waterstofzuiger etc bevinden zich bij de noodvoorraad op de derde
etage van het dienstenblok in de ruimte tegenover de toiletten.
ZIE OOK - NOODVOORRAAD.
- ADRESSEN HULPDIENSTEN DERDEN
- EVACUATIE MATERIAAL
- SCHIMMEL
3
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

WATERSCHADE
TIJDENS OVERSTROMING
- Probeer het water buiten te houden d.m.v. het dichtkitten van deuren, absorberende
kussens, zandzakken etc.
- Water dat zich in een magazijn bevindt moet eruit gepompt worden. Dit kan door de
brandweer gedaan worden. Bij een grootschalige overstroming zal de brandweer
niet kunnen helpen: er moeten dus pompen worden gehuurd.
- Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur kunnen boeken gemakkelijk
beschimmelen: getroffen ruimte laten koelen, ventileren en ontvochtigen.
- Boeken nemen veel vocht op en zullen in het water opzwellen, hierdoor kunnen
stellingen en kasten uit elkaar gedrukt worden en omvallen; stabiliseer kasten en
neem zonodig één of meerdere boeken weg op iedere kastplank. Draag
beschermende kleding en veiligheidshelm. Let erop dat de kast niet topzwaar wordt
door alleen de onderste planken te ontruimen.
NA EEN OVERSTROMING
- Meer dan 10 cm water in het magazijn water eruit laten pompen door de brandweer
of m.b.v. gehuurde pompen.
- Minder dan 10 cm water in het magazijn water laten verwijderen door
schoonmaakdienst en m.b.v. waterstofzuigers.
- Boeken nemen veel vocht op en zullen in het water opzwellen, hierdoor kunnen
stellingen en kasten uit elkaar gedrukt worden en omvallen; Stabiliseer kasten en
neem zonodig één of meerdere boeken weg op iedere plank. Draag beschermende
kleding en veiligheidshelm. Let erop dat de kast niet topzwaar wordt door alleen de
onderste planken te ontruimen.
- Breng zo mogelijk nog droog materiaal zo spoedig mogelijk in veiligheid.
- Nat materiaal evacuatie-klaar maken om te laten invriezen.
ZIE OOK: - ADRESSEN HULPDIENSTEN DERDEN
- EVACUATIE MATERIAAL
- SCHIMMEL
- NOODVOORRAAD
4
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

EVACUATIE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL ALGEMEEN
De Coördinator ontruiming collecties geeft aan welke boeken geëvacueerd moeten worden. Daarbij
moeten de volgende zaken in acht worden genomen:
- Aanwijzingen van brandweer en andere autoriteiten dienen opgevolgd te worden.
- Bij evacuatie dient de prioriteitenlijst geraadpleegd te worden.
- De evacuatie van bibliotheekmateriaal dient nauwkeurig geregistreerd te worden op
het daarvoor bestemde evacuatieformulier.
ZIE OOK: - EVACUATIE ONBESCHADIGDE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
- EVACUATIE VERBRANDE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
- EVACUATIE NATTE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
- VERPAKKEN
- REGISTRATIE EVACUATIE
5
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

EVACUATIE VAN ONBESCHADIGDE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
- Gebruik zonodig de kratten en dozen uit de NOODVOORRAAD.
- Laat één persoon of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud, de plaats
en de bestemming van de doos of het krat op het evacuatieformulier.
- Pak de dozen niet te vol; ze moeten ook nog verplaatst kunnen worden!
ZIE OOK: - VERPAKKEN
- NOODVOORRAAD
- REGISTRATIE EVACUATIE
6
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

EVACUATIE VAN VERBRANDE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
- Stabiliseer de situatie, maak gangpaden vrij en zorg dat zich roet niet naar schone
delen van het gebouw kan verplaatsen.
- Verwijder zoveel mogelijk roet voordat boeken aangeraakt worden, eenmaal
aangeraakt kan het roet vaak niet meer verwijderd worden!
- Beroet en niet beroet materiaal gescheiden houden.
- Droog beroet materiaal hoeft niet geëvacueerd te worden, alleen droogreinigen en
herverpakken.
- Nat beroet materiaal zo mogelijk alleen hanteren op roet-vrije plekken. Per boek in
een laag krat pakken. Laten invriezen, vriesdrogen en roet met stofzuiger
verwijderen.
- Gebruik eventueel de dozen en kratten uit de noodvoorraad.
- Zorg voor een schone inpak-ruimte.
- Laat één of meerdere personen alleen registreren. Noteer de inhoud en
bestemming van de doos op het evacuatieformulier.
ZIE OOK: - VERPAKKEN
- NOODVOORRAAD
- WATERSCHADE
- REGISTRATIE EVACUATIE
- ADRESSEN HULPDIENSTEN DERDEN
7
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

EVACUATIE VAN NATTE BOEKEN EN ANDER MATERIAAL
NATTE BOEKEN MOETEN ZO SNEL MOGELIJK WORDEN INGEVROREN!
- Stabiliseer de situatie, maak gangpaden vrij, zo mogelijk de ruimte koelen,
ventileren en ontvochtigen.
- Wees bedacht op een schimmelexplosie.
- Zorg voor een schone, droge inpak-ruimte.
- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en de bestemming
van de doos of het krat op het evacuatieformulier
- Gebruik kratten en dozen uit de noodvoorraad.
- Bij kratten kan het materiaal van elkaar gescheiden worden met siliconen papier. Bij
dozen worden plastic zakken gebruikt. Deze zakken worden niet gesloten.
- Scheidt natte boeken van vochtige boeken; natte boeken invriezen en vochtige zo
mogelijk aan de lucht drogen, bij grote partijen ook invriezen.
- Probeer natte boeken niet te openen: NAT PAPIER SCHEURT ZEER SNEL!
- Leg tussen de boeken een vel siliconenpapier of stop ze apart in een open plasticzak
zodat ze niet aan elkaar vastvriezen, probeer echter aan elkaar gekleefde boeken
niet te scheiden.
- Stop de dozen niet te vol: nat materiaal is zwaar!
- Houdt leren en perkamenten banden apart.
- Kunstdrukpapier nathouden tot aan het invriezen, niet gedeeltelijk laten drogen
- Nat plano materiaal apart leggen en in kleine stapels, max. 5 cm een open plastic
zak doen of siliconenpapier tussen schieten, in het uiterste geval met lade en al in
laten vriezen.
- Natte foto's heel voorzichtig behandelen; OPPERVLAK NIET AANRAKEN!
- Grote hoeveelheid foto’s apart verpakt in polyester hoesjes, invriezen, ontdooien en
aan de lucht handmatig drogen, invriezen en vriesdrogen.
- Fotoalbums invriezen en vriesdrogen.
- Dia’s ontramen (oude raampje bewaren i.v.m. informatie die er op staat vermeld),
spoelen met koud water, drogen met behulp van opengebogen paperclip door
filmtransportgaatjes aan waslijn. Bij grote hoeveelheden verpakken in plastic zakjes
met een paar druppels formaline daar aan toegevoegd, invriezen, ontdooien en aan
8
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

de lucht laten drogen.
- Microfilms aan de lucht laten drogen. Indien dit niet mogelijk is de films in koud
water houden en naar een filmlaboratorium sturen om gespoeld en gereinigd te
worden.
ZIE OOK: - VERPAKKEN
- NOODVOORRAAD
- ADRESSEN HULPDIENSTEN DERDEN
- REGISTRATIE EVACUATIE
9
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

VERPAKKEN BIJ EVACUATIE
- Kies een schone en droge ruimte om de boeken ordelijk in te kunnen pakken.
- Laat één persoon nauwkeurig registreren wat waarin is ingepakt en waar het naar
toe moet.
- Pak dozen en kratten niet te vol!
- Stop niet allerlei soorten materiaal bij elkaar.
- Gebruik bij nat materiaal siliconenpapier of plasticzakken om te voorkomen dat alles
aan elkaar vastvriest.
- Zware boeken plat of met de rug naar beneden verpakken.
ZIE OOK: NOODVOORRAAD
10
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

REGISTRATIE EVACUATIE
- Maak met behulp van het etikettenapparaat (elektrisch) nieuwe etiketten in
tweevoud. Op deze etiketten moet de volgende informatie staan:
* Volgnummer
* Nummer magazijn / depot
* Kastnummer / planknummer
* Signatuur eerste en laatst stuk
- Plak één etiket op de doos of het krat en het andere op het evacuatie formulier.
- Alle evacuatie formulieren moeten bij de coördinator worden ingeleverd.
- Alle dozen en kratten moeten worden voorzien van een sticker van de instelling met
adres.
Wanneer de dozen en kratten geëvacueerd worden moet aan de volgnummers de plaats van
bestemming en de vervoerder toegevoegd worden.
11
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

SCHIMMEL
SCHIMMELGROEI NA WATERSCHADE KAN BINNEN 48 UUR EEN FEIT ZIJN.
- Vochtig en halfnat materiaal beschimmeld het snelst.
- Actieve schimmel is wollig, slijmerig. niet actieve schimmel vaak droog en poederig
- Schimmel is vaak het eerst zichtbaar op zijkanten/randen van boeken of tussen
platten en schutbladen.
- Beschimmeld en niet-beschimmeld materiaal scheiden.
- Boeken zo snel mogelijk drogen, wanneer dit niet binnen 48 uur kan moeten de
boeken ingevroren worden.
- Eenmaal beschimmelde boeken ook invriezen danwel laten ontsmetten d.m.v.
gammastraling.
- Schimmels zijn ongezond! Draag handschoenen, beschermende kleding en een fijn
stofmasker (P3), desnoods een gasmasker.
- Verwijder droge schimmelsporen d.m.v. stofzuigen met een speciale stofzuiger
voorzien van een HEPA-filter.
ZIE OOK: - ADRESSEN HULPDIENSTEN DERDEN
- NOODVOORRAAD
12
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

ADRESSEN VAN HULPDIENSTEN DERDEN
VRIESDROGEN/TRANSPORT DE TIENDSCHUUR TILBURG 013-4641777
VRIESDROGEN/TRANSPORT PRESERVATION TECHNOLOGIES B.V. KRIMPEN a/d IJSSEL 0180-
521188 / 06-53672024
VRIESDROGEN/TRANSPORT RESTAURATIE –ATELIER HELMOND 0492-553990
VRIESDROGEN/TRANSPORT HELICON-CONSERVATION SUPPORT BV (voorheen CCC)
06-222 48 144/ 06-222 48 195 , 0172-234556, fax 0172-233213
VRIESDROGEN/TRANSPORT RESTAURATIE ATELIER STERKEN / DOCUMENTWACHT BEEKBERGEN
055-5423147/06-53939353
VRIESDROGEN ART CONSERVATION ROTTERDAM 010-2340291
VRIESDROGEN/TRANSPORT SCHRIJEN, NIEUWSTAD (L) 046-4854464/06-53665289
Mogelijk zijn er meer bedrijven in Nederland die hun diensten op dit gebied aanbieden. Het feit dat
deze hier niet genoemd worden wil geenzins zeggen dat deze niet geschikt zouden zijn. Wij zijn alleen
niet op de hoogte van hun bestaan.
ONTRUIMINGSMATERIAAL:
Verhuizer:Abbink Internationaal: Huisverhuizer,
Zuiderweg 70, 2289 BR Rijswijk, tel: 070-336 73 00, fax: 070-336 73 53.
UTS Nederland: verhuizer met specialistische tak van calamiteiten verhuizingen. Postbus 84152, 3009
CD, Rotterdam, tel: 010-455 90 88, fax: 010-421 49 44.
Overtoom international Nederland B.V., postbus2 3734 ZG Den Dolder, tel:030-229 62 11, fax : 030-229
41 73
Vink Lisse, Postbus 28, 2160 AA Lisse, tel: 0252 46 13 00, fax: 0252 41 77 01
Gamma, Televisiestraat 12-16, 2525 KD Den Haag, tel: 070- 388 66 22, fax: 070-388 50 79
Praxis: Tuin- en Bouwmarkt, Verheeskade 287, 2521 Den Haag, tel: 070- 381 80 81
VERPAKKINGSMATERIAAL:
Jansen, Wijsmuller & Beuns B.V., veerdijk 44, 1531 MS Wormer, tel: 075- 621 10 01, Fax: 075- 621 68
11.
Veha, Anthonie Fokkerstraat 1, 3772 MP Barneveld, tel: 0342- 490 409, fax: 0342- 490 975.
FOTOGRAFISCHLABORATORIUM:
13
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

Guus Jautze van Gynstraat 27, 2288 GB Rijswijk, tel: 070- 319 21 21, fax: 070- 399 33 88.
SCHIMMELBESTRIJDING:
ISOTRON ( GAMMASTER) EDE , Morsestraat 3, 6716 AH Ede, tel: 0138-637476, fax:0138-639643.
POMPEN VERHUURBEDERIJF:
BoRent, Pletterijkade 9-12-14, 2515 SE Den Haag, tel: 070- 382 54 54, fax: 070-382 13 58
LUCHTONTVOCHTIGERS VERHUURBEDRIJF:
Munters Droogtechniek, Energieweg 39, 2404 HE Alphen aan de Rijn, 0172-42 16 00.
Verhuur: Kleine dreef 59, 5504 IG Veldhoven, tel: 040-254 54 12.
ISS NEDERLAND B.V. DAMAGE SERVICES B.V. ( in samenwerking met Helicon) ,
tel: 0800 0220405 (alarmnr.), tel: 06-218 636 93, tel: 040-262 42 39
VERHUISBEDRIJF:
Verhuizer: Abbink Internationaal: Huisverhuizer,
Zuiderweg 70, 2289 BR Rijswijk, tel: 070-336 73 00, fax: 070-336 73 53.
CATERING (raadpleeg eventueel de ‘GoudenGids’voor dichtbijgelegen firma)
VERZEKERAARS HULP DIENST / STICHTING SALVAGE / ALARMNUMMER 055- 577 50 77/
INFORMATIENUMMER 0570- 78 35 35
Waarschijnlijk zijn er meer bedrijven in Nederland die hun diensten op dit gebied aanbieden. Het feit
dat deze hier niet genoemd worden wil geenszins zeggen dat deze niet geschikt zouden zijn.
14
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

NOODVOORRAAD
DE NOODVOORRAAD BEVINDT ZICH ………………………..
HIER BEVINDEN ZICH (basispakket)
Aantal Artikel
2 rol PE-vlakfolie, transparant, 4000 mm, 200,
50m
2 Safety handkartonsluiters
2 verpakking à
6 stuks
4 verpakking à
15 stuks
5 verpakking à
20 stuks
Bruin zelfklevend polyvinyl tape
Breedte 50 mm, lengte 66 m.
Komo huisvuilzakken
Pedaalemmerzakken
200 Diepvrieslabels
2 verpakking á
10 stuks
Watervaste stiften edding 500 zwart
2 Delta slangdouche 2207
100 Verhuisdozen
40 Opvouwbaar krat: 60x40x31cm
geperforeerd
2 Universele onderwagen: 610 x 410 mm met
rubberbanden
1 Trappen steekwagen
10 Roetsponzen
Smoke cleaning sponges
1 verpakking à
12 stuks
1 verpakking á
10 stuks
Minibooms sorbent, water absorberent
materiaal (slangvormig)
PEL-watercushionabsorberend,
waterwerend kussen verpakking van 10
stuks
500 vel Filtreer papier, blotting paper
6 Explosie beveiligde waterproof staaflampen
9 verpakking à
2 stuks
1 verpakking á
50 stuks
Batterij
1,5V monocel LR20 t.b.v. staaflampen
Laboratoriumjas, light-duty kwaliteit
polyetheen
15
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

1 verpakking à
25 stuks
1 verpakking à
12 paar
2 verpakking á
100 stuks
2 verpakking á
100 stuks
4 verpakking à
10 stuks
Coveralls maat L
Veiligheidshandschoenen
Handschoen nitril Touch N tuff maat 7,5-8
niet streriel, niet gepoederd
Handschoen nitril Touch N tuff maat 8,5-9
niet streriel, niet gepoederd
3M 9332 Filtermasker FFP3
2 kluwen Polypak propyleen paktouw 2000 gr
1 Aluminium trap; 6 treden type ceo 6
5 Verbandtrommel EHBO
2 Superschaar Allround
2 Stanley messen
1 Koevoet
1 Hamer
1 set Assortiment schroevendraaiers
1 Waterpomptang
1 set Steek-ringsleutels
1 Metaalzaag
1 Gereedschapskist
1 verpakking á
50 stuks
2 verpakking á
10 stuks
1 verpakking á
3 stuks
Allesdoekjes viscose
Non woven dweil
Handveger kunststof
1 verpakking Stofblik extra groot per 3 stuks
3 verpakking à
4 stuks
1 verpakking á
2 stuks
Viscose spons
Vloertrekker / watertrekker
16
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

1 verpakking á
2 stuks
1verpakking á
2 stuks
1 verpakking á
2 stuks
Bezemstelen 150 x 32.5 mm
Zaalvegers 50 cm
Bezemsteel 28 mm
4 Waterstofzuigers
Adressenlijst leveranciers noodvoorraad
Conservation Resources (UK) Ltd
Units 1, 2 & 4, Pony Road, Horspath Industrial Estate, Cowley, Oxfordshire OX4 2RD England, tel: +44
(0) 1 865 74 77 55, fax: + 44 (0) 1 865 74 70 35
Emergo
Postbus 4, 1120 AA Landsmeer, Tel: 020 487 7000, Email: info@emergo.nl
Overtoom international Nederland B.V
Postbus2 3734 ZG Den Dolder, tel:030-229 62 11, fax : 030-229 41 73
Groeneveld intersafeBV
Postbus 86, 3300 AB Dordrecht, tel: 078-618 14 00fax: 078- 652 46 05
Info@groeneveld-intersafe.nl
Jansen, wijsmuller & Beuns
Postbus 166, 1530 AD Wormer, tel: 075-62 11 001
Preservation Equipment Ltd.
Vinces road , Diss , Norfolk, England IP22 4HQ , tel: +44 1379 647 400, fax: +44 1379 650 582, Email:
info@preservationequipment.com
Vink Lisse
Postbus 28, 2160 AA Lisse, tel: 0252 46 13 00, fax: 0252 41 77 01
17
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

INLEIDING
CRISIS
TEAM
PRIORITEITEN
COLLECTIES
NUMMERS EN
ADRESSEN
EVACUATIE
BOEKEN
BRAND
WATER-
SCHADE
SCHIMMEL
NOOD-
VOORRAAD
18
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999

NUMMERS
DERDEN
PRIVÉ ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS
PLATTEGROND GEBOUW MET PRIORITEITEN COLLECTIES
19
Concept calamiteitenplan Nationaal Archief/Koninklijke Bibliotheek 1999